Change in Managers’ Conceptions of Human Resources in Organisations : Outcomes of an Intervention

Managers’ conceptions of the importance of human resources are essential for creating ‘attractive workplaces’. This paper examines an intervention method aimed at creating insight among managers in small and medium-sized enterprises (SMEs) concerning the potential of human resources. The intervention method is called Focus Group Attractive Work (FGAW) and was conducted at eight enterprises in Sweden. Based on the analysis, it is concluded that the intervention method seems to be thought-provoking and to facilitate changes in managers’ conceptions of the importance of human resources, albeit to different degrees. 

Ökad förståelse bland företagsledare för nyttan av utvecklingsinsatser inom arbetsmiljöområdet

Sammanfattning Föreliggande rapport avser en delstudie inom projektet Attraktiv Konkurrenskraft (AKK) Syftet med detta arbete är att utvärdera fem metoder som kan ”väcka insikt” om nyttan av att starta utvecklingsaktiviteter för att bättre ta tillvara de mänskliga resurserna i arbetet. Baserat på detta ska en metod väljas för fördjupade studier. Drivkrafterna för att skapa bra arbetsmiljöer är många. Den primära kan sägas vara den humanitära drivkraften. Förutom de överväganden som ligger till grund för arbetsmiljölagstiftning och avtal mellan arbetsmarknadens parter finns alltså goda skäl för företagare att prioritera arbetsmiljöarbete. Den fråga som berörs i detta arbete är i vad mån det är möjligt att genom enkla insatser påverka en arbetsmiljöansvarig chefs benägenhet att gå till beslut om att genomföra insatser för att utveckla förutsättningarna för att bättre nyttja de mänskliga resurserna i organisationen. Målet är att chefen bestämmer sig för att påbörja en beslutsprocess om utvecklingsaktiviteter för att ta tillvara de mänskliga resurserna i arbetet vilket ökar förutsättningarna att rekrytera, behålla och engagera kompetent personal. Som resultat av förstudien har fem olika insiktsmetoder utvecklats och anpassats. Dessa metoder har kallats GAP-analys, Fokusgrupper Attraktivt Arbete, Visit, Riskanalys och Scenario. De tio företagen som deltog hade mellan 11 och 39 anställda, och deras verksamheter var inom områdena tillverkning, reparation och underhåll. Resultat från användning av metoderna visar att alla metoderna uppfyller kriterierna att vara enkla att förstå och snabba att genomföra. Fokusgrupper, Visit och Riskanalys ger konkret vägledning för fortsatt utvecklingsarbete. Fokusgrupper ger ett brett underlag för en fortsättning som bygger på dialog, en djupare analys på individnivå samt har psykiska och sociala dimensioner. Därmed sågs Fokusgrupper som den mest intressanta metoden att gå vidare med. Denna studie indikerar att det finns möjlighet att påverka ledare att ta beslut om aktiviteter för att utveckla den mänskliga resursen. Det finns därmed anledning att ytterligare studera ett antal företag där en och samma metod används. Valet har fallit på Fokusgrupper, även om andra metoder skulle vara tänkbara. Abstract This report concerns a sub-study of the project attractive competitiveness (AKK). The aim of the work is to evaluate five methods that are supposed to” raise awereness” about the advantages of initiating activities to better utilize human resources at work. Based on that shall one method be elected for depend studies. The driving forces for creation of good work environments are many. The primary can be said to be the humanitarian driving force. Except for the considerations that are behind the work environment legislations and agreements between social partners is therefore good reasons for entrepreneurs to give priority to work environment work. The focus of this study is to which extent it is possible by a limited input influence the liability of a manager with responsibilities for the work environment to take decisions to start a process aimed at improving the use of the human resources in the company. The goal is that the manager decides to start such a process which also is supposed to recruit, retain and engage competent staff. In the sub-study have five insight methods been developed or adapted. Those methods have been named gap-analysis, focus groups attractive work, visit, risk analysis, and scenario. The ten participating companies employed between eleven and thirty-nine persons. The companies represented different branches as production, repair work and maintenance. The results from the test of the methods shows that they all meet the criteria’s to be simple to understand and quick to carry through. Focus groups attractive work, visit, and risk analysis gives substantial guidance for further development work. Focus groups attractive work gives a broad base for a continuation built on a dialogue, a deeper analyses of individual level as well as mental and social dimensions. Of that reason chosen for deepened studies. This study indicates that there are possibilities to influence managers to decide about activities aimed at better use of human resources. There are therefore reasons to make further studies in a number of companies where the elected method is used.

"Vad som behövs? Det är sällan glasklart!" : En studie kring en organisations tillväxt och växtvärksproblematik

