Streamlining Launch Support Operations in a Product Platform

The new product development process is a massive investment to a company that aims to reduce their products’ time-to-market. Capability to shorter time-to market allows longer life-cycle to products which are introduced to market earlier but also give advantage to start product launch later while simultaneously learning from customer behavior and competitors. The product launch support operations are the last ramp-up activities before the product launching. This study defines what these operations mean in a product platform and how they can be streamlined to be more efficient. The methodology includes interviews, innovative group brainstorming and regular working group meetings. The challenges concerning the current situation of product launch support operations are allocated into four categories: General, Process, Project Resources and Project Management including altogether ten sub challenges. The challenges include issues related to technology and marketing management, branding strategy, organizing the global platform structure, harmonizing processes and clarifying handovers between shareholders in the process. The study makes a suggestion of a new Product Launch Support organization and clarification of its roles, responsibilities and tasks. In addition a new project management tool and Lessons Learned are suggested to improve the project management. The study can be seen as a pre-study when having an aim at combining technological and marketing know-how in the product ramp-up process before actual production. The future proceedings are suggested to include more detailed specifications and implementation in order to reach the long range target, reduced the time-to-market.

Virtaviivainen LEAN-liiketoiminta

Työn tarkoituksena oli löytää ratkaisu omasta kokemuksesta nousseeseen tarpeeseen, kuinka LEAN-toimintaa tulisi ylläpitää ja organisoida yrityksessä. Samalla halusin ymmärtää, kuinka paljon suomalaisissa yrityksissä LEAN-toiminnasta ja sen johtamisesta tiedetään. Ensiksi kävin lävitse LEAN-teoriaa ja hukkia. Menetelmiä olen käsitellyt lähinnä siitä näkökulmasta, mitä niistä Abloy Oy:ssä voisi parhaiten käyttää yrityksen virtaviivaistamiseen. Työn empiirisessä osassa selvitetään haastattelututkimuksella ongelmakenttään liittyviä kysymyksiä. Merkittäväksi havainnoksi nousi se, että haastateltavat eivät nähneet LEAN-toimintaa erityisen hyvin johdetuksi alueeksi suomalaisissa yrityksissä. Haastatellut olivat sen sijaan melko yksimielisiä siitä, kuinka LEAN-toiminta tulisi organisoida yrityksessä, ja että sen tulisi raportoida korkealle yrityksen hierarkiassa. Tämän työn tulokset auttavat yrityksen LEAN-johtamistyötä. Selkeästi käy ilmi, että LEAN-johtajakoulutusta pitäisi organisoida. Abloy Oy:n johto on tullut tietoiseksi LEAN-toiminnan mahdollisuuksista ja merkityksestä monin tavoin. Ei riitä, että LEAN-työskentelyvain aloitetaan, se täytyy myös organisoida. Yrityksen korkeimman johdon on sitouduttava virtaviivaistamistyöhön. Tässä työssä annetut suositukset organisaation peruspiirteistä voivat edesauttaa yritysjohtoa LEAN-työskentelyn aloittamisessa.

