Desenvolvimento de um modelo de procurement e abastecimento para uma união de mutualistas

Mestrado em Engenharia Mecânica – Gestão Industrial

Procurement in Project Implementation

Tutkimus keskittyy hankintatoimen kehittämiseen osana laitosprojektien toteutusta. Työ pohjautuu empiiriseltä taustaltaan Pöyry Oyj:n projektiliiketoimintaan ja työn tarkastelunäkökulmaksi onvalittu projektihallinnosta vastaavan yrityksen näkökulma. Tutkimus on hyvin käytännönläheinen ¿ se lähtee hankinnan ja sen seurannan ongelmista ja pyrkii tarjoamaan niihin uudenlaisia ratkaisuja. Pohjimmiltaan tutkimus kuuluu teollisuustalouden piiriin, vaikka tietojärjestelmätieteellä on vahva tukirooli. Työn tavoitteet ja tulokset liittyvät teollisuustaloudelle ominaisesti yrityksen toiminnan kehittämiseen, käytetyt välineet ja ratkaisut puolestaan hyödyntävät tietojärjestelmätieteen antamia mahdollisuuksia. Tutkimuksessa on käytetty konstruktiivista tutkimusotetta, jonka mukaisesti on luotu innovatiivisia konstruktioita ratkaisemaan aitoja reaalimaailman ongelmia ja tätä kautta tuotettu kontribuutioita teollisuustaloudelle. Tavoitteena oli järjestää hankintatoimi ja sen seuranta suurissa laitosprojekteissa tehokkaammin. Tätä varten uudistettiin ensin projektihallinnon ja hankintatoimen toimintaohjeet vastaamaan paremmin nykyajan vaatimuksia. Toimintaohjeiden perusteella ryhdyttiin toteuttamaan hankintaohjelmistoa, joka pystyisi kattamaan kaikki toimintaohjeissa kuvatut piirteet. Lopulta hankintaohjelmisto toi mukanaan uusia piirteitä projektihallintoon ja hankintatoimeen ja nämä sisällytettiin toimintaohjeisiin. Tähän kehitystyöhön ryhdyttiin, jotta laitosprojektien projektihallinto ja hankintatoimi toimisivat paremmin, eli pienemmin kustannuksin tuottaen projekteissa tarvittavat tulokset nopeammin, tarkemmin ja laadukkaammin. Tutkimuksella on kolmenlaisia tuloksia: hankintatoimen parannetut metodit, hankintaohjelmiston pohjana olevat toiminta- ja laskentamallit sekä implementaationa hankintasovellus. Uudistetut projekti- ja hankintaohjeet kuvaavat hankintatoiminnan parannettuja metodeja. Hankintaohjelmistoasuunnitellessa ja kehitettäessä tehdyt kuvaukset sisältävät uusia malleja niin hankintaprosessille kuin hankinnan seuraamiseksi suurissa laitosprojekteissa. Itse ohjelmisto on tuloksena implementaatio, joka perustuu parannettuihin hankintametodeihin ja uusiin toiminta- ja laskentamalleihin. Uudistetut projekti- ja hankintaohjeet ovat olleet käytössä Pöyry Oyj:ssä vuodesta 1991. Vuosien varrella nämä toimintaohjeet ovat auttaneet ja tukeneet satojen laitosprojektientoteutusta ja ylläpitäneet Pöyry Oyj:n kilpailukykyä kansainvälisenä projektitalona. Hankintasovellus puolestaan on ollut käytössä useissa projekteissa ja sen on havaittu pienentävän hankintatoimen suoria työkustannuksia laitosprojekteissa. Sovelluksen katsotaan myös tuovan epäsuoria kustannussäästöjä parempien hankintapäätösten muodossa, mutta näiden säästöjen suuruutta ei pystytä luotettavasti arvioimaan.

