Communication challenges in virtual teams – a case study of implementing computer-mediated communication technologies in inter-organisational virtual teams

This thesis seeks to answer, if communication challenges in virtual teams can be overcome with the help of computer-mediated communication. Virtual teams are becoming more common work method in many global companies. In order for virtual teams to reach their maximum potential, effective asynchronous and synchronous methods for communication are needed. The thesis covers communication in virtual teams, as well as leadership and trust building in virtual environments with the help of CMC. First, the communication challenges in virtual teams are identified by using a framework of knowledge sharing barriers in virtual teams by Rosen et al. (2007) Secondly, the leadership and trust in virtual teams are defined in the context of CMC. The performance of virtual teams is evaluated in the case study by exploiting these three dimensions. With the help of a case study of two virtual teams, the practical issues related to selecting and implementing communication technologies as well as overcoming knowledge sharing barriers is being discussed. The case studies involve a complex inter-organisational setting, where four companies are working together in order to maintain a new IT system. The communication difficulties are related to inadequate communication technologies, lack of trust and the undefined relationships of the stakeholders and the team members. As a result, it is suggested that communication technologies are needed in order to improve the virtual team performance, but are not however solely capable of solving the communication challenges in virtual teams. In addition, suitable leadership and trust between team members are required in order to improve the knowledge sharing and communication in virtual teams.

Tämä diplomityö pyrkii vastamaan siihen, voidaanko virtuaalitiimien kommunikaatioon liittyvät haasteet voittaa tietokonevälitteisen kommunikaation avulla. Virtuaalitiimit ovat yhä yleistyvä työskentelymuoto monissa kansainvälisissä yrityksissä. Jotta virtuaalitiimit pystyisivät maksimaalisesti hyödyntämään osaamistaan, tarvitaan tehokkaita asynkronisia ja synkronisia kommunikaatiotapoja. Tämä työ käsittelee virtuaalitiimien kommunikaation lisäksi johtajuutta ja luottamuksen syntyä virtuaalisissa ympäristöissä tietokonevälitteisen kommunikaation avulla. Työssä esitellään ensin keskeisimmät kommunikaatiohaasteet hyödyntäen Rosen et al. (2007) kehittämää viitekehystä liittyen tiedonjakamisen haasteisiin virtuaalitiimeissä. Sen jälkeen käsitellään virtuaalitiimien johtamista ja luottamuksen syntyä tietokonevälitteisen kommunikaation avulla. Tapaustutkimuksessa arvioidaan virtuaalitiimien suorituskykyä näiden kolmen ulottuvuuden avulla. Tapaustutkimuksessa esitellään kaksi virtuaalitiimiä, joiden avulla käsitellään käytännön asioita liittyen kommunikaatioteknologioiden valintaan ja käyttöönottoon, sekä tiedonjakamiseen liittyvien esteiden voittamista. Tapaustutkimus on tehty monitahoisessa organisaatioiden välisessä ympäristössä, jossa neljä organisaatiota tekevät yhteistyötä IT-järjestelmän ylläpidossa. Kommunikaatio-ongelmat liittyvät mm. puutteelliseen kommunikaatioteknologiaan, luottamuksen puutteeseen sekä epäselviin valtasuhteisiin tiimien sisällä sekä organisaatioiden välillä. Työn tuloksena esitetään, että kommunikaatioteknologioita tarvitaan virtuaalitiimeissä tehokkuuden parantamiseksi, mutta ne eivät yksistään riitä kommunikaatio-ongelmien ratkaisemiseksi. Lisäksi vaaditaan oikeanlaista johtajuutta sekä luottamusta tiimin jäsenten välillä, jotta kommunikaatio ja tiedonjakaminen virtuaalitiimeissä tehostuisivat.