Opportunity Analysis and Category Management as a Base for Effective Indirect Sourcing

Hankintojen johtamisen kirjallisuus korostaa tehokkaan hankinnan olevan käypä keino tehostaa organisaation tulosta kokonaisvaltaisesti. Myös kasvava tietoisuus erityisesti epäsuorista hankintamenetelmistä ja työkaluista toimivat kannustimina tälle tutkimukselle. Tämän Pro Gradu -tutkimuksen päätarkoituksena on rakentaa kokonaisvaltainen ymmärrys epäsuorasta hankinnasta sekä löytää keinoja sen tehostamiseksi. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, miten globaali, monikansal- linen organisaatio voi parantaa kannattavuuttaan epäsuorissa hankinnoissa, sekä mitkä tekijät hankintastrategiassa vaikuttavat siihen. Tutkimus toteutettiin yksittäisenä tapaustutkimuksena suuren globaalin, monikan- sallisen yrityksen työntekijän näkökulmasta, Pääosa datasta pohjautuu vuonna 2015 toteutettuun Opportunity -analyysi projektiin, joka toteutettiin yhteistyössä ulkoisen konsulttifirman kanssa. Osa datasta pohjautuu puolistrukturoituihin haas- tatteluihin organisaation hankintajohtajan kanssa. Datan keruussa hyödynnettiin lisäksi henkilökohtaista havainnointia ja sekundääristä aineistoa organisaatiosta. Tämä Pro Gradu tutkimus on toteutettu kvalitatiivisella otteella, sisältäen joitakin kvantitatiivisia metodin piirteitä.

Development of category planning process in construction business

The aim of this thesis was to develop the category planning process in the case company operating in construction industry. As the interest in the field of research has just recently started to emerge towards the benefits of category management and planning, the theoretical background was derived from literature of subjects with a relation to category planning i.e. procurement strategy, purchasing portfolio model, information flow management and cost analysis. The background for the development of category planning process was derived from retail industry, to where the category planning is more researched. The empirical study was executed with mixed method approach: quantitative data of the categories was analyzed and qualitative data was gathered through semi-structured interview and discussions within the case company. As a result, the category planning process was critically analyzed and development proposals addressed for improving the process description. Additionally a tool was developed based on the empirical study to support the category planning process of the case company.

Pientarvikkeidenhankinta ja logistiikka rakennusalalla Case: Vakionimikekonttikonsepti Skanska Oy

Tämän Pro gradu-tutkielman keskeisenä tavoitteena oli tarkastella pientarvikkeiden hankintaa ja logistiikkaa rakennusalan näkökulmasta. Hankintatoimen tutkimuksessa on perinteisesti keskitytty kaupan ja teollisuuden hankintoihin, osittain ehkä siitä syystä että rakennustyömaiden pientarvikehankintoja on pidettysuhteessa pieninä ja niiden on ajateltu kulkevan omalla painollaan. Tässä tutkimuksessa keskityttiin Skanska Oy:n vakionimikekonttikonseptiin, jonka tarkoituksena on parantaa tuotannon palvelutasoa, kohdistaa kustannuksia tarkemmin sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Päätavoitteena oli selvittää miten vakionimikekonttikonseptilla saadaan hyötyä rakennusalalla sekä mitkä muuttujat vaikuttavat nimikkeiden valintaan työmailla. Tutkimuksen teoriaosa perustui aikaisempiin tutkimuksiin, artikkeleihin ja kirjallisuuteen. Tulokseksi saatiin kokonaisvaltainen kuvaniin pientarvikkeiden logistiikasta, varastoinnista kuin valikoimahallinnastakin. Tutkimuksen empiirisessä osassa selvitettiin pientarvikkeiden varastoinnin nykytilannetta, tutkittiin mahdollisia pientarvikkeiden hankintaan vaikuttavia muuttujia sekä kuvattiin mittareita, joiden avulla vakionimikekonttikonseptia tullaan pilotti-vaiheessa arvioimaan. Vakionimikekonttikonseptin kehittymistä seurattiin konseptin pilotti-vaiheeseen saakka. Pilottivaiheesta saatuja tuloksia tullaan arvioimaan jatkotutkimuksissa.

