Successful Implementation of an ERP System

Työn tarkoituksena on tarkastella ERP-järjestelmän käyttöönottoa ja tarjota ohjekartta kuinka tehdä se menestyksekkäästi. Lisäksi työ kartoittaa Konecranesin saamia etuja ja hyötyjä yrityksen ottaessa ERP-järjestelmä käyttöön. Käyttöönottoprojekti, sen vaiheet ja muut merkittävät ERP-projekteihin liittyvät vaiheet on kuvattu työssä yksityiskohtaisesti. Ensiksi ERP-järjestelmän käyttöönottoa tarkastellaan kirjallisuuteen perustuen. Myöhemmin sitä tarkastellaan perustuen kirjoittajan kokemuksiin ja havaintoihin ERP-järjestelmän käyttöönotosta, ja vertaillaan käytännön suhdetta teoriaan.ERP-järjestemät ovat kalliita ja niiden käyttöön ottaminen on aikaa vievää. Viimeisen vuosikymmenen aikana yritykset ovat enenevissä määrin alkaneet ottamaan ERP-järjestelmiä käyttöön. ERP-järjestelmät ovat saavuttaneet kasvavaa suosiota mm. niiden operaatioita integroivan ja tehostavan luonteesta ansiosta sekä niiden kyvystä tarjota päivitettyä tietoa reaaliajassa.Myös menestyksekkäissä ERP-projekteissa on parantamisen varaa. Mitattaessa ERP- projektin menestyksellisyyttä pitäisi käyttää sekä määrällisiä että laadullisia mittareita. On helppoa käyttää ainoastaan määrällisiä mittareita. Usein kuitenkin laadulliset asiat ovat tärkeämpiä. Ihmiset on saatava sitoutumaan yhteiseen tavoitteeseen kommunikaation avulla. Huonoja ensivaikutelmia on vaikea muuttaa. Vaikka vaikuttaisikin siltä, että ERP-projekti on onnistunut, kun kaikki näyttää hyvältä ”paperilla”, loppujen lopuksi systeemiä käyttävät ihmiset päättävät projektin menestyksellisyydestä. Järjestelmän käyttöönottohetkeä on pidettävä ERP-projektin ensimmäisenä vaiheena.

Improving ERP change tool processes to align business processes and ERP system

Nopea teknologian kehitys sekä kansainvälistymisen mukana tuoma kilpailupaine pakottavat yritykset jatkuvaan liiketoimintaprosessien kehittämiseen. Muutoksista organisaation rakenteissa sekä yrityksen prosesseissa on tullut yleisiä toimenpiteitä. Yksi näkyvimmistä toiminnallisista uudistuksesta on ollut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto. Toiminnanohjausjärjestelmän rakenne ja kehitys aiheuttaa yleensä suurimmat vaikeudet pyrittäessä rakentamaan liiketoimintaprosessien läpinäkyvyyttä esittävä tietojärjestelmäympäristö. Tässä tutkimuksessa liiketoiminnan sekä toiminnanohjausjärjestelmän prosessien yhdistäminen on tehty ns. toiminnanohjausjärjestelmä muutostyökaluilla. Kyseiset muutostyökalut on järjestetty yrityksissä tietojärjestelmä ympäristöön ja niiden avulla voidaan korjata teknisiä ongelmia sekä muuttaa itse prosesseja. Tutkimuksen empiria osuudessa on käytetty case-tutkimusmenetelmää Kone Oyj:n prosessien kehittämisosastolla. Tutkimuksen tavoitteena oli parantaa toiminnanohjausjärjestelmän muutostyökalujen prosesseja, liiketoimintaprosessien sekä toiminnanohjausjärjestelmän yhdistämiseksi ja harmonisoimiseksi. Tutkimuksen tavoitteiden täyttämiseksi, prosessijohtamisen käsitteitä käytettiin muutostyökaluprosessien parannusehdotusten löytymiseksi. Prosessijohtamisen käsitteet tarkoittavat prosessikartan, prosessin toimintojen, sekä prosessin kustannusten tutkimista ja hyväksikäyttöä. Prosessijohtamisen käsitteeseen kuuluu myös liiketoimintaprosessien jatkuvan parantamisen sekä uudelleenjärjestämisen mallien kuvaus. Toiminnanohjausjärjestelmäympäristön kuvaus teorian toisena osuutena antaa pohjaa muutostyökalujen prosessien käytölle. Tutkimuksen tuloksina voidaan todeta että tutkimusalue on hyvin monimutkainen ja vaikea. Toimintajärjestelmistä ei ole kirjoitettu teoriaa kovinkaan runsaasti, lukuunottamatta yritysten itse tekemiä tutkimuksia. Tutkimuksessa tarkasteltaville prosesseille löytyi kuitenkin parannusehdotuksia sekä ns. optimaalisen prosessimallin ominaisuuksia.

