Transforming Maritime Safety Culture. Evaluation of the impacts of the ISM Code on maritime safety culture in Finland

The purpose of the METKU Project (Development of Maritime Safety Culture) is to study how the ISM Code has influenced the safety culture in the maritime industry. This literature review is written as a part of the Work Package 2 which is conducted by the University of Turku, Centre for Maritime Studies. The maritime traffic is rapidly growing in the Baltic Sea which leads to a growing risk of maritime accidents. Particularly in the Gulf of Finland, the high volume of traffic causes a high risk of maritime accidents. The growing risks give us good reasons for implementing the research project concerning maritime safety and the effectiveness of the safety measures, such as the safety management systems. In order to reduce maritime safety risks, the safety management systems should be further developed. The METKU Project has been launched to examine the improvements which can be done to the safety management systems. Human errors are considered as the most important reason for maritime accidents. The international safety management code (the ISM Code) has been established to cut down the occurrence of human errors by creating a safety-oriented organizational culture for the maritime industry. The ISM Code requires that a company should provide safe practices in ship operation and a safe working environment and establish safeguards against all identified risk. The fundamental idea of the ISM Code is that companies should continuously improve safety. The commitment of the top management is essential for implementing a safety-oriented culture in a company. The ISM Code has brought a significant contribution to the progress of maritime safety in recent years. Shipping companies and ships’ crews are more environmentally friendly and more safety-oriented than 12 years ago. This has been showed by several studies which have been analysed for this literature research. Nevertheless, the direct effect and influence of the ISM Code on maritime safety could not be isolated very well. No quantitative measurement (statistics/hard data) could be found in order to present the impacts of the ISM Code on maritime safety. In this study it has been discovered that safety culture has emerged and it is developing in the maritime industry. Even though the roots of the safety culture have been established there are still serious barriers to the breakthrough of the safety management. These barriers could be envisaged as cultural factors preventing the safety process. Even though the ISM Code has been effective over a decade, the old-established behaviour which is based on the old day’s maritime culture still occurs. In the next phase of this research project, these cultural factors shall be analysed in regard to the present safety culture of the maritime industry in Finland.

Safety Culture and Maritime Personnel’s Safety Attitudes: Interview Report

”METKU –projektissa” (Merenkulun turvallisuuskulttuurin kehittäminen) tutkitaan kansainvälisen turvallisuusjohtamiskoodin (ISM-koodin) vaikutuksia merenkulun turvallisuuteen ja etsitään kehittämiskohteita merenkulun turvallisuusjohtamisen parantamiseksi. Tämä haastatteluraportti on laadittu METKU –projektin yhteistyössä työpakettien 1 ja 2 kesken. Tähän raporttiin haastateltiin yhteensä 94 merenkulun ammattilaista. Suurimman osan haastateltavista muodostivat aktiiviset merenkulkijat: miehistön jäsenet, päällystö ja alusten päälliköt. Haastattelukohteena oli seitsemän suomalaista varustamoa. Haastatteluissa kerättiin merenkulkijoiden kokemuksia ja mielipiteitä ISM-koodin vaikutuksesta heidän käytännön työhönsä. Suomalaiset merenkulkijat uskovat, että tänä päivänä varustamoiden johtajat ovat hyvin sitoutuneita turvallisuuteen. Myös miehistön asenteet turvallisuuteen ovat ISM-koodin käytön myötä parantuneet. Haasteltavien yhteinen huoli kohdistui jatkuvan parantamisen toimivuuteen. Kaikki haastatellut ryhmät olivat samaa mieltä siitä, että poikkeamien raportointi ei ISMkoodin vaatimuksesta huolimatta toimi kunnolla. ISM-koodin käyttöön otosta on ollut merenkululle selkeää hyötyä. Haastateltavat esittivät hyötyinä parantuneen yhteistyön ja tiedonkulun alusten ja varustamon välillä sekä sen, että merenkulun toiminnan laatu on parantunut. Monet haastateltavat korostivat, että ISM-koodin selkeät turvallisuusvastuut yhtiölle on ollut merkittävä hyöty. Itse ISM-koodiin merenkulkijoilla ei ollut juurikaan huomauttamista. Sen sijaan turvallisuusjohtamisen käytännön toteutuksessa nähtiin parantamisen varaa. ISMkoodin aiheuttamina ongelmina mainittiin mm. lisääntynyt byrokratia ja liian monimutkaiset ja yksityiskohtaiset turvallisuuskäsikirjat. Monet haastateltavat toivovat, että ISM-koodin käytännön soveltamiseen laadittaisiin ohjeita.

