Excelling in procurement : IT Contract Management with Lean and Six Sigma. Case study on legacy contract management at Philips Global IT.

Few people see both opportunities and threats coming from IT legacy in current world. On one hand, effective legacy management can bring substantial hard savings and smooth transition to the desired future state. On the other hand, its mismanagement contributes to serious operational business risks, as old systems are not as reliable as it is required by the business users. This thesis offers one perspective of dealing with IT legacy – through effective contract management, as a component towards achieving Procurement Excellence in IT, thus bridging IT delivery departments, IT procurement, business units, and suppliers. It developed a model for assessing the impact of improvements on contract management process and set of tools and advices with regards to analysis and improvement actions. The thesis conducted case study to present and justify the implementation of Lean Six Sigma in IT legacy contract management environment. Lean Six Sigma proved to be successful and this thesis presents and discusses all the steps necessary, and pitfalls to avoid, to achieve breakthrough improvement in IT contract management process performance. For the IT legacy contract management process two improvements require special attention and can be easily copied to any organization. First is the issue of diluted contract ownership that stops all the improvements, as people do not know who is responsible for performing those actions. Second is the contract management performance evaluation tool, which can be used for monitoring, identifying outlying contracts and opportunities for improvements in the process. The study resulted in a valuable insight on the benefits of applying Lean Six Sigma to improve IT legacy contract management, as well as on how Lean Six Sigma can be applied in IT environment. Managerial implications are discussed. It is concluded that the use of data-driven Lean Six Sigma methodology for improving the existing IT contract management processes is a significant addition to the existing best practices in contract management.

Corporate social responsibility in procurement: environmentally responsible practices case study

The main object of this study is to find and define environmentally responsible procurement practices and characterize responsible procurement.

Development of Project Logistics in Engineering, Procurement and Construction Projects

The aim of this Master’s Thesis is to develop project logistics functions in large scale en-gineering, procurement and construction projects. The background of the research topic is compounded from two separate subjects; OPAL Program and case study of an actual EPC project. The purpose is to examine Project Logistics process in accordance with OPAL Program as well as logistics process in focus EPC project. Both entities are researched by using the case study research methodology. Logistics process of the focus EPC project is described as well as presented and in addi-tion, logistics related findings and observations are introduced. Significant findings and observations are found from logistics costs as well as shipment volume estimations in the early phase of the focus ECP project. A notable finding is also that because goods were transported as readily assembled as possible it caused expensive oversized cargo deliveries. From findings and observation of the focus EPC project it can be derived that logistics has to be involved in the early sales phase in order to receive more accurate logistics cost esti-mations for project deliveries. It is also noticed that in order to obtain savings in logistics costs, oversized deliveries must be avoided.

Foreign exchange exposure management in a fuel procurement company operating in the commodity markets

Fluctuating commodity prices, foreign exchange rates and interest rates are causing changes in cash flows, market value and the companies’ profit. Most of the commodities are quoted in US dollar. Companies with non-dollar accounting face a double risk in the form of the commodity price risk and foreign exchange risk. The objective of this Master’s thesis is to find out how companies under commodity should manage foreign exchange exposure. The theoretical literature is based on foreign exchange risk, commodity risk and foreign exchange exposure management. The empirical research is done by using constructive modelling of a case company in the oil industry. The exposure is model with foreign exchange net cash flow and net working capital. First, the factors affecting foreign exchange exposure in case company are analyzed, then a model of foreign exchange exposure is created. Finally, the models are compared and the most suitable method is defined. According to the literature, foreign exchange exposure is the foreign exchange net cash flow. However, the results of the study show that foreign exchange risk can be managed also with net working capital. When the purchases, sales and storage are under foreign exchange risk, the best way to manage foreign exchange exposure is with combined net cash flow and net working capital method. The foreign exchange risk policy of the company defines the appropriate way to manage foreign exchange risk.

