The Role of an Enterprise Portal in Knowledge Management Strategy, Case: Private Equity Investor

Työ tutkii yritysportaalin roolia organisaation tietojohtamisessa. Tutkimusongelman ratkaisemiseksi luodaan viitekehys, jossa yritysportaalin ja tietojohtamisen teoriat linkittyvät. Työn empiirisessä osassa viitekehys on pohjana case-yritykselle rakennettavalle yritysportaalille. Laadullinen tutkimus käsittää teoriaosuuden sekä osallistuvaan case-tutkimukseen perustuvan empiriaosuuden. Työn runko muodostuu kahden vastakkaisen tietojohtamisajattelun vuoropuhelusta, jotka ovat informaatioteknologiaan- ja strategiseen johtamiseen perustuvat näkökulmat. Toimivan tietojohtamismallin täytyy sisältää molemmat aspektit. Jokainen organisaatio tarvitsee informaation hallintaan liittyviä toiminnallisuuksia ja täten eksplisiittisen tiedon hallinta tietojärjestelmien avulla on onnistuneen tietojohtamisen kulmakiviä. Tätä perusinfrastruktuuria on mahdollista laajentaa hiljaisen tiedon hallintaan perustuvilla tietojohtamismenetelmillä. Työn ratkaisu näiden kahden näkemyksen, 'kovan' informaatioteknogiaan painottuvan sekä 'pehmeän' ihmisnäkökulman integrointiin, on yritysportaali. Työssä käytettävä yritysportaalin viitekehys rakentuu kolmeen päätoiminnallisuuteen; sisällönhallintaan, yhteistyöominaisuuksiin ja liiketoimintatiedon hallintaan. Työ todistaa yhteyden viitekehyksen sekä tietojohtamisen perusmallien, kuten tietojohtamisen prosessimallin sekä tietoympäristöjen välillä. Yritysportaali voi täten toimia, ei ainoastaan yksittäisten tietojohtamistyökalujen implementoinnissa, vaan tietojohtamisstrategian luomisen apuna tarjoten alustan tai 'katalyytin' kokonaisvaltaiselle tietojohtamiselle.

Absorptive capacity and the effect of social integration mechanisms in knowledge utilization

Tiedosta on tullut määräävä tekijä yrityksensuorituskyvylle. Yritykset hankkivat aktiivisesti uutta tietoa ulkoisesta ympäristöstään ja tallentavat sitä tietokantoihinsa. Uusi tieto on innovaatioiden ja uusien ideoiden peruselementti. Uudet ideat pitää myös kaupallistaa, jotta niiden avulla voidaan hankkia kilpailuetua. Absorptiivisen kapasiteetin malli yhdistää tiedon prosessointiin liittyvät kyvykkyydet, jotka vaikuttavat yrityksen kykyyn hyödyntää tietoa tehokkaasti. Ennen kuin tietoa voidaan käyttää uusien tuotteiden ja palveluiden luomiseen, täytyy sitä jakaa yrityksessä ja muuttaa se yrityksen toimintaa palvelevaksi. Aiemmissa tutkimuksissa innovaatiot ovat vahvasti liitetty yrityksen kykyyn uudistua. Tämä pro gradu -tutkielma tutkii sosiaalisten integraatiomekanismien vaikutusta potentiaalisen absorptiivisen kapasiteetin muuttamiseen toteutuneeksi absorptiiviseksi kapasiteetiksi. Yksilöiden ja osastojen välisen yhteistyön sekä luottamuksen vaikutus tiedon sisäistämiseen tutkittiin. Tutkielma pohjautuu monikansallisessa yrityksessä keväällä 2006 suoritettuun uudistumiskyky-tutkimukseen. Tutkielma keskittyy yrityksen kykyyn uudistua uuden tiedon ja innovaatioiden avulla. Tutkielma on kvantitatiivinen tapaustutkimus. Tutkielmassa tehtyjen havaintojen mukaan sosiaaliset integraatiomekanismit ovat tärkeitä uuden tiedon hyödyntämisessä. Tiedon eksplisiittyyden havaitaan vaikuttavan tiedon muuttamiseen yritykselle hyödylliseksi resurssiksi.