Absorbex®-linjan tehokkuuden parantaminen

Laminating Papers Oy:n PK1 Absorbex®-linjan lajivalikoima on erittäin suuri. Johtuen laajasta lajivalikoimasta ja pienestä keskimääräisestä tilauskoosta, tehdään PK1:llä useita lajinvaihtoja päivässä. Diplomityön tavoitteena oli parantaa tehokkuutta rationalisoimalla lajivalikoimaa ja kehittämällä lajinvaihtoprosessia. Työn kirjallisuusosassa esitettiin Absorbex®-paperin valmistus, sekä paperilta vaaditut laatuominaisuudet. Lisäksi esitettiin paperin impregnointi ja loppukäyttö laminaatin runkopaperina. Kirjallisuusosassa käsiteltiin myös paperikonelinjan tuottavuutta ja tehokkuutta, sekä niiden yhteyttä kannattavuuteen, laatuun ja Laminating Papers Oy:n strategian toteuttamiseen. Lisäksi käsiteltiin paperikoneen tehokkuutta ja sen mittaamista hyötysuhteilla.Kokeellisessa osassa tehtiin alustava selvitys PK1:n kokonaishyötysuhteeseen vaikuttavista tekijöistä. Selvityksen mukaan PK1:n kokonaishyötysuhde on heikko johtuen suuresta hylyn määrästä. Hylky muodostuu pääasiassa lajinvaihtohylystä ja pituusleikkauksen leveyshäviöstä. Kokonaishyötysuhteen parantamiseksi pitää lajivalikoimaa saada pienemmäksi. Lajivalikoiman rationalisoimiseksi poistettiin valikoimasta lajit, joita asiakas ei enää tilaa, sekä pyrittiin yhdistämään laatuominaisuuksiltaan lähellä toisiaan olevia lajeja. Lisäksi tuotannollisesti hankalat lajit pyrittiin poistamaan tai muuttamaan laatuspesifikaatiota edulliseksi. Lajivalikoiman hallitsemiseksi tulevaisuudessa kehitettiin työohje lajien rationalisoinnista ja määriteltiin PK1:n ihanne lajivalikoiman laatualueet. Lajinvaihto prosessia tutkittiin automaattisen lajinvaihdon ja operaattorien toiminnan osalta. Automaattisen lajinvaihdon toimintakyky selvitettiin erityisessä kartoitustutkimuksessa ja operaattorien suoritukselle pyrittiin löytämään paras mahdollinen toimitapa. Lajivalikoiman rationalisoinnissa on suuri potentiaali tehokkuuden parantamiseksi. Ihanne lajivalikoimaan päästäessä saadaan pelkästään lajinvaihtohylyn vähenemisen kautta kokonaishyötysuhdetta nostettua noin kaksi prosenttiyksikköä. Potentiaalin hyödyntäminen vaatii pitkäjänteistä yhteistyötä ja säännöllistä seurantaa tuotannon, teknisen asiakaspalvelun, myynnin ja markkinoinnin kesken. Automaattisen lajinvaihdon häiriötön toiminta edellyttää huolellista käyttöä ja säännöllistä ylläpitoa. Lajinvaihto voidaan suorittaa tehokkaasti käyttämällä aina parhaiksi havaittuja toimitapoja.

ELEKTRONIIKKATEHTAAN PAIKALLISESTIVALMISTETTUJEN KOMPONENTTIEN HANKINTAKETJUN KEHITTÄMINEN

Varastojen vähentämiseksi ehdotetaan usein eräkokojen pienentämistä. Tämä sopii sellaiseen toimintaympäristöön, jossa voidaan ostaa nimikkeitä oman valmistuksen ja myynnin tahdissa. Kun kiihkeärytmisessä elektroniikkabisneksessä alihankkijoilta ja varustetoimittajilta sitovasti tilataan hyvin lyhyellä toimitusajalla, ei oston eräkokojen pienentäminen kevennä materiaalivirtaa. Täytyy ottaa löysät pois hankintaketjun toimitusajoista. Monessa toimitusketjussa jalostava työ vaatii vain murto-osan toimitusajasta, ja loppuaika kuluu varastoissa odotteluun, kuljettamiseen ja moninkertaiseen tarkastamiseen. Hukka-ajan leikkaamisen ohessa haetaan muita kustannussäästöjä. Korkeiden työvoimakustannusten rasittama teollisuus on pyrkinyt teknisillä ratkaisuilla korvaamaan palkkatyövoiman erilaisilla mekaanisilla järjestelmillä. Pisimmällä ollaan pienerä- ja yksittäisvalmistusta harjoittavissa konepajoissa, joissa on investoitu FM-järjestelmiin. Diplomityössä on esitetty kaksi nivoutuvaa tutkimusprojektia, joista ensimmäinen keskittyy miehittämättömän käytön kehittämiseen ja toinen keventää hankintaketjun materiaalivirtaa. Ensin esiteltävä projekti on elektroniikkateollisuudelle uusi aluevaltaus. Siksi asiassa on jouduttu tekemään runsaasti perustutkimusta ja etenemään etappi kerrallaan. Projektin tuloksena on saatu aikaan automaattinen, joustava kuljetin, joka yksinään pystyy toimimaan ilman työvoimaa niin pitkään kunnes sen akut pitää ladata. Joustavan kuljettimen sisältävän järjestelmän muita elementtejä ei projektissa nostettu samalle miehittämättömän käytön tasolle, vaan ensin päätettiin hankkia kokemuksia kuljettimen toiminnasta. Toinen projekti syventää yhteistyötä yrityksen alihankkijan kanssa. Alihankkija on yksi harvojen Suomesta hankittavien komponenttien toimittaja. Siksi on pidetty tärkeänä tiivistää toimitusaikaa lähemmäs yrityksen sitovan tilauskannan pituutta. Tutkittavaksi valittiin mahdollisuus siirtää alihankkijan tuotantolaite yrityksen välittömään läheisyyteen, jolloin yrityksen tuotanto voisi tilata komponenttierän alihankkijan koneelta, kun se lähtötilanteessa tilataan komponenttivarastosta. Ennusteen perusteella tilattaisiin vain raaka-aine, mutta arvoa lisäävä työ tehtäisiin vain ja ainoastaan tilauksen mukaisesti.