The importance of environmental sustainability in public procurement of medical devices in health care sector

The aim of this thesis was to examine the role of environmental sustainability in the procurement of medical devices in health care sector. Current literature is mainly focused on other product groups and medical devices have been left without sufficient attention. Nevertheless, EU has recently developed green public procurement criteria for medical devices (EU GPP criteria for health care EEE) in order to support and offer guidelines for purchasers in hospitals. In this study, the criteria were used as a framework in order to examine the most significant environmental aspects for medical devices. The empirical research was executed in Finnish public hospitals with mixed method approach; quantitative data was collected by a survey and qualitative data was collected by interviews held for procurement specialists. The focus was on understanding the importance of environmental sustainability in the procurement of medical devices and which environmentally sustainable features would be the most significant. Of interest was also the medical device supplier view and how they could take environmental sustainability into consideration.

EY-tuomioistuimen ratkaisukäytäntö julkisten hankintojen sääntelyn tulkinnassa

English summary: Case-law of the European Court of Justice in the interpretation of public procurement rules (s. 190.)

Runkoelementtitehtaan materiaalitoimintojen kehittäminen prosessiajattelun näkökulmasta

Työn tavoitteena on ollut selvittää runkoelementtitehtaan materiaalien hankinnanorganisointi ja ohjaus nykytilanteessa. Tutkimuksessa on pyritty löytämään materiaaliprosessin kannalta toimintaa rajoittavia pullonkauloja sekä etsitty kehitystoimenpiteitä ongelmakohtiin prosessiajattelun näkökulmasta. Tarkastelun kohteena on ollut yrityksen operatiivinen materiaaliprosessi nimikkeiden tilauksesta varastointiin. Työssä on käytetty kvalitatiivista tutkimusmenetelmää ja empiirisen osuuden tiedot on hankittu haastatteluilla ja laatuohjeistuksesta. Yrityksen nykytilanne on mallinnettu prosessikaavioiden avulla, ja on selvitetty mitkä ovat prosessin tieto- ja materiaalivirrat sekä mitkä ovat tärkeimmät toiminnot materiaaliketjussa. Prosessianalyysin ja haastatteluiden pohjalta määriteltiin kehitysehdotukset prosessin suorituskyvyn tehostamiseksi. Nykytilan kartoituksen jälkeen suurimmat ongelmat materiaaliprosessissa liittyvät tilausten ajoitusten hallintaan, muutoksien vaikutukseen prosessissa sekä vastuiden ja kokonaishallinnan puuttumiseen. Ongelmat johtuvat pääosin rakennusalan projektimaisesta luonteesta. Yhdeksi kehityskohteeksi nousi myös tiedonhallinnan tehostaminen, etenkin prosessin vaiheiden automatisointi tietojärjestelmiä hyödyntäen. Toimintaan on pyritty etsimään ratkaisuja prosessiajattelun avulla, mikä osoittautui sopivaksi menetelmäksi toiminnan kehittämisessä. Tutkimuksen tuloksena syntyi kehitysehdotuksia, joiden pohjalta muodostettiin uusi materiaalien ohjauksen toimintamalli. Toimintamallissa tärkeimpänä on ennakkotiedon hyödyntäminen tilaussuunnittelun tukena. Alustavat materiaalimäärät välitetään ennakkotietona myös toimittajille, jotka voivat paremmin suunnitella omaa tuotantokapasiteettiaan. Tilausten suunnittelu tapahtuu tarkentuvasti ja lopullinen materiaalimäärä ja tarveajankohta välitetään kotiinkutsun yhteydessä. Toimintamalliin liittyy lisäksi materiaalien vastaanoton ja varastoinnin kehittäminen sekä muutoksien hallinta tietojärjestelmää paremmin hyödyntäen. Kriittisintä materiaaliprosessissa tulee olemaan prosessin tiedonhallinta ja siihen liittyvät vastuukysymykset.

