Teleoperaattorin suurasiakasmyynnin myyntiprosessin kehittäminen

Diplomityön tavoitteena oli selvittää erään teleoperaattorina toimivan yrityksen sisäisen liiketoimintayksikön nykyisiä kumppanuusmalleja ja toimintatapoja sekä tehdä vaiheistettu ehdotus toiminnan tehostamisesta uudella mallilla. Tämä yksikkö toimii yrityksen suurasiakasmyyntiyksikkönä. Tavoitteena on luoda kehitettävistä uusista toimintamalleista uusi myyntiprosessi ja ottaa se käytäntöön vaiheistetusti. Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin yrityksen suurasiakasmyyntiyksikön nykyiset kumppanuusmallit ja myyntiprosessi. Tässä keskityttiin myyntiyksikön kannalta merkittäviin toimintoihin. Yrityksen suurasiakasmyynnin toiminnassa havaittiin ongelmana myyntihenkilöstön ajankäyttö, jonka taustoja selvitettiin. Suurin osa myyjien ajasta kului päivittäisrutiinien suorittamiseen ja ongelmatilanteiden selvittämiseen. Tällaisia tilanteita olivat mm. laskutusepäselvyydet, asennustöiden viivästymiset ja tarjousten teknisten ratkaisuiden tekeminen. Nämä toiminnot veivät yli puolet myyjien ajasta, josta tavoitteellisesti yli 80 prosenttia pitäisi kulua asiakkaiden kanssa suoraan toimimiseen. Tutkimuksen teoriataustana käytettiin kahta prosessijohtamisen koulukuntaa; BPR:ää (Business Process Reengineering) ja TQM:ää (Total Quality Management). Niihin perehdyttiin kirjallisuuden ja artikkeleiden avulla ja tähän työhön niistä kirjoitettiin merkitykselliset osat. Yrityksen suurasiakasmyyntiyksikön uuden myyntiprosessin kehittäminen aloitettiin segmentoimalla sen asiakkaat avain-, kanta-, kasvu- ja arvoasiakkaisiin. Näille segmenteille kehitettiin omat myyntimallinsa, joihin liittyi niille suunnattava tarjooma (tuotevalikoima). Tämän jälkeen myyntimallit koulutettiin henkilöstölle ja samalla kerättiin informaatiota uuden myyntiprosessin luomista varten. Uusi myyntiprosessi jakautuu viiteen vaiheeseen. Pre sales –vaiheessa (1) keskitytään asiakkuuksien johtamiseen, yrityksen myyjien oman organisaation ja liiketoimintaympäristön tuntemukseen ja uusasiakashankintaan. Ehdotusvaiheessa (2) tehdään asiakkaalle ehdotus kehitysprojektista, jonka tähtäimenä on luoda asiakkaalle tarve hyödyntää tietoliikennettä omassa toiminnassaan. Tämän toiminnan tavoitteena on päästä mukaan mahdollisimman syvälle asiakkaan liiketoimintaan ja sitä kautta kasvattaa liikevaihtoa ja kannattavuutta. Myyntivaiheessa (3) asiakkaalta on saapunut tarjouspyyntö ja sen pohjalta valmistellaan tarjous. Tämän jälkeen käydään tarkentavia neuvotteluita ja pyritään saamaan suotuisa päätös ja sitä kautta tilaus asiakkaalta. Toimitusvaiheessa (4) myydyt tuotteet ja palvelut syötetään tilausjärjestelmiin ja toimitetaan asiakkaalle. Tämän jälkeen seuraa toimituksen kertalaskutus ja jälkimyynti/markkinointi, jolla jo kertaalleen myydyt tuotteet ja palvelut ikään kuin myydään asiakkaalle uudestaan. Viimeinen vaihe on after sales –vaihe (5), jossa varmistetaan myytyjen tuotteiden ja palveluiden ja niiden kausilaskutuksen toimivuudet, tehdään raportointia ja myydään asiakkaalle jo myytyjen tuotteiden lisäksi uusia lisäpalveluita.

