Utilizing social media in software documentation and knowledge management

This Master’s thesis studies the possibilities that social media tools can bring to help knowledge management in software development companies. It will introduce the most popular tools of social media and their usage possibilities in companies, not forgetting the possible downsides. One relevant aspect in this study is to investigate the possibilities of social media to help converting existing tacit knowledge into explicit. The purpose of the work is to create a proposal of social media utilization for a mid-sized software company, which has not utilized social media tools before. To be able to create the proposal, employees of the company are interviewed and a survey is executed to analyze the current situation. In addition a pilot project for trying out new social media tools is executed. The final result of this thesis introduces a tailored solution for the target company to start utilizing social media in its documentation and knowledge sharing processes. This new solution consists of multiple individual suggestions that are categorized and prioritized based on the significance and benefit that they bring to the company.

Intra-organizational knowledge transfer in a Finnish multinational company

The ability of a multinational company to effectively transfer knowledge from one unit to another can create a great source of competitive advantage and is crucial for long-term success. However, in their attempts to disseminate existent knowledge across national boundaries, organizations encounter several obstacles. Especially challenging is the transfer of tacit knowledge, the most valuable kind, as it is embedded in the minds and the behavior of people. The purpose of this study is to identify the main factors and challenges to be considered in intra-organizational knowledge transfer and consequently develop a framework that could be utilized to improve the process. The research is of qualitative nature and it adopts an exploratory approach. The study was further conducted as an intensive single-case study through studying a Finnish multinational company, and the researcher adopted a role as a participant observant in the research setting. Other data collection methods include semi-structured interviews and an online survey. The research findings show that knowledge transfer is currently challenging within the international sales organization of the case company. The majority of knowledge is currently concentrated in the company headquarters, and it is not always systematically distributed to the regional offices abroad. The main factor affecting knowledge transfer seems to be the organizational culture, which does not support or encourage knowledge sharing. The company is struggling in having a common place for information and employees that lack proper social networks have difficulties accessing relevant knowledge. Some recommended improvement suggestions include the institutionalization of knowledge transfer by turning it into an articulated organizational goal, and the implementation of a reward system that includes soft factors, such as teamwork and knowledge sharing behavior. Furthermore, the organizational culture should be more open and supportive in order to reinforce trust. Individuals in regional offices should be given better support by offering them dedicated mentors and increasing the amount of expatriation. Finally, knowledge should actively be codified and stored in commonly shared platforms where it is easily accessible by all employees.

Cross-cultural knowledge transfer within a multinational company

The ability to share knowledge efficiently is vital in day-to-day operations of multinational companies. Therefore, the tools for the effective knowledge sharing along with the transfer knowledge models are of a primary interest for the companies. Knowledge transfer often involves participants of different cultural background. The purpose of this research is to investigate how the cross-cultural knowledge transfer in a multinational corporation takes place and how the successful knowledge transfer is ensured. The four sub-questions will help to answer the research question. Firstly, the author will try to identify what difficulties might occur while transferring knowledge in a multicultural environment. Secondly, the cultural differences’ impact on cross-cultural communication will be explored. Thirdly, the tools and models for effective tacit knowledge transfer will be covered by the author. Lastly, the methods of assessing if a knowledge transfer was successful or not will be discussed. The focus of this thesis is on knowledge transfer within a multinational setting. A multinational corporation is used as a practical example for this study; namely the Training Centre of the multinational corporation. The study was carried out by using a qualitative research approach. The four employees of the Training Centre were interviewed in order to obtain the answers to the research questions. The complete idea of the data gathering process can be obtained by reading through the first part of the methodology section Furthermore, the matters of transferability, confirmability, trustworthiness and objectivity were discussed in the methodological section. The study indicates that in order to carry out the successful and efficient knowledge transfer several requests have to be met. Mutual motivation, e.g. the motivation of both knowledge sender and knowledge receiver is one of the most important determinants of knowledge transfer. Sufficient and bearable workload for the knowledge senders is important to ensure the quality and involvement of the knowledge sender into knowledge transfer process. Course contents, infrastructure and other matters will be discussed further on in relation of successful knowledge transfer. Influences of cultural differences on knowledge sharing were studied in this thesis. At the end of the empirical study- a model used to transfer knowledge in Training Centre will be presented. The model created proves to be functional and appropriate for transferring knowledge to representatives of different cultures.