Palvelusopimukset tienpidon hankinnoissa

Infrarakentamisen toimintaympäristö on muuttumassa. Aikaisemmin julkinen sektori hallitsi toimialaa, mutta markkinat ovatavautumassa. Teknologian kehittäminen siirtyy julkiselta tilaajataholta yksityisille ja osaaminen yritysten kilpailutekijänä korostuu. Julkisen sektorin tehtävänä on luoda edellytyksiä tällaiselle toiminnalle. Toimintoja tullaan Tiehallinnossa ulkoistamaan yhä enemmän. Uusissa palvelusopimusmalleissa yhdistetään tieverkon tai tuotteen kunnon hallinta, toimenpiteiden ohjelmointi sekä palvelujen hankinta. Tästä muodostuu yhtenäinen prosessi, josta palvelun tuottaja vastaa. Nykyisin käytössä olevassa hankintamallissa edellä mainitut toiminnot on hajautettu useammalle eri vastuutaholle. Tämän työn tavoitteena on tarkastella palvelusopimusmallin soveltuvuutta hankintamenettelyjen eräänä vaihtoehtona. Lähtökohtana on tehdä ajallisesti pidempiä, sisällöllisesti laajempia sopimuksia. Palvelusopimusmallia voidaan soveltaa moniin hankintoihin. Tässä työssä tarkastellaan palvelusopimusmallia päällystetyn tieverkon ylläpidon hankinnassa. Uusien toimintatapojen käyttöönotossa on tärkeää saada alan toimijat yhdessä kehittämään näitä malleja. Työssä on haastateltu alan toimijoita ja heidän mielipiteet on otettu huomioon suunniteltaessa palvelusopimuksen sisältöä. Uusi sopimusmalli motivoi innovatiivisiin ratkaisuihin. Niiden syntymistä edesauttaa yritysten verkostomainen toiminatapa ja kumppanuuden syventäminen. Jokainen yritys voi tällöin keskittyä omaan ydinosaamiseensa. Samalla toimintojen kokonaistuottavuutta voidaan parantaa. Riskien hallinta on eräs tärkeimmistä asioista palvelusopimusmallin mukaisen toiminnan onnistumiselle. Riskien tunnistaminen ja niiden jakaminen eri osapuolten kesken oikeuden mukaisesti tulee sopimusmallissa hallita. Merkittävänä riskitekijöinä nousivat tässä työssä esiin, vaikeasti hallittavat, pitkän sopimusajan tuomat uhat.

YRITYKSEN VERKOSTOITUMISKYKY, Verkostoitumisen hyöty- ja haittatasapainon arviointi

Useilla toimialoilla kuten infra-alalla verkostoituminen on ollut vieras käsite. Hankintamallit, lainsäädäntö ja alalle ominaiset lyhytkestoiset projektit ovat olleet kumppanuuksien esteenä. Uudet hankintamallit ja toimijoille asetetut roolijakovaatimukset antavat infra-toimialan yrityksille mahdollisuuksia kumpanuuksien rakentamiseen. Tutkimuksen tavoitteena on löytää syitä ja motiiveja jotka johtavat verkostoitumiseen infra-alalla. Tutkimuksessa esitellään verkostoitumisen näkökulmasta käsin infra-alan keskeisen rakennuttaja-organisaation hankintastrategiaa, sekä siitä muodostettua alan arvoketjua. Verkostoituminen on prosessi, jonka aikana arvioidaan yrityksen kykyä toimia kumppanina. Vertikaalisen verkostoitumisen haasteena on yritysten välille syntyvä yhteinen näkemys toimintatavoista, joilla kahdenvälinen markkinaehtoinen liikesuhde voidaan muuttaa kumppanuudeksi. Tavoitteena on oikean tasapainon löytäminen hyötyjen ja haittojen välillä. Tutkimuksessa esitellään niitä hyötyjä ja haittoja, jotka liittyvät yritystenväliseen vertikaalisen verkostoitumiseen. Tutkimuksessa esitellään myös kaksi valmista verkostoitumistyökalua, jotka on tarkoitettu yritysten käyttöön verkostoitumisprosessin tueksi. Työkalut on valittu siten, että niiden käyttäminen on mahdollista ja hyödyllistä heti verkostoitumisprosessin alku- eli rakennusvaiheessa.

