Operational Reliability Analysis of a Three-Tiered Thin-Client ERP-system in an International Corporate Environment

Internationalization and the following rapid growth have created the need to concentrate the IT systems of many small-to-medium-sized production companies. Enterprise Resource Planning systems are a common solution for such companies. Deployment of these ERP systems consists of many steps, one of which is the implementation of the same shared system at all international subsidiaries. This is also one of the most important steps in the internationalization strategy of the company from the IT point of view. The mechanical process of creating the required connections for the off-shore sites is the easiest and most well-documented step along the way, but the actual value of the system, once operational, is perceived in its operational reliability. The operational reliability of an ERP system is a combination of many factors. These factors vary from hardware- and connectivity-related issues to administrative tasks and communication between decentralized administrative units and sites. To accurately analyze the operational reliability of such system, one must take into consideration the full functionality of the system. This includes not only the mechanical and systematic processes but also the users and their administration. All operational reliability in an international environment relies heavily on hardware and telecommunication adequacy so it is imperative to have resources dimensioned with regard to planned usage. Still with poorly maintained communication/administration schemes no amount of bandwidth or memory will be enough to maintain a productive level of reliability. This thesis work analyzes the implementation of a shared ERP system to an international subsidiary of a Finnish production company. The system is Microsoft Dynamics Ax, currently being introduced to a Slovakian facility, a subsidiary of Peikko Finland Oy. The primary task is to create a feasible base of analysis against which the operational reliability of the system can be evaluated precisely. With a solid analysis the aim is to give recommendations on how future implementations are to be managed.

Kansainvälistymisen ja tätä seuraavan nopean kasvun myötä monille pienille ja keskisuurille tuotantoyrityksille on syntynyt tarve yhtenäistää tietojärjestelmiään. Toiminnanohjausjärjestelmät ovat yksi yleisimmistä ratkaisuista, joita yritykset ottavat käyttöön osana kansainvälistymisprosessiaan. Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotossa ulkomaisten tytäryritysten liittäminen samaan järjestelmään on yksi kansainvälistymisstrategian tärkeimpiä vaiheita tietohallinnon näkökulmasta. Itse käyttöönotossa ja tietojärjestelmien yhdistämisessä varsinainen mekaaninen työ on hyvin dokumentoitu, ja myös yksi helpoimmista vaiheista. Järjestelmän myötä saavutettava varsinainen hyöty kuitenkin mitataan vasta käytön myötä. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttövarmuus on monien tekijöiden summa. Käytettävyyteen vaikuttavat niin laitteisto- kuin käyttäjäsidonnaisetkin asiat. Vaikka laitteisto ja tietoliikenneyhteydet olisivat riittävät ohjelmiston ja käyttäjien vaatimuksiin, huonosti toteutettu ylläpito ja yhteydenpito toimipisteiden välillä voi nopeasti heikentää järjestelmän käytettävyyttä. Tämä työ on kirjoitettu Peikko Finland Oy:lle, suomalaiselle tuotantoyritykselle, jonka ulkomaisessa tytäryrityksessä Slovakiassa on otettu käyttöön yhteinen toiminnanohjausjärjestelmä. Käyttöönotettu järjestelmä on Microsoft Dynamics Ax 4.0, jonka käyttöönotonjälkeistä toimintavarmuutta työ pyrkii analysoimaan. Tavoitteena työssä on määritellä analyysipohja, jota käyttämällä voidaan tarkasti mitata käyttövarmuutta järjestelmässä. Itse analyysin yksi tärkeimmistä tavoitteista on toistettavuus, mahdollisuus käyttää samaa analyysia työkaluna tulevissa implementoinneissa.