Business Benefits of Content Management

Hyvällä sisällönhallinnalla on mahdollista vaikuttaa myönteisesti liiketoiminnalliseen tulokseen, jos sisällönhallinnan eri vaikutusmahdollisuudet tunnistetaan. Kun organisaatiossa syntyvä tieto on vapaasti saatavilla, ja sitä voidaan tulkita ja hyödyntää erilaisiin tarpeisiin, tietojärjestelmän avulla voidaan vauhdittaa kehitystä ja uuden tiedon löytämistä. Tiedon keskeisin tehtävä on kehittää ja parantaa organisaation osaamista, jolloin pitää olla tietoa siitä, mitä, miksi ja kuinka tietoa on käytetty organisaatiossa. Kaiken liiketoimintaprosesseissa tuotetun tiedon kohdalla pitäisi miettiä kolmea tiedonhallinnan osa-aluetta: tiedon luontia, hallintaa ja hyödyntämistä. Tavoitteena on saavuttaa yrityksen määrämuotoisen tietopääoman paras mahdollinen hallinta.Työssä kuvataan sitä, mitä sisällönhallinta on, sen eri tasoja, sen käsitteellistä sijoittumista tietämyksenhallintaan, sisällönhallinnan järjestelmiä ja niiden merkitystä liiketoimintaprosesseissa. Lisäksi tarkastellaan niitä syitä, joiden vuoksi yritykset kiinnostuvat organisaatiossa olevan määrämuotoisen tiedon sisällönhallinnasta. Lopuksi analysoidaan, millaisia voivat olla liiketoiminnalliset, kilpailulliset tai rahalliset tavoitteet, joita asetetaan sisällönhallinnan tietojärjestelmäprojektille. Työn tueksi on haastateltu neljän suomalaisen suuryrityksen sisällönhallinnan tietojärjestelmäprojektin asiantuntijoita. Heidän kommenttejaan on analysoitu ja niiden perusteella on tehty johtopäätöksiä niistä syistä, joiden vuoksi yritykset yleensä sijoittavat resurssejaan sisällönhallintaan.

Evaluating Web Content Management Systems Compatibility for Implementing Online Communities

The purpose of this study is to study whether a Web CMS can be used to implement and host an online community. The study is divided into two parts. The theoretical part contains the definition of Web CMS and clarifies the relation between an online community and a social software. The first part also defines the parameters, which must be taken account when choosing a Web CMS for hosting an online community. The practical part of the study contains analyses of three Web CMSs, Drupal, Liferay and Plone. All the three Web CMSs were analyzed using the technical and social parameters discovered in the theoretical part of the study. The primary objective is to investigate whether the selected Web CMS can be used to implement and host an online community. If hosting is possible, the secondary objective is to investigate whether the selected Web CMS have an effect to the online community.

Usability comparison of open source content management systems

The purpose of this thesis is to study, investigate and compare usability of open source cms. The thesis examines and compares usability aspect of some open source cms. The research is divided into two complementary parts –theoretical part and analytical part. The theoretical part mainly describes open source web content management systems, usability and the evaluation methods. The analytical part is to compare and analyze the results found from the empirical research. Heuristic evaluation method was used to measure usability problems in the interfaces. The study is fairly limited in scope; six tasks were designed and implemented in each interface for discovering defects in the interfaces. Usability problems were rated according to their level of severity. Time it took by each task, level of problem’s severity and type of heuristics violated will be recorded, analyzed and compared. The results of this study indicate that the comparing systems provide usable interfaces, and WordPress is recognized as the most usable system.

Evaluating digital marketing content management strategies in an international company.

The purpose of this thesis is to explore a different kind of digital content management model and to propose a process in order to manage properly the content on an organization’s website. This process also defines briefly the roles and responsibilities of the different actors implicated. In order to create this process, the thesis has been divided into two parts. First, the theoretical analysis helps to find the two main different content management models, content management adaptation and content management localization model. Each of these models, have been analyzed through a SWOT model in order to identify their particularities and which of them is the best option according to particular organizational objectives. In the empirical part, this thesis has measured the organizational website performance comparing two main data. On one hand, the international website is analyzed in order to identify the results of the content management standardization. On the other hand, content management adaptation, also called content management localization model, is analyzed by looking through the key measure of the Dutch page from the same organization. The resulted output is a process model for localization as well as recommendations on how to proceed when creating a digital content management strategy. However, more research is recommended to provide more comprehensive managerial solutions.