Toimitusvalvonnan tehostaminen projektiympäristössä

Työn tutkimusongelmana on selvittää mitä on toimitusvalvonta, ja miten toimitusvalvontaa voidaan tehostaa projektitoiminnassa valvottaessa ulkopuolelta tilattuja laitteita. Tutkimuksen tuloksena annetaan hyviä käytäntöjä ja neuvoja miten toimitusvalvonta tulisi järjestää taloudellisesti ja kuitenkin tehokkaasti. Tutkimus tehtiin konstruktiivisena case-tutkimuksena havainnoimalla ja haastatteluilla. Raporttia varten tehtiin kirjallisuustutkimus, jonka tuloksena on tutkimuksen teoriaosuus. Tutkimuksen teoriaosassa on käsitelty toimitusvalvonnan työympäristöä yleisemmin ja on käyty läpi yksityiskohtaisesti toimitusvalvojan tehtävät aikataulun, kustannusten ja toimituslaajuuden valvonnassa. Teoriaosassa selvitetään myös niitä perimmäisiä syitä, jotka aiheuttavat ongelmia asiakkaan ja toimittajan välillä koskien toimituksen taloutta, riskien jakoa ja teknisiä ratkaisuja. Tutkimuksen loppuosissa on yhdistetty alkuosan teoria ja tutkimuksesta saadut tehostamistoimenpiteet sekä hyvät käytännöt. Siinä annetaan malli, miten toimitusvalvonta on mahdollista organisoida projektissa niin, että se on taloudellisesti tehokasta ja resurssit on mahdollista suunnata niihin kohteisiin, joissa niistä on eniten hyötyä. Lisäksi käydään läpi yleisimpiä ongelmakohtia.

Elinkaarimallin kokonaistaloudellisuus julkisten tilapalveluiden järjestämisessä

Kuntasektorin toimintaympäristön muutostenseurauksena kunnat ovat joutuneet etsimään uusia tapoja järjestää palveluita. Yksi uusista tilapalveluiden toteutusvaihtoehdoista on elinkaarimalli, jossa yksityinen sektori vastaa vähintään hankkeen suunnittelusta, rakentamisesta sekä kiinteistöpalveluista. Julkisen sektorin hankintoja säätelee hankintalaki, joka velvoittaa hyväksymään tarjouksista sen, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Kaupungin näkökulmasta kokonaistaloudellisuuteen vaikuttavat tarjoushinnan lisäksi myös hankintamallien laadullisista eroista, riskien siirrosta sekä yksityisen ja julkisen sektorin välisistä kilpailueroista aiheutuvat taloudelliset vaikutukset. Tämän diplomityön tavoitteena oli rakentaa toteutusmallien vertailuun laskentamalli, jossa huomioidaan elinkaarikustannusten lisäksi muut kokonaistaloudellisuuteen vaikuttavat elementit. Aiheesta julkaistuin kirjallisuuden perusteella rakennettua teoreettista laskentamallia sovelletaan Espoossa sijaitsevaan elinkaarimallilla toteutettuun tilapalveluhankkeeseen, Kaivomestariin. Vertailua varten rakennettavalla vaihtoehtoisella toteutusmallilla, verrokkilla, kuvataan Kaivomestarin kokonaisuutta vastaavan Espoon kaupungin tavanomaisen tuotannon kustannuksia. Työn tutkimustulosten perusteella elinkaarimalli näyttää hieman tavanomaista tuotantoa kalliimmalta vaihtoehdolta järjestää tilapalveluita julkiselle sektorille. Toisaalta molemmilla toteutusmalleilla saavutetaan useita sellaisia tekijöitä, joiden taloudellisia vaikutuksia ei ole huomioitu vertailussa. Yleisesti voidaankin todeta toteutusmallien vertailun olevan erittäin vaikeaa ja haastavaa, eikä tulosten perusteella toteutusmalleja voida täysin yksiselitteisesti ja luotettavasti asettaa kokonaistaloudelliseen edullisuusjärjestykseen.