O e-mail: aspetos da gestão da correspondência organizacional digital

A partir de final da década de noventa, do século passado, o e-mail trouxe importantes alterações nos fluxos info-comunicacionais das organizações, com efeitos (positivos e negativos) em termos de expetativas, rapidez de respostas, tomadas de decisão, impacto nos custos comunicacionais, descentralização da origem da comunicação, no exercício da autoridade, no aumento das trocas comunicacionais, além de aspetos mais direcionados para as questões de produção, organização, difusão, uso e preservação da informação no decurso das atividades organizacionais. O presente texto aborda estas temáticas associadas ao e-mail numa perspetiva ancorada na Ciência da Informação. Iremos procurar caracterizar o e-mail enquanto informação com origem orgânico-funcional, no contexto organizacional, seguindo-se uma análise não exaustiva de alguns temas e problemas que lhe estão associados, com especial ênfase para as questões da política de gestão do e-mail através de uma análise comparativa das orientações emanadas das autoridades arquivísticas de três países (Brasil, Canadá e Reino-Unido) para a definição de princípios e procedimentos associados ao uso desta modalidade info-comunicacional.

Desenvolvimento de uma ferramenta colaborativa na área da gestão da informação/conhecimento para aplicação numa unidade de cuidados na comunidade

O presente projeto surgiu da necessidade de um instrumento de trabalho na área da gestão da informação / conhecimento a aplicar na Unidade de Cuidados na Comunidade dos Carvalhos (UCCC) que, pela sua estrutura de trabalho por projeto, abrange diversos grupos de utilizadores com perfis e necessidades específicas. Rapidamente assumiu maior dimensão, pois ao seu ponto de partida se conjugaram as oportunidades de utilização das tecnologias de informação na área da saúde, a divulgação da Unidade assim como a divulgação de informação sobre saúde e a interação com os utilizadores. O processo implicou a aplicação das metodologias de Investigação Ação e de Gestão de Projetos, resultando na criação e publicação de um espaço Web. Com o Content Management System (CMS) Joomla foi construído o Site UCC Carvalhos, que faculta simultaneamente informação sobre saúde, oportunidade de aconselhamento especializado e personalizado e permite a organização da documentação interna da Unidade referida. Nesta fase de início de vida do site estabeleceu-se como temáticas prioritárias a desenvolver a informação sobre a UCCC e o seu funcionamento assim como o projeto “Companhia das Barriguinhas”, mais concretamente a Preparação para o Parto e Parentalidade. O desenvolvimento deste projeto superou as expectativas de todos os elementos envolvidos, pois para além de permitir obter resposta às necessidades identificadas, permitiu também experimentar as metodologias referidas de forma integrada e aprofundar temáticas como a gestão da informação e conhecimento, o papel das tecnologias de informação e comunicação na Saúde e o papel do cidadão na utilização das mesmas no sentido de uma autonomia responsável na gestão da sua Saúde.

Gestão de informação pessoal em saúde

O sistema de gestão de proteção de dados pessoais e estudos clínicos em Portugal levanta controvérsia e uma interpretação distinta, dada a sensibilidade ética do tema, a integridade humana. Além deste fato, estamos diante de um problema que envolve diversos interesses e, assim, um confronto de posições. Pretende-se, ao longo deste artigo, abordar a percepção da forma como os profissionais da área da saúde, no seu quotidiano, lidam com a questão do tratamento de dados clínicos, numa tentativa de harmonizar pontos de vista e de conteúdo, verificando se há realmente um esforço das instituições hospitalares para facilitarem este processo e permitirem que os usuários sejam universalmente protegidos e bem tratados. Os resultados obtidos no documento de consulta de profissionais de saúde indicam que há uma preocupação com a confidencialidade em 100% dos inquiridos, embora existam sistemas de gestão de dados clínicos diferenciados (seis distintos). Espera-se uma tendência ascendente na procura dessas informações úteis e de interesse para deter essa informação, tomada por profissionais de saúde, instituições de saúde, seguradoras etc. O problema surge no confronto entre a proteção da vida privada, o interesse específico de usuários, o interesse público e as políticas institucionais e governamentais vigentes. Partindo do pressuposto de que a garantia de confidencialidade é uma realidade em termos de segurança, é necessário determinar se os meios utilizados para atingir essa tarefa são os mais eficientes e permitem uma gestão sustentável dos dados de saúde.