The Role of an Enterprise Portal in Knowledge Management Strategy, Case: Private Equity Investor

Työ tutkii yritysportaalin roolia organisaation tietojohtamisessa. Tutkimusongelman ratkaisemiseksi luodaan viitekehys, jossa yritysportaalin ja tietojohtamisen teoriat linkittyvät. Työn empiirisessä osassa viitekehys on pohjana case-yritykselle rakennettavalle yritysportaalille. Laadullinen tutkimus käsittää teoriaosuuden sekä osallistuvaan case-tutkimukseen perustuvan empiriaosuuden. Työn runko muodostuu kahden vastakkaisen tietojohtamisajattelun vuoropuhelusta, jotka ovat informaatioteknologiaan- ja strategiseen johtamiseen perustuvat näkökulmat. Toimivan tietojohtamismallin täytyy sisältää molemmat aspektit. Jokainen organisaatio tarvitsee informaation hallintaan liittyviä toiminnallisuuksia ja täten eksplisiittisen tiedon hallinta tietojärjestelmien avulla on onnistuneen tietojohtamisen kulmakiviä. Tätä perusinfrastruktuuria on mahdollista laajentaa hiljaisen tiedon hallintaan perustuvilla tietojohtamismenetelmillä. Työn ratkaisu näiden kahden näkemyksen, 'kovan' informaatioteknogiaan painottuvan sekä 'pehmeän' ihmisnäkökulman integrointiin, on yritysportaali. Työssä käytettävä yritysportaalin viitekehys rakentuu kolmeen päätoiminnallisuuteen; sisällönhallintaan, yhteistyöominaisuuksiin ja liiketoimintatiedon hallintaan. Työ todistaa yhteyden viitekehyksen sekä tietojohtamisen perusmallien, kuten tietojohtamisen prosessimallin sekä tietoympäristöjen välillä. Yritysportaali voi täten toimia, ei ainoastaan yksittäisten tietojohtamistyökalujen implementoinnissa, vaan tietojohtamisstrategian luomisen apuna tarjoten alustan tai 'katalyytin' kokonaisvaltaiselle tietojohtamiselle.

Managing R&D Content with Web-based KM Software

Työssä tutkittiin tehokasta tietojohtamista globaalin metsäteollisuusyrityksen tutkimus ja kehitys verkostossa. Työn tavoitteena oli rakentaa kuvaus tutkimus ja kehitys sisällön hallintaan kohdeyrityksen käyttämän tietojohtamisohjelmiston avulla. Ensin selvitettiin käsitteitä tietämys ja tietojohtaminen kirjallisuuden avulla. Selvityksen perusteella esitettiin prosessimalli, jolla tietämystä voidaan tehokkaasti hallita yrityksessä. Seuraavaksi analysoitiin tietojohtamisen asettamia vaatimuksia informaatioteknologialle ja informaatioteknologian roolia prosessimallissa. Verkoston vaatimukset tietojohtamista kohtaan selvitettiin haastattelemalla yrityksen avainhenkilöitä. Haastatteluiden perusteella järjestelmän tuli tehokkaasti tukea virtuaalisten projektiryhmien työskentelyä, mahdollistaa tehtaiden välinen tietämyksen jakaminen ja tukea järjestelmään syötetyn sisällön hallintaa. Ensiksi järjestelmän käyttöliittymän rakenne ja salaukset muokattiin vastaamaan verkoston tarpeita. Rakenne tarjoaa työalueen työryhmille ja alueet tehtaiden väliseen tietämyksen jakamiseen. Sisällönhallintaa varten järjestelmään kehitettiin kategoria, profiloitu portaali ja valmiiksi määriteltyjä hakuja. Kehitetty malli tehostaa projektiryhmien työskentelyä, mahdollistaa olemassa olevan tietämyksen hyväksikäytön tehdastasolla sekä helpottaa tutkimus ja kehitys aktiviteettien seurantaa. Toimenpide-ehdotuksina esitetään järjestelmän integrointia tehtaiden operatiivisiin ohjausjärjestelmiin ja ohjelmiston käyttöönottoa tehdastason projektinhallinta työkaluksi.Ehdotusten tavoitteena on varmistaa sekä tehokas tietämyksen jakaminen tehtaiden välillä että tehokas tietojohtaminen tehdastasolla.