Tukkumyyjästä valikoimaneuvojaksi - toimenkuvan määrittämisen vaiheet

The goal of this research was to describe what are the stages to determining the job describtion of Category Adviser, what are the main tasks and compe¬tences of the Category Adviser and how the co-operation with his interest groups was build. The title of Category Adviser was greated in Rautakesko Ltd. in year 2001 and it is partly comparable with the work of a Sales Representa¬tive. The goal of a Category Adviser is to support retail sales and act between wholesales and retail sales. The theoretical portion of this thesis was done as a study of existing literature of ECR and Category Management, individual competencies, job description and the work of Sales Representatives. The theoretical framework of the thesis is named as "stages to determining the job description of Sales Representative who follows the practices of Category Management". The empirical approach was qualitative and the data was collected by theme interviews and the existing written documents from the company. The empirical findings supported mainly the theoretical framework and a model of "stages to determining the job description of Category Adviser" was build. It created new information because the job title is not being used in other compa¬nies and the environment where Category Adviser acts at the same time as member of retail chain and a supplier is quite unique in Finland. The stages to determining of job description are being governed by the changes in retail sector, Category Management and the retail chain business strategy. The goals of ECR-model and its demands for competence, tasks and organiza¬tional structure also affect the stages to job description. One should also follow the guidelines of job analysis and rules of defining the tasks in written job desciption. The most significant thing affecting the process was retail chain business strategy. It started the process and it affects the environment where Category Adviser works. The study also proved that the co-operation between the interest groups is vey importand but it must be defined in a better way. Through that the co-operation will be better and the work of Category Adviser will be more efficient.

Hankinnan strategisen toimintamallin rakentaminen teolliseen pk-yritykseen

Hankinta on yrityksen ulkoisten resurssien hallintaa. Organisaation ulkopuolelta hankitut resurssit muodostavat tavallisesti valtaosan kokonaiskustannuksista, joten hankintojen johtamisella on suuri merkitys yrityksen kannattavuudelle. Hankintatoimella voidaan vaikuttaa kannattavuuteen, kun se toimii yrityksen strategisella tasolla. Tämän työn tavoitteena oli kehittää malli strategisen hankintatoimen rakentamiseen teolliseen pk-yritykseen. Käsiteltäviä osa-alueita olivat hankintojen kategoriointi, hankintaorganisaation rakentaminen sekä strategisten hankintaprosessien määrittäminen ja kuvaaminen. Kuhunkin osa-alueeseen kerättiin teoreettisia ratkaisumalleja, joista kostettiin sovellettava ratkaisu. Teorian pohjalta määritettyä kategorioinnin koostamismallia sekä kategoriapohjaisen hankintaorganisaation rakennustyökalua käytettiin kohdeyrityksen strategisen hankintatoimen rakentamiseen. Prosessiosuudessa määritettiin tehtävien ja vastuiden pohjalta strategiset hankintaprosessit, joista koostettiin tavoiteprosessikuvaukset. Niiden avulla kohdeyritys tai muu mallia soveltava organisaatio voi jalkauttaa toiminnan. Prosesseissa esitetään konkreettisia työkaluja tavoiteasetannan ja mittaroinnin viemiseksi yhtenäisenä strategiatasolta operatiiviseen toimintaan. Lopputuloksena syntyi yhtenäinen, kolmivaiheinen malli strategisen hankintatoimen rakentamiseen.