Finnish Maritime Personnel's Conceptions on Safety Management and Safety Culture

The purpose of this thesis is to explore Finnish maritime personnel’s conceptions of safety management and its relationship with the concept of safety culture. In addition, the aim is to evaluate the impact of the ISM Code on the prevailing safety culture in the Finnish shipping business. A total of 94 interviewees and seven Finnish shipping companies were involved in this study. Thematic interviews were applied as the main research method for the study. The results were analysed qualitatively. The results indicate that maritime safety culture can simultaneously demonstrate features of integration, differentiation and ambiguity. Basically, maritime personnel have a positive attitude towards safety management systems since they consider safety management beneficial and essential in general. However, the study also found considerable criticism among the interviewees. The interviewed maritime personnel did not criticise the ISM Code as such, yet they criticised the way the ISM Code has been applied in practise. In order to understand the multiple perspectives of safety culture more comprehensively, multiple theoretical perspectives and methodological approaches are needed. This study indicates that safety culture and the impacts of the ISM Code should not be unambiguously studied solely quantitative methods or qualitative methods. By examining safety culture from several methodological and theoretical perspectives, one may gain a more versatile and holistic overview of safety culture.

Maritime Safety in the Gulf of Finland. Review on Policy Instruments

Suomenlahden lisääntynyt meriliikenne on herättänyt huolta meriliikenteen turvallisuuden tasosta, ja erityisesti Venäjän öljyviennin kasvu on lisännyt öljyonnettomuuden todennäköisyyttä Suomenlahdella. Erilaiset kansainväliset, alueelliset ja kansalliset ohjauskeinot pyrkivät vähentämään merionnettomuuden riskiä ja meriliikenteen muita haittavaikutuksia. Tämä raportti käsittelee meriturvallisuuden yhteiskunnallisia ohjauskeinoja: ohjauskeinoja yleisellä tasolla, meriturvallisuuden keskeisimpiä säätelijöitä, meriturvallisuuden ohjauskeinoja ja meriturvallisuuspolitiikan tulevaisuuden näkymiä, ohjauskeinojen tehokkuutta ja nykyisen meriturvallisuuden ohjausjärjestelmän heikkouksia. Raportti on kirjallisuuskatsaus meriturvallisuuden yhteiskunnalliseen sääntelyn rakenteeseen ja tilaan erityisesti Suomenlahden meriliikenteen näkökulmasta. Raportti on osa tutkimusprojektia ”SAFGOF - Suomenlahden meriliikenteen kasvunäkymät 2007 - 2015 ja kasvun vaikutukset ympäristölle ja kuljetusketjujen toimintaan” ja sen työpakettia 6 ”Keskeisimmät riskit ja yhteiskunnalliset vaikutuskeinot”. Yhteiskunnalliset ohjauskeinot voidaan ryhmitellä hallinnollisiin, taloudellisiin ja tietoohjaukseen perustuviin ohjauskeinoihin. Meriturvallisuuden edistämisessä käytetään kaikkia näitä, mutta hallinnolliset ohjauskeinot ovat tärkeimmässä asemassa. Merenkulun kansainvälisen luonteen vuoksi meriturvallisuuden sääntely tapahtuu pääosin kansainvälisellä tasolla YK:n ja erityisesti Kansainvälisen merenkulkujärjestön (IMO) toimesta. Lisäksi myös Euroopan Unionilla on omaa meriturvallisuuteen liittyvää sääntelyä ja on myös olemassa muita alueellisia meriturvallisuuden edistämiseen liittyviä elimiä kuten HELCOM. Joitakin