Modelos de gestão da informação institucional para apoio à investigação

CNE: 19 e 20 de Maio.

Integração de um sistema de gestão de informação clínica hospitalar numa unidade de cuidados continuados

O crescimento da população idosa impõe o desenvolvimento de serviços de qualidade orientados para as necessidades comuns desta faixa etária. A área dos cuidados continuados corresponde a um segmento em crescimento com um forte potencial de desenvolvimento no que concerne ao domínio dos sistemas de informação (SI). O presente trabalho pressupõe o acompanhamento do processo de integração de um SI de uma Unidade Hospitalar (UH) numa Unidade de Cuidados Continuados (UCC) para idosos. A análise envolveu o recurso à Teoria Actor-network (ANT), enquanto posicionamento teórico de relevo para o desenvolvimento de SI. Esta teoria coloca, equitativamente, em destaque os factores humano e não humano como concorrentes para o sucesso no desenvolvimento de um SI. O processo em destaque neste trabalho envolveu a análise compreensiva dos SI das unidades de saúde envolvidas; monitorização e descrição do processo de integração do SI de inspiração hospitalar na UCC; avaliação do resultado final; estabelecimento de requisitos fundamentais para o desenho de um SI adaptado a uma organização prestadora de cuidados continuados a idosos. Estas etapas foram desenvolvidas tendo por base a concretização de 3 ciclos, integradores dos conceitos da ANT com o processo de Engenharia de Requisitos: Ciclo 1 - análise do sistema sócio-técnico; Ciclo 2 – desenho do novo sistema sócio-técnico; Ciclo 3 – transformação da rede sócio-técnica. A metodologia inerente ao processo envolveu a análise documental, realização de notas de campo, entrevista e questionário. Os requisitos são apresentados através da conceptualização de um SI denominado Gestão de Cuidados Residenciais (GCR). Conclui-se, que para que um SI resulte com eficácia, eficiência e efetividade para uma organização, deverá revelar-se adaptado ao propósito e missão da organização em causa, sob pena de induzir fragilidade ao ciclo operacional e ao modelo de gestão de informação.

A gestão do conhecimento organizacional no contexto dos serviços partilhados

A aprendizagem contínua, tornou-se num elemento fundamental em qualquer organização como instrumento de gestão, desenvolvimento, sustentabilidade e inovação a partir de recursos de conhecimento, incentivando os Recursos Humanos para que se mantenham pró-ativos, adquirindo, criando e partilhando conhecimento fundamental à organização. Neste trabalho descreve-se a combinação de dois fenómenos organizacionais, os Centros de Serviços Partilhados (CSP) e o E-Learning, que potenciam as capacidades de Gestão do Conhecimento Organizacional. O modelo concetual desenvolvido visa influenciar positivamente a aprendizagem contínua de uma organização. Este modelo integra os CSP como gestores do conhecimento e memória organizacional e o E-Learning como suporte ao processo ensino aprendizagem. A partir do modelo concetual, com recurso a dedução matematicamente apresenta-se o fator Δ (Delta), que representa a viabilidade da aprendizagem contínua baseada na partilha de conhecimento. Trata-se de uma investigação qualitativa e construtivista, suportada metodologicamente pela Grounded Theory e teoria da criação de conhecimento de Nonaka.

A gestão de informação nos processos de recrutamento e seleção de candidatos nas empresas de trabalho temporário

Dissertação apresentada ao Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto para a obtenção do Grau de Mestre em Gestão das Organizações, Ramo de Gestão de Empresas Orientada por Prof. Doutor Eduardo Manuel Lopes de Sá e Silva Coorientada pela Mestre Maria de Fátima Mendes Monteiro Esta dissertação não inclui as críticas e sugestões feitas pelo Júri.