Operational Reliability Analysis of a Three-Tiered Thin-Client ERP-system in an International Corporate Environment

Internationalization and the following rapid growth have created the need to concentrate the IT systems of many small-to-medium-sized production companies. Enterprise Resource Planning systems are a common solution for such companies. Deployment of these ERP systems consists of many steps, one of which is the implementation of the same shared system at all international subsidiaries. This is also one of the most important steps in the internationalization strategy of the company from the IT point of view. The mechanical process of creating the required connections for the off-shore sites is the easiest and most well-documented step along the way, but the actual value of the system, once operational, is perceived in its operational reliability. The operational reliability of an ERP system is a combination of many factors. These factors vary from hardware- and connectivity-related issues to administrative tasks and communication between decentralized administrative units and sites. To accurately analyze the operational reliability of such system, one must take into consideration the full functionality of the system. This includes not only the mechanical and systematic processes but also the users and their administration. All operational reliability in an international environment relies heavily on hardware and telecommunication adequacy so it is imperative to have resources dimensioned with regard to planned usage. Still with poorly maintained communication/administration schemes no amount of bandwidth or memory will be enough to maintain a productive level of reliability. This thesis work analyzes the implementation of a shared ERP system to an international subsidiary of a Finnish production company. The system is Microsoft Dynamics Ax, currently being introduced to a Slovakian facility, a subsidiary of Peikko Finland Oy. The primary task is to create a feasible base of analysis against which the operational reliability of the system can be evaluated precisely. With a solid analysis the aim is to give recommendations on how future implementations are to be managed.

Evaluating End-User Training Effectiveness in ERP System Implementation

Today’s business world demands more and more internal and external integration and transparency among companies at all fields. Integrated ERP (enterprise resource planning) systems offer a possibility to improve business practices and procedures by providing a unified view on the business including all functions and departments. Due to the obvious benefits, the popularity of integrated ERP systems keeps growing. The implementation of ERP systems has however proven risky. The implementation projects tend to be long, extensive, and costly – and often they end up in a failure. Due to the significant task and role changes ERP implementation brings to almost everybody in the company, training has been identified as one of the most critical success factors of an ERP implementation. To ensure that the training is conducted in the most effective and successful manner, the training outcomes should be evaluated. So far, training evaluation has however gained only limited attention at most companies investing in different training programs. Uponor corporation has initiated a large ERP implementation and process harmonization program in 2004. Thousands of end-users have been trained during this project so far, and the work still continues until the project is completed in 2010. In this thesis, the evaluation of end-user training in Uponor’s ERP program is brought further from the current state of performing the basic participant satisfaction survey in the end of each class. The results show that in order to reach reliable training effectiveness evaluation results, not only the reaction towards training but also transfer of skills and attitudes and the final results of the training program should be evaluated.

Maintaining supply performance during an ERP system implementation phase : case Cloetta Suomi Oy

Implementing an enterprise resource planning (ERP) system often means a major change to an organization and involves significant risks. It is typical that many of the ERP system implementations fail resulting in tremendous damage to the business. Moreover, running normal business operations during an ERP system implementation is far more complicated than normally. This thesis focuses on how an organization should manage the ERP system implementation process in order to maintain supply performance during the implementation phase. The theoretical framework in this thesis focuses on ERP system implementations with a critical success factor approach. Critical success factors can be divided into strategic and tactical level success factors. By considering these critical success factors, ERP system implementation project’s timeline and best practices of an ERP implementation, a critical success factor based ERP system implementation management framework is presented. The framework can be used as a theoretical framework when the goal is to avoid ERP system implementation phase issues that are driven by the ERP system implementation project and that may decrease organization’s supply performance. This thesis is a case study that was written on an assignment to a confectionary company Cloetta Suomi Oy. In order to collect data, interviews of the case company personnel were conducted. In addition, several other data collection methods were used throughout the research process. These data collection methods include examination of presentations and archival records as well as direct observations in case company meetings and in various work duties. The results of this thesis indicate that there are several factors that may decrease organization’s supply performance during the ERP system implementation. These issues are categorized under external and internal issues and further into six risk drivers that are suppliers, customers, products, staff, information systems and other projects. After the description and categorization of each issue, the thesis focuses on finding solutions on how to avoid or mitigate the impact of these issues on the organization’s supply performance. This examination leads to several operational activities that are also practical to business practitioners. It is also stated that a successful ERP system implementation that also causes minimal disturbance to organization’s supply performance during the ERP system implementation, is achieved by considering three levels of actions.