Patentti- ja rekisterihallituksen puhepalvelujen kehittäminen

Tämä insinöörityö tehtiin Patentti- ja rekisterihallitukselle. Työssä selvitettiin puhepalvelu-järjestelmän kehittämisen vaihtoehtoja. Työn tavoitteena oli tehdä Patentti- ja rekisterihallitukselle selvitys siitä, miten senhetkistä puhelinratkaisua tulisi kehittää, jotta se saavuttaisi asetetut käyttäjien ja tekniikan vaatimukset. Työssä tutustuttiin myös piiri- ja pakettikytkentäiseen verkkoon ja tulevaisuuden puhelinverkkoihin. Työ aloitettiin tutustumalla Patentti- ja rekisterihallituksen puhepalvelujärjestelmän nykyti-laan ja kustannuksiin. Sen jälkeen selvitettiin vaihtoehtoisia ratkaisuja ja niiden tarjoamia palveluja. Vaihtoehtoisissa ratkaisuissa tutustuttiin VoIP-, matkapuhelin- ja yhdistelmäratkaisuihin. Sitten laadittiin suositus uudesta puhepalveluratkaisusta tukeutumalla tekniikan mahdollisuuksiin ja kustannuksiin. Lopuksi tehtiin tarjouspyyntö, jolla hankitaan uusi pu-hepalvelujärjestelmä. Tarjouspyyntö perustui Patentti- ja rekisterihallituksen asettamiin vaatimuksiin. Tarjoajista valitaan toimittajaksi se, kenen tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjouksia vertaillaan pisteytystaulukolla, jossa arvioinnin kriteereinä käytetään hintaa sekä ratkaisun toiminnallisuutta ja soveltuvuutta. Työn tuloksena Patentti- ja rekisterihallitukselle saadaan uusi puhepalvelujärjestelmä, joka sisältää puhelinvaihteen, päätelaitteet, puhelunvälityksen toteutuksen, asiakaspalvelusar-jojen toteutuksen, liikkuvan henkilöstön puhelinratkaisun, raportointiominaisuudet sekä tarvittavat tuki- ja oheispalvelut. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tullaan ottamaan käyttöön vuoden 2008 alussa.

Työmaan hankinta-asiakirjojen kehittäminen projektinjohtourakassa

Projektinjohtorakentaminen on yleistynyt Suomessa 2000-luvulla merkittävästi. SRV:n toimitilaliiketoiminnan rakennushankkeista valtaosa toteutetaan projektinjohtourakoinnilla. Projektinjohtourakoinnille on ominaista vahva yhteistyö rakennuttajan kanssa sekä se, että rakennustyö jaetaan useisiin aliurakoihin. Aliurakat hankitaan usein keskeneräisillä suunnitelmilla ja kireässä aikataulussa. Tästä johtuen aliurakoiden hankintaan tulee kiin-nittää erityistä huomiota ja hankinnat tulee tehdä tiiviissä yhteistyössä tilaajan kanssa. Projektinjohtourakkaan laadittiin uusi projektinjohtourakkasopimus rakennuttajan ja projek-tinjohtourakoitsijan välille ja tästä johtuen myös SRV:n käyttämät aliurakkahankinta-asiakirjat tuli uudistaa. Suurin muutos on sopimuksen liiteasiakirjojen pätevyysjärjestyksen muuttuminen niin, että urakkaohjelman merkitys korostuu entisestään. Tämä vaikuttaa myös aliurakkasopimusten laatimiseen eli myös aliurakoita koskevan urakkaohjelman merkitys kasvaa. Huolella suunniteltu urakkaohjelma mahdollistaa sen tehokkaan käytön osana aliurakoitsijoiden hankintaa. Työn tuloksena syntyi neljä päivitettyä hankinta-asiakirjapohjaa, urakka-ohjelma, tarjouspyyntö, tarjousneuvottelumuistio ja aliurakkasopimus. Kaikki nämä on laadittu niin, että urakkaohjelman sisältö vaikuttaa jokaiseen. Toisin sanoen asiakirjapohjien käyttö ilman huolella laadittua urakkaohjelmaa ei anna niistä kaikkea mahdollista hyötyä. Kehitettyjä asiakirjoja tulee käyttää ainoastaan sellaisissa rakennushankkeissa, joiden urakkamuotona on projektinjohtourakka. Asiakirjat on suunniteltu projektinjohtourakoitsijan ja tämän aliurakoitsijan väliseen sopimukseen.

