Management of interdependency in project portfolio

Project management has evolved in recent decades. Project portfolio management, together with multi project management, is an emerging area in the project management field in practice, and correspondingly in academic research and forums. In multi project management, projects cannot be handled isolated from each other, as they often have interdependencies that have to be taken into account. If the interdependencies between projects are evaluated during the selection process, the success rate of the project portfolio is increased. Interdependencies can be human resources, technological, and/or market based. Despite of the fact that interdependency as a phenomenon has roots in the 1960s and is related to famous management theories, it has not been much studied, although in practice most companies use it to great extent. There exists some research on interdependency, but prior publications have not emphasized the phenomenon per se, because a practical orientation practitioner techniques prevails in the literature. This research applies the method triangulation, electronic surveys and multiple case study. The research concentrates on small to large companies in Estonia and Finland, mainly in construction, engineering, ICT, and machinery industries. The literature review reveals that interdependencies are deeply involved in R&D and innovation. Survey analysis shows that companies are aware of interdependency issues in general, but they i have lack of detailed knowledge to use it thoroughly. Empirical evidence also indicates that interdependency techniques influence the success rate and other efficiency aspects to different extents. There are a lot of similarities in interdependency related managerial issues in companies of varying sizes and countries in Northern Europe. Differences found in the study are for instance the fact that smaller companies face more difficulties in implementing and evaluating interdependency procedures. Country differences between Estonia and Finland stem from working solutions to manage interdependencies on a daily basis.historical and cultural reasons, such as the special features of a transition country compared to a mature country. An overview of the dominant problems, best practices, and commonly used techniques associated with interdependency is provided in the study. Empirical findings show that many interdependency techniques are not used in practice. A multiple case study was performed in the study to find out how interdependencies are managed in real life on a daily basis. The results show that interdependencies are mostly managed in an informal manner. A description of managing the interdependencies and implementation procedures is given. Interdependency procedures are hard to implement, especially in smaller companies. Companies have difficulties in implementing interdependency procedures and evaluating them. The study contains detailed results on how companies have implemented working solutions to manage interdependencies on a daily basis

Possibilities and challenges of longitudinal studies in operations management

Longitudinal studies are quite rare in the area of Operations Management. One reason might be the time needed to conduct such studies, and then the lack of experience and real-life examples and results. The aim of the thesis is to examine longitudinal studies in the area of OM and the possible advantages, challenges and pitfalls of such studies. A longitudinal benchmarking study, Made in Finland, was analyzed in terms of the study methodology and its outcomes. The timeline of this longitudinal study is interesting. The first study was made in 1993, the second in 2004 and the third in 2010. Between these studies some major changes occurred in the Finnish business environment. Between the first and second studies, Finland joined the ETA and the EU, and globalization started with the rise of the Internet era, while between the second and third studies financial turmoil started in 2007. The sample and cases used in this study were originally 23 manufacturing sites in Finland. These sites were interviewed in 1993, in 2004 and 2010. One important and interesting aspect is that all the original sites participated in 2004, and 19 sites were still able to participate in 2010. Four sites had been closed and/or moved abroad. All of this gave a good opportunity to study the changes that occurred in the Finnish manufacturing sites and their environment, and how they reacted to these changes, and the effects on their performance. It is very seldom, if ever, that the same manufacturing sites have been studied in a longitudinal setting by using three data points. The results of this study are thus unique, and the experience gained is valuable for practitioners.

A Framework for IT Service Management Integration

The objective of this Master’s Thesis is to find out best practices for IT service management integration. Integration in this context means process integration between an IT organization and an integration partner. For observing the objective, two different perspectives are assigned: process and technology. The thesis consists of theory, framework, implementation, and analysis parts. The first part introduces common methodology of IT service management and enterprise integration. The second part presents an integration framework for ITSM integration. The third part illustrates how the framework is used and the last part analyses the framework. The major results of this thesis were the framework architecture, the framework tools, the implementation model, the testing model, and the deployment model for ITSM integration. As a fundamental best practice, the framework contained a four-division structure between architecture, process, data, and technology. This architecture provides a baseline for ITSM integration design, implementation and testing.