Net communication strategy planning and management

Tutkielman tavoitteena on selvittää kuinka suunnitella ja hallita tehokasta verkkoviestintää, joka vastaa kohdeyleisön ja palvelun ylläpitäjien kasvaviin vaatimuksiin. Tutkielma on normatiivinen tapaustutkimus, jonka tuloksena syntyy konstruktiivinen askelmalli kokonaisvaltaisen verkkoviestintäprojektin toteuttamiseen. Tutkimus esittää myös teoreettisesti merkittävän näkökulman verkkopalvelujen sisällön hallintaongelmien ratkaisemiseen. Tosielämän verkkoviestintäprojektin toteutusta seurataan TietoEnator Forestissa, jossa tutkielman kirjoittaja työskentelee. Tutkimusmateriaalina käytetään 11 TietoEnator Forestissa toteutettua haastattelua, TietoEnator konsernin dokumentaatiota ja osallistuvaa havainnointia. Haastattelulomake sisältää 13 avointa kysymystä, jotka käsittelevät verkkoviestintästrategian perusasioita. Tunnistetut verkkoviestinnän avainmenestystekijät ovat vahva sisäinen sitoutuminen hajautettuihin ylläpitorooleihin ja perinpohjainen asiakastarpeiden tunnistaminen. Teknisesti on tärkeää, että eritason verkkoympäristöt, Internet, Intranet ja Extranet, hallitaan samoilla sisällönhallinta työkaluilla. Näin pystytään rationalisoimaan ylläpitotoiminnot.

Preserve your content with LOCKSS-O-Matic

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Developing a web portal for managing marketing campaign information

Diplomityö liittyy Accenturen projektiin, jossa kehitettiin asiakkaalle CMS Web-portaali, jonka tarkoitus on tarjota mekanismi tuote- ja kampanjainformaation luontiin ja hallintaan sekä hallita niihin liittyviä budjettiprosesseja yrityksen Intranetissä. Työn tavoitteena on kuvata CMS-portaalin kehitysprosessia ja koota projektin aikana saadut opit ja parannusehdotukset. Tavoitteena on myös esittää ideoita havaittujen ongelmien ehkäisemiseksi tulevissa projekteissa. Portaalin kehitysprojektinsuurimmat haasteet liittyivät tietojärjestelmien kehitysympäristöihin, portaali- ja sisällönhallintapuolen yhdistämiseen sekä tiimikehitykseen. Kun portaaliprojekti tehdään asiakkaan tiloissa, ei täyttä kontrollia kehitysympäristöistä voi saada. Jos kehitysympäristöjen kanssa on ongelmia, niistä on syytä kommunikoida selkeästi ja ammattimaisesti asiakkaan kehitysympäristöistä vastaavalle taholle. Yhteistyö ja hyvät henkilökohtaiset suhteet asiakkaan kanssaovat tärkeitä. Jos portaalin sisällönhallintatarpeet eivät ole erittäin rajoittuneet, on suositeltavaa käyttää erillistä sisällönhallintaohjelmistoa portaalin sisällön hallitsemiseksi. Pienemmillekin projekteille tämä mahdollistaa paremmat laajennusmahdollisuudet. Portaali- ja sisällönhallintapuolenyhdistäminen kannattaa tehdä ohjelmistojen tarjoajien ohjeiden mukaan ja yleisiä menettelytapoja noudattaen. Yleisillä menettelytavoilla tarkoitetaan portaalinja sisällönhallinnan yhdistämisessä sitä, että portaali vastaanottaa sisältöä sisällönhallintajärjestelmältä, mutta kaikki sisällön muokkaustoimenpiteet tehdään sisällönhallintajärjestelmän käyttöliittymän kautta. Jos mukautettuja menettelytapoja on käytettävä, näiden kehittämiselle on varattava niiden vaatima aika. Tällöin Web-palveluiden käyttöä kannattaa harkita, koska Web-palvelut auttavat ohjelmistojen yhdistämisessä etenkin, kun yhdistäminen tehdään mukautetusti. Kun portaali tehdään käyttäen tiimikehitystyötä, on käytettävä myös versionhallintajärjestelmää, jolla estetään päällekkäisten muutosten mahdollisuus. Kehitysprosessin yhdenmukaistamiseksi on erittäin suositeltavaa tehdä yleinen kehitysohjedokumentti. Lisäksi on huolehdittava siitä, että kaikki kehittäjät noudattavat yleisiä kehitysohjeita, jotta yhdenmukaisuuden mukanaan tuomat edut saavutetaan mahdollisimman hyvin.

