Hankintojen analysointi ja organisointi ostoportfolion avulla

Tutkielman tavoitteena on määritellä miten organisoidaan hankintoja eri tuote- ja palveluryhmissä julkisessa tutkimusorganisaatiossa. Tutkielmassa tutkitaan millaisia hankintastrategioita voidaan hyödyntää, millaisia ominaispiirteitä liittyy tuotteisiin, palveluihin ja julkiseen hankintaan. Tavoitteena on analysoida case-organisaation toimintamalleja valituissa hankintaryhmissä ja luoda malli hankintojen analysoinnille ostoportfolion avulla. Tutkielma on laadullinen tutkimus, joka sisältää lyhyen kvantitatiivisen osuuden. Empiirinen aineisto perustuu toiminnanohjausjärjestelmästä ja haastatteluista saatuihin tietoihin. Valittujen hankintaryhmien analysointi on toteutettu aiemman tutkimuksen ja case-organisaation ominaispiirteiden pohjalta luodulla ostoportfoliomallilla. Tärkeimpänä tuloksena on, että ostoportfolion hankintastrategioita voidaan hyödyntää myös julkisella sektorilla, mutta strategiat tulee aina räätälöidä organisaation tarpeisiin soveltuviksi. Tulosten mukaan tuotteiden ja palveluiden ominaispiirteet vaikuttavat hankintastrategioihin ja toimintamalleihin. Tutkimuksen mukaan ostoportfolion hankintastrategioiden suosituksissa tulisi huomioida nykyistä paremmin myös palveluhankintojen piirteet.

Purchasing portfolio analysis and supplier classification

The purpose of the thesis is to classify suppliers and to enhance strategic purchasing in the case company. Supplier classification is conducted to fulfill the requirements of the company quality manual and international quality standards. To gain more benefit, a strategic purchasing tool, Kraljic’s purchasing portfolio and analytical hierarchy process are utilized for the base of supplier classification. Purchasing portfolio is used to give quick and easy visual insight on product group management form the viewpoint of purchasing. From the base on purchasing portfolio alternative purchasing and supplier strategies can be formed that enhance the strategic orientation of purchasing. Thus purchasing portfolio forces the company to orient on proactive and strategic purchasing. As a result a survey method for implementing purchasing portfolio in the company is developed that exploits analytical hierarchy process. Experts from the company appoint the categorization criteria and in addition, participate in the survey to categorize product groups on the portfolio. Alternative purchasing strategies are formed. Suppliers are classified depending on the importance and characteristics of the product groups supplied.

Ostoportfoliot hankinta-alan asiantuntijoiden strategisina segmentointityökaluina

Arvoverkostojen välinen kilpailu nykyisessä liiketoiminnassa on johtanut siihen, että toimittajaportfolioita pyritään hallitsemaan yhä strategisemmin. Yksi tapa hallita yrityksen toimittajaportfoliota on segmentoida toimittajat eri kategorioihin ja asettaa näille kategorioille strategiset tavoitteet. Segmentoinnin työkaluina voidaan käyttää ostoportfolioita, joita on suunniteltu useita erilaisia erilaisiin tarpeisiin. Käytetyin portfoliomalli on Kraljicin ostoportfolio, jota käytetään visualisoimaan yrityksen toimittajia ja tuotteita niiden tuottovaikutuksen ja toimitusriskin perusteella. Tutkimuksen tavoite oli ymmärtää, miten hankinta-alan asiantuntijat hallitsevat toimittajaportfoliotaan, painottaen erityisesti sitä, miten hankinta-asiantuntijat käyttävät tieteellisiä ostoportfolioita todellisessa liike-elämässä. Tutkimus toteutettiin laadullisin menetelmin, koska työn tarkoituksena oli ymmärtää syvällisesti tutkittavia kohteita ja pohtia niitä taustatekijöitä, jotka puoltavat tai hidastavat ostoportfolioiden käyttöä yrityksissä. Työssä haastateltiin viittä hankinta-alan asiantuntijaa, joista kaksi työskentelee johtavissa tehtävissä yksityisessä osakeyhtiössä ja kolme työskentelee johtavissa tehtävissä julkisessa osakeyhtiössä. Työn lopputuloksena voidaan todeta, että Kraljicin ostoportfoliota käytetään laajasti erilaisissa hankinnoissa, mutta muita tieteellisiä malleja ei käytetä. Portfolionanalyysin käyttö liittyy usein hankintaosaston kokoon, hankintahenkilöstön asiantuntevuuteen ja koulutukseen, strategisuuteen ja strategiseen vaikutusvaltaan yrityksessä. Niiden käyttö riippuu myös siitä, minkälaisia hankintoja tehdään. Haastavimmaksi ostoportfolioiden käyttö koetaan palveluiden hankinnoissa. Portfoliomallia hyödynnetään erityisesti, kun yritys kartoittaa toimittajakenttäänsä hakiessaan uusia muutossuuntia liiketoimintaansa.