Development of Order-Delivery Process in Purchasing

Diplomityön tavoitteena oli kehittää Fazer Suklaan oston tilaus-toimitusprosesseja, jotta raaka-aineet ja pakkausmateriaalit pystytään hoitamaan mahdollisimman tehokkaasti. Ensin selvitettiin kirjallisuuden avulla tilaus-toimitusprosessin päävaiheet ja niihin vaikuttavat tekijät. Empiirisessä osassa lähdettiin liikkeelle käymällä läpi Fazer Suklaan oston nykytilanne, joka tehtiin ostajille suunnatun aikaselvityksen, haastatteluiden ja nykyisten tilaus-toimitusprosessien kuvaamisen avulla. Tavoitetilanteen rakentaminen aloitettiin ostettavien materiaalien ja toimittajien luokittelemisella. Tämän perusteella nämä materiaalit voitiin jakaa kolmen eri tilaus toimitusprosessin alle. Automaattisessa tilaus-toimitusprosessissa eri vaiheet automatisoidaan yhdessäavain toimittajien kanssa. Puoliautomaattinen prosessi perustuu systeemiin, jossa toimittaja näkee internetin kautta Fazerin tuotantosuunnitelman ja tekee tämän perusteella materiaalien täydennykset. Yksinkertaisessa prosessissa ostoarvoltaan alhaiset materiaalit hoidetaan mahdollisimman lähellä käyttöpistettä ja prosessin vaiheet tehdään mandollisimman pienellä työmäärällä. Tavoiteprosessien implementoinnilla todettiin suurimmiksi eduiksi prosessivaiheiden vähentyminen ja manuaalisen työn automatisoituminen. Tätä kautta saatiin prosessin eri vaiheiden työmäärää vähennettyä, sekä alennettua varastotasoja ja näin tilaus toimitusprosessin kokonaiskustannuksia pystyttiin pienentämään.

Koulutuskuntayhtymän hankintalogistiikan nykytilan selvitys ja kehittäminen

Työn tavoitteena oli kartoittaa Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hankintaprosessin nykytila, analysoida saatuja tuloksia ja pohtia menetelmiä hankintatoimintaan liittyvien prosessien parantamiseksi. Päähuomio kohdistettiin materiaalihankintoihin. Julkisia hankintoja ohjaavat lait ja asetukset, joiden keskeisimmät tavoitteet ovat avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys. Lisäksi laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta vaikuttaa asiakirjojen julkisuuteen hankintaprosessin aikana.Tutkimuksessa havaittiin, että erittäin suuri osa ostoista on markkamääräisesti pieniä ostoja, jotka aiheuttavat hintaansa nähden suuret hankintakustannukset. Toimittajia on paljon ja rahallisesti pienten toimittajien määrä on erittäin suuri. Tästä on seurauksena se, että toimittajayhteistyö on useiden toimittajien kanssa hyvin satunnaista ja toimitusten valvonta ja toimittajaseuranta vaikeutuu. Toimittajien kehittämiseen ei tästä johtuen enää riitä resursseja. Toimittajayhteistyö julkisiin hankintoihin erikoistuneen kauppatalon kanssa on vasta alullaan ja yhteistyön määrä vaihtelee paljon eri koulutusyksiköissä. Yllättäviä tuloksia tuotti toimittajan hintojen kehitys sopimuskauden aikana. Hinnoissa oli tapahtunut kaikissa tuoteryhmissä huomattavaa nousua vuoden aikana.Hankintatoimintaa voidaan kehittää nopeuttamalla nykyisiä prosesseja hyväksikäyttäen olemassa olevaa Intranet-tekniikkaa. Samoin sähköinen kaupankäynti on useissa tuoteryhmissä varteenotettava ja tulevaisuudessa edelleen kehittyvä vaihtoehto. Toimittajaseurantaa tulee tehostaa ja toimittajien kanssa tulee pyrkiä avoimeen ja jatkuvaan yhteistyöhön.Hankintayhteistyön kehittäminen omistajakuntien kanssa ja Etelä-Karjalan julkisen sektorin yhteishankintoihin sitoutuminen olisivat tehokas tapa säästää hankintakustannuksissa.

Assessing e-procurement System for Improving the Purchasing Operations

Diplomityön tavoitteena oli luoda suunnitelma elektronisen hankintatoimen aloittamiseksi, analysoimalla nykyisiä ostoprosesseja ja konsernin laajuista elektronista hankintajärjestelmää. Työ pohjautuu yritysten väliseen elektroniseen kauppaan, elektroniseen hankintatoimeen ja systeemisuunnitteluun liittyvään kirjallisuuteen. Työssä tehdyn suunnitelman tarkoituksena on auttaa Siemens Oy:tä siirtymään uuteen elektroniseen ostotoimintaan. Elektroniselle ostotoiminnalle suunniteltiin tavoitteet ja näitä vastaavat vaatimukset. Elektronisen hankintajärjestelmän analysointi perustuu kirjallisuudessa esitettyihin järjestelmän elinkaari-mallin vaiheisiin. Analysoinnin tarkoituksena oli saada selville järjestelmän soveltuvuus Siemens Oy: n liiketoimintaympäristöön, prosesseihin ja vaatimuksiin. Elektronisen hankintatoiminnan etuja ovat liiketoiminta prosessien johtamisen parantuminen, kustannusten väheneminen sekä taloudellisen suorituskyvyn lisääntyminen. Elektronisen hankintatoiminnan aloittaminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua. Työssä tehdyt suunnitelmat ja analysoinnit auttavat arvioidessa järjestelmän sopivuutta Siemens Oy: n vaatimuksiin. Oikean ja toimivan järjestelmän valinta ei kuitenkaan takaa elektronisesta hankintatoiminnasta hyötymistä. Tärkeimpiä jatkotoimenpiteitä onkin suorittaa kustannus/hyöty analyysi ja arvioida toimittajien halukkuutta ja kykyjä osallistua markkinapaikkaan.