Improving productivity by developing knowledge management practices for a consulting company

The objective of the research was to identify knowledge conversion states in consultancy sales and delivery processes for the company’s one business unit, to know where to store certain types of information and knowledge, and to create best practices for the company’s knowledge management activities in the selected business processes. The used research methodology was action research. The current business processes were analyzed by interviewing people involved in them. The results were documented and catego- rized, and based on them the target states of the processes were developed. Knowledge man- agement activities were integrated to the business processes. The main findings of the research were that roles and responsibilities in the processes were not clear to people, information systems did not fully support individuals and time was wasted searching for information and knowledge. There were also many variations of how the processes actually realized, which affected the overall quality of the process. The conclusions of the research were that knowledge management activities should be high- lighted in businesses where knowledge workers are the main assets of the company. Knowledge management practices can be supported by company culture, leadership and in- formation systems. However, one main factor is each individual’s willingness to share knowledge. By integrating knowledge management activities to business processes and hav- ing information systems supporting knowledge management, individual productivity can be improved.

Exploring knowledge worker motivation in autonomous and interdependent problem solving tasks on virtual platforms

The objective of this study is to understand why virtual knowledge workers conduct autonomous tasks and interdependent problem solving tasks on virtual platforms. The study is qualitative case study including three case organizations that tap the knowledge of expert networks, and utilize virtual platforms in the work processes. Research data includes 15 interviews, that is, five experts from each case company. According to the findings there are some specific characteristics in motivation to work on tasks on online platforms. Autonomy, self-improvement, meaningful tasks, knowledge sharing, time management, variety of contacts, and variety of tasks, and projects motivate virtual knowledge workers. Factors that may enhance individuals’ engagement to work on tasks are trust, security of continuous task flow and income, feedback, meaningful tasks and tasks that contribute to self-improvement, flexibility and effectiveness in time management, and virtual tools that support social interaction. The results also indicate that there are some differences in individuals’ motivation based on the tasks’ nature. That is, knowledge sharing and variety of contacts motivated experts who worked on interdependent problem solving tasks. Then again, autonomy and variety of tasks motivated experts who worked on autonomous tasks.

Professional service productization and its implications to knowledge transfer in internationalization processes –Case: Company X in Finnish, Swedish and Norwegian markets

As a result of globalization, two thirds of the world’s business takes place nowadays in the service sector. In line, professional service firms are growing their share of the global service production. However, saturation of the professional service sector has forced professional service firms to search for more heuristic ways to conduct business in the international markets. By leveraging effectively the firm’s professionals, a professional service firm can lower its costs to clients and simultaneously generate additional value for the company and thus gain competitive advantage. Even though the academic field has shown growing interest towards services for decades, the fields of service productization and service internationalization are heavily understudied even today. Hence, the objective of this study was to contribute to the research on professional service internationalization and productization. The study concentrated on examining the impact that productization has on knowledge sharing and leveraging in professional service firms operating internationally. The research question focused on examining what implications productization has on knowledge transfer and leveraging during professional service internationalization by leaning on the existing research and on an empirical research. The empirical research was conducted as a single case study within a professional service firm operating in debt-related administrative service business. The case company is one of the leading operators in its field of business and therefore offered a fruitful environment to observe and analyze the topics in question. Additionally, the case company has a strong international presence and a large scale of operations in the selected markets, Finland, Norway and Sweden. Based on the previous literature and on the empirical research, this study found that for professional service firms to efficiently utilize individual, tacit knowledge, in its internationalization processes, it must be shared with the whole organization. By exploiting productization as a knowledge leveraging mechanism, a PSF can apply and transfer knowledge profoundly during its internationalization processes that would otherwise be difficult to tap into. Productization might not be sufficient alone, but by complementing it with a favorable organizational structure and culture, and by encouraging open communication, a PSF may take advantage of the whole potential that productization has to offer.