Assessing e-procurement System for Improving the Purchasing Operations

Diplomityön tavoitteena oli luoda suunnitelma elektronisen hankintatoimen aloittamiseksi, analysoimalla nykyisiä ostoprosesseja ja konsernin laajuista elektronista hankintajärjestelmää. Työ pohjautuu yritysten väliseen elektroniseen kauppaan, elektroniseen hankintatoimeen ja systeemisuunnitteluun liittyvään kirjallisuuteen. Työssä tehdyn suunnitelman tarkoituksena on auttaa Siemens Oy:tä siirtymään uuteen elektroniseen ostotoimintaan. Elektroniselle ostotoiminnalle suunniteltiin tavoitteet ja näitä vastaavat vaatimukset. Elektronisen hankintajärjestelmän analysointi perustuu kirjallisuudessa esitettyihin järjestelmän elinkaari-mallin vaiheisiin. Analysoinnin tarkoituksena oli saada selville järjestelmän soveltuvuus Siemens Oy: n liiketoimintaympäristöön, prosesseihin ja vaatimuksiin. Elektronisen hankintatoiminnan etuja ovat liiketoiminta prosessien johtamisen parantuminen, kustannusten väheneminen sekä taloudellisen suorituskyvyn lisääntyminen. Elektronisen hankintatoiminnan aloittaminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua. Työssä tehdyt suunnitelmat ja analysoinnit auttavat arvioidessa järjestelmän sopivuutta Siemens Oy: n vaatimuksiin. Oikean ja toimivan järjestelmän valinta ei kuitenkaan takaa elektronisesta hankintatoiminnasta hyötymistä. Tärkeimpiä jatkotoimenpiteitä onkin suorittaa kustannus/hyöty analyysi ja arvioida toimittajien halukkuutta ja kykyjä osallistua markkinapaikkaan.

Purchasing Process Performance Definition and Improvement in the Mechanical Wood Industry

Tämän tutkimuksen ensisijaisena tavoitteena oli määrittää Schauman Wood Oy:n ostoprosessin suorituskyvyn nykytila yrityksen Suomen yksiköissä. Nykytila-arviointi suoritettiin uusien ja käytössä olevien mittaustulosten avulla. Tutkimuksessa verrattiin kymmenen tuotantolaitoksen ostoprosesseja keskenään. Keskeinen tutkimusongelma oli ostoprosessin suorituseroja aikaansaavien tekijöiden selvittäminen eri yksiköissä. Tutkimuksen tavoitteena oli saavuttaa yhtenäisemmät toimintatavat yrityksessä sekä laajentaa konsernin osto-organisaation hyödyntämistä hankintatoimessa. Tavoitteena oli ostoprosessin virtaviivaistaminen ja tehokkaamman seurantajärjestelmän kehittäminen. Ostotoimintojen suorituskyvyn jatkuva parantaminen perustuu osittain uusien mittareiden avulla saatavaan informaatioon ja täsmällisempään seurantaan. Sisäistä benchmarkingia käytettiin työkaluna suorituskyky-eroavaisuuksien määrittelyssä. Tietoa erilaisista toimintatavoista kerättiin haastattelemalla yrityksen ostajia ja tehdaspalvelupäälliköitä eri tehdaspaikkakunnilla. Sisäisen benchmarkingin avulla määriteltiin toimintatapa eroavaisuudet sekä kehitettiin seurantakortti, jossa jokaista yksikköä verrataan parhaaseen ja eniten kehittyneeseen yksikköön. Työn tuloksina muodostui ehdotuksia ostotoiminnon uusiksi mittareiksi. Uudet mittarit ovat tehokkuusmittareita, jotka kuvaavat resurssien käytön tehokkuutta sekä auttavat seuraamaan ostoprosessin tilaa entistä paremmin. Uusien mittareiden tavoitteena on myös vähentää mittareiden manipulaatiomahdollisuutta. Työn ulkopuolelle rajattiin informaatioteknologiajärjestelmien tietotekninen osuus. Eräs yrityksen tuotantolaitoksista rajattiin myös työn ulkopuolelle, koska sen ostoprosessit ovat huomattavasti kehittymättömämpiä kuin Schauman Woodin muiden tehtaiden ostoprosessit. Kyseisen yksikön kehittämisen tulee lähteä aivan ruohonjuuritasolta. Tutkimuksen teoriaosuus on kerätty alan ammattikirjallisuudesta ja tutkimuksen aihetta käsittelevistä uudehkoista tieteellisistä alan artikkeleista. Teorian tarkoituksena on tukea empiiristä osuutta sekä antaa lukijalle uusia näkemyksiä ostotoiminnan monista mahdollisuuksista. Tutkimuksen tuloksia ovat nykytila-analyysi, ehdotukset uusista ostotoiminnan mittareista sekä ehdotus MRO-tuotteiden ulkoistamiskokeilusta. Yrityksen ostotoiminnan tulisi kehittyä operatiivisesta tasosta kohti strategisempaa oston tasoa. Johdon sitoutuminen hankintatoimen kehityshankkeisiin on erityisen tärkeää, lisäksi hankintatoimi tulisi nähdä strategisempana osa-alueena yrityksessä. Hankintatoimen kehittämisen avulla yrityksen kustannustehokkuutta voidaan lisätä merkittävästi.