Toward a-state-of-the-art IR copyright management system: a needs assessment

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Digital Preservation Tools, Practices, and Policies in Islandora

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Strategic narratives and competitive advantage : do winners speak differently?

Concepts, models, or theories that end up shaping practices, whether those practices fall in the domains of science, technology, social movements, or business, always emerge through a change in language use. First, communities begin to talk differently, incorporating new vocabularies (Rorty, 1989), in their narratives. Whether the community’s new narratives respond to perceived anomalies or failures of the existing ones (Kuhn, 1962) or actually reveal inadequacies by addressing previously unrecognized practices (Fleck, 1979; Rorty, 1989) is less important here than the very phenomena that they introduce differences. Then, if the new language proves to be useful, for example, because it helps the community solve a problem or create a possibility that existing narratives do not, the new narrative will begin circulating more broadly throughout the community. If other communities learn of the usefulness of these new narratives, and find them sufficiently persuasive, they may be compelled to test, modify, and eventually adopt them. Of primary importance is the idea that a new concept or narrative perceived as useful is more likely to be adopted. We can expect that business concepts emerge through a similar pattern. Concepts such as “competitive advantage,” “disruption,” and the “resource based view,” now broadly known and accepted, were each at some point first introduced by a community. This community experimented with the concepts they introduced and found them useful. The concept “competitive advantage,” for example, helped researchers better explain why some firm’s outperformed others and helped practitioners more clearly understand what choices to make to improve the profit and growth prospects of their firms. The benefits of using these terms compelled other communities to consider, apply, and eventually adopt them as well. Were these terms not viewed as useful, they would not likely have been adopted. This thesis attempts to observe and anticipate new business concepts that may be emerging. It does so by seeking to observe a community of business practitioners that are using different language and appear to be more successful than a similar community of practitioners that are have not yet begun using this different language as extensively. It argues that if the community that is adopting new types of narratives is perceived as being more successful, their success will attract the attention of other communities who may then seek to adopt the same narratives. Specifically, this thesis compares the narratives used by a set of firms that are considered to be performing well (called Winners) with those of set of less-successful peers (called Losers). It does so with the aim of addressing two questions: - How do the strategic narratives that circulate within “winning” companies and their leaders differ from those circulating within “losing” companies and their leaders? - Given the answer to the first question: what new business strategy concepts are likely to emerge in the business community at large? I expected to observe “winning” companies shifting their language, abandoning an older set of narratives for newer ones. However the analysis indicates a more interesting dynamic: “winning” companies adopt the same core narratives as their “losing” peers with equal frequency yet they go beyond these. Both “winners” and “losers” seem to pursue economies of scale, customer captivity, best practices, and securing preferential access to resources with similar vigor. But “winners” seem to go further, applying three additional narratives in their pursuits of competitive advantage. They speak of coordinating what is uncoordinated, adopting what this thesis calls “exchanging the role of guest for that of host,” and “forcing a two-front battle” more frequently than their “loser” peers. Since these “winning” companies are likely perceived as being more successful, the unique narratives they use are more likely to be emulated and adopted. Understanding in what ways winners speak differently, therefore, gives us a glimpse into the possible future evolution of business concepts.

How Lean Six Sigma and Agile principles optimize ITIL-based processes

Imagine the potential implications of an organization whose business and IT processes are well aligned and are capable of reactively and proactively responding to the external and internal changes. The Philips IT Infrastructure and Operations department (I&O) is undergoing a series of transformation activities to help Philips business keeping up with the changes. I&O would serve a critical function in any business sectors; given that the I&O’s strategy switched from “design, build and run” to “specify, acquire and performance manage”, that function is amplified. In 2013, I&O’s biggest transforming programme I&O Futures engaged multiple interdisciplinary departments and programs on decommissioning legacy processes and restructuring new processes with respect to the Information Technology Internet Library (ITIL), helping I&O to achieve a common infrastructure and operating platform (CI&OP). The author joined I&O Futures in the early 2014 and contributed to the CI&OP release 1, during which a designed model Bing Box and its evaluations were conducted through the lens of six sigma’s structured define-measure-analyze-improve-control (DMAIC) improvement approach. This Bing Box model was intended to firstly combine business and IT principles, namely Lean IT, Agile, ITIL best practices, and Aspect-oriented programming (AOP) into a framework. Secondly, the author implemented the modularized optimization cycles according to the defined framework into Philips’ ITIL-based processes and, subsequently, to enhance business process performance as well as to increase efficiency of the optimization cycles. The unique of this thesis is that the Bing Box model not only provided comprehensive optimization approaches and principles for business process performance, but also integrated and standardized optimization modules for the optimization process itself. The research followed a design research guideline that seek to extend the boundaries of human and organizational capabilities by creating new and innovative artifacts. The Chapter 2 firstly reviewed the current research on Lean Six Sigma, Agile, AOP and ITIL, aiming at identifying the broad conceptual bases for this study. In Chapter 3, we included the process of constructing the Bing Box model. The Chapter 4 described the adoption of Bing Box model: two-implementation case validated by stakeholders through observations and interviews. Chapter 5 contained the concluding remarks, the limitation of this research work and the future research areas. Chapter 6 provided the references used in this thesis.