Tiedon jakaminen heterogeenisessa projektiverkostossa

Tutkielman tavoitteena on selvittää, mitkä tekijät vaikuttavat tiedon jakamiseen heterogeenisessa projektiverkostossa. Tutkielma sisältää sekä teoreettisen että empiirisen osan. Teoriaosassa käsitellään kahta pääaihetta: tiedon jakamisen verkostomaista kontekstia ja projektiverkostoon sekä sen toimijoihin liittyviä, tiedon jakamiseen vaikuttavia tekijöitä. Empiirinen osuus sisältää kvalitatiivisen haastattelututkimuksen, missä on kerätty case-projektin toimijoiden mielipiteitä niistä seikoista, jotka vaikuttavat tiedon jakamiseen projektiverkostossa. Tutkielman lopuksi kirjallisuuskatsauksen ja haastattelujen tuloksia on verrattu toisiinsa. Tutkielman tulosten perusteella voidaan todeta, että tiedon jakamiseen vaikuttavat projektiverkoston rakenne, projektikumppaneiden motivaatio, osaaminen ja resurssit, projektintarjoama tiedon jakamisen infrastruktuuri, projektin päämäärän selkeys, projektin toimintaa varten laaditut pelisäännöt, sekä projektikoordinaattorin kyky johtaa ja ohjata projektin toimintaa.

Tietojohtaminen toiminnanohjausjärjestelmän tukena; Case: Kespro Oy

Tutkielman tarkoituksena on tutkia oppimisprosessin muodostumista ja toteutumista sekä prosessijohtamisen ja prosessien roolia SAP:in käyttöönottoprojektissa. Tutkielman case-organisaationa toimii Kespro Oy ja tutkimuskohteena on SAP:in käyttöönottoprojekti Kespron tukuissa. Tutkimus- ja tiedonkeruumenetelmänä käytetään kvantitatiivista kyselylomaketta. Tutkimuksessa saatiin selkeä kuva prosessijohtamisen ja prosessien roolista muutostilanteessa sekä oppimisprosessin muodostumisesta jatoteutumisesta. Johdon ja esimiesten tuen korostuminen sekä onnistunut strategisten linjausten tiedottaminen tulivat esille käytännön työssä prosessien toimivuuden ja oman työn merkityksen kautta. Tärkeänä haasteena osaamisen varmistamiseksi käyttöönoton yhteydessä oli varmistaa koulutuksen ja käyttäjäohjeiden riittävä taso ja sisältö. Käyttöönoton aikana ja sen jälkeen korostuivat tiedon jakamisessa pääkäyttäjien ja henkilöstön keskinäinen yhteistyö ja avunanto. Tehokas tiedon jakaminen mahdollisti käyttöönoton onnistumisen. Käyttöönottoon vaikutti oleellisesti myös tietotekninen näkökulma: käyttäjien kyky erottaa toisistaan oma osaaminen ja tietotekniset ongelmat. Näiden tekijöiden huomioiminen mahdollisti SAP-toiminnanohjausjärjestelmän sujuvan liikkeellelähdön Kespron tukuissa mahdollisimman vähillä operatiivisilla ongelmilla.

Dynamics of Appropriability - Finding a Balance between Efficiency and Strength in the Appropriability Regime