Kassanhallinta kuntasektorilla -sovellus Etelä-Karjalan ydinkuntien likvidimpien varojen osalta

Tutkielmassa analysoidaan kunnan kassanhallinnan likvidimpien varojen prosessien toteuttamista, kun tavoitteena on kustannustehokkuuden parantaminen. Lisäksi selvitetään Etelä-Karjalan ydinkuntien eli Lappeenrannan, Imatran ja Joutsenon mahdollisuuksia tehostaa yhteistyötä taloushallinnon alueella. Työn teoriaosassa tarkastellaan kuntasektorin kassanhallintaa erityisesti myyntisaamisten ja ostovelkojen hallinnan osalta. Keskeistä on löytää prosesseista kustannuksia ja viivettä minimoivia menettelytapoja, joita olisi mahdollista hyödyntää kunnan kassanhallinnassa. Tehokkaassa kassanhallinnassa korostuu yhä enenevissä määrin informaatioteknologian rooli. Tästä johtuen tutkimuksessa kartoitetaan perinteisten menettelytapojen automatisoinnin mahdollisuuksia ja etuja. Empiirisessä osassa tarkastellaan kohdekuntien kassanhallinnan menettelytapoja sekä niiden yhtäläisyyksiä ja eroavuuksia. Lisäksi kartoitetaan yhteistyön lisäämisen mahdollisuuksia ja esteitä sekä määritetään käytetyn aineiston perusteella tehokkaan kassanhallinnan edellyttämät menettelytavat. Tutkimuksesta voidaan päätellä kuntien tavoittelevan joustavampia ja kustannuksia minivoivia kassanhallinnan menettelytapoja vaikka perinteisten menetelmien uudistaminen ei aina olekaan helppoa. Automatisointi ja prosessien virtaviivaistaminen on taloudellisen menestyksen ja kilpailussa mukana pysymisen edellytys. Tehokkuuden etsiminen tiiviimmän yhteistyön kautta olisi järkevää, mutta asenteet ja kontrollin menettämisen pelko estävät yhteistyöhön perustuvien suuruuden etujen saavuttamisen.

Tuotannon budjettimallin uudistaminen elektroniikka-alan yrityksessä

Diplomityön tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa tuotannon budjettimalli elektroniikka-alalla toimivalle yritykselle. Työn onnistumisen kannalta keskeistä on löytää vanhan budjettimallin puutteet sekä uudet tietotarpeet, joita tuotannon johto tarvitsee pyrittäessä kustannustehokkaaseen ja kannattavaan tuotantotoimintaan. Näiden tietojen pohjalta suunnitellaan ja toteutetaan uusi budjettimalli sekä kuvataan sen toimintaperiaatteet. Työn teoreettisessa osuudessa esitellään budjetoinnin tavoitteet, hyödyt, kritiikin kohteet sekä tyypillisen teollisuusyrityksen osabudjetit. Myös perinteiseen budjetointiin läheisesti liittyvät muodot ja sovellukset, kuten toimintopohjainen budjetointi, vastuualuelaskenta ja nollapohjabudjetointi esitellään. Budjettiseurannan ja eroanalyysin tärkeä merkitys tuodaan esiin. Ennen uuden mallin esittämistä tutkitaan vanhan budjettimallin toimintaperiaatteet ja heikkoudet. Empiirisessä osassa keskitytään tuotannon budjetin toimintaperiaatteisiin sen sisältämien osabudjettien kautta. Työn loppupuolella esitellään uuden budjettimallin antamat tulokset ja poikkeamat sekä arvioidaan budjettimallin toimivuutta. Budjettimallin tuottaman informaation pohjalta tuotannonjohtoa ja suunnittelua ryhdyttiin välittömästi tehostamaan välillisten kustannusten alentamiseksi. Tehostustoimet ilmenivät konkreettisesti positiivisena erona poikkeama-analyysissä suhteessa budjettiin. Rakennetun budjettimallin mallinnustarkkuus osoittautui hyväksi ja uudet esiin tuodut kustannuserät hyödylliseksi informaatioksi.