Accounting system for activity standard costs formulation in ERP environment

Toiminnanohjausjärjestelmän implementointi ja sen mukanaan tuomat muutokset tuotekustannuslaskentaan asettavat haasteita yritykselle. Metallitoimialalla toimivassa yrityksessä on havaittu samat haasteet implementoitaessa SAP R/3 toiminnanohjausjärjestelmää ja sen tuotekustannuslaskentatoiminnallisuutta. SAP R/3 tuotekustannuslogiikka tarvitsee tietoa järjestelmän ulkopuolelta, minkä huomioimatta jättäminen vaikuttaa suoraan laskentatarkkuuteen. Diplomityössä kehitetään sekä standardoitu prosessi että laskentajärjestelmä, joiden avulla pystytään laskemaan tarvittavat niin toimintokustannukset eri teräspalvelukeskuksen kuormituspisteille kuin kustannustenvyörytysarvot. Lasketut arvot muodostavat tarvittavat tekijät SAP R/3 tuotekustannuslaskennan master dataan. Tavoitteena on edesauttaa läpinäkyvän kustannustiedon muodostumista. Diplomityö pohjautuu ns. vesiputousmalliin (SDLC). Ensin tunnistetaan reunaehdot ympäristöstä, jossa tuotekustannuslaskenta toteutetaan. Tämä asettaa joustamattomia komponentteja kehitettävälle laskentajärjestelmälle. Joustavat komponentit sen sijaan antavat vapautta laskentajärjestelmälle. Yhdistämällä joustamattomat ja joustavat komponentit saavutetaan järjestelmä, jolla voidaan täydentää SAP R/3 tuotekustannuslaskennan puutteellisuutta.

A Proposal for System Performance Evaluation for an ERP Knowledge Extraction Model

Much has been researched and discussed in the importance played by knowledge in organizations. We are witnessing the establishment of the knowledge economy, but this "new economy" brings in itself a whole complex system of metrics and evaluations, and cannot be dissociated from it. Due to its importance, the initiatives of knowledge management must be continually assessed on their progress in order to verify whether they are moving towards achieving the goals of success. Thus, good measurement practices should include not only how the organization quantifies its knowledge capital, but also how resources are allocated to supply their growth. Thinking about the aspects listed above, this paper presents an approach to a model for Knowledge extraction using an ERP system, suggesting the establishment of a set of indicators for assessing organizational performance. The objective is to evaluate the implementation of projects of knowledge management and thus observe the general development of the organization.

Utilização do método Multicritério AHP, na aquisição de um sistema ERP

The selection of an Enterprise Resource Planning (ERP) system is one of the most sensitive and highest impact processes in the area of information systems and technologies, because it supports and integrates the whole business of an organization. Hence the importance of deciding the best solution in order to contribute to the organization's competitiveness in a global and increasingly demanding market. Therefore, it is essential to provide tools to support decision making, turning complex and often intangible decisions into simple and quantifiable scenarios. This study addressed the adoption of the Analytical Hierarchy Process (AHP) multicriteria decision method to support the selection of an ERP system. The literature review was the source used to obtain the set of the most relevant criteria to be considered in this decision, which were subsequently validated through systematic application of various surveys of experts and people related to the field of ERP systems. To support the application of AHP, according to the model obtained in the study, it was developed a web application that will be available to the general public. The responsible for the acquisition of ERP systems can use it to easily apply the AHP method based on validated decision model. On the other hand, the web application can be used as a validation tool, allowing collecting data for future developments of the decision model.

