Gestão Documental: Gestão de Processos de Aposentação usando a Plataforma IBM FileNet na Direcção Geral de Administração Pública

Ainda, nos nossos dias, o papel como sendo base de suporte das informações, é o maior problema operacional na maioria das empresas, órgãos governamentais e instituições. A administração pública cabo-verdiana lida anualmente com um grande volume de documentos e, a dificuldade de se lidar cada vez mais com os documentos produzidos é crescente. Daí, a necessidade de estabelecer princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo de produção, utilização, conservação e destinação dos documentos de arquivo - a Gestão Documental. Com a evolução das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) é contínua, igualmente a gestão da informação precisa adaptar-se a cada nova onda de mudança. A utilização de sistemas de gestão de conteúdos e de processos constituem ferramentas indispensáveis para o desenvolvimento de modernos sistemas de informação, agilizando assim os processos críticos nas instituições, de forma a optimizar o binómio produtividade - qualidade. Este trabalho faz referência à utilização da IBM FileNet, para modelação do processo de pedido de aposentação na Administração Pública. Ficou comprovado que o sistema de gestão de Workflow - Bussiness Process Management (BPM) da IBM, é capaz de automatizar o procedimento dos processos, gerir a sequência de actividades de trabalho e chamar (ou invocar) os recursos humanos e electrónicos apropriados, associados aos vários passos de actividades numa instituição. As evidências da plataforma FileNet como solução de Gestão de Conteúdos, e Gestão de Processos na nossa Administração Pública, demonstram vantagens consideráveis em todos os níveis. Para além de dinamizar e automatizar os processos críticos, o FileNet BPM pode permitir a optimização das operações e melhorar a capacidade de tomar decisões rápidas e acertadas, capacitando a instituição, para tomar decisões atempadas, baseadas na mais rigorosa informação disponível.

El sistema de gestión documental de la Universitat de Barcelona en el marco de la Administración electrónica: un elemento más para fomentar la mejora continua

[eng] We describe the project for the organization of the documentary management system at the University of Barcelona, which is inspired by the opportunities presented by the introduction of electronic administration. We stress the function of the documentary management system as an agent for promoting continuous innovation and improvement. We illustrate this vision with a description of the process of introducing the documentary management system in the area of research.

El sistema de gestió documental de la Universitat de Barcelona en el marc de l'Administració electrònica: un element més per fomentar la millora contínua

[eng] We describe the project for the organization of the documentary management system at the University of Barcelona, which is inspired by the opportunities presented by the introduction of electronic administration. We stress the function of the documentary management system as an agent for promoting continuous innovation and improvement. We illustrate this vision with a description of the process of introducing the documentary management system in the area of research.

El sistema de gestió documental de la Universitat de Barcelona: una funció de suport a la creació de patrimoni intangible?.

Es descriu el Projecte del Sistema de Gestió Documental de la Universitat de Barcelona (PSGD UB) destacant-ne la funció de creació, gestió, preservació i difusió del capital intel·lectual de la institució, alhora que s¿introdueixen els conceptes de recurs tangible, tot referint-se al patrimoni documental, i de patrimoni intangible per definir el conjuntdels recursos i activitats associats al coneixement. Per dur a terme aquest projecte es marquen tres grans línies estratègiques: la implantació del Sistema de Gestió Documental, la valorització del patrimoni documental i el foment de les aliances i de les relacions institucionals.

Gestió documental amb microordinadors: característiques, estructura i tecnologia dels sistemes de gestió documental

Els sistemes de gestió documental (SGD) són programes que permeten la creació i explotació de bases de dades documentals. Estan orientats a la gestió de documentació científica i tècnica (informació de tipus textual poc estructurada), en oposició als sistemes de gestió de bases de dades (SGDB) dirigits a la gestió de dades empresarials (informació de tipus factual molt estructurada). Es presenta una tipologia dels SGD, així com les característiques, tecnologia i estructura bàsiques d'aquests. Finalment, es comenten les noves tendéncies en tecnologia de sistemes documentals. S'adjunta també una relació dels principals SGD que poden trobar-se al mercat espanyol.

Manual de gestión documental para el Ayuntamiento de León

En este trabajo se exponen las normas y procedimientos para la implantación en el Ayuntamiento de León de un sistema de gestión documental basado en la norma ISO 15489. Se desarrollan los conceptos básicos para la comprensión del manual, los tipos de documentos administrativos, el uso del lenguaje administrativo, los instrumentos, los diagramas, los formularios y la legislación para llevar a la práctica los sistemas de organización de fondos, clasificación, ordenación, valoración y descripción de documentos y los procesos de instalación, transferencias, régimen de acceso al documento, consultas, préstamos y reproducción de documentos en los archivos de gestión de las oficinas. Palabras clave: Sistema de gestión documental, ISO 15489, Ayuntamiento de León (España), organización de fondos, clasificación de documentos, ordenación de documentos, evaluación de documentos, descripción de documentos, archivos de gestión.

