Contributos para a elaboração de um manual de procedimentos de compras públicas

A área de compras públicas tem vindo a assumir um papel preponderante na gestão estratégica das instituições públicas. Decorrente da publicação do Código dos Contratos Públicos, e na sequência das sucessivas alterações legislativas, quer nacionais, quer comunitárias, as instituições devem ter um Manual de Procedimentos que compreenda a multiplicidade de aspetos relacionados com a área de compras. O presente projeto tem como objetivo de estudo contribuir para a elaboração de um Manual de Procedimentos na área das Compras Públicas. O objetivo último será, por um lado, permitir ao auditor, no âmbito de uma auditoria à área de compras, formar uma opinião e emitir um parecer sobre a matéria analisada, e por outro lado, contribuir para aperfeiçoar os Sistemas de Controlo Interno dessas Instituições. Pela revisão da literatura, fomos conduzidos a abordar o contexto regulamentar da área de compras em Portugal, a analisar a perspetiva estratégica desta área, passando por uma descrição das diversas fases que compõem o processo de compras públicas, considerando ainda, uma abordagem ao sistema de controlo interno e riscos de negócio. Por fim, foi efetuada uma análise sobre a perspetiva de auditoria, na qual os auditores, quer internos, quer externos, têm um papel fundamental na promoção de melhorias na contratação pública, particularmente na adoção de uma abordagem construtiva e realçando as boas práticas. Decorrente da revisão da literatura, aferimos as perguntas de investigação e aplicamos a metodologia de um estudo de caso único numa instituição de ensino superior, através da elaboração de entrevistas e observação direta e participativa do investigador. As conclusões finais revelaram que o modelo de análise utilizado no nosso estudo tem no universo dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico do Porto uma taxa de confirmação de 59%, realçando-se positivamente o resultado da componente relativa à operacionalização das compras públicas, e destacando-se, de forma menos significativa, a componente relativa à política e gestão estratégica.

The public procurement field has an increasing leading role as far as the strategic management of public institutions. According to the publication of the Public Procurement Code, and following the succeeding legislative changes, whether national or Community, institutions should have a Procedures Manual covering the different issues related to the public procurement. This project’s study purpose is to contribute to the development of a Public Procurement Procedures Manual. The ultimate goal is, on one hand, to enable the auditor to form and issue an opinion on the specific matter, in the framework of an audit to the public procurement; and on the other hand, it also aims to contribute to improvement of those institutions’ internal control systems. The literature review has led us to look into the regulatory framework of the public procurement in Portugal, to analyze the strategic dimension of this area, to go through the various stages of the public procurement process, and also to consider an approach to the internal control system and business risks. Finally, within the audit process, it has been analyzed the key role of both internal and external auditors, as far as implementing improvement measures in public procurement, namely adopting a positive approach and highlighting good practices. Arising from the literature review, we have gauged the research questions and applied the methodology of a single case study in a higher education institution, through interviews and direct and participant observation of the researcher. The final findings have revealed that our study analysis model has a confirmation rate of 59% within the Presidency Services of Polytechnic Institute of Porto, highlighting on one hand the positive result of the operationalization of the Public Procurement item, and on the other hand the less significant item having been the Policy and Strategic Management.