Improving productivity by developing knowledge management practices for a consulting company

The objective of the research was to identify knowledge conversion states in consultancy sales and delivery processes for the company’s one business unit, to know where to store certain types of information and knowledge, and to create best practices for the company’s knowledge management activities in the selected business processes. The used research methodology was action research. The current business processes were analyzed by interviewing people involved in them. The results were documented and catego- rized, and based on them the target states of the processes were developed. Knowledge man- agement activities were integrated to the business processes. The main findings of the research were that roles and responsibilities in the processes were not clear to people, information systems did not fully support individuals and time was wasted searching for information and knowledge. There were also many variations of how the processes actually realized, which affected the overall quality of the process. The conclusions of the research were that knowledge management activities should be high- lighted in businesses where knowledge workers are the main assets of the company. Knowledge management practices can be supported by company culture, leadership and in- formation systems. However, one main factor is each individual’s willingness to share knowledge. By integrating knowledge management activities to business processes and hav- ing information systems supporting knowledge management, individual productivity can be improved.

Choosing the service support model after a merger: Case Are Ltd.

The meaning of information technology (IT) and information systems have increased during the last few years. This is mainly because business is nowadays seen more and more as a service business and IT is one of the key elements to support those business services. Since the meaning of IT services has increased also the meaning of IT service support should be a factor paid more attention to. Especially after a merger and acquisition (M&A) it is more important than ever to consider service support. The purpose of this study is to discover the best practices for choosing a suitable service support model. The research question is How to choose a service support organization model for the ERP service desk function after a merger? A qualitative method is selected as a research method. This thesis includes two parts: a literature review and a case study. Theoretical part compiles an integrated model of previous research on the topic. It consists a collection of academic articles, publications and reports. The empirical part focuses on the issues in the case organization. That part tries to answer the question: what would be the most suitable service support model for the case organization? The empirical part is conducted by interviewing the employees of the case organization. This study finds that even though there are many ways of selecting a service support model it is difficult to define an unambiguous guidelines. However, there are few main objectives that should be taken into account regardless the case. Especially by using ITIL processes it is possible to implement a comprehensive service support and raise overall awareness of the existing service support models. The main functions that need to be taken into account are nature, industry and size of the organization. Also the business strategy, goals and resources need to be considered. These are the same factors that are noticed in the case study as well. The suggestions for the case organization are presented based on the interviews and the literature review.

Virtuaalisen oppimisympäristön funktionaalisen käyttöliittymätestauksen automatisointi