Disseny d'un sistema de gestió documental per a un centre sanitari

Estudi per a la implementació d'un sistema de gestió documental (SGD) per a un centre sanitari. S'exposa el pla de treball, l'estudi dels requeriments, el disseny i, finalment, la implementació.

The Integrated Mass Transit Systems Program in Colombia: an Example of Recentralization of the Cities´ Management?

The Integrated Mass Transit Systems are an initiative of the Colombian Government to replicate the experience of Bogota’s Bus Rapid Transit System —Transmilenio— in large urban areas of the country, most of them over municipal perimeters to provide transportation services to areas undergoing a metropolization process. Management of these large scale metropolitan infrastructure projects involves complex setups that present new challenges in the interaction between stakeholders and interests between municipalities, tiers of government and public and private sectors. This article presents a compilation of the management process of these projects from the national context, based on a document review of the regulatory framework, complemented by interviews with key stakeholders at the national level. Research suggests that the implementation of large-scale metropolitan projects requires a management framework orientated to overcome the traditional tensions between centralism and municipal autonomy.

Caracterización de la Cultura Organizacional de Informatica Documental SAS

Actualmente, el estudio de la cultura organizacional se ha convertido en un tema de gran importancia para las empresas ya que, de acuerdo a que tan satisfecho este el empleado, esta tiene un impacto en el desempeño de la compañía, además se vuelve en un factor clave para el fracaso o el éxito de cada uno de los proyectos o tecnologías de gestión que implemente la organización. La cultura organizacional según el autor Carlos Eduardo Méndez Álvarez (2006) es: La conciencia colectiva que se expresa en el sistema de significados compartidos por los miembros de la organización que los identifica y diferencia de otros institucionalizando y estandarizando sus conductas sociales. Tales significados y comportamientos son determinados por el concepto que tiene el líder de la organización tiene sobre el hombre, la estructura, el sistema cultural y el clima organizacional así como por la interrelación y mutua influencia que existe entre estos. Basados en el concepto de este autor, se va a realizar el estudio de cultura organizacional en la empresa Informática Documental SAS, dedicada al manejo y control de documentación a nivel nacional, en el cual, se va a conocer una descripción detallada del comportamiento de los miembros de la organización.

Let´s make people management visible. 'Hagamos visible la dirección de personas'.

Resumen tomado de la publicación

Elaboração do Plano de Classificação de fotografia para a divisão do Arquivo Municipal e Gestão Documental da Câmara Municipal de Sesimbra

Elaboração do plano de classificação do Arquivo Fotográfico da Divisão do Arquivo Municipal e Gestão Documental. Para a elaboração da morosa tarefa arquivística procedeu-se, primeiramente, à caracterização da estrutura orgânica e funcional do Arquivo Municipal de Sesimbra, quer no sistema de gestão documental, quer no plano de classificação do arquivo corrente. Atende-se, ainda, à classificação de clientes (quantificação e qualificação). Numa segundo fase, reconsideramos a fotografia como objeto direto da arquivística – a fotografia como documento de arquivo; a fotografia nos arquivos portugueses; as normas de classificação de fotografias, nacionais e internacionais e, finalmente, tomamos contato com as espécies fotográficas de Américo Ribeiro e Idaleciano Cabecinha, fotografias que representam aspetos singulares da vila piscatória de Sesimbra e suas gentes. Apresenta-se, no terminus desta investigação, o plano de classificação da Divisão do Arquivo Municipal e Gestão Documental. São descritos, por conseguinte, (i) objetivos, (ii) sistema e estrutura de classificação, (iii) descrição analítica codificada e, (iv) os elementos constitutivos do referido plano de classificação. Apresentamos, finalmente, um estudo arquivométrico de um dos acervos fotográficos – Fundo Doação Valdemar – do fotógrafo Idaleciano Cabecinha. Determinamos, assim, quais os temas e subtemas mais representativos da estética mimética de Cabecinha.

Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

A Gestão Documental na Autoridade Portuária de Barcelona

Este relatório de estágio representa o trabalho desenvolvido na Autoritat Portuària de Barcelona (APB), mais precisamente no Centro de Documentação da Autoridade Portuária de Barcelona, num período de 150 horas, onde tive a oportunidade de passar pelos diferentes serviços de documentação e realizar as tarefas inerentes a uma Instituição com idêntica tipologia àquela onde presto idêntica atividade em Portugal. Descreve-se a empresa e o trabalho desenvolvido no Centro de Documentação (CENDOC), considerando todas as funções desenvolvidas ao nível da gestão documental, na biblioteca, no arquivo intermédio, histórico e no arquivo fotográfico. O serviço de Arquivo agiliza a gestão de um fundo documental com mais de 3.900 metros lineares de documentos textuais, 500 metros lineares de documentação gráfica e cartográfica e 75.000 fotografias. Também gere o Património Cultural Móvel da APB, tanto o fundo documental do Arquivo Histórico (textual e imagens), como as coleções de objetos artísticos de interesse histórico e cultural (pinturas, esculturas, artes decorativas, cartas náuticas, modelos de navios). Toda a documentação do Arquivo Intermédio foi devidamente tratada, higienizada e organizada num novo espaço de arquivo, com melhores condições de acondicionamento. Aproveitando este trabalho, foi desenvolvido um novo Plano de Classificação em maio de 2012, no mesmo período que desenvolvi o estágio, a fim de melhorar o serviço de Arquivo. O serviço da Biblioteca tem ao alcance dos seus utilizadores um fundo de 1276 publicações periódicas e mais de 2.300 monografias, catalogadas no programa informático CDS/ISIS. A sua classificação é feita com base na Classificação Decimal Universal (CDU), e a partir de um tesauro especifico elaborado pelos técnicos do CENDOC. Enquanto Técnica Superior no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa (APL), o desenvolvimento deste estágio trouxe um importante contributo para o serviço que desempenho no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa. Este Estágio possibilitou, sem dúvida, um melhor conhecimento teórico e prático no âmbito das tarefas inerentes ao mesmo, e a capacitação para o desenvolvimento de projetos relacionados com as funções que desempenho, no Centro de Documentação e Informação da Administração do Porto de Lisboa.

Management no Brasil em perspectiva histórica: o projeto do Idort nas décadas de 1930 e 1940

O presente trabalho resgata a história do Management no Brasil no início do século passado. Tendo em conta a efervescência da industrialização e das grandes indústrias multiunitárias durante a virada do século dezenove para o vinte na região de São Paulo, centramos nossa análise neste período e local. Focamos particularmente o período da fundação do Instituto de Organização Racional do Trabalho (IDORT), criado em 1931 na capital paulista, até vinte anos após a sua criação. Consideramos este evento como o primeiro esforço organizado de disseminação das doutrinas e princípios do Management no país. Assim, nosso estudo teve por objetivo verificar como se deu a tentativa de introdução do Management pelo IDORT durante as décadas de 1930 e 1940 em São Paulo. Nosso quadro teórico de referência é constituído fundamentalmente dentro da análise histórica institucionalista, onde se destaca o trabalho de autores da teoria histórica da grande empresa, mas também contemplando a perspectiva da história social brasileira, que observa o condicionamento das instituições brasileiras a referências diversas daquelas que sustentaram a emergência da ordem econômica e social característica da modernidade. Por isso, partimos da premissa de que a tentativa de introdução do Management no país com a fundação do IDORT foi condicionada por um contexto institucional marcado por elementos de uma orientação tradicional patrimonialista. Metodologicamente, buscamos nos orientar pela pesquisa documental em Arquivos Históricos, onde analisamos documentos históricos do IDORT referente às duas primeiras décadas de existência do Instituto. Identificamos elementos que revelam terem sido as ações desta organização redirecionadas por conta das dificuldades enfrentadas nos primeiros anos e pelas oportunidades que surgiram com a nomeação do presidente do IDORT para o governo do Estado de São Paulo. Concluímos que o relativo descomprometimento dos industriais daquele período com o projeto de racionalização gerencial do IDORT foi crucial para a mudança de foco instituto do setor privado para o setor público, mas também da mudança do foco no nível da administração de primeira e segunda linha para o nível operacional. Apontamos indícios que sugerem que esta atitude do típico empreendedor industrial paulista do início do século passado se deu devido a transição incompleta das grandes indústrias daquele período para a administração profissional, que somente veio a se realizar mais extensivamente nas décadas seguintes, com a iniciativa do Estado na criação de importantes escolas de administração no país, bem como com a intensificação da política de substituição de importações promovida com a aplicação rigorosa da lei de similares.