Yliopistojen tulosohjaus ja -johtaminen akateemisen työn ja kehittymässä olevien tieteenparadigmojen valossa

Referee-artikkeli

Balanced Scorecard (BSC) TE-keskusten strategisessa ohjauksessa

Kauppa- ja teollisuusministeriö yhdessä työministeriön ja maa- ja metsätalousministeriön kanssa ohjaavat työvoima- ja elinkeinokeskuksia (TE –keskuksia). Tutkimuksen tavoitteena on kuvata ohjausprosessi, jonka avulla ministeriöt ohjaavat TE –keskuksia sekä analysoida TE –keskusten ohjauksen työkalua, Balanced Scorecardia, ja antaa sitä koskevia kehitysehdotuksia. Tutkimusmetodologia on toiminta-analyyttinen. Teoreettinen viitekehys koostuu tulosohjauksen teoriasta ja Balanced Scorecardin teoriasta. Empiirinen aineisto kerätään tekemällä haastatteluja. Tärkeimmät TE –keskusten Balanced Scorecardia koskevat kehitysehdotukset koskevat mittaristoa ja raportointia. Mittaristossa suurin kehittämistarve on TE -keskusten yhteisillä mittareilla sekä mittariston näkökulmien syy-seuraussuhteiden selventämisellä. Jotta Balanced Scorecard toimisi parhaalla mahdollisella tavalla, on henkilöstön koulutus erityisen tärkeää.

Taloudellisuus osana valtionhallinnon tuloksellisuutta. Case: Tiehallinto

Tutkimuksen tavoitteena on kuvata valtionhallinnossa viime vuosikymmeninä tapahtuneita muutoksia. Muutoksissa keskitytään lähinna tulosohjauksen ja tuloksellisuuden käsitteisiin sekä käytäntöön. Tuloksellisuuden osa-alueista tarkastellaan erityisesti taloudellisuutta ja sen mittausta case- organisaation osalta. Konstruktiivisen case- tutkimuksen keinoin on tarkoitus löytää tapoja mitata Tiehallinnon organisaation ja sen toiminnan tärkeimmän osa-alueen, tienpidon, taloudellisuuden kehitystä. Tutkimukseen liittyvät aikasarjat on kerätty valmiista toteutumatiedoista Tiehallinnon järjestelmistä. Tutkimukseen sisällytetyissä taloudellisuuden mittareissa organisaation sekä tienpidon toteutuneita kustannuksia verrataan lähinnä vuosittaiseen liikennesuoritteeseen ja tieston pituuteen. Käytetyillä mittareilla voidaan katsoa toiminnan taloudellisuuden parantuneen tarkasteluajanjakson aikana, kun tulokset suhteutetaan kustannustason muutoksiin.

Pankin sisäisen siirtohinnoittelun merkitys ohjauksessa - tapaustutkimus Suomessa toimivasta pankista

Tutkimuksen tavoitteena oli tutkia, miten pankin käyttämä siirtohinnoittelumenetelmä toimii osana pankin ohjausjärjestelmää ja siten tukee organisaation kykyä ja motivaatioita toimia koko pankin kannalta kannattavasti. Ilmiötä tutkittiin tapaustutkimuksena Suomessa toimivassa pankissa. Tutkimuksessa kävi ilmi, että yrityksessä on meneillään siirtohinnoittelumallin muutosprojekti. Projektin tarkoituksena on parantaa kannattavuusseurantaa ja pitkällä tähtäimellä mallin on tarkoitus toimia strategian jalkauttamisen työvälineenä. Tutkimuksessa havaittiin, että siirtohinnoittelumallin keskeisin haaste on saada se sopeutumaan riittävän nopeasti markkinaolosuhteiden muutoksiin siten, että se tukee pankin strategisia tavoitteita. Konttoreiden tulosohjauksessa painotetaan tuloksen lisäksi erilaisia mittaristoja, jotka kuvaavat monipuolisemmin tulosyksikön suoriutumista. Tutkimuksen johtopäätöksenä havaittiin, että siirtohinnoittelumalli voi olla erinomainen johtamisen työkalu, jos se huomioi yrityskohtaiset, taloudelliseen toimintaympäristöön ja yrityksen strategiaan liittyvät erityisvaateet.