Tiedon hallinta varastonhallintajärjestelmän hankinnassa

Diplomityössä toteutettiin varastonhallintajärjestelmän hankinta prosessoimalla tietoa hallitusti varastonhallinnan kehittämiseksi. Kvalitatiivinen tapaustutkimus tehtiin tietojohtamisen näkökulmasta käyttäjälähtöisen C-CEI –menetelmän avulla haastattelemalla ja havainnoimalla tapausyritystä. Haastatteluja tehtiin 10 kertaa. Tutkimuksessa kartoitettiin ja kilpailutettiin kotimaiset järjestelmätoimittajat, joita löydettiin 15. Näistä toimittajista 6 vastasi vaatimuksia ja teki tarjouksen. Tutkimuksen lopuksi tehtiin järjestelmän hankintaehdotus. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostui tietojohtamisesta, varastonhallinnasta ja ohjelmistotuotannosta. Tutkimuksessa pääkysymyksenä esitettiin miten tietojohtamisen avulla voidaan tukea varastonhallintajärjestelmän hankintaa. Tutkimuksessa havaittiin, että tietojärjestelmän hankinta varastonhallinnan osalta on moniulotteinen liiketoiminnan kehittämistehtävä. Tietojärjestelmähankinta tulisi siten nähdä liiketoimintaa eteenpäin vievänä mahdollisuutena. Lisäksi loppukäyttäjän vaatimusten kartoittamiseen tulisi sitoutua huolella ja suhtautua kriittisesti eri järjestelmävaihtoehtoihin. Vaatimusmäärittelyn asettaminen ja vaatimusten priorisoiminen ovat haasteellisia tehtäviä. Tiedon hallinnan aikana saatiin selville, että loppukäyttäjän vaatimusten mukainen tarjouspyyntö edesauttaa ensinnäkin tarjousten tekemistä mutta myös niiden prosessointia ja analysointia. Vain oikealla tiedolla ja sen yhteyksillä on merkitystä. Tutkimuksen perusteella tietojärjestelmän hankinta suositellaan tehtäväksi hallitsemalla tietoa systemaattisesti erityisesti sen alkuvaiheen aikana. Tietojohtaminen virtaviivaistaa hankkeen etenemistä ja aikataulutusta, vähentää loppukäyttäjän kustannuksia tehokkaalla kilpailutusmenettelyllä, edistää kilpailukykyä ja luo hyvän lähtökohdan koko tietojärjestelmän hankinnan läpiviemiselle ja yhteistyö-suhteen rakentumiselle kauppakumppaneiden välille.

Hankintalain mukaisen tarjouspyynnön laatiminen ja sen merkitys kunnallisissa rakennusurakkahankinnoissa

Suomalaiset kunnat ovat julkisissa hankinnoissaan suurien haasteiden edessä heikentyvän taloustilanteen, muuttoliikkeen ja osaamisen puutteen takia. Rakennusinvestoinnit muodostavat valtaosan kunnallisista investoinneista. Epäonnistuessaan rakennusurakan hankintamenettely voi aiheuttaa kunnalle merkittäviä viivästyksiä sekä tappioita, joten menettelyn onnistuminen on kunnalle erittäin tärkeää. Hankintaprosessin sujuvuus riippuu tarjouspyyntöasiakirjojen oikeaoppisesta laatimisesta ja niiden sisällön soveltamisesta. Tämän tutkimuksen tavoitteena on löytää yleisimmät hankintamenettelyyn liittyvät virheet sekä määritellä hankintayksikölle toimintatavat, joita noudattamalla hankintayksikkö voi virheet välttää. Tutkimusmenetelmä on lainopillinen ja tutkimus perustuu oikeuskäytäntöön, pääasiassa markkinaoikeustapauksiin nojaavaan empiiriseen analyysiin. Tutkielman perusteella hankintayksiköiden osaamista tarjouspyyntöasiakirjojen laadinnassa ja sisällön soveltamisessa on kehitettävä seuraavasti: Tarjoajien ja tarjousten vertailuvaiheet on eroteltava selkeästi toisistaan. Tarjoajiin kohdistuvia vaatimuksia sekä kokonaistaloudellisen edullisuuden laadullisia vertailuperusteita on yksityiskohtaistettava. Kullekin menettelyvaiheelle on varattava riittävästi aikaa ja hankintamenettely on valmisteltava niin, että täsmennys- ja täydennyspyynnöiltä voidaan välttyä. Julkisen talouden elvyttämiseksi suunniteltuun rakennusurakkahankintojen keskittymiseen on reagoitava jakamalla urakka mahdollisuuksien mukaan pienempiin osiin urakoitsijamarkkinoiden monipuolisuuden ylläpitämiseksi.