Tämän tutkimuksen kohteena on Turun yliopistossa kehitetyn www-pohjaisen ViLLE-oppimisjärjestelmän funktionaalisen käyttöliittymätestauksen automatisointityö. Tutkimusta varten olen kerännyt kattavasti aineistoa aihetta käsittelevästä yleisestä kirjallisuudesta ja artikkeleista sekä toteutuksen kannalta spesifistä tietoa tarjoavista Internet-lähteistä. Tutkimuksessa olen tehnyt myös pienehkön määrän testausalan asiantuntijahaastatteluja. Tutkimuksen empiirisessä osuudessa olen valinnut testaukseen käytettävän testaustyökalun sekä toteuttanut valitulla testaustyökalulla ViLLE-oppimisjärjestelmän testauksen automatisointityön soveltamalla käytäntöön tutkimuksen teoriaosuudessa esitettyä tietoa hyvistä käytänteistä funktionaalisen käyttöliittymätestauksen automatisoinnissa. Tutkimuksen toteutuksessa olen käyttänyt kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimuksen empiirisen osuuden pohjalta kerätyn havaintoaineiston perusteella olen selvittänyt vastaukset seuraaviin tutkimuksessa esitettyihin tutkimuskysymyksiin: • Miten käytetty testaustyökalu on valittu ja mitkä olivat valintaan vaikuttaneet tärkeimmät kriteerit? • Miten käytetty testaustyökalu soveltuu ViLLE-oppimisjärjestelmän funktionaalisen käyttöliittymätestauksen automatisointiin? • Millä eri tavoin käytäntöön viety hyvien testiautomaation laatimistapojen mukainen toteutus vaikuttaa nyt laadittuun testiautomaatioon? • Esiintyikö toteutetussa testiautomaatiossa tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä kuvattuja funktionaalisen käyttöliittymätestauksen automatisoinnille tyypillisiä ongelmia ja miten ongelmat saatiin ratkaistua? Tutkimuksen tulokset osoittavat melko selvästi, että ViLLE-oppimisympäristön funktionaalisen käyttöliittymätestauksen automatisointityön toteutukseen valittu Vaadin TestBench -testaustyökalu, joka on valittu tutkimuksen alkuvaiheessa suoritetun evaluoinnin perusteella, soveltuu käyttötarkoitukseensa hyvin. Lisäksi pystyin luotettavasti havainnoimaan, että testiautomaation ylläpidon tarve sekä testien laatimiseen kuluva aika vähenevät merkittävästi, kun testit laaditaan heti alusta lähtien rakenteeltaan modulaariseksi sekä tietyin teknisin keinoin mahdollisimman vähän käyttöliittymän rakennetta huomioonottavaksi. Ongelmia testiautomaation laatimisessa voivat aiheuttaa käytetty työkalu itsessään, testattavan järjestelmän toteutus sekä testien suoritusympäristö. Huolimatta kirjallisuuskatsauksen perusteella tehdystä varautumisesta tyypillisiin testiautomaation laatimisessa esiintyviin ongelmiin, myös joitakin sellaisia ongelmia esiintyi, joihin en ollut osannut varautua. Mahdollisiin ongelmiin etukäteen varautuminen kuitenkin selvästi auttoi suurimpaan osaan testiautomaation laatimisessa esiintyneistä ongelmista.

Development of management accounting practices in energy operations in a forest industry Company

The aim of this master’s thesis was to map the management accounting processes and reporting of an internal service unit. The research was conducted in energy services in a forest industry company. Research questions and the results of the study are highly specific for the case unit although some generalizable features of management accounting in internal service units under shared services were searched. The research was carried out as a qualitative action research and a single case study. Internal benchmarking was used to find best practices from other units and to get a comprehensive understanding of the financial processes of the case company. Empirical data for the study was collected with participant observation, interviews of experts and by exploring internal company documents. A literature review was conducted to outline the subject and to support the study. Although the management accounting processes of the case unit were found to be on a good level, some improvement ideas were presented. Results of the research show that the needs of the customers are in the key role in the processes of an internal service unit. Management accounting and reporting need to support the company strategy and management decision-making. To evaluate the performance of the service unit both financial and non-financial measures are needed.