Tulosohjauksen toteutuminen taistelualuksella

Tämän tutkimuksen tarkoituksena on kehittää merivoimien taistelualusten tulosohjausta ja johtamista. Tutkimuksessa keskitytään tarkastelemaan tuloksellisuuden ja suorituskykyä kuvaavien tunnuslukujen käyttöä johtamis- ja ohjaustoiminnassa. Tutkimustapa on empiirinen ja sitä käsitellään kvalitatiivisella otteella. Tutkimustyypiksi on valittu tapaustutkimus. Tutkimustehtävän myötä herää tutkimuksen pääkysymys eli onko taistelualuksen suorituskyvyn rakentamisen ja ylläpidon tulosohjaus riittävää? Tutkimusongelmaa on lähdetty ratkaisemaan alakysymyksillä, jotka muodostavat tutkimusselosteen rakenteen. Kysymyksiä ovat mm.: Mikä on tämän tutkimuksen tausta? Miten tutkimusongelma on rajattu? Mitä aineistoa on käytetty ja miten sitä on käsitelty? Miten tulosohjausta toteutetaan? Mitä on suorituskyky? Miten tunnuslukuja muodostetaan ja käytetään? Ovatko käytössä olevat tunnusluvut ja mittarit valideja ja relevantteja? Mihin toiminnanohjauksessa keskitytään? Tutkimuksen alakysymyksiin on haettu vastauksia kirjallisuuskatsauksella, jossa tarkastellaan tulosohjauksen teoriaa sekä toteutumista puolustusvoimissa. Havaintoaineiston hankitaan käytettiin kyselyä. Se lähetettiin Merivoimien ohjustulta käyttävien ja miinoittavien alusten päälliköille ja I-upseereille. Vastausprosentti jäi alhaiseksi eli n. 30 %:iin, jota voidaan kuitenkin pitää tutkimuksen luotettavuuden kannalta välttävänä. Taistelualusten tulosohjausta ei voida pitää riittävänä eikä se täytä tulosohjauksen ulkoisia tunnusmerkkejä. Käytössä olevat tuloksellisuuden ja suorituskyvyn tunnusluvut ja mittarit ei täytä tulosohjauksen niiltä edellyttämiä piirteitä eikä niiden käyttö tästä syystä ole tehokasta. Johtamis- ja ohjaustoiminnan kehittäminen tämän tutkimuksen havaintojen perusteella on mahdollista, kun lukija tutustuu havaintoaineistossa esiintulleisiin puutteisiin ja epäkohtiin.

Tulosohjauksen kehittämiskohteet Rikosseuraamuslaitoksella

Diplomityön tavoitteena on Rikosseuraamuslaitoksen tulosohjauksen kuvaaminen, mää-rittely, arviointi ja kehitysehdotusten tekeminen. Lisäksi määritellään normi- ja informaa-tio-ohjaus sekä tarkastellaan kuinka ne näkyvät tulosohjauksessa. Informaatio-ohjauksesta tuodaan esille keskeisimpiä kehityskohteita. Toiminnan tehostamistarpeet johtuvat yleisestä taloustilanteesta ja sitä seuraavasta määrärahojen pienenemisestä. Aluksi pidettiin puolistrukturoidut haastattelut, joiden perusteella kuvattiin laitoksen pro-sessikartta. Tämän jälkeen tulos- ja normiohjauksesta tehtiin eritasoisia prosessikuvauk-sia. Kuvauksilla rajattiin ja selvennettiin tarkasteltavia prosesseja. Kirjallisuuden, tutki-musten ja selvitysten avulla kartoitettiin tulosohjauksen yleisiä kehityskohteita. Niitä ver-rattiin haastattelutietoihin, arvioitiin tulosohjauksen nykytilaa ja tehtiin kehitysehdotuksia. Tulosohjauksesta löytyi useita kehityskohteita. Strategisen toimenpidesuunnitelman edis-tymiseen tulisi tehdä raportointiaikataulu. Tulostavoitteita voisi valmistella enemmän työntekijälähtöisesti ja yksiköille tulisi laatia omat strategiat. Asiakaspalautekyselyä tulisi kehittää, toteuttaa se verkkopohjaisena ja ottaa käyttöön kaikissa yksiköissä. Mittarit tuli-si liittää ydinprosesseihin ja jakaa ne laitos-alue-yksikkö -tasoille. Säännölliset raportit tulisi automatisoida ja antaa niiden tulostusoikeudet käyttäjille. Lisäksi kehittämishankkeita ja projekteja voisi hieman vähentää mutta viedä ne tehokkaammin läpi. Normi- ja informaatio-ohjaus ovat kiinteä osa tulosohjausta. Normiohjaus perustuu pääasiassa säädöksiin ja informaatio-ohjaus tiedolla ohjaamiseen. Informaatio-ohjauksessa tulisi kiinnittää huomiota aluekeskuksen tiedottamiseen, ettei yksiköitä ohjata keskushallinnosta aluekeskuksen ohi. Keskushallinnon tulisi myös päivittää ohjeistukset nopeammin erityisesti lakimuutosten yhteydessä. Myös vastuuta voisi jakaa enemmän alueille. Käyttöön voisi ottaa uuden tiedotuskanavan, esimerkiksi sähköinen uutislehtinen tai info-näytöt taukotiloissa.