Designing flexible procurement systems

The systems used for the procurement of buildings are organizational systems. They involve people in a series of strategic decisions, and a pattern of roles, responsibilities and relationships that combine to form the organizational structure of the project. To ensure effectiveness of the building team, this organizational structure needs to be contingent upon the environment within which the construction project takes place. In addition, a changing environment means that the organizational structure within a project needs to be responsive, and dynamic. These needs are often not satisfied in the construction industry, due to the lack of analytical tools with which to analyse the environment and to design appropriate temporary organizations. This paper presents two techniques. First is the technique of "Environmental Complexity Analysis", which identifies the key variables in the environment of the construction project. These are classified as Financial, Legal, Technological, Aesthetic and Policy. It is proposed that their identification will set the parameters within which the project has to be managed. This provides a basis for the project managers to define the relevant set of decision points that will be required for the project. The Environmental Complexity Analysis also identifies the project's requirements for control systems concerning Budget, Contractual, Functional, Quality and Time control. The process of environmental scanning needs to be done at regular points during the procurement process to ensure that the organizational structure is adaptive to the changing environment. The second technique introduced is the technique of "3R analysis", being a graphical technique for describing and modelling Roles, Responsibilities and Relationships. A list of steps is introduced that explains the procedure recommended for setting up a flexible organizational structure that is responsive to the environment of the project. This is by contrast with the current trend towards predetermined procurement paths that may not always be in the best interests of the client.

Don't Worry, B-Buy: E-Procurement at Bucknell

Bucknell University is piloting a centralized e-procurement system for institutional purchasing that will streamline the procurement process.

Design and development of agent-based procurement system to enhance business intelligence

The purpose of this research is to propose a procurement system across other disciplines and retrieved information with relevant parties so as to have a better co-ordination between supply and demand sides. This paper demonstrates how to analyze the data with an agent-based procurement system (APS) to re-engineer and improve the existing procurement process. The intelligence agents take the responsibility of searching the potential suppliers, negotiation with the short-listed suppliers and evaluating the performance of suppliers based on the selection criteria with mathematical model. Manufacturing firms and trading companies spend more than half of their sales dollar in the purchase of raw material and components. Efficient data collection with high accuracy is one of the key success factors to generate quality procurement which is to purchasing right material at right quality from right suppliers. In general, the enterprises spend a significant amount of resources on data collection and storage, but too little on facilitating data analysis and sharing. To validate the feasibility of the approach, a case study on a manufacturing small and medium-sized enterprise (SME) has been conducted. APS supports the data and information analyzing technique to facilitate the decision making such that the agent can enhance the negotiation and suppler evaluation efficiency by saving time and cost.

B2B e-marketplaces in the airline industry:process drivers and performance indicators

Competitive pressures are increasing within and between different strategically oriented groups of airlines. This paper focuses on the level of efficiency improvements gained by using e-Marketplaces in the procurement process. Findings from a survey among 88 international airlines reveal that the use of Business-to-Business (B2B) e-Marketplaces does play different roles across the various airline groupings. Airlines that are involved in strategic alliances show higher joint procurement activities than airlines that are not involved in strategic alliances. However, alliances are probably viewed as loose arrangements and thus airlines may be reluctant to share information on procurement prices and processes with another airline that could also be acting as a competitor. The financial involvement in or initiation of e-Marketplaces by airlines is very low. Low cost airlines show high use of e-Marketplaces, but demonstrate little financial involvement in contrast. Overall, the categories of spares and repairs, office supplies, tools and ground support equipment (GSE) show the greatest potential for reducing costs and increasing procurement process efficiencies. The intense competitive pressures facing carriers will make their search for tools to realise even incremental savings and efficiency gains ever more urgent. There is evidence that e-Marketplaces are one tool to improve such performance indicators.