Hankintaosaaminen julkisissa hankinnoissa

Hankintaosaamisten kehittäminen on tärkeää hankintojen johtamisen potentiaalin hyödyntämiseksi julkisen sektorin tavoitteiden saavuttamisessa. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tutkia, miten julkisen hankinnan erityispiirteet vaikuttavat hankintaosaamisiin ja mitkä osaamisalueet painottuvat keskitetyssä julkisessa hankinnassa. Tutkimusongelma oli se, että puutteet julkisten hankintojen osaamisvaatimuksien määrittelyssä vaikeuttavat osaamisten kehittämistä. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja aineisto kerättiin teemahaastatteluin. Haastatteluihin osallistui kuusi julkisten hankintojen asiantuntija- ja johtotehtävissä toimivaa henkilöä. Tutkimuksen perusta on resurssipohjaisessa näkemyksessä sekä toimitusketjunhallinnan ja hankintojen johtamisen tutkimuksessa. Tutkimuksen tuloksena selvisi, että lainsäädäntö on julkisissa hankinnoissa keskeisin osaamisalue ja se, että kaupallisen osaamisen vaatimus painottuu tarjouspyyntöä edeltävään kartoitusvaiheeseen. Merkitystään nostavat osaamisalueet ovat innovointi, sähköinen hankinta, elinkaarikustannusten huomiointi sekä vastuullisuus- ja ympäristöasiat.

Julkisten kansallisten palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisen ongelmakohdat

Viime vuosien aikana palveluhankintojen suhteellinen osuus kaikista toteutetuista julkisista hankinnoista on kasvanut Suomessa huomattavasti. Samalla markkinaoikeudessa on käsitelty vuosittain suuri määrä erilaisiin julkisiin hankinta-asioihin liittyviä valituksia. Merkittävä valitusten määrä on seurausta siitä, että julkisissa hankintaprosesseissa tehdään paljon virheitä. Tarjouspyynnön laatiminen on tärkeä hankintaprosessin vaihe, johon hankintayksiköissä tulisi kalliit markkinaoikeuskäsittelyt välttääkseen riittävästi panostaa. Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää, mitkä asiat palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisessa tuottavat hankintayksiköille ongelmia. Lisäksi tarkoituksena oli pohtia sekä itse palvelun hankkijaan että julkisten hankintojen lainsäädäntöön liittyviä tekijöitä, joista ongelmat palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisessa mahdollisesti johtuvat. Tutkimuksessa tutkimuskohteena olivat 24 markkinaoikeuden vuosina 2012–2014 antamaa hankinta-asioiden ratkaisua, ja tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena tutkimusaineistoa kategorisoimalla ja yhdenmukaistamalla. Tutkielmassa havaittiin, että merkittävin kompastuskivi kansallisten palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisessa on tarjouksen vertailuperusteiden asettaminen. Erityisesti laadun vertailuperusteiden tulkinnanvarainen ja epäselvä esittäminen oli yleistä, ja lisäksi merkittävä määrä virheitä tehtiin sekoittamalla tarjoajan soveltuvuusvaatimukset vertailuperusteisiin. Joitakin virheitä tehtiin myös vertailuperusteiden tärkeysjärjestyksen ja suhteellisen painotuksen asettamisessa sekä hankinnan kohteen määrittelyssä. Tutkimustulosten perusteella pääteltiin, että kansallisten palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisen ongelmissa on suurimmassa osin kyse hankintayksikön vähäisistä resursseista ja siten heikosta hankintojen suunnittelusta sekä hankintayksiköiden ammattitaidon ja kokemuksen puutteista. Lisäksi joitakin esiintyneitä virheitä voidaan ainakin jossain määrin perustella hankintalainsäädännön monimutkaisuudella ja tulkinnanvaraisuudella.