Hiljaisen tiedon tallennusHämeen Puhelin Oy:ssä vuosina 2006-2010

Moderni liiketoiminta kohtaa uusia haasteita. Haasteiden aiheuttajia ovat mm. alenevat tuotantokustannukset ja kiihtyvä kilpailu. Jotta yritys kykenisi vastaamaan näihin moderneihin haasteisiin, sen tulee toimissaan hyödyntää tehokkaasti omat resurssit. Yrityksen suurimmat resurssit sijaitsevat henkilöstössä, heihin sitoutuneessa tiedossa. Tästä tiedosta iso osa on ns. hiljaista tietoa, jota ei voida perinteisin keinoin tallentaa. Tämä työ, tutkimus keskittyy tuon hiljaisen tiedon tallentamiseen. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda malli, joka sisältää hiljaisen tiedon keruun, analyysin ja siirtämisen. Kokonaisuus muodostaa työkalun jolla teettävän yrityksen eläkkeelle jäävä henkilöstön hiljainen tieto tallennetaan yritykseen. Mallin lisäksi tutkimuksessa tuodaan esille aihetta koskevat erilaiset kehitysmahdollisuudet ja visiot.

Hiljaisen tiedonja osaamisen siirtäminen yksilöltä tiimille tietotekniikka- ja telekommunikaatioalalla

Tässä diplomityössä tarkastellaan hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtämistä yksilöltä tiimille tietotekniikka- ja telekommunikaatioalalla (IT-ala). Tarkoitus on kehittää systemaattinen tiedonsiirtämismenetelmä, johon kuuluu uusi työskentelytapa ja teknisenä työkaluna tietämyskannan käyttö. Teoriaosuudessa tarkastellaan tiedon määritelmää ja eri olomuotoja. Pohditaan hiljaisen ja määrällisen tiedon eroa. Tutkitaan miten tiedonsiirtäminen tapahtuu ja mitä haasteita siinä voi esiintyä. Käsitellään oppimissykli ja tietämyskanta. Empiriaosuudessa tutkitaan neljää tiimiä IT-alalta. Tiimit ovat luonteeltaan ja toiminnaltaan erilaisia. Tutkitaan mitä tiedonsiirtohaasteita niissä on. Samalla pohditaan onko tiiminrakenteella merkitystä tiedonsiirtämisen kannalta. Empiiriset tulokset osoittavat, että tiimin rakenne itsestään ei ratkaise tiedonsiirtämishaasteita. Tulosten perusteella suositellaan systemaattista tiedonsiirtämistä. Avuksi kannattaa ottaa käyttöön tietämyskanta, tarkemmin wiki ja blogi.

Business Benefits of Content Management

Hyvällä sisällönhallinnalla on mahdollista vaikuttaa myönteisesti liiketoiminnalliseen tulokseen, jos sisällönhallinnan eri vaikutusmahdollisuudet tunnistetaan. Kun organisaatiossa syntyvä tieto on vapaasti saatavilla, ja sitä voidaan tulkita ja hyödyntää erilaisiin tarpeisiin, tietojärjestelmän avulla voidaan vauhdittaa kehitystä ja uuden tiedon löytämistä. Tiedon keskeisin tehtävä on kehittää ja parantaa organisaation osaamista, jolloin pitää olla tietoa siitä, mitä, miksi ja kuinka tietoa on käytetty organisaatiossa. Kaiken liiketoimintaprosesseissa tuotetun tiedon kohdalla pitäisi miettiä kolmea tiedonhallinnan osa-aluetta: tiedon luontia, hallintaa ja hyödyntämistä. Tavoitteena on saavuttaa yrityksen määrämuotoisen tietopääoman paras mahdollinen hallinta.Työssä kuvataan sitä, mitä sisällönhallinta on, sen eri tasoja, sen käsitteellistä sijoittumista tietämyksenhallintaan, sisällönhallinnan järjestelmiä ja niiden merkitystä liiketoimintaprosesseissa. Lisäksi tarkastellaan niitä syitä, joiden vuoksi yritykset kiinnostuvat organisaatiossa olevan määrämuotoisen tiedon sisällönhallinnasta. Lopuksi analysoidaan, millaisia voivat olla liiketoiminnalliset, kilpailulliset tai rahalliset tavoitteet, joita asetetaan sisällönhallinnan tietojärjestelmäprojektille. Työn tueksi on haastateltu neljän suomalaisen suuryrityksen sisällönhallinnan tietojärjestelmäprojektin asiantuntijoita. Heidän kommenttejaan on analysoitu ja niiden perusteella on tehty johtopäätöksiä niistä syistä, joiden vuoksi yritykset yleensä sijoittavat resurssejaan sisällönhallintaan.