Gestão do conhecimento e cultura organizacional: barreiras e facilitadores

Este trabalho incide sobre a gestão do conhecimento e cultura organizacional, as suas barreiras os seus facilitadores na Parque Escolar E.P.E. Este estudo teve por base o método quadripolar. Várias foram as atividades ao longo deste trabalho, inicialmente foi recolhida a documentação interna, nomeadamente diplomas legais, regulamentos, manuais de procedimentos, manuais de formações internas, entre outros documentos, que serviram de base ao reconhecimento da instituição, a sua evolução estrutural e de funcionamento. Para identificar as barreiras e os facilitadores na recuperação da informação nos três principais meios para o efeito: arquivo físico, file system e aplicações informáticas foram aplicados inquéritos aos produtores/ utilizadores de informação da Parque Escolar, E.P.E. Com base neste estudo foi possível identificar qual o recurso de recuperação de informação que traz mais dificuldades na sua utilização, se existem documentos exclusivos em papel ou exclusivos em formato digital, se os mesmos são recuperáveis com facilidade. Foi possível averiguar se os colaboradores da Parque Escolar, E.P.E. consideram os documentos que constam no Arquivo Físico mais fidedignos do que os documentos em formato digital guardados no file system ou nas aplicações informáticas. Em relação às aplicações informáticas foi ainda possível averiguar se os colaboradores consideram uteis as suas atualizações, ou se demonstram alguma resistência à mudança, e se consideram que tiveram o acompanhamento necessário para compreender e aplicar as alterações. Com este estudo esperamos ter contribuído para dar uma maior visibilidade à temática da gestão do conhecimento e como a cultura organizacional pode influenciar, criando barreiras ou facilitadores.

Práticas de segurança da informação num Centro Hospitalar

As Tecnologias e Sistemas de Informação (TSI) estão presentes em vários domínios da rede organizacional do mundo inteiro, sendo o desenvolvimento de um bom sistema de gestão da informação crucial para o funcionamento de qualquer organização. É, portanto, necessário garantir que a informação está protegida e que o sistema de informação está em conformidade com o conjunto de normas da área de segurança da informação seguido pela organização. Este artigo pretende elaborar uma avaliação do sistema de gestão em termos de segurança da informação de um centro hospitalar, seguindo os requisitos e recomendações de um framework utilizado a nível mundial na área de auditoria de sistemas de informação.

Apoio à gestão na tomada de decisão na ATAHCA: um estudo de caso

A informação assume, hoje em dia, uma importância crescente. Desde a sua constituição, as organizações produzem diariamente informação que alimenta o seu sistema de informação organizacional. Este, passa por um ciclo de vida que abrange processos relacionados com o seu planeamento e desenvolvimento, sem o qual não seria possível tomar decisões e dar resposta às solicitações do meio envolvente, devido ao enorme volume de dados a processar pelas organizações. Com este estágio pretende-se abordar a importância da informação na gestão do património da associação ATAHCA – Associação de Desenvolvimento das Terras Altas do Homem, Cávado e Ave, onde se incluem edifícios, mobiliário, obras de arte, máquinas, utensílios, ferramentas, meios de transporte e documentos. Assim, o objetivo deste trabalho consiste em desenvolver um sistema de apoio à tomada de decisão baseado na inventariação de todo o património. A criação de um manual de procedimentos é essencial para garantir o correto manuseamento do sistema e servirá de contributo à gestão eficaz da informação. O sistema de informação a desenvolver será um modelo de apoio à decisão que permita fazer a gestão do inventário/património, mas também que possibilite a quantificação e o valor patrimonial do mesmo. Pretende-se, ainda, discutir e analisar o contributo da gestão da informação no apoio à tomada de decisão assertiva e rentável para a organização.