Building and sustaining competitive advantage through the creation of market imperfections is challenging in a constantly changing business environment - particularly since the sources of such advantages are increasingly knowledge-based. Facilitated by improved networks and communication, knowledge spills over to competitors more easily than before,thus creating an appropriability problem: the inability of an innovating firm to utilize its innovations commercially. Consequently, as the importance of intellectual assets increases, their protection also calls for new approaches. Companies have various means of protection at their disposal, and by taking advantage of them they can make intangibles more non-transferable and prevent, or at leastdelay, imitation of their most crucial intellectual assets. However, creating barriers against imitation has another side to it, and the transfer of knowledge in situations requiring knowledge sharing may be unintentionally obstructed. Theaim of this thesis is to increase understanding of how firms can balance knowledge protection and sharing so as to benefit most from their knowledge assets. Thus, knowledge protection is approached through an examination of the appropriability regime of a firm, i.e., the combination of available and effective means ofprotecting innovations, their profitability, and the increased rents due to R&D. A further aim is to provide a broader understanding of the formation and structure of the appropriability regime. The study consists of two parts. The first part introduces the research topic and the overall results of the study, and the second part consists of six complementary research publications covering various appropriability issues. The thesis contributes to the existing literature in several ways. Although there is a wide range of prior research on appropriability issues, a lot of it is restricted either to the study of individual appropriability mechanisms, or to comparing certain features of them. These approaches are combined, and the relevant theoretical concepts are clarified and developed. In addition, the thesis provides empirical evidence of the formation of the appropriability regime, which is consequently presented as an adaptive process. Thus, a framework is provided that better corresponds to the complex reality of the current business environment.

The role of trust and its evolution in distributed teams in a multinational organisation

Tutkimuksen päätavoitteena on ollut selvittää miten kansallinen ja organisaatiokulttuuri, niihin liittyvät normit ja arvot edesauttavat tai vaikeuttavat luottamuksen kehittymistä monikulttuurisissa tiimeissä maailmanlaajuisessa organisaatiossa. Tutkimuksen avulla haluttiin myös selvittää miten luottamus kehittyy hajautetuissa monikansallisissa tiimeissä WorldCom Internationalissa. Empiirinen tutkimusmenetelmä perustuu kvalitatiivisiin teemahaastatteluihin, jotka tehtiin WorldComin työntekijöille. Tutkimuksessa havaittiin, ettei yhteisten sosiaalisten normien merkitys luottamuksen syntymiselle ole niin merkittävä, koska WorldComin yhtenäiset toimintatavat sekä hallitseva amerikkalaisen emoyhtiön "kotikulttuuri" muodostavat yhtenäiset toimintalinjat tiimeissä. Tietokonevälitteisen kommunikoinnin jatkuva käyttö on edesauttanut työntekijöiden ns. sosiaalisen älyn kehittymistä, sillä henkilökohtaisen tapaamisen puuttuminen kehittää vastaavasti taitoja aistia ja tulkita sähköpostien tai puhelinneuvotteluiden aikana välittyviä vastapuolen "näkymättömiä" vihjeitä.

Managing R&D Content with Web-based KM Software

Työssä tutkittiin tehokasta tietojohtamista globaalin metsäteollisuusyrityksen tutkimus ja kehitys verkostossa. Työn tavoitteena oli rakentaa kuvaus tutkimus ja kehitys sisällön hallintaan kohdeyrityksen käyttämän tietojohtamisohjelmiston avulla. Ensin selvitettiin käsitteitä tietämys ja tietojohtaminen kirjallisuuden avulla. Selvityksen perusteella esitettiin prosessimalli, jolla tietämystä voidaan tehokkaasti hallita yrityksessä. Seuraavaksi analysoitiin tietojohtamisen asettamia vaatimuksia informaatioteknologialle ja informaatioteknologian roolia prosessimallissa. Verkoston vaatimukset tietojohtamista kohtaan selvitettiin haastattelemalla yrityksen avainhenkilöitä. Haastatteluiden perusteella järjestelmän tuli tehokkaasti tukea virtuaalisten projektiryhmien työskentelyä, mahdollistaa tehtaiden välinen tietämyksen jakaminen ja tukea järjestelmään syötetyn sisällön hallintaa. Ensiksi järjestelmän käyttöliittymän rakenne ja salaukset muokattiin vastaamaan verkoston tarpeita. Rakenne tarjoaa työalueen työryhmille ja alueet tehtaiden väliseen tietämyksen jakamiseen. Sisällönhallintaa varten järjestelmään kehitettiin kategoria, profiloitu portaali ja valmiiksi määriteltyjä hakuja. Kehitetty malli tehostaa projektiryhmien työskentelyä, mahdollistaa olemassa olevan tietämyksen hyväksikäytön tehdastasolla sekä helpottaa tutkimus ja kehitys aktiviteettien seurantaa. Toimenpide-ehdotuksina esitetään järjestelmän integrointia tehtaiden operatiivisiin ohjausjärjestelmiin ja ohjelmiston käyttöönottoa tehdastason projektinhallinta työkaluksi.Ehdotusten tavoitteena on varmistaa sekä tehokas tietämyksen jakaminen tehtaiden välillä että tehokas tietojohtaminen tehdastasolla.