Purchasing Process Performance Definition and Improvement in the Mechanical Wood Industry

Tämän tutkimuksen ensisijaisena tavoitteena oli määrittää Schauman Wood Oy:n ostoprosessin suorituskyvyn nykytila yrityksen Suomen yksiköissä. Nykytila-arviointi suoritettiin uusien ja käytössä olevien mittaustulosten avulla. Tutkimuksessa verrattiin kymmenen tuotantolaitoksen ostoprosesseja keskenään. Keskeinen tutkimusongelma oli ostoprosessin suorituseroja aikaansaavien tekijöiden selvittäminen eri yksiköissä. Tutkimuksen tavoitteena oli saavuttaa yhtenäisemmät toimintatavat yrityksessä sekä laajentaa konsernin osto-organisaation hyödyntämistä hankintatoimessa. Tavoitteena oli ostoprosessin virtaviivaistaminen ja tehokkaamman seurantajärjestelmän kehittäminen. Ostotoimintojen suorituskyvyn jatkuva parantaminen perustuu osittain uusien mittareiden avulla saatavaan informaatioon ja täsmällisempään seurantaan. Sisäistä benchmarkingia käytettiin työkaluna suorituskyky-eroavaisuuksien määrittelyssä. Tietoa erilaisista toimintatavoista kerättiin haastattelemalla yrityksen ostajia ja tehdaspalvelupäälliköitä eri tehdaspaikkakunnilla. Sisäisen benchmarkingin avulla määriteltiin toimintatapa eroavaisuudet sekä kehitettiin seurantakortti, jossa jokaista yksikköä verrataan parhaaseen ja eniten kehittyneeseen yksikköön. Työn tuloksina muodostui ehdotuksia ostotoiminnon uusiksi mittareiksi. Uudet mittarit ovat tehokkuusmittareita, jotka kuvaavat resurssien käytön tehokkuutta sekä auttavat seuraamaan ostoprosessin tilaa entistä paremmin. Uusien mittareiden tavoitteena on myös vähentää mittareiden manipulaatiomahdollisuutta. Työn ulkopuolelle rajattiin informaatioteknologiajärjestelmien tietotekninen osuus. Eräs yrityksen tuotantolaitoksista rajattiin myös työn ulkopuolelle, koska sen ostoprosessit ovat huomattavasti kehittymättömämpiä kuin Schauman Woodin muiden tehtaiden ostoprosessit. Kyseisen yksikön kehittämisen tulee lähteä aivan ruohonjuuritasolta. Tutkimuksen teoriaosuus on kerätty alan ammattikirjallisuudesta ja tutkimuksen aihetta käsittelevistä uudehkoista tieteellisistä alan artikkeleista. Teorian tarkoituksena on tukea empiiristä osuutta sekä antaa lukijalle uusia näkemyksiä ostotoiminnan monista mahdollisuuksista. Tutkimuksen tuloksia ovat nykytila-analyysi, ehdotukset uusista ostotoiminnan mittareista sekä ehdotus MRO-tuotteiden ulkoistamiskokeilusta. Yrityksen ostotoiminnan tulisi kehittyä operatiivisesta tasosta kohti strategisempaa oston tasoa. Johdon sitoutuminen hankintatoimen kehityshankkeisiin on erityisen tärkeää, lisäksi hankintatoimi tulisi nähdä strategisempana osa-alueena yrityksessä. Hankintatoimen kehittämisen avulla yrityksen kustannustehokkuutta voidaan lisätä merkittävästi.

Operative level purchasing in pharmaceutical wholesale trade

Tämän tutkintotyön tavoitteena on selvittää operatiivista ostotoimintaa, joka sisältää oikea-aikaisen tilausrytmin ja tasapainoisen tilausmäärän määrityksen sekä saapuvan tavaravirran mukauttamisen myyntiin tai kulutukseen kokonaisuutena. Tässä tutkimuksessa tarkastellaan myös varastojen merkitystä ja ostotoiminnan kannalta keskeisimpiä tehokkaaseen varastonohjaukseen liittyviä tunnuslukuja. Tutkimus sisältää lääkkeiden toimitusketjun kuvauksen, koska se poikkeaa merkittävästi muista toimialoista. Tämä tutkintotyö on syntetisoiva kirjallisuustutkimus. Tutkintotyön empiirisessä osassa analysoidaan aluksi case-yrityksen vaihto-omaisuusvaraston ohjausta ostotoiminnan näkökulmasta ABC analyysiin pohjautuen. Tämän jälkeen ostotoimintaa analysoidaan tarkemmin tiettyjen toimittajien osalta. Lopuksi laaditaan optimaalinen tilausrytmi ja tilausmäärät sekä ostobudjetti yhden toimittajan tuotteille. ABC analyysia voidaan hyödyntää työkaluna määriteltäessä miten erilaisten tuotteiden materiaalivirtoja tulisi ostotoiminnan kannalta ohjata. Analyysi perustuu resurssien keskittämiseen sinne missä tuotto on suurin.