Laadullinen tutkimus ohjelmistotestauksen tehokkuuteen vaikutavista tekjöistä

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää ohjelmistotestauksen tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä tutkimalla yritysten ohjelmistotestausta, hyviä toimintatapojasekä toiminnan ongelmia. Tutkimalla yritysten ohjelmistotestausta on mahdollista kehittää ohjelmistotestauksen tehokkuutta parantavia toimenpiteitä ja malleja. Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa oli mukana 26 yritystä, joista valittiin viisi case-yritystä tutkimuksen jatkovaiheisiin. Työn teoriaosuudessa esitetään sekä ohjelmistotestauksen teoria että käytetyn tutkimusmenetelmän teoriaa. Tässä diplomityössä keskitytään valittuihin viiteen case-yritykseen. Näiden viiden yrityksen sekä aiemman vaiheen 26 yrityksen kohdalla tehtiin kvalitatiivinen tutkimus käyttäen grounded-teorian mukaista tutkimusmenetelmää. Tämän kvalitatiivisen eli laadullisen tutkimuksen näkökulmat perustuivat aiempiin teknologiaselvitysvaiheen tuloksiin. Tämän diplomityön näkökulmana oli prosessien kehittäminen. Työn tuloksena löytyi tekijöitä, joilla näyttää olevan vaikutuksia testauksen tehokkuuteen. Tulosten avulla pystytään muodostamaan parannusehdotuksia testauksen tehokkuuden parantamiseksi yhdessä tutkimushankkeen muiden osa-alueiden tulosten kanssa. Testauksen tehokkuuteen vaikuttavatprosessinäkökulmasta mm. aikataulupaineet, lisääntyvä monimutkaisuus sekä ulkoahankittujen ohjelmiston osien testaamisen hankaluus. Ongelmia voidaan ratkaistatestauksen aikaisella mukanaololla projekteissa, ohjelmistotuotannon luonteen huomioimisella testauksessa, testauksen priorisoinnilla sekä ulkoisten komponenttien testattavuuden parantamisella.

Laadullinen tutkimus metsäteollisuuden ohjelmistotoimittajista Kaakkois-Suomessa: Nykytilanne

Tutkimuksen tavoitteena on selvittää paikallisten metsäteollisuuteen toimittavien pienten ja keskisuurten ohjelmistoyritysten nykytilannetta, hyviä käytäntöjä ja toiminnan ongelmia. Tunnistamalla pienten ja keskisuurten ohjelmistoyritysten nykytilanne on mahdollista suunnitella konkreettisia yrityksille suunnattavia kehittämistoimenpiteitä. Työssä on keskitytty tutkimaan metsäteollisuuteen toimittavia kaakkoissuomaisia pieniä ja keskisuuria ohjelmistoyrityksiä. Työn viitekehyksenä esitellään metsäteollisuuden nykytilannetta, kehitystrendejä sekä kehitystrendien vaikutusta metsäteollisuusyritysten tietojärjestelmätarpeisiin. Lisäksi työn viitekehyksessä esitellään tutkimuksessa käytetyt kvalitatiiviset tutkimusmenetelmät.Tutkimus on luonteeltaan kvalitatiivinen eli laadullinen ja tutkimusotteeltaan deskriptiivinen eli kuvaileva. Tutkimusaineisto koostui 19 asiantuntijahaastattelusta ja dokumenttiaineistosta. Tutkimusaineiston analysoinnissa käytin aineistopohjaista meneelmää ja tapaustutkimusta. Tutkimustulosten perusteella pystyttiinkuvaamaan tutkimuksessa mukana olleille 10 paikalliselle pienelle ja keskisuurelle ohjelmistoyritykselle yhteisiä ominaisuuksia. Tämän lisäksi pystyttiin tunnistamaan ohjelmistoyrityksistä kolme erilaista tyyppiä ja luonnehtimaan kunkin tyypin nykytilannetta, hyviä käytäntöjä ja toiminnan ongelmia. Tunnistetut paikallisten pienten ja keskisuurten ohjelmistoyritysten tyypit ovat: erikoistuja, ennakoija ja keräilijä. Tutkimustulokset antavat hyvän lähtökohdan tulevaisuuden kehitystrendien tunnistamisessa ja toiminnankehitystoimenpiteiden suunnittelussa.

LWC-linjan pituushylyn hallinta

Työn tavoitteena oli saavuttaa päällystysasemilla sama tuotantotehokkuus kuin vuonna 1999, jolloin ne hankittiin. Tällöin myös määritettiin takuuarvot aseman toiminnallisista ominaisuuksista. Työtä aloitettaessa profiilien ja päällystemäärien asettuminen kesti kuitenkin huomattavasti kauemmin kuin takuuarvoissa oli määritelty. Keinoina jolla takuuarvoihin voitaisiin taas päästä, kuuluivat pastan konekiertojen kunnon tarkastus, päällystysasemien mekaanisten vikojen korjaaminen, laatusäätöjärjestelmän uudelleen virittäminen ja parhaiden työtapojen yhtenäistäminen eri vuorojen keskuudessa. Toisena tavoitteena oli luoda pituushylyn mittaus- ja raportointijärjestelmä koko tuotantolinjalle. Paperikoneelle rakennettiin automaattinen järjestelmä jolla pystyttiin seuraamaan asemien katkon jälkeistä toimintaa ja laatu virheistä syntyvää pituushylyn määrää. Jälkikäsittelyn raportointiin tehtiin sovellus johon käyttäjät pystyivät syöttämään hylättyjä paperi metrejä ja syitä niihin.