Tiedon jakaminen ja organisaation oppiminen

Tutkielman tavoite: Tutkielman tavoitteena oli selvittää sitä, miten tiedon jakaminen vaikuttaa organisaation oppimiseen. Tutkielman teoriaosassa tarkastellaan niitä käsitteitä ja lainalaisuuksia, jotka liittyvät oppimiseen yleensä sekä yksilö- että organisaatiotasolla, oppivaan organisaatioon, tietoon ja sen syntymiseen, virtaukseen, hallintaan, merkitykseen ja johtamiseen. Näiden lisäksi työssä tarkastellaan yksilön motivaatioon vaikuttavia seikkoja, yrityksen arvoja ja kulttuuria. Näiden pohjalta rakentui tutkielman viitekehys. Tutkielman empiriaosassa tarkastellaan viitekehyksen soveltuvuutta käytäntöön analysoimalla Casa-yrityksen toimintaa. Tutkimusaineisto ja tutkimusmenetelmät: Tutkimuksen teoriaosa perustuu suurelta osin sekä oppivaa että älykästä organisaatiota käsittelevään kirjallisuuteen, artikkeleihin ja aikaisempiin tutkimustöihin. Tämän lisäksi teoriaosuudessa perehdytään tiedon johtamiseen ja tiedon jakamiseen sekä tähän kiinteästi liittyvään motivaatioon ja sitoutumiseen. Empiirinen tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella puolistrukturoidulla haastattelulla. Haastatteluja oli seitsemän ja kaikki haastateltavat olivat johtavissa tehtävissä. Tutkimuksen tulokset: Empiirisen osan tulokset mukailevat teoreettisin osan tuloksia. Organisaatiossa ei voi tapahtua oppimista ilman tiedon jakamista. Organisaation oppimisen suurimpana esteenä on se, ettei tietoa ja osaamista jaeta organisaation jäsenten kesken. Usein tällaiselta organisaatiolta puuttuvat myös yhteiset tavoitteet, siellä vallitsevat epämääräiset toimintatavat, puutteelliset vuorovaikutustaidot ja huonot henkilöstösuhteet. Organisaation oppimiskykyä heikentävät jäykät ja aikaa vievät rutiinit, kokemuksista ja virheistä ei osata oppia, hitaita muutoksia ei havaita ja kokemustieto unohdetaan. Työntekijän täytyy olla motivoitunut ja organisaatiossa turvallinen henkinen ilmapiiri, jotta tiedon jakamista tapahtuisi. Tieto on valtaa vain jaettuna, koska silloin siitä on mahdollisuus muodostua kilpailuetua yritykselle.

Yrityksen sisäisen kilpailun ja yhteistyön innovaatiovaikutus ja johtaminen t&k-toiminnassa