Seuraajasuunnittelu oppivassa organisaatiossa

Tutkimuksessa selvitin oppivan organisaation soveltamismahdollisuuksia puolustusvoimien strategiseen tehtävä- ja seuraajasuunnitteluun (keskitetty seuraajasuunnittelu / ylemmän johdon seuraajasuunnittelu). Tavoitteena oli selvittää niitä periaatteita ja toimintamalleja, joilla organisaatiota ja sen henkilöstöä kehitetään. Pääesikunnan suunnittelua kehystää strategisen johtamisen ja - suunnittelun kehys sekä suunnitelmien implementointia tulosohjaus, jonka vuoksi niiden vaikutukset seuraajasuunnitteluun ovat ilmeiset. Myös toimeenpanon seuranta ja siitä raportointi ovat osa seuraajasuunnittelun laadun varmistusta. Tätä kokonaisuutta lähestyin laadullisella tutkimusmenetelmällä (fenomenografia), koska aihepiirin ymmärtäminen ja sen onnistunut tulkinta edellyttävät vuorovaikutuksen keinoin hankittua tutkimusaineistoa. Keskeisin tutkimusongelma liittyi seuraajasuunnittelun mahdollisuuksiin ja sen käytäntöjen paljastamiseen. Tutkimuskysymykset liittyivät henkilöstötoimialan strategiseen ohjaukseen sekä toimialan kytkeytymiseen puolustusvoimien strategiseen suunnitteluun. Tulosohjauksen osalta tutkimuskysymykset keskittyivät tulosohjauksen seurantaan (henkilöstötilannekuva) ja siitä raportointiin (henkilöstötilinpäätös). Johdon tahto määrittää organisaation toiminnan painopisteen ja avaintekijät pitkäjänteisesti. Johtamisen osalta puolustushallinnon strateginen ohjaus konkretisoituu valtioneuvoston selonteossa ja hallitusohjelmassa, joiden valmisteluun puolustusvoimat osallistuu. Lisäksi puolustusministeriön henkilöstöpoliittinen osastrategia ohjaa puolustusvoimien strategista henkilöstöjohtamista, jonka valmistelu toteutetaan ministeriön ja puolustusvoimien rinnakkaisella suunnittelulla. Puolustusvoimissa henkilöstövoimavarojen johtamisen kokonaisuus on kuvattu henkilöstöstrategialla, joka päivitetään noin kahdeksan vuoden sykleissä (toimenpidesuositukset neljän vuoden välein). Puolustusvoimien strategiatyöhön henkilöstöasiat koordinoidaan yli toimialojen ulottuvalla saman johtamistason yhteisellä ja eri johtamistasojen rinnakkaisella suunnittelulla. Henkilöstöstrategian toimeenpanoon liittyvät asiat tulee ohjeistaa yksityiskohtaisesti Pääesikunnan normeilla. Henkilöstöjohtamisen toimeenpanoon liittyen vaikuttaisi siltä, että henkilöstöstrategian ja henkilöstöasioiden hoitoon liittyvien dokumenttien väliltä puuttuisi valtakunnallinen seuraajasuunnittelun menettelytapaohje. Tähän tulisi sisällyttää myös tulosohjauksen sekä henkilöstötilannekuvan ja – tilinpäätöksen liittymäpinnat, jotta yhteinen organisaatiokulttuuri henkilöstövoimavarojen johtamisen osalta olisi mahdollista. Kvantitatiiviset tekijät määrittävät oppimisympäristön, jolle toiminta voidaan organisoida. Henkilöstövoimavarojen määrällinen ohjaus toteutetaan tulosohjauksella (henkilöstökokoon-panomenettely), jossa eri joukkojen tehtävät allokoidaan tehtäväkokoonpanoilla. Tulosohjauksessa strategisesti merkittäviä määrällisiä painotuksia suunnitellaan kadettikurssien ja yleisesikuntaupseerikurssin valmistumiseen liittyen. Henkilöstötilannekuvalla voidaan intensiivisesti