Differences in ERP use and value across Iberian Manufacturing and Services SMEs

Enterprise Resource Planning (ERP) system literature reports very little research on post-adoption stages, that is, actual usage and value. Even fewer studies focus on the specificities of an industry analysis. Based on the Technology-Organizational-Environment (TOE) framework and the Resource-Based View (RBV) theory, we develop a research model to measure and examine determinants of ERP use and value and their impact in the Iberian region (Portugal and Spain) across Manufacturing and Services industries in Small and Medium Enterprises (SMEs). The empirical test was conducted through structural equation modelling, using data from 261 firms in the peninsula in the Manufacturing and Service industries. Results show that amongst ERP use determinants, Training is the most important determinant for Service firms and Compatibility for Manufacturing firms. Firm size, Analytics, and Collaboration contribute to ERP Value in both industries, with Analytics being more important for the Service industry. The paper provides insight into which determinants contribute to ERP use and ERP value in Iberian Manufacturing and Services SMEs, offering managerial and academic implications.

Avaliação da implementação do SAP ERP na logística: estudo de caso

Dissertação de mestrado em Engenharia de Sistemas

Estudio previo a la implantación de un ERP en una empresa transitaria

Aquest projecte tracta de l'estudi previ que cal fer en una empresa abans d'aventurar-se a la implantació d'un sistema ERP. Ens centrarem en una PIME que té com a activitat bàsica la importació-exportació de mercaderies a o des de les Illes Canàries. L'estudi s'ha centrat en tres sistemes ERPs que es troben en el mercat actualment. La selecció té com a objetiu exposar els productes dels dos principals fabricants, SAP i Microsoft Navision. En contrapartida, ens ha semblat molt interessant incloure com a tercer sistema estudiat Open Bravo, un ERP basat en software lliure.

Estudio para la implantación de un ERP en una empresa textil

El proyecto abarca el estudio para la implantación de un ERP en una empresa textil. En concreto, una empresa dedicada a la venta al por menor de ropa en el Vallés Occidental. Utiliza la metodología de Planificacón de Sistemas de Información (PSI) promovida por el Ministerio de Administraciones Públicas del Gobierno de España. El estudio se centra en tres ERP's que son Microsoft Dynamics NAV de Microsoft, SAP Business One de SAP y Ekon Moda de CSS Agresso y su adaptabilidad a la empresa estudiada.

Estudi per la implantació d'un ERP en una empresa d'aplicació de pintura industrial i decorativa

La implantació d'un sistema ERP no és senzilla, requereix grans esforços i una bona administració a més de considerar molts altres aspectes per arribar a tenir èxit. Per aquest motiu, la presa de requeriments en aquest tipus de projectes esdevé pedra angular. A Estudi per la implantació d'un ERP en una empresa d'aplicació de pintura industrial i decorativa es realitza un estudi detallat de l'organització de l'empresa amb la finalitat de trobar els requeriments d'aquesta, seguidament es realitza un estudi de tres sistemes ERP per acabar trobant la solució que millor encaixa en les necessitats de l'empresa.

Estudio para la implantación de un ERP en una empresa de bebidas

Este proyecto presenta un estudio previo para la implantación de un sistema ERP en una gran empresa de bebidas. Analizando las características generales, las ventajas y los inconvenientes de estos sistemas. Se ha realizado un estudio de requisitos funcionales sobre los procesos de negocio que el cliente decidió y posteriormente se han analizado tres sistemas ERP: SAP y Microsoft Dynamics NAV, por ser los más implantados, y una solución de software libre: Openbravo. Finalmente, después del análisis de requisitos de la empresa y de las diferentes soluciones ERP, se ha seleccionado la que mejor se adapta a los procesos de la empresa.

Estudio para la implantación de un ERP en una empresa de aduanas

Este proyecto ha consistido en el asesoramiento a una empresa de aduanas para implantar un sistema ERP. Esta empresa es una PYME por lo que se han seleccionado para su estudio tres sistemas ERP’s orientados a este tipo de empresas, de diferentes fabricantes. Dos de ellos de código propietario y un tercero de código libre. La elección final, tras el estudio de la empresa y de los sistemas ERP’s, ha sido el producto Microsoft Dynamics Navision, por aportar la mayor cantidad de funcionalidades requeridas y ser la solución que ofrece más opciones para el desarrollo de las funcionalidades faltantes.