meriturvallisuuden osa-alueita säädellään myös kansallisella tasolla. Hallinnolliset meriturvallisuuden ohjauskeinot sisältävät aluksen rakenteisiin ja varustukseen, alusten kunnon valvontaan, merimiehiin ja merityön tekemiseen sekä navigointiin liittyviä ohjauskeinoja. Taloudellisiin ohjauskeinoihin kuuluvat esimerkiksi väylä- ja satamamaksut, merivakuutukset, P&I klubit, vastuullisuus- ja korvauskysymykset sekä taloudelliset kannustimet. Taloudellisten ohjauskeinojen käyttö meriturvallisuuden edistämiseen on melko vähäistä verrattuna hallinnollisten ohjauskeinojen käyttöön, mutta niitä voitaisiin varmasti käyttää enemmänkin. Ongelmana taloudellisten ohjauskeinojen käytössä on se, että ne kuuluvat pitkälti kansallisen sääntelyn piiriin, joten alueellisten tai kansainvälisten intressien edistäminen taloudellisilla ohjauskeinoilla voi olla hankalaa. Tieto-ohjaus perustuu toimijoiden vapaaehtoisuuteen ja yleisen tiedotuksen lisäksi tieto-ohjaukseen sisältyy esimerkiksi vapaaehtoinen koulutus, sertifiointi tai meriturvallisuuden edistämiseen tähtäävät palkinnot. Poliittisella tasolla meriliikenteen aiheuttamat turvallisuusriskit Suomenlahdella on otettu vakavasti ja paljon työtä tehdään eri tahoilla riskien minimoimiseksi. Uutta sääntelyä on odotettavissa etenkin liittyen meriliikenteen ympäristövaikutuksiin ja meriliikenteen ohjaukseen kuten meriliikenteen sähköisiin seurantajärjestelmiin. Myös inhimilliseen tekijän merkitykseen meriturvallisuuden kehittämisessä on kiinnitetty lisääntyvissä määrin huomiota, mutta inhimilliseen tekijän osalta tehokkaiden ohjauskeinojen kehittäminen näyttää olevan haasteellista. Yleisimmin lääkkeeksi esitetään koulutuksen kehittämistä. Kirjallisuudessa esitettyjen kriteereiden mukaan tehokkaiden ohjauskeinojen tulisi täyttää seuraavat vaatimukset: 1) tarkoituksenmukaisuus – ohjauskeinojen täytyy olla sopivia asetetun tavoitteen saavuttamiseen, 2) taloudellinen tehokkuus – ohjauskeinon hyödyt vs. kustannukset tulisi olla tasapainossa, 3) hyväksyttävyys – ohjauskeinon täytyy olla hyväksyttävä asianosaisten ja myös laajemman yhteiskunnan näkökulmasta katsottuna, 4) toimeenpano – ohjauskeinon toimeenpanon pitää olla mahdollista ja sen noudattamista täytyy pystyä valvomaan, 5) lateraaliset vaikutukset – hyvällä ohjauskeinolla on positiivisia seurannaisvaikutuksia muutoinkin kuin vain ohjauskeinon ensisijaisten tavoitteiden saavuttaminen, 6) kannustin ja uuden luominen – hyvä ohjauskeino kannustaa kokeilemaan uusia ratkaisuja ja kehittämään toimintaa. Meriturvallisuutta koskevaa sääntelyä on paljon ja yleisesti ottaen merionnettomuuksien lukumäärä on ollut laskeva viime vuosikymmenien aikana. Suuri osa sääntelystä on ollut tehokasta ja parantanut turvallisuuden tasoa maailman merillä. Silti merionnettomuuksia ja muita vaarallisia tapahtumia sattuu edelleen. Nykyistä sääntelyjärjestelmää voidaan kritisoida monen asian suhteen. Kansainvälisen sääntelyn aikaansaaminen ei ole helppoa: prosessi on yleensä hidas ja tuloksena voi olla kompromissien kompromissi. Kansainvälinen sääntely on yleensä reaktiivista eli ongelmakohtiin puututaan vasta kun jokin onnettomuus tapahtuu sen sijaan että se olisi proaktiivista ja pyrkisi puuttumaan ongelmakohtiin jo ennen kuin jotain tapahtuu. IMO:n työskentely perustuu kansallisvaltioiden osallistumiseen ja sääntelyn toimeenpano tapahtuu lippuvaltioiden