Tiedon luomiseen ja hyödyntämiseen perustuvassa liiketoiminnassa yrityksen kyky luoda tietoa ja käyttää hallussaan olevaa tietoa muodostaa perustan kilpailukyvylle ja kilpailueduille. Tutkielmassa rakennetaan konstruktiivista tutkimusotetta käyttäen innovaatioiden synnyn johtamiseen soveltuva toimintamalli Teecen tietoprosesseihin, Nonakan tiedonkonversioprosesseihin ja Ståhlen tietoympäristöihin perustuen. Tietoa syntyy esimerkiksi innovaatioissa. Innovaatioiden voidaan katsoa syntyvän vastakkaisten voimien jatkuvassa vuorovaikutuksessa. Tämä innovaatioita tuottava mekanismi rakentuu tietoa lisäävistä ja tietoa järjestävistä prosesseista, joita voidaan kuvata sekä seci-prosessin että kolmitasoisen tietoympäristön avulla. Sisäinen kilpailu ja yhteistyö vaikuttavat tämän mekanismin toimintaan. Yhteistyö lisää tiedon jakamista ja mahdollistaa radikaalien innovaatioiden ja tuoteinnovaatioiden synnyn. Kilpailun lisääminen vähentää keskinäistä tiedon jakamista ja siirtää innovaatioita fokuksen mukaisiin prosessi-innovaatioihin. Kilpailun ja yhteistyön määrään ja keskinäiseen suhteeseen voidaan vaikuttaa kolmitasoisesta tietoympäristömallista johdettujen kolmen erillisen, joskin toisiinsa vaikuttavan, johtamistavoitteen avulla. Mahdollistava johtaminen rakentaa luottamuksen ja yrityksen toiminnan perustaa. Valtuuttava johtaminen houkuttaa yhteistyöhön mahdollistaen tiedon lisääntymisen. Ohjaavan johtamisen prosessit vievät yritystä strategian mukaiseen suuntaan hyödyntäen sisäistä kilpailua.

Hiljaisen tiedon muuttaminen näkyväksi

Tutkimus kuuluu tietojohtamisen aihealueeseen. Tutkimusongelmana on tutkia, miten hiljaista tietoa muutetaan näkyväksi tiedoksi. Lisäksi tutkitaan strategian, yrityskulttuurin sekä yksilön ja tiimin halua oppia ja jakaa tietoa. Tavoitteena on tutkia prosessia, jossa hiljainen tieto muutetaan näkyväksi tiedoksi sekä miten prosessi saataisiin tehokkaammaksi. Tutkimusstrategia on normatiivinen, koska pyritään vastaamaan kysymykseen, miten pitäisi olla. Tutkimuksessa käytetään case-tutkimusta. Empiirinen osa on kerätty haastatteluin ja omin havainnoin. Tutkimus on rajattu koskemaan pieniä perheyrityksiä eli se on tehty perheyrityksen näkökulmasta. Tieto muuttuu näkyväksi tiedon luomisen, hankkimisen, varastoimisen, jakamisen ja soveltamisen kautta. Tähän prosessiin vaikuttavat mm. yrityksen visio ja strategia, jotka antavat suuntaviivat yrityksen toiminnalle. Myös yrityskulttuuri vaikuttaa prosessiin ja siinä mm. arvot ja palautejärjestelmä. Yksilön ja tiimin vuorovaikutus on merkityksellinen tiedon muuttamisessa näkyväksi tiedoksi. Nämä kaikki tekijät yhdessä vaikuttavat tiedon muuttamiseen näkyväksi tiedoksi. Keskusteleminen on väline, jolla hiljaista tietoa voidaan muuttaa näkyväksi.

Communication challenges in virtual teams – a case study of implementing computer-mediated communication technologies in inter-organisational virtual teams

This thesis seeks to answer, if communication challenges in virtual teams can be overcome with the help of computer-mediated communication. Virtual teams are becoming more common work method in many global companies. In order for virtual teams to reach their maximum potential, effective asynchronous and synchronous methods for communication are needed. The thesis covers communication in virtual teams, as well as leadership and trust building in virtual environments with the help of CMC. First, the communication challenges in virtual teams are identified by using a framework of knowledge sharing barriers in virtual teams by Rosen et al. (2007) Secondly, the leadership and trust in virtual teams are defined in the context of CMC. The performance of virtual teams is evaluated in the case study by exploiting these three dimensions. With the help of a case study of two virtual teams, the practical issues related to selecting and implementing communication technologies as well as overcoming knowledge sharing barriers is being discussed. The case studies involve a complex inter-organisational setting, where four companies are working together in order to maintain a new IT system. The communication difficulties are related to inadequate communication technologies, lack of trust and the undefined relationships of the stakeholders and the team members. As a result, it is suggested that communication technologies are needed in order to improve the virtual team performance, but are not however solely capable of solving the communication challenges in virtual teams. In addition, suitable leadership and trust between team members are required in order to improve the knowledge sharing and communication in virtual teams.