Tietojohtamisen esteet organisaatioissa: Case Sanoma Lehtimedia Oy

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää tietoon liittyviä tietojohtamisen esteitä organisaatiossa. Lisäksi selvitettiin, mitä esteitä löytyy organisaatiokulttuurin, johtamisen ja teknologian osalta, mihin tietoprosessiin ja millaiseen tietoon esteet liittyvät. Tutkimuksessa perehdyttiin tietoon, tietojohtamiseen, tietojohtamisen mahdollistajiin ja esteisiin. Tutkimus suoritettiin case-organisaatiossa laadullisena tapaustutkimuksena. Organisaation keskijohdon parissa tehtiin kuusi puolistrukturoitua haastattelua. Aineisto analysoitiin sisällön analyysinä. Suurimmat tietojohtamisen esteet olivat ajan puute ja sisäisen tiedon löytämisen, varastoinnin ja jakamisen puute. Eniten tietojohtamisen esteitä löytyi organisaatiokulttuurista. Esteitä löytyi kaikista tietoprosesseista, kun taas aiemmissa tutkimuksissa ne liittyivät pääosin tiedon jakamiseen. Tiedon löytämisen helpottaminen, kuten tietohakemistojen luominen ja intranetin ”siivoaminen”, tehostaisi työtä. Tärkeän tiedon kartoittaminen, varastointi, tiedon jakaminen sekä ilmapiirin avoimuus voisivat auttaa organisaatiota kohti tehokkaampaa tiedon liikkumista ja asiakaspalvelua.

Case study in responsive (re)design

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Development of sales invoicing process in industrial services

The objective of this Master’s thesis is to find ways to streamline the invoicing process of the case company. In order to streamline the process, the bottlenecks and development areas of the present invoicing process needs to be identified. The bottlenecks are based on interviews made to personnel. The thesis also offers solutions to overcome the identified bottlenecks. The problem is the slowness of the invoicing process which should get rid off. The slow invoicing process causes delays in obtaining payments. There are many reasons for the slowness and inefficiency of the invoicing process. One of the biggest reasons is that the information systems are not deployed entirely. It causes additional work for everyone. Practices with the customers affect also to the smooth flow of invoicing. The contracts determine when the customer can be invoiced but also work approvals, missing work orders and customer’s own invoicing basis slow the process. The fastest and cheapest solution is to deploy the systems better and do things correctly. Thus duplicated work would decrease and resources would be saved. The work allocation should be modified and the practices with customer should be influenced too. In the future the meaning of IT should be highlighted and new devices exploited.

Developing purchase invoice processing through workflow automation

The aim of this master’s thesis is to research and analyze how purchase invoice processing can be automated and streamlined in a system renewal project. The impacts of workflow automation on invoice handling are studied by means of time, cost and quality aspects. Purchase invoice processing has a lot of potential for automation because of its labor-intensive and repetitive nature. As a case study combining both qualitative and quantitative methods, the topic is approached from a business process management point of view. The current process was first explored through interviews and workshop meetings to create a holistic understanding of the process at hand. Requirements for process streamlining were then researched focusing on specified vendors and their purchase invoices, which helped to identify the critical factors for successful invoice automation. To optimize the flow from invoice receipt to approval for payment, the invoice receiving process was outsourced and the automation functionalities of the new system utilized in invoice handling. The quality of invoice data and the need of simple structured purchase order (PO) invoices were emphasized in the system testing phase. Hence, consolidated invoices containing references to multiple PO or blanket release numbers should be simplified in order to use automated PO matching. With non-PO invoices, it is important to receive the buyer reference details in an applicable invoice data field so that automation rules could be created to route invoices to a review and approval flow. In the beginning of the project, invoice processing was seen ineffective both time- and cost-wise, and it required a lot of manual labor to carry out all tasks. In accordance with testing results, it was estimated that over half of the invoices could be automated within a year after system implementation. Processing times could be reduced remarkably, which would then result savings up to 40 % in annual processing costs. Due to several advancements in the purchase invoice process, business process quality could also be perceived as improved.