I en organisation belägen på Dalarnas landsbygd framkommer det i en medarbetarundersökning att ett ökande missnöje finns hos de anställda, där flera av problemen kan kopplas till den kraftiga expansion som organisationen just nu genomgår. Även en positiv organisationsförändring som tillväxt kan alltså bidra till problem hos de anställda. Denna studie har avsett att undersöka vilka utmaningar och möjligheter som upplevs hos de anställda i organisationen kopplat till den tillväxtfas de genomgår. Detta genom åtta djupintervjuer där urvalet var såväl chefer, medarbetare som HR-ansvariga. Utifrån respondenternas upplevelse av situationen fann vi fyra stora problemområden; avsaknad av gemensamma rutiner, otydliga roller, bristfällig information och kommunikation samt brist på proaktivt arbete för att säkerställa medarbetarnas kompetens. Vårt empiriska material tyder på att organisationen har ett gap när det kommer till utvecklingen av såväl de mänskliga resurserna, arbetssystem som ledarskapet. Antalet anställda ökar i en högre takt än organisationens infrastrukturella processer, något som kan ses som en organisatorisk växtvärk. Med utgångspunkt från resultatet ger vi förslag på vilka aktiviteter HR-funktionen bör fokusera på. För att bemöta utvecklingsgapet samt förhindra att fler växtvärkssymptom uppstår anser vi att HR bör fokusera på ett proaktivt arbete. En nyckelfaktor som vi genom vår utvecklade modell visar är att ledaren är av stor vikt för hur organisationen och dess medarbetare hanterar en växtvärkssituation. HR bör därför ha en klar bild över vilket stöd verksamhetens ledare behöver för att kunna skapa värde för organisationen, ledarna och medarbetarna. Några generella förslag på HR-aktiviteter går däremot inte att ge eftersom, precis som tidigare forskning visar, verksamheters individuella situation och kontext avgör vilka aktiviteter som är aktuella.

Uppföljning och utvärdering av det balanserade styrkortet : Är balanserat styrkort ett värdeskapande och strategiskt instrument inom den kommunala verksamheten?

The need to steer economic development has always been great and as management model has the balanced scorecard has been popular since the mid- 1990s, mainly in the private sector but also in the municipal sector. The introduction of the balanced scorecard has been primarily to organizations to see more than economic dimensions. The Balanced Scorecard was originally a measurement system, and today it works more as a strategic instrument. In our study is a case study to evaluate a municipality and how they make use of the balanced scorecard as a tool for strategic and value-adding work in municipal activities. In the local business is it important that the organization adapts the balanced scorecard, so it fits on the basis that it is a politically driven organization, with mandates, committees and administrations. In our study, we used a qualitative method with a deductive approach. In the study, we have gathered information through a case study where we interviewed 7 people in leading positions. In our analysis and results section, we came to the conclusion that the municipality does not use the balanced scorecard correctly. We also found that the balanced scorecard as a tool for value creation and strategic planning does not work in a favorable way. In our study, we see difficulties with the implementation of the balanced scorecard. If the municipality has invested in implementing the balanced scorecard at all levels of the business so the municipality would be able to use it on one of the activities more adequately. When the municipality is a politically driven organization, it is important that vision alive and changing based on the conditions that reflect the outside world and the municipality in general. Looking at a vivid vision, goals and business ideas, it's balanced scorecard in line with how a balanced scorecard should look like. The municipality has a strategic plan in terms of staff and employees at large. In the study, we have seen that the strategic plan is not followed up in a good way and for the business favorably, the municipality chooses the easy way out for evaluation. Employee participation to changes and ongoing human resources management feels nonexistent. However, as has been the vision of creating empowered and motivated employees. In our conclusion, we describe how we in our study look at the use of the balanced scorecard in municipal operations. We can also discern that a balanced scorecard as a tool for value creation and strategic work is good if it is used properly. In the study, we have concluded that the municipality we have chosen to study should not use the balanced scorecard when you have not created the tools and platforms required for employees, civil servants and politicians to evaluate, monitor and create a living scorecard change over time. The study reveals major shortcomings in the implementation, evaluation and follow-up possibilities, and the consequence of this is that the balanced scorecard is not - 4 - preferable in municipal operations as a strategic instrument for value creation and long-term planning.

”Ska jag jobba med en ny, gud vad jobbigt. Dom kan ju ingenting” : En undersökning om socialisationsprocesser för nyanställda

Denna studie grundar sig i att rekryteringsbehoven inom vård och omsorg i Sverige ökar enligt SKL (2015). Personalbristen leder till en konkurrens om arbetskraft bland organisationer. En lösning på detta problem är kunskap och förståelse för människors socialisation, med fokus i arbetslivet. För att på detta sätt kunna underlätta organisationens hantering för att behålla personal. Utgångspunkten för studien är att det tycks krävas mer forskning kring vilken betydelse chefers stöd och kollegors relationer har på nyanställdas socialisationsprocess. Syftet med denna studie är således att undersöka hur ett företag inom vård och omsorgssektorn arbetar med socialisationsprocessen av nyanställda med fokus på relationer och chefers stöd. Forskning som berör nyanställdas socialisationsprocesser belyser kollegor som ett verktyg för att få tillgång till viktiga resurser exempelvis tyst kunskap. Chefer behöver vara närvarande och ge feedback. Organisationskulturen påverkar som en del av organisationens personlighet. Studien bygger på en abduktiv ansats och kvalitativa intervjuer, då intresset låg på individens tolkning och upplevelse av deras socialisation till företaget. Elva intervjuer har genomförts, fyra ansvariga chefer och sju nyanställda har deltagit i studien. Resultatet från intervjuerna har analyserat utifrån den teoretiska referensramen. I denna studie har vi kommit fram till att chefernas medvetenhet om vad individen går igenom i sin socialisationsprocess påverkar processen och chefernas stöd till de nyanställda. Kollegor är inte bara ett verktyg för nyanställda till viktiga resurser, utan behöver även ta på sig ett stort ansvar för individens introducerade till den sociala miljön på arbetsplatsen. Dock behöver individen vara öppen och aktiv för att få stöd från kollegorna. För att personalen ska dela organisationskulturen behöver de få vara involverade i förändringar och gemensamma mål. Dessa genomsyrar hela verksamheten, vilket underlättar nyanställdas socialisationsprocess. Vid nyanställdas socialisation har HR funktionen en stor del om processen blir lyckad eller inte.