A auditoria de informação: fonte de conhecimento e base de ação nas organizações

Na sociedade atual, as organizações têm de saber lidar com um meio-ambiente muito instável e concorrencial, vivendo em constante adaptação/mudança interna e externa. Nesse cenário, a informação apresenta-se como um elemento fundamental para o delineamento da estratégia organizacional que vai permitir enquadrar e apoiar o processo de tomada de decisão bem como definir o caminho a trilhar no médio e longo prazo. A gestão da informação tem-se apresentado como contributo imprescindível para um máximo aproveitamento das potencialidades da informação, fazendo uso de métodos e técnicas específicas e apropriadas, contribuindo para a competitividade e para o sucesso organizacional. Desde a década de oitenta do século passado, a auditoria de informação tem sido apresentada como um método adequado à identificação, avaliação e gestão da informação no sentido de criar alicerces necessários para o aproveitamento de todo o potencial estratégico que esse recurso apresenta para as organizações. Assim, partindo de uma breve reflexão acerca do valor da informação para as organizações, faremos uma revisão do conceito e das metodologias de auditoria da informação, de modo a explicitar uma proposta de identificação das componentes do universo de análise da auditoria da informação, considerando as bases teóricas e metodológicas da Ciência da Informação.

A cultura organizacional e as competências de gestão dos líderes organizacionais: estudo de caso na Dorel Portugal

É sabido da importância que a cultura organizacional tem na competitividade das empresas e o papel que os líderes têm na definição e manutenção dessa cultura. O estudo de caso que aqui se apresenta pretende identificar a cultura organizacional e a congruência com as competências de gestão no contexto específico da Dorel Portugal, empresa do setor têxtil, de produção e fabrico de artigos para criança e bebé. Como referenciais teóricos, foram abordados os conceitos de cultura organizacional, de competências e de liderança, na perspetiva de autores como Schein (1999, 2004), Cameron (2004, 2011) e Quinn (1990, 2011). Participaram neste estudo de caso 43 colaboradores da Dorel Portugal, 6 deles são gestores de topo da organização. Em termos de metodologia foi seguida uma metodologia de estudo de caso e a recolha de dados para a sua análise efetivou-se através de uma pesquisa de campo in loco, com aplicação de questionários a todos os indivíduos sobre a cultura organizacional e as competências de gestão dos líderes, instrumentos baseados no Modelo dos Valores Contrastantes de Quinn e Rohrbaugh (1983) e entrevistas semi-estruturadas aos indivíduos com cargos de direção. Os resultados indicam que a perceção da cultura na organização estudada é predominantemente baseada na orientação para o Mercado, para o Clã e para a Hierarquia, existindo no entanto diferentes perceções de cultura (subculturas) por departamentos. Os resultados demonstraram que embora os líderes organizacionais mobilizem as suas competências de gestão de acordo com a cultura de empresa, segundo a auto avaliação e a perceção dos subordinados existem papéis nos quais devem alargar o seu leque de competências, essencialmente aqueles relativos às culturas de Clã e de Adocracia.

Um sistema de informação – a solução?