toimesta. Kansallisvaltiot ajavat IMO:ssa pääasiallisesti omia intressejään ja sääntelyn toimeenpanossa on suuria eroja lippuvaltioiden välillä. IMO:n kyvyttömyys puuttua havaittuihin ongelmiin nopeasti ja ottaa sääntelyssä huomioon paikallisia olosuhteita on johtanut siihen, että esimerkiksi Euroopan Unioni on alkanut itse säädellä meriturvallisuutta ja että on olemassa sellaisia alueellisia erityisjärjestelyjä kuin PSSA (particularly sensitive sea area – erityisen herkkä merialue). Merenkulkualalla toimii monenlaisia yrityksiä: toisaalta yrityksiä, jotka pyrkivät toimimaan turvallisesti ja kehittämään turvallisuutta vielä korkeammalle tasolle, ja toisaalta yrityksiä, jotka toimivat niin halvalla kuin mahdollista, eivät välitä turvallisuusseikoista, ja joilla usein on monimutkaiset ja epämääräiset omistusolosuhteet ja joita vahingon sattuessa on vaikea saada vastuuseen. Ongelma on, että kansainvälisellä merenkulkualalla kaikkien yritysten on toimittava samoilla markkinoilla. Vastuuttomien yritysten toiminnan mahdollistavat laivaajat ja muut alan toimijat, jotka suostuvat tekemään yhteistyötä niiden kanssa. Välinpitämätön suhtautuminen turvallisuuteen johtuu osaksi myös merenkulun vanhoillisesta turvallisuuskulttuurista. Verrattaessa meriturvallisuuden sääntelyjärjestelmää kokonaisuutena tehokkaiden ohjauskeinoihin kriteereihin, voidaan todeta, että monien kriteerien osalta nykyistä järjestelmää voidaan pitää tehokkaana ja onnistuneena. Suurimmat ongelmat lienevät sääntelyn toimeenpanossa ja ohjauskeinojen kustannustehokkuudessa. Lippuvaltioiden toimeenpanoon perustuva järjestelmä ei toimi toivotulla tavalla, josta mukavuuslippujen olemassa olo on selvin merkki. Ohjauskeinojen, sekä yksittäisten ohjauskeinojen että vertailtaessa eri ohjauskeinoja keskenään, kustannustehokkuutta on usein vaikea arvioida, minkä seurauksena ohjauskeinojen kustannustehokkuudesta ei ole saatavissa luotettavaa tietoa ja tuloksena voi olla, että ohjauskeino on käytännössä pienen riskin eliminoimista korkealla kustannuksella. Kansainvälisen tason meriturvallisuus- (ja merenkulku-) politiikan menettelytavoiksi on ehdotettu myös muita vaihtoehtoja kuin nykyinen järjestelmä, esimerkiksi monitasoista tai polysentristä hallintojärjestelmää. Monitasoisella hallintojärjestelmällä tarkoitetaan järjestelmää, jossa keskushallinto on hajautettu sekä vertikaalisesti alueellisille tasoille että horisontaalisesti ei-valtiollisille toimijoille. Polysentrinen hallintojärjestelmä menee vielä askeleen pidemmälle. Polysentrinen hallintojärjestelmä on hallintotapa, jonka puitteissa kaikentyyppiset toimijat, sekä yksityiset että julkiset, voivat osallistua hallintoon, siis esimerkiksi hallitukset, edunvalvontajärjestöt, kaupalliset yritykset jne. Kansainvälinen lainsäädäntö määrittelee yleiset tasot, mutta konkreettiset toimenpiteet voidaan päättää paikallisella tasolla eri toimijoiden välisessä yhteistyössä. Tämän tyyppisissä hallintojärjestelmissä merenkulkualan todellinen, kansainvälinen mutta toisaalta paikallinen, toimintaympäristö tulisi otetuksi paremmin huomioon kuin järjestelmässä, joka perustuu kansallisvaltioiden keskenään yhteistyössä tekemään sääntelyyn. Tällainen muutos meriturvallisuuden hallinnassa vaatisi kuitenkin suurta periaatteellista suunnanmuutosta, jollaisen toteutumista ei voi pitää kovin todennäköisenä ainakaan lyhyellä tähtäimellä.