seurata eri erikuntien ja joukkojen tilaa, jonka tulisi toimia rekrytoinnin, resurssien jaon ja tehtävään määräysten perustana. Henkilöstötilinpäätöksessä seuraajasuunnitteluun liit-tyviä tekijöitä voisi pohtia osana työilmapiirin tunnuslukuja (huomioitava kysymysasettelussa ja tulkintaohjeessa), jotka indikoivat osittain myös organisaation oppimiskykyä ja tehokkuutta (henkilöstön käytön optimointi). Organisaatiokulttuuri sisältää kirjoitetut ja kirjoittamattomat ajatus- ja toimintatavat seuraajasuunnittelun toimeenpanemiseksi. Seuraajasuunnitteluun liittyen olennaista on käsittää se, että puolustusvoimissa ei suunnitella henkilöille uraa, vaan seuraajia eri tehtäviin. Seuraajasuunnitteluun liittyen on huomioitava, että suunnitelman toteutuminen on toissijaista yksilöiden käytön huomiointiin verrattuna. Ylemmän johdon seuraajasuunnittelussa yhdistetään yksilöiden kyvykkyyden arviointi ja tehtäväsuunnittelu. Tähän liittyen myös kompetenssi -arvioinnin merkitys tulisi täsmentää. Organisaatioiden tehtäväkirjo tulisi myös avoimesti jakaa suunnittelun alaiselle henkilöstölle käyttöön, jotta työntekijöiden halukkuuksien huomiointi seuraajasuunnittelussa olisi täsmällistä. Tätä työtä tulisi SAP -järjestelmän tukea, jottei avainvalmistelijoiden tarvitsisi käyttää suunnittelun varajärjestelmänä manuaalista kirjanpitoa. Tosiasia on, että kirjanpito henkilöiden tehtävämuutoksiin liittyen on jatkuvasti jäljessä. Seuraajasuunnittelu konkretisoituu tehtävään määräysten valmistelussa, johon liittyen avoin haku (määritettyyn tehtävän vaativuustasoon saakka) olisi keino varmistaa koko kykypotentiaalin kartoittaminen. Tämä ei korvaisi seuraajasuunnitelmia, vaan olisi keino varmistaa seuraajasuunnitelman validius. Toisaalta tämä mahdollistaisi myös vaikeiden siirtojen määrän vähenemisen, joskin lisäisi rekrytointiin liittyvää työtä eri organisaatioissa. Tehtävään määräysten valmistelussa on aina tärkeintä löytää sopivin henkilö seuraajaksi, jonka voisi arvioida aina olevan sekä työntekijän että organisaation etu. Tämä edellyttää eri johtamistasoilla toimivilta kitkatonta yhteistoiminnallista oppimista, jotta yksilöt kyettäisiin sijoittamaan organisaation kannalta mahdollisimman järkevästi organisaation tuottavuuden varmistamiseksi. Oppivan organisaation teoria antaa monia varteenotettavia näkökulmia siihen, kuinka yksilöiden sijoittamisen optimoinnilla voidaan organisaation tehokkuutta ylläpitää. Se ei poista työantajan direktio -oikeutta seuraajasuunnitteluun ja tehtävään määräyksiin liittyen, mutta antaa perusteita sijoittaa yksilöt mahdollisimman motivoituneina organisaation eri tehtäviin. Toimiakseen teoria edellyttää työntekijöiltä sitoutumista organisaation tehtäviin, johon myös osaamisnäkökulma tulisi liittää. Osaaminen ja sen hallinta liittyvät kiinteästi seuraajasuunnitteluun, jonka vuoksi aihepiiriin liittyvä jatkotutkimus olisi relevanttia linkittää tähän työhön. Myös puolustusvoimien henkilöstöstrategian rakenteeseen ja sisältöön liittyvä tutkimus olisi tarkoituksenmukaista toteuttaa, jotta henkilöstöjohtamisen kokonaisuus liittyisi koherentisti organisaation toimintoihin.