Pequenas empresas reconhecem a necessidade de sistematizar os seus procedimentos, por forma, a alcançarem sucesso nas suas propostas de negócio. Esta padronização pressupõe uma avaliação do enquadramento social e de mercado existente e dos valores, missão e objetivos das próprias empresas. As constantes inovações na área tecnológica e as mudanças sociais, refletem-se no desenvolvimento e estratégia a seguir pelas organizações, que se desdobram num ambiente muito competitivo e dinâmico, o que lhes exige uma atenção constante e ponderada. Ao analisarmos uma micro empresa portuguesa, que desenvolve a sua atividade na área da gestão e promoção de imóveis para arrendamento de curta duração, verificamos a existência de lacunas ao nível do seu modelo de gestão operacional. A escassez de meios financeiros e humanos, e o fraco conhecimento das práticas de gestão organizacional e estratégica, são fatores limitadores para o bom desempenho da empresa, podendo colocar em causa a sua viabilidade a curto prazo. Esta constatação foi o ponto de partida para a realização deste projeto que, após as diversas leituras efetuadas, o levantamento dos processos existentes, a análise e ponderação das diversas soluções possíveis a aplicar, terminou na proposta de um Sistema de Informação - opção que nos pareceu ser a mais adequada. Esta proposta foi aprovada pela gestão da empresa e o Sistema de Informação irá ser implementado. O presente trabalho teve como objetivo ajudar esta organização a melhorar o seu desempenho. Para atingir estes objetivos foi necessário elencar os pontos fortes e fracos desta empresa, de forma a ser possível agregar num documento, as necessidades que a mesma demonstrava, para colmatar as falhas existentes e que poderiam ser, num futuro próximo, motivo de desagregação da mesma. A metodologia adotada seguiu uma estratégia de investigação descritiva, utilizando o método de investigação-ação. A recolha de dados baseou-se em entrevistas à equipa de gestão e colaboradores da empresa, em documentação levantada na mesma relativa aos processos de gestão e informação institucional, cujos conteúdos foram analisados numa perspetiva qualitativa.

Fatores influenciadores da gestão da qualidade e independência do auditor: um estudo de caso

Dissertação apresentada ao Instituto Superior de Contabilidade para obtenção do Grau de Mestre em Auditoria Orientada por: Doutora Alcina Dias

Gestão de multi-projeto no processo de desenvolvimento de produto

No âmbito da unidade curricular Dissertação/Projeto/Estágio do 2º ano do Mestrado em Engenharia mecânica – Ramo Gestão Industrial do Instituto Superior de Engenharia do Porto, o presente trabalho de dissertação foi enquadrado num projeto de desenvolvimento de ferramentas de apoio à gestão de projetos. O projeto foi desenvolvido no Instituto de Engenharia Mecânica e Gestão Industrial (INEGI) na unidade de Desenvolvimento de Produto e Sistemas (DPS). A realização deste projeto teve como objetivo o desenvolvimento e adequação de ferramentas de apoio à gestão de multi-projeto no processo de desenvolvimento de produto na organização em estudo – o INEGI – DPS. A gestão de projetos tem hoje uma grande importância nos resultados das empresas essencialmente em virtude da necessidade de estas competirem num mundo em grande mudança com concorrentes ferozes, em que a capacidade de responder às mudanças a tempo e de uma forma integrada se torna cada vez mais importante. A atividade levada a cabo pela DPS impõe a necessidade de uma gestão de projetos mais eficaz e eficiente suportada numa gestão de informação centralizada. O presente projeto de investigação teve, numa primeira fase, uma adaptação à organização em estudo. De seguida, foi conduzida uma revisão da literatura com o objetivo de se obter a fundamentação teórica necessária ao desenvolvimento de ferramentas com base nas metodologias lean. Prosseguiu com o levantamento da situação inicial da organização e com a identificação dos problemas existentes na gestão de projetos. Incluiu também uma revisão e análise das ferramentas existentes na unidade em estudo. Este conhecimento permitiu delinear uma visão para guiar o desenvolvimento das ferramentas. Após a definição da visão foi, então, realizado o desenvolvimento das ferramentas de auxílio à gestão multi-projeto na organização. A concretização deste trabalho resultou no desenvolvimento de três ferramentas de auxílio à gestão multi-projeto na unidade. Estas ferramentas tornam o processo de gestão de projetos mais simples e fácil de assimilar, requerendo apenas alguns inputs por parte dos colaboradores. Estas ferramentas estão apoiadas nos pilares do lean, e deste modo estão vocacionadas para reduzir o desperdício, promover a melhoria contínua, aumentar o desempenho global dos vários atores nos projetos de modo a entregar mais valor e qualidade superior com menores custos. Acima de tudo, valorizar o trabalho dos colaboradores, tornando-os mais eficientes, eficazes, motivados e comprometidos com a organização.