Kategoriajohtaminen hankintatoimen strategisen kehittämisen välineenä

Pro Gradun tarkoituksena on tutkia, miten kategoriajohtamisen käsitettä voidaan hyödyntää kohdeyrityksen hankintatoimen strategisessa kehittämisessä. Hankintatoimeen liittyvän kategoriajohtamisen ollessa teoreettisesti vielä hyvin vähän tutkittu, rakennettiin työn teoreettinen viitekehys aiheeseen liittyvistä teemoista, kuten strategisen hankintatoimen merkityksestä, hankintastrategiasta, portfoliomalleista, hankintatoimen organisoinnista ja hankinnan suorituskyvyn mittaamisesta. Työ toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimusaineisto koostui yrityksessä suoritetuista puolistrukturoiduista teemahaastatteluista, jonka lisäksi yrityksen hankintatoimea analysoitiin kustannusanalyysin avulla. Teoreettisen viitekehykseen tukeutuen identifioitiin prosesseja, joiden avulla oli mahdollista analysoida ja kehittää tapausyrityksen hankintatoimea. Nämä kehittämistoimet voidaan jakaa kolmeen teemaan; hankintakategorioiden luominen ja analysointi, organisoinnin kehittäminen, suorituskyvyn mittaaminen. Kategoriajohtamista ei ollut mahdollista implementoida yritykseen, mutta työn tuloksena havaittiin, että jo kategoriajohtamiseen liittyvillä suunnitteluprosesseilla on mahdollista kehittää yrityksen hankintatoimea.

Strategy formation for indirect spend

The aim of this thesis was to examine the strategy formation in indirect procurement. Current literature in purchasing strategy has mainly focused on direct procurement whereas the strategy formation in indirect procurement has gained much less attention. Nevertheless, the weak economic times have been pushing companies to find savings from other places as well. The theoretical part of the thesis focused on three main subjects; indirect procurement, purchasing strategy and category management. This thesis was a case study, which initiative arose from the company’s need to develop their indirect procurement. The objectives of the empirical part were to identify current state of the indirect procurement and solve biggest issues. The analysis was based on multiple managerial interviews and a spend analysis from ten different countries. Based on these analyses and the theoretical findings a framework and recommendations for the case company was made.

Reputational Risk Management as a key element for business continuity and value maximization

This thesis reveals the topic of reputational risk management as a key element for business continuity and value maximization. The purpose of the work is to investigate reputational risk from the side of its definition, management (including legal requirements on this risk category) and measurement and to analyse reputational risk’s impact on business continuity and value maximization. To be able to do this, different respective articles, reports of financial institutions are gathered and constructive summaries and analysis are made. In order to deeply investigate the impact of reputational risk on business continuity and value maximization, it was chosen to study it from three aspects: 1) check the impact of stock valuation of 7 companies that experienced reputational catastrophe / risk, 2) analyse a case study on disagreements in management of reputational risk among case companies and impact on their respective performance, and 3) conduct a survey of financial sector companies in Liechtenstein to see how reputational risk management works in practice. The findings of the research showed a significant impact of reputation decadence on company’s value and trading volume, and showed crucial importance of post-crisis management for the company’s financial performance. The results of the qualitative research based on survey proved that companies consider reputational risk management as a one of the key elements for their business continuity and value maximization.

Increased profitability and efficiency by improving the Meetings & Events Category S2P-process – Case Company

The purpose of this research was to examine the most optimal way to arrange meetings and events management and source to pay –process in a global company. The research is a qualitative multi-method case study and is a commission from a global company. The theoretical framework of this research structures around two approaches. First approach focus on a purchasing strategy and management that shows the current role of procure-ment and introduce different ways to organize purchasing functions. Second approach focus on purchasing process management and improvement methods. Annual spend analyze, external and internal interviews and internal survey were done to gain compre-hensive knowledge about the current state of operations and possible solutions. Gathered data were then combined to theoretical framework in order to create optimal solution for the case company. Based on the research a source to pay –process and global policy for meeting and event category was created. The solution includes all relevant matters that are needed in order to secure efficient and profitable operations. The results show that optimal way to arrange meetings and events structures around standardized source to pay –processes, central-ized procurement, preferred supplier and clearly defined roles and responsibilities be-tween different stakeholders.