Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

This research started from a personal need to answer some questions encountered in daily execution of my duties as a consultant in science documentaries, including the use of document management tools. Having already created some tools for document management during the execution of my duties I intend to draw up a "manual" with proposals for models of all instruments existing document management and execution of tasks necessary archival. We began the work by referring to existing literature and the recommendations by the highest archival policies, DGLAB. The work is structured in four chapters. The first introduces the definition and objectives of document management through a brief presentation of current issues within the document management in Portugal and also a brief chronology of the institution DGLAB. Following the second chapter which defines the tools and document management makes a characterization of each as well as an analysis of each instrument document management advised by DGLAB, finished with a table summarizing the objectives of each instrument documentary. In the third chapter we present how to design the questionnaire that was used to collect data relating to the use or not to document management tools in the archives of public bodies and the respective data. In the last chapter to enumerate management tools documentary featuring content considered important in the development of each, which are set forth in chapter appendices, one by one, which emphasize self elimination of the consignment, the manual document management, the evaluation report of accumulated masses documentary, the digital preservation plan. We conclude that the Public Administration knows and knows of the existence of most document management tools, particularly those that are most important to your file management, delivery notes, file deletion and file delivery, which are also advised by DGLAB. Also highlight the fact that only a tiny amount of organisms possess an ordinance document management and document management manual are not documents.

Orientadora : Gisélia Felício