Assessing e-procurement System for Improving the Purchasing Operations

Diplomityön tavoitteena oli luoda suunnitelma elektronisen hankintatoimen aloittamiseksi, analysoimalla nykyisiä ostoprosesseja ja konsernin laajuista elektronista hankintajärjestelmää. Työ pohjautuu yritysten väliseen elektroniseen kauppaan, elektroniseen hankintatoimeen ja systeemisuunnitteluun liittyvään kirjallisuuteen. Työssä tehdyn suunnitelman tarkoituksena on auttaa Siemens Oy:tä siirtymään uuteen elektroniseen ostotoimintaan. Elektroniselle ostotoiminnalle suunniteltiin tavoitteet ja näitä vastaavat vaatimukset. Elektronisen hankintajärjestelmän analysointi perustuu kirjallisuudessa esitettyihin järjestelmän elinkaari-mallin vaiheisiin. Analysoinnin tarkoituksena oli saada selville järjestelmän soveltuvuus Siemens Oy: n liiketoimintaympäristöön, prosesseihin ja vaatimuksiin. Elektronisen hankintatoiminnan etuja ovat liiketoiminta prosessien johtamisen parantuminen, kustannusten väheneminen sekä taloudellisen suorituskyvyn lisääntyminen. Elektronisen hankintatoiminnan aloittaminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua. Työssä tehdyt suunnitelmat ja analysoinnit auttavat arvioidessa järjestelmän sopivuutta Siemens Oy: n vaatimuksiin. Oikean ja toimivan järjestelmän valinta ei kuitenkaan takaa elektronisesta hankintatoiminnasta hyötymistä. Tärkeimpiä jatkotoimenpiteitä onkin suorittaa kustannus/hyöty analyysi ja arvioida toimittajien halukkuutta ja kykyjä osallistua markkinapaikkaan.

The purpose of this Master's Thesis was to create an e-procurement plan by analyzing the current procurement process and to analyze a corporate-wide e-procurement solution. The work is based on literature about electronic business-to-business environment, e-procurement and the system analysis methods. In this Master's Thesis the plan to start e-procurement is developed by setting the objectives and defining requirements for the e-procurement system. The aim of the plan is to help Siemens Oy to make transition from an old business design to a new, e-procurement design. E-procurement solution was analyzed based on systems life cycle's steps introduced in literature concerning system analysis in order to find an answer whether it is suitable to Siemens Oy's business environment, processes and requirements. E-procurement provides value by creating control over business processes, reducing costs and enhancing financial performance, but it also requires careful planning. The plan and evaluations in this thesis help assessing how well solution meets the requirements of the company. But benefiting from e-procurement requires more than just choosing the right software, so lots of evaluation still needs to be done in Siemens Oy. For that reason the most important points for future actions are developing cost/benefit analyses, identifying areas of highest potential for savings and evaluating suppliers' enablement/willingness/ability to participate in marketplace.