Maritime safety in the Gulf of Finland. Evaluation of the regulatory system

Growing traffic is believed to increase the risk of an accident in the Gulf of Finland. As the consequences of a large oil accident would be devastating in the vulnerable sea area, accident prevention is performed at the international, regional and national levels. Activities of shipping companies are governed with maritime safety policy instruments, which can be categorised into regulatory, economic and information instruments. The maritime regulatory system has been criticised for being inefficient because it has not been able to eliminate the violations that enable accidents. This report aims to discover how maritime governance systems or maritime safety policy instruments could be made more efficient in the future, in order to improve the maritime safety level. The results of the research are based on a literature review and nine expert interviews, with participants from shipping companies, interest groups and authorities. Based on the literature and the interviews, a suggestion can be made that in the future, instead of implementing new policy instruments, maritime safety risks should be eliminated by making the existing system more efficient and by influencing shipping companies’ safety culture and seafarers’ safety related attitudes. Based on this research, it can be stated that the development of maritime safety policy instruments should concentrate on harmonisation, automation and increasing national and cross-border cooperation. These three tasks could be primarily accomplished by developing the existing technology. Human error plays a role in a significant number of maritime accidents. Because of this, improving companies’ safety culture and voluntary activities that go beyond laws are acknowledged as potential ways of improving maritime safety. In the future, maritime regulatory system should be developed into a direction where the private sector has better possibilities to take part in decision-making.

TYÖTURVALLISUUDEN KEHITTÄMINEN TEOLLISUUSYRITYKSESSÄ

Tiivistelmä Lainsäädäntö ohjaa yrityksien työsuojelutoimintaa varsin tiukasti. Menestyvälle yritykselle ei kuitenkaan enää riitä lainsäädännön minimitason saavuttaminen. Työturvallisuudesta on tullut merkittävä menestystekijä kilpailtaessa rajallisista resursseista, kuten osaavasta työvoimasta ja rahoittajista. Diplomityössä selvitetään työturvallisuuden kehittämiskeinoja teollisuusyrityksessä. Alalla toimii useita viranomais- ja asiantuntijaorganisaatioita, joiden tehtäviin kuuluu valvoa, että lainsäädäntöä noudatetaan. Valvonnan lisäksi ne myös tarjoavat opastusta työsuojeluasioissa. Työsuojelun kehittämisessä on tärkeää johdon asenne ja toiminta työsuojeluasioissa. Turvallisuutta tulee johtaa samalla tavoin kuin yrityksen muutakin toimintaa. Turvallisuusjohtamisen menetelmiä ovat muun muassa riskien arviointi, tapaturmien tutkinta ja työsuojelukoulutuksen järjestäminen. Myös hyvän turvallisuuskulttuurin luominen yritykseen kuuluu johdon haasteisiin. Turvallisuustoiminnan tilaa kohdeyrityksessä arvioitiin Lappeenrannan teknillisessä korkeakoulussa kehitetyllä Laatua turvallisuustoimintaan (LATU) -menetelmällä. Tuloksien perusteella valittiin lähempää tarkastelua varten tapaturmien tutkinta, fyysinen kuormitus ja sisäinen liikenne. Näistä kerättiin tietoa haastatteluin ja keskusteluin niin työntekijöiden, työnjohdon kuin keskijohdonkin kanssa sekä lisäksi omakohtaisesti toimintaa havainnoimalla.