Digitaalisten oppimateriaalien tuottaminen ja uudelleenkäytettävyys

Työssä tarkastellaan digitaalisten oppimateriaalien tuottamiseen ja käyttöön liittyviä ongelmia sekä oppimateriaalien digitaalisuuden mukanaan tuomia etuja ja haittoja. Työssä perehdytään digitaalisten oppimateriaalien tuotannon tekniikoihin ja määrittelyihin. Painopisteenä on erityisesti oppisisältöjen metatiedon muodostamiseen tarkoitetut määrittelyt, sekä digitaalisten oppimateriaalien koostamiseen tarkoitettu SCORM-määrittely. Työnpyrkimyksenä on antaa lukijalle laaja kuva siitä, mitkä ovat ne keinot, joiden avulla nykyisillä tekniikoilla voidaan tuottaa uudelleenkäytettävää, laadukasta digitaalista oppimateriaalia.

Internet -palvelunhallinta

Internet -palvelunhallinnan rooli kasvaa tulevaisuudessa ja sen kehittäminen on yhä tärkeämpää. Palvelut kehittyvät monipuolisemmiksi, niiden laatu paranee ja käyttömäärät kasvavat. Erityisesti palveluiden sisällönhallinnan rooli kasvaa ja palveluiden laadusta tulee merkittävä kilpailutekijä. Kokonaisvaltaisen palvelunhallinnan on pystyttävä vastaamaan joustavasti palveluntarjoajien uusiin tarpeisiin, jolloin sen on kehityttävä samaan suuntaan kuin palvelunhallinnan perinteisen telemaailman puolella. Palvelunhallinnan on tuettava kaikkia OSS -järjestelmien (Operating Support System) osa-alueita, jolloin sen laajamittaiseen toteuttamiseen tarvitaan siihen liittyvien erilaisten hallintarajapintojen standardointia. Palvelunhallintajärjestelmät on toteutettava mahdollisimman joustaviksi, jotta niiden piiriin saadaan uusien komponenttien lisäksi jo olemassa olevat komponentit. Mahdollinen palvelunhallinnan toteutustapa voi olla Javan ja CORBA:n (Common Object Request Broker Architecture) yhteiskäyttö, sillä ne takaavat järjestelmään tarvittavan joustavuuden muuttuvissa olosuhteissa kuten Internetissä.

MULTIMEDIATIETOPANKKI VERKOSSA

Työ käsittelee multimediatietopankin tietosisällön hallintaa ja kehittämistä. Multimediatietopankki verkossa –projektissa multimediatietopankilla tarkoitetaan vuorovaikutteista ja sisältörikasta liikkuvan ja staattisen kuvan (video, animaatio, valokuvat, 3D, grafiikka), äänten (musiikki ja muut äänet) ja tietokantojen yhdistelmää. Sisällön eri osa-alueet ja vuorovaikutteisuus tukevat kokonaisuutta, jolla on oma viestinnällinen tarkoituksensa. Tätä kokonaistoteutusta levitetään www:n, digitaalitelevision ja mobiililaitteiden välityksellä loppukäyttäjälle. Multimedia- ja matkaviestinteknologioiden nopea kehitys antaa mahdollisuuden kehittää uusia palveluja. Erilaisiin päätelaitteisiin ja vaihteleviin ympäristöihin tarkoitettujen helppokäyttöisten multimedia- ja mobiilipalvelujen kysyntä on jatkuvassa kasvussa. Multimediatietopankkiprojektissa esitetään kuinka multimediapalveluita voidaan toteuttaa integroidussa ympäristössä. Integroidulla ympäristöllä tässä työssä tarkoitetaan Internetin, mobiilien palvelujen, WAP:in, kämmentietokoneen, digitaalisen television sekä uusien multimediakännyköiden käyttöä multimediatietopankin tarjoamien palvelujen välittämisessä. Projekti on jaettu yksittäisiin lukuihin, joissa tarkoituksena on syventää multimediatietopankin yksityiskohtia sisällön tuottamisessa teknologian näkökannalta. Multimediatietokannan toteutuksessa mallinnetaan palvelun sisältö tietokantaan XHTML-muodossa mediaolioiden sisään sekä tallennetaan tietopankin metatietoa multimediarelaatiotietokantaan, josta on mahdollista hakea tietoa minkä tahansa päätelaitteen kyselyjen avulla.Tässä työssä keskitytään multimediatietokannan hallintajärjestelmän tehtäviin ja rakenteeseen, siihen miten multimediadata tallennetaan tietokantaan sekä siihen miten tietokannassa olevaa metatietoa haetaan käyttäen tietokannassa kehitettyjä hakumenetelmiä.