BPMN Analysis of Public Procurement

ACM Computing Classification System (1998): D.0, D.2.11.

Indicadores de qualidade para a contratualização de cuidados paliativos

RESUMO - Âmbito e objectivos: O presente trabalho incide sobre a área dos cuidados paliativos, nomeadamente, visa contribuir para uma maior efectividade do processo de aquisição e acompanhamento deste tipo de cuidados. Neste contexto, e como objectivo principal do estudo, foram identificados os indicadores chave, na vertente da qualidade, indispensáveis para a conceptualização de um modelo de contratualização e, consequentemente, para assegurar a monitorização, acompanhamento e avaliação da actividade realizada. Método e metodologias: Numa primeira fase, foi conduzida uma pesquisa documental tendente ao levantamento dos indicadores, na dimensão da qualidade, em utilização nos cuidados paliativos em vários países, tendo sido escolhidos aqueles que apresentavam indicadores já validados, designadamente, o Canadá, Reino Unido, Austrália, Espanha e EUA. Desta forma, foram seleccionados os indicadores comuns aos vários países estudados, para efeitos de discussão e consensualização, no âmbito de uma Técnica de Grupo Nominal, passíveis de integrarem um modelo de contratualização nesta área em Portugal. Apresentação e discussão de resultados: Da pesquisa documental resultaram 188 indicadores na dimensão qualidade, em utilização nos países estudados, tendo sido identificados 19 indicadores comuns. Estes indicadores foram submetidos a discussão e consensualização em reunião de peritos, tendo sido hierarquizados os sete indicadores mais adequados para a contratualização em cuidados paliativos: composição de uma equipa interdisciplinar; capacidade de resposta doentes tratados/pedido de acesso; avaliação inicial e periódica das necessidades (oito domínios); acessibilidade farmacológica; congruência entre os cuidados prestados e os desejados; prática regular de reuniões multidisciplinares; conferência familiar, pelo menos 2 vezes. Conclusões: No panorama nacional, não se conhecem indicadores unanimemente ratificados como adequados à avaliação da efectividade, qualidade e eficiência dos cuidados paliativos. Por outro lado, atento o objectivo do presente trabalho, a informação recolhida a nível internacional devolveu indicadores aplicáveis maioritariamente num contexto da avaliação da prestação dos cuidados paliativos, e Indicadores de Qualidade para a Contratualização de Cuidados Paliativos em Portugal x/ 93 não tanto num contexto de um processo de contratualização efectivo. Assim, partindo destes indicadores, em utilização nos vários países estudados, o estudo permitiu identificar sete indicadores considerados como adequados para a contratualização destes cuidados, em Portugal. -------------- ABSTRACT - Scope and objectives: This work focuses on the palliative care area, in particular, aims to contribute to greater effectiveness of the monitoring and procurement process of this type of care. In this context, as the main objective of the study, key indicators were identified regarding the quality issue, crucial to the conceptualization of a contracting model, and consequently to ensure the monitoring, supervising and evaluating of the undertaken activities. Method and methodology: Initially, a documentary research was held. That research aimed to surveying the indicators in their dimension of quality, regarding their use in palliative care throughout several countries. The chosen countries already had validated indicators, namely, Canada, United Kingdom , Australia, Spain and the USA. Thus, the indicators selected were common to all the above mentioned countries, for discussion purposes and agreement, as part of a Nominal Group Technique, that could integrate a model of contracting in this area in Portugal. Presentation and result discussion: The documentary research resulted in 188 quality indicators in use in the referred countries, 19 of those indicators were common to all countries. These indicators were submitted for discussion and agreement at a meeting of experts, having been ranked the seven most appropriate indicators for palliative care contracting: composition of an interdisciplinary team; response ability to the patients / access requests, initial and periodic assessment of the needs (eight areas), pharmacology accessibility; congruence between the desired care and its effective provision and regular practice of multidisciplinary meetings, family conferences, at least two times. Conclusions: In the national scene, unanimously ratified as suitable indicators to assess the effectiveness, efficiency and quality of palliative care are unknown. On other hand, given the objective of this work, the international collection of information has given applicable indicators mostly in the context of assessing the provision of palliative care, rather than an effective contracting process context. Thus, based on these indicators in use in the studied countries, the study itself identified seven indicators considered appropriate for the contracting of such care in Portugal.