Avainhenkilöihin keskittyneen tietopääoman katoamisen riski ja sen hallinta pk-yrityksissä

Tutkielmassa selvitetään pienten ja keskisuurten yritysten avainhenkilöihin keskittyneen tietopääoman katoamisen riskiä ja pyritään löytämään keinoja riskin hallintaan. Pk-yrityksissä yrityksen kannalta kriittinen tieto on usein harvoihin henkilöihin keskittynyttä. Tällaisten avainhenkilöiden työpanoksen ja osaamisen menettäminen kokonaan saattaa olla yrityksen toiminnalle kohtalokasta. Väliaikainen osaamisen menettäminen voi myös vaikeuttaa toimintoja. Tietopääoman katoamisen riskin pienentäminen onnistuu joko avainhenkilön tiedon siirtämisellä toisiin henkilöihin tai huolehtimalla avainhenkilön työsuhteen mahdollisimman pitkästä jatkumisesta. Tiedon siirtämisen menetelmät riippuvat tiedon laadusta: onko se hiljaista vai eksplisiittistä. Avainhenkilön pysyvyyteen vaikuttaa yrityksen henkilöstöpolitiikka, jonka mukaisesti työntekijät saavat korvauksen työstään ja sitoutuvat yritykseen. Myös työntekijän työkyvystä huolehtiminen vaikuttaa tiedon pysymiseen yrityksen käytössä. Esimerkkiyrityksen haastatteluissa voidaan todeta yhtymäkohtia tutkimuksen muissa osissa käsiteltyihin tietojohtamisen ongelmiin.

Henkilöstökoulutus yksilön osaamisen mahdollistajana. Case: Nordea Pankki

Työn tavoitteena oli tarkastella kuinka henkilöstökoulutus vaikuttaa koulutettavan tietoihin, taitoihin ja hänen käyttäytymiseensä työssä eli muuttuuko henkilöstökoulutus yksilön osaamiseksi. Samalla kartoitettiin oppimista edistäviä ja toisaalta estäviä seikkoja.Vastauksia tutkimusongelmiin etsittiin sekä teorian kautta että tarkastelemalla Case yrityksessä Nordea Pankissa läpivietyä koulutusohjelmaa. Tutkielman empiirinen osuus suoritettiin kahdella lomakekyselyllä sekä niiden tuloksia syventävällä puolistrukturoidulla lomakehaastattelulla.Tutkielman tuloksista voidaan päätellä, että henkilöstökoulutus on hyvä keino eksplisiittisen tiedon jakamiseen. Se parantaa henkilöstön osaamistasoa. Aikuisen oppimisprosessi perustuu hänen oppimismotivaatioonsa sekä hänen aikaisempiin kokemuksiinsa. Oppimisprosessia tukee organisaation oppimiskulttuuri, jossa on motivoiva ilmapiiri ja joka kannustaa jatkuvaan oppimiseen. Kiire ja motivaation puute ovat pahimmat oppimisen esteet.