Järjestelmäintegroinnin vaatimukset dokumenttien hallinnan sovelluspalvelussa ja palvelualustan suunnittelu

Työssä on selvitetty soveltuvatko maailman johtavien ECM (Enterprise Content Management)-toimittajien järjestelmät palvelualustaksi dokumenttien hallinnan sovelluspalvelulle. Sovelluspalvelulla tarkoitetaan palvelutoimittajan (Application Service Provider, ASP) tiloissa toimivia sovelluksia, joita tarjotaan palveluna asiakkaille tietoverkon yli. Selvitystä varten työssä on kerätty tärkeimmät palvelualustaan kohdistuvat vaatimukset. Integrointivaatimusten tunnistaminen oli työn tärkein tavoite. Integroitavuuden lisäksi työssä on tutkittu sovelluspalvelumallista syntyviä erityisvaatimuksia. Vaatimusten keruu ja vaatimusten pohjalta tehty ominaisuuskartoitus ovat osa palvelualustan suunnittelua. Ominaisuuskartoituksessa vaatimuksista on laadittu laaja kyselylomake ja pyydetty valituilta toimittajilta siihen vastaukset. Saatuja vastauksia on peilattu asetettuihin vaatimuksiin. Tehtyjen havaintojen pohjalta on esitetty soveltuvuusarvio tutkittujen järjestelmien soveltuvuudesta tarpeita vastaavaksi sovelluspalvelualustaksi. Lopputuloksena on todettu, että useimpien järjestelmien soveltuvuus perustasolla on hyvä. Yksittäisiä selkeitä puutteita kuitenkin tunnistettiin. Integrointivaatimukset täyttyvät pääosin hyvin, mutta erityisesti tietoturvassa havaittiin puutteita.

Sisällönhallintajärjestelmän käyttö verkkopalvelun pohjana, case: Plone-sisällönhallintajärjestelmän rakenne, toiminta ja räätälöinti

Asiakaspalvelun tarjoamisesta Internet-verkon kautta tulee jatkuvasti tärkeämpää. Aitoa asiakashyötyä tuottavien palvelujen pystyttäminen ja tuottaminen on pienyritysten resursseilla vähintäänkin vaikeaa ja riskialtista. Mahdollisuus käyttää vapaaseen käyttöön lisensoituja avoimen lähdekoodin ohjelmistoja asiakkaille tarjottavien palvelujen perustana madaltaa näinollen pienyritysten kynnystä tarjota palvelua Internet-verkossa. Yrityksen tarjoamien palvelujen perustaksi on nykyään saatavilla jo kokonaisia valmiita avoimeen lähdekoodiin perustuvia ohjelmistosovelluksia. Suurin osa niistä on kuitenkin tehty jotakin rajattua tarkoitusta varten. Pyrittäessä laajentamaan asiakkaille tarjottua palvelua huomataankin tällöin, että ohjelmistosovelluksen laajentaminen muodostaa alkuperäistäkin korkeamman kynnyksen. Toisen ohjelmiston integrointi alkuperäisen kanssa ei sekään ole mahdollinen vaihtoehto – vaikka sellainen uuden palvelun perustaksi löytyisikin. WWW-sisällönhallintajärjestelmät sopivat yleiskäyttöisyytensä ansiosta hyvinkin vaihtelevien palveluiden perustaksi. Yrityksen verkkopalvelu voidaan toteuttaa esimerkiksi vapaasti saatavaan Plone-sisällönhallintajärjestelmään perustuen. Tällöin palvelujen laajentamisen ja uusien tarjoamisen kynnys oletettavasti madaltuu ratkaisevasti, järjestelmän valmiiksi sisältämien monipuolisten toimintojen ansiosta. Paikallisen pienyrityksen verkkopalvelua toteuttaessa todettiin Plonen olevan hyvin tarkoitukseen sopiva. Vähänkin merkittävämmät järjestelmään tehtävät muutokset edellyttävät kuitenkin varsin syvällistä perehtymistä sen osiin ja toimintaan. Koska tarjottavan palvelun tuli olla mahdollisimman helppo lähestyä ja käyttää, järjestelmää oli muun tarvittavan räätälöinnin lisäksi vielä muutettava yksinkertaisemmaksi: Esimerkiksi järjestelmän tarjoamasta valmiista käyttöliittymästä oli räätälöitävä yksinkertaistettu palvelunkäyttöliittymä. Myös palvelun ylläpitäjien koulutukseen oli panostettava. Järjestelmän ylläpidosta tehtiin palvelusopimus, koska asiakkaalla ei ole tarvittavaa teknistä osaamista.