Contributos para a elaboração de um manual de procedimentos de compras públicas

A área de compras públicas tem vindo a assumir um papel preponderante na gestão estratégica das instituições públicas. Decorrente da publicação do Código dos Contratos Públicos, e na sequência das sucessivas alterações legislativas, quer nacionais, quer comunitárias, as instituições devem ter um Manual de Procedimentos que compreenda a multiplicidade de aspetos relacionados com a área de compras. O presente projeto tem como objetivo de estudo contribuir para a elaboração de um Manual de Procedimentos na área das Compras Públicas. O objetivo último será, por um lado, permitir ao auditor, no âmbito de uma auditoria à área de compras, formar uma opinião e emitir um parecer sobre a matéria analisada, e por outro lado, contribuir para aperfeiçoar os Sistemas de Controlo Interno dessas Instituições. Pela revisão da literatura, fomos conduzidos a abordar o contexto regulamentar da área de compras em Portugal, a analisar a perspetiva estratégica desta área, passando por uma descrição das diversas fases que compõem o processo de compras públicas, considerando ainda, uma abordagem ao sistema de controlo interno e riscos de negócio. Por fim, foi efetuada uma análise sobre a perspetiva de auditoria, na qual os auditores, quer internos, quer externos, têm um papel fundamental na promoção de melhorias na contratação pública, particularmente na adoção de uma abordagem construtiva e realçando as boas práticas. Decorrente da revisão da literatura, aferimos as perguntas de investigação e aplicamos a metodologia de um estudo de caso único numa instituição de ensino superior, através da elaboração de entrevistas e observação direta e participativa do investigador. As conclusões finais revelaram que o modelo de análise utilizado no nosso estudo tem no universo dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico do Porto uma taxa de confirmação de 59%, realçando-se positivamente o resultado da componente relativa à operacionalização das compras públicas, e destacando-se, de forma menos significativa, a componente relativa à política e gestão estratégica.

Melhoria na gestão de compras em uma indústria do Pólo Industrial de Manaus (PIM)

Dissertação de mestrado em Engenharia e Gestão Industrial

Modelo de gestão integrada dos contratos públicos eletrónicos orientados ao valor público

Tese de Doutoramento em Tecnologias e Sistemas de Informação.

Yhteiskunnalliset vaikutustavoitteet julkisessa hankintaprosessissa

Tämän Pro gradu -tutkielman tavoitteena on analysoida julkisiin hankintoihin ja yhteiskunnallisiin vaikutuksiin liittyviä käsitteitä, käsitejärjestelmiä ja tutkimustuloksia. Työ on toteutettu käsitetutkimuksena, jolloin tarkoituksena on löytää ajattelun välineitä. Hankkeen yhteiskunnallisia vaikutuksia ovat muunmuassa ympäristövaikutukset sekä ihmisiin kohdistuvat vaikutukset. Näiden vaikutusten huomioiminen hankintavaiheessa mahdollistaa tarkemman kuvan saamisen hankkeen kokonaistaloudellisista vaikutuksista. Työn case -osuuskäsittelee Vuosaaren satamanhanketta, joka on yksi suurimmista julkisista investointihankkeista. Satamahanke toteutetaan laajassa eri tahojen yhteistyössä. Politikointi on ollut vahvasti mukana Vuosaaren satamanhankkeessa ja tietyt poliittiset voimat ovat pyrkineet edesauttamaan hankkeen toteutumista. Toisaalta tietytryhmät ovat pyrkineet estämään, tai hidastamaan hankkeen toteutumista.