Hiljaisen tiedon muuttaminen näkyväksi

Tutkimus kuuluu tietojohtamisen aihealueeseen. Tutkimusongelmana on tutkia, miten hiljaista tietoa muutetaan näkyväksi tiedoksi. Lisäksi tutkitaan strategian, yrityskulttuurin sekä yksilön ja tiimin halua oppia ja jakaa tietoa. Tavoitteena on tutkia prosessia, jossa hiljainen tieto muutetaan näkyväksi tiedoksi sekä miten prosessi saataisiin tehokkaammaksi. Tutkimusstrategia on normatiivinen, koska pyritään vastaamaan kysymykseen, miten pitäisi olla. Tutkimuksessa käytetään case-tutkimusta. Empiirinen osa on kerätty haastatteluin ja omin havainnoin. Tutkimus on rajattu koskemaan pieniä perheyrityksiä eli se on tehty perheyrityksen näkökulmasta. Tieto muuttuu näkyväksi tiedon luomisen, hankkimisen, varastoimisen, jakamisen ja soveltamisen kautta. Tähän prosessiin vaikuttavat mm. yrityksen visio ja strategia, jotka antavat suuntaviivat yrityksen toiminnalle. Myös yrityskulttuuri vaikuttaa prosessiin ja siinä mm. arvot ja palautejärjestelmä. Yksilön ja tiimin vuorovaikutus on merkityksellinen tiedon muuttamisessa näkyväksi tiedoksi. Nämä kaikki tekijät yhdessä vaikuttavat tiedon muuttamiseen näkyväksi tiedoksi. Keskusteleminen on väline, jolla hiljaista tietoa voidaan muuttaa näkyväksi.

Teollisuusvaihteen kokoonpanoprosessin laadun parantaminen

Paperikoneen telalle integroitujen mekaanisten käyttölaitteiden valmistuksen siirtoprojektin yhteydessä on raportoitu huomattavan paljon valmistuksen aikaisia poikkeamia. Poikkeamien juurisyyn hahmottamiseksi tehtiin kvantitatiivinen analyysi raportoiduista poikkeamista ja kvalitatiivinen analyysi kokoonpanon nykytilasta. Kokoonpanotyöstä suuri osa on tällä hetkellä arvoa jalostamatonta työtä. Tutkimuksessa havaittiin valmistusprosessissa kaikkia kokoonpanon poikkeamien perustyyppejä ja näitä poikkeamia olivat aiheuttaneet kaikki mahdolliset aiheuttajat. Etenkin hankittavien osien laatua tulisi käsitellä poikkeamien aiheuttamien kokonaiskustannusten kautta. Kokoonpanon tarvitsema tieto on olemassa täsmällisessä muodossa, mutta sen luoksepäästävyys on huono. Prosessin kuvauksella, hiljaisen tiedon kirjaamisella ja täsmällisen tiedon julkistamisella voidaan parantaa tuotannon laatua tuotetuntemuksen parantuessa. Käyttökohteen tunteminen parantaa vaatimusten ymmärtämistä. Tutkimuksessa havaittujen poikkeamien analysoinnin perusteella erityistä huomiota tulisi kiinnittää tarkastusvaiheiden olemassa oloon, sijoitukseen ja niiden laatuun. Suuri osa poikkeamista oli edennyt kokoonpanoon jonkin tarkastusvaiheen läpi. Tarkastusvaiheiden laatutason tulee parantua, jotta moninkertaisesta tarkastuksesta voidaan luopua.

Tiedonvaihdolla kilpailuetua: Tiedonvaihdon toteuttaminen ostopalvelurajapinnassa