Utilization of Incident Reporting in The Finnish Maritime Industry

Marine traffic is expected to increase rapidly in the future, both in the Baltic Sea and in the Gulf of Finland. As the number of vessels in the area increases, so does the risk of serious marine accidents. To help prevent such accidents in the future, the International Maritime Organization (IMO) has put forth the International Safety Management Code (the ISM Code), which aims to improve the safety of the vessels. The second work package of the Development of maritime safety culture (METKU) project investigates the effects of the ISM Code and potential areas of improvement in maritime safety. The first phase in the work package used a literature review to determine how maritime safety culture could be improved. Continuous improvement, management commitment and personnel empowerment and motivation were found to be essential. In the second phase, shipping companies and administrators were interviewed. It was discovered that especially incident reporting based on continuous improvement was felt to be lacking. This third phase aims to take a closer look at incident reporting and suggest improvements based on the findings. Both the IMO and national legislation encourage shipping companies in incident reporting, and on the national level a shared incident reporting system (ForeSea) is being pushed forward. The objective of this research project was to find out the IMO’s attitude towards incident reporting, to establish a theoretical framework of reference in incident reporting, and to observe how reporting is actually being employed on the seas. Existing incident reporting systems were also researched. The study was carried out using a literature review and the results previously gathered in interviews. The results of phase two were elaborated further for themes relating to incident reporting. According to the findings of this research, the theoretical background of incident reporting dates back to the early 20th century. Although some theories are widely accepted, some have also received criticism. The lack of a concise, shared terminology poses major difficulties in maritime incident reporting and in determining its efficiency. A central finding is the fact that existing incident reporting focuses mostly on information flow away from the ship, whereas the backward information flow is much less planned and monitored. In incident reporting, both nationally and internationally, stakeholders are plenty. The information produced by these parties is scattered, however, and thus not very usable. Based on this research, the centralizing of this information should be made a priority. Traditionally, the success of incident reporting has been determined statistically, from the number of reported incidents. Yet existing reporting systems have not been designed with such statistical analysis in mind, so different methodologies might yield a more comprehensive view. The previous findings of seafarers and management (including shipping companies and administration) having differing views on safety work and safety management were backed up by the results of this study. Seafarers find seamanship and storytelling important, while management wants a more systematic and broad approach on safety matters. The research project was carried out by the Centre for Maritime Studies of the University of Turku, in the Kotka unit (Maritime Logistics Research), with coordination by the Kotka Maritime Research Centre. The major financiers of the project were the European Union and the city of Kotka. The financing authority was the Regional Council of Päijät-Häme. Partners in the project were the shipping companies Finnlines Oyj, Kristina Cruises Oy, Meriaura Oy and VG-Shipping Oy, and the ports of Helsinki, Kotka and Hamina. The partners provided both funding for the project and information for the research.

Efficiency of the ISM Code in Finnish Shipping Companies

Due to increasing waterborne transportation in the Gulf of Finland, the risk of a hazardous accident increases and therefore manifold preventive actions are needed. As a main legislative authority in the maritime community, The International Maritime Organization (IMO) has set down plenary laws and recommendations which are e.g., utilised in the safe operations in ships and pollution prevention. One of these compulsory requirements, the ISM Code, requires proactive attitude both from the top management and operational workers in the shipping companies. In this study, a crosssectional approach was taken to analyse whether the ISM Code has actively enhanced maritime safety in the Gulf of Finland. The analysis included; 1) performance of the ISM Code in Finnish shipping companies, 2) statistical measurements of maritime safety, 3) influence of corporate top management to the safety culture and 4) comparing safety management practices in shipping companies and port operations of Finnish maritime and port authorities. The main results found were that maritime safety culture has developed in the right direction after the launch of the ISM Code in the 1990´s. However, this study does not exclusively prove that the improvements are the consequence of the ISM Code. Accident prone ships can be recognized due to their behaviour and there is a lesson to learn from the safety culture of some high standard safety disciplines such as, air traffic. In addition, the reporting of accidents and nearmisses should be more widely used in shipping industry. In conclusion, there is still much to be improved in the maritime safety culture of the Finnish Shipping industry, e.g., a “no blame culture” needs to be adopted.

Establishment of a health and safety management system according to the OHSAS 18001 standard

The thesis develops guidelines for the implementation of the health and safety management system according to the OHSAS 18001 standard, as well as the feasible threat analysis, project proposal schedule, future system quality improvements and organizational change evaluation. The theoretical part clarifies determination of occupational health and safety, its management system, the OHSAS 18001 standard and integrated management system compounded of triple ISO 14001, ISO 9001 and OHSAS 18001 standards. The literature includes such important aspects as human factor, organizational policies, possible benefits, threats, organizational safety culture, Deming’s quality improvement cycle, system implementation, maintenance and cost matters. The empirical part demonstrates real-life situation by using Andritz Pulp & Paper Oy as a case study. Prior the thesis proposal, Andritz Group is analysed including separate business areas, acquisition and integration strategies, current status of the health and safety management and parallel experiences of the largest business area Andritz Hydro. The proposal is aimed at improving the current health and safety system for the permanent and sub-contracted employees at Andritz Pulp & Paper both in Finland and in various projects globally.