Procurement in Project Implementation

Tutkimus keskittyy hankintatoimen kehittämiseen osana laitosprojektien toteutusta. Työ pohjautuu empiiriseltä taustaltaan Pöyry Oyj:n projektiliiketoimintaan ja työn tarkastelunäkökulmaksi onvalittu projektihallinnosta vastaavan yrityksen näkökulma. Tutkimus on hyvin käytännönläheinen ¿ se lähtee hankinnan ja sen seurannan ongelmista ja pyrkii tarjoamaan niihin uudenlaisia ratkaisuja. Pohjimmiltaan tutkimus kuuluu teollisuustalouden piiriin, vaikka tietojärjestelmätieteellä on vahva tukirooli. Työn tavoitteet ja tulokset liittyvät teollisuustaloudelle ominaisesti yrityksen toiminnan kehittämiseen, käytetyt välineet ja ratkaisut puolestaan hyödyntävät tietojärjestelmätieteen antamia mahdollisuuksia. Tutkimuksessa on käytetty konstruktiivista tutkimusotetta, jonka mukaisesti on luotu innovatiivisia konstruktioita ratkaisemaan aitoja reaalimaailman ongelmia ja tätä kautta tuotettu kontribuutioita teollisuustaloudelle. Tavoitteena oli järjestää hankintatoimi ja sen seuranta suurissa laitosprojekteissa tehokkaammin. Tätä varten uudistettiin ensin projektihallinnon ja hankintatoimen toimintaohjeet vastaamaan paremmin nykyajan vaatimuksia. Toimintaohjeiden perusteella ryhdyttiin toteuttamaan hankintaohjelmistoa, joka pystyisi kattamaan kaikki toimintaohjeissa kuvatut piirteet. Lopulta hankintaohjelmisto toi mukanaan uusia piirteitä projektihallintoon ja hankintatoimeen ja nämä sisällytettiin toimintaohjeisiin. Tähän kehitystyöhön ryhdyttiin, jotta laitosprojektien projektihallinto ja hankintatoimi toimisivat paremmin, eli pienemmin kustannuksin tuottaen projekteissa tarvittavat tulokset nopeammin, tarkemmin ja laadukkaammin. Tutkimuksella on kolmenlaisia tuloksia: hankintatoimen parannetut metodit, hankintaohjelmiston pohjana olevat toiminta- ja laskentamallit sekä implementaationa hankintasovellus. Uudistetut projekti- ja hankintaohjeet kuvaavat hankintatoiminnan parannettuja metodeja. Hankintaohjelmistoasuunnitellessa ja kehitettäessä tehdyt kuvaukset sisältävät uusia malleja niin hankintaprosessille kuin hankinnan seuraamiseksi suurissa laitosprojekteissa. Itse ohjelmisto on tuloksena implementaatio, joka perustuu parannettuihin hankintametodeihin ja uusiin toiminta- ja laskentamalleihin. Uudistetut projekti- ja hankintaohjeet ovat olleet käytössä Pöyry Oyj:ssä vuodesta 1991. Vuosien varrella nämä toimintaohjeet ovat auttaneet ja tukeneet satojen laitosprojektientoteutusta ja ylläpitäneet Pöyry Oyj:n kilpailukykyä kansainvälisenä projektitalona. Hankintasovellus puolestaan on ollut käytössä useissa projekteissa ja sen on havaittu pienentävän hankintatoimen suoria työkustannuksia laitosprojekteissa. Sovelluksen katsotaan myös tuovan epäsuoria kustannussäästöjä parempien hankintapäätösten muodossa, mutta näiden säästöjen suuruutta ei pystytä luotettavasti arvioimaan.