Tutkimus rakentaa konstruktiivisella tutkimusotteella monenkeskisen tie-donvaihdon mallin, missä sovelletaan Toyotan tuotantojärjestelmässään käyttämiä toimittajaohjauksen ja tiedonvaihdon prosesseja, sekä tiedosta ja tiedonvaihdosta käytyä tieteellistä keskustelua ja tutkimuksia. Tutkimuksen teoreettinen osuus selvittää tiedon luonteen vaikutusta tiedon jakamisen ja tiedonvaihdon toteutukseen ja toteaa, että tiedonvaihdon menetelmiin tulee sisältyä muodollisia kanavia eksplisiittisen tiedon ja vastaavasti epämuodollisia kanavia hiljaisen tiedon jakamiseen joko käsitteellistettynä tai hiljaisessa muodossaan. Tutkimuksen empiirinen osa koostuu viiden palveluntuottajaverkostossa toimivan tulos- tai kehitysvastuullisen henkilön haastatteluista. Teemahaastattelut selvittävät konstruktiivisen tutkimusotteen vaatimusten mukaisesti olisiko haastateltava valmis ottamaan konstruktion esittämän mallin käyttöön omalla vastuualueellaan. Tutkimuksen tuloksena Case-yrityksen palveluntuottajaverkostossa voi-daan saada hyötyä toteuttamalla operatiiviseen ongelmanratkaisuun mo-nenkeskisen tiedonvaihdon käytäntöjä. Nykyinen verkoston ohjausmalli ja kilpailutilanne eivät toistaiseksi anna tilaa muille monenkeskisen tiedonvaihdon toimintamalleille.

Challenges in transferring the hydropower control centre

Euroopan sähkömarkkinat ovat viime vuosikymmeninä olleet suurien muutoksien kohteena näiden yhtenäistämisprojektin seurauksena. Fortum, yksi Euroopan johtavista energia-alan yrityksistä valmistautuu tähän muutokseen toteuttamalla omia yrityksen sisäisiä muutoksia, tavoitteenaan yksinkertaistaa organisaatiorakennettaan ja parantaa tehokkuuttaan. Yksi suuri muutos tähän liittyen on vesivoimavalvomojen lokalisaatioprojekti. Vesivoimavalvomojen uudelleenlokalisaation ja vesivoiman käytönvalvojien ikääntymisen myötä nähtiin tarpeelliseksi tehdä tutkimus käytönvalvojien hiljaisesta tiedosta. Näin ollen, tässä diplomityössä perehdyttiin Fortumin vesivoiman käytönvalvojien kompetensseihin ja näiden hiljaiseen tietoon. Tutkimusaiheena oli selvittää minkälaista hiljaista tietoa käytönvalvojat omaavat, ja mikä osa tästä tiedosta muodostaa sen kriittisen osaamisen, jota halutaan säilyttää ja kehittää. Tutkimustyypiksi muodostui kvalitatiivinen, jonka päämetodi oli puoli-avoin haastattelu. Tutkimus koostui seuraavista vaiheista: tarkkailu, tekstianalyysi, haastattelu, transkriptio ja data analyysi. Haastatteluja tehtiin kahdeksan, joista kerääntyi yli 24 tuntia haastattelumateriaalia. Tästä materiaalista muodostettiin analyysien avulla taulukko, jonka avulla tunnistettiin ne osa-alueet, joihin käytönvalvojan tärkeimmät kompetenssit liittyvät. Tuloksilla saatiin myös kerättyä lista korjaus- ja kehityskohteista, sekä tarkemmat määritykset jatkotutkimukselle.

Improving Transportation and Warehousing Efficiency with Simulation-Based Decision Support Systems

Transportation and warehousing are large and growing sectors in the society, and their efficiency is of high importance. Transportation also has a large share of global carbondioxide emissions, which are one the leading causes of anthropogenic climate warming. Various countries have agreed to decrease their carbon emissions according to the Kyoto protocol. Transportation is the only sector where emissions have steadily increased since the 1990s, which highlights the importance of transportation efficiency. The efficiency of transportation and warehousing can be improved with the help of simulations, but models alone are not sufficient. This research concentrates on the use of simulations in decision support systems. Three main simulation approaches are used in logistics: discrete-event simulation, systems dynamics, and agent-based modeling. However, individual simulation approaches have weaknesses of their own. Hybridization (combining two or more approaches) can improve the quality of the models, as it allows using a different method to overcome the weakness of one method. It is important to choose the correct approach (or a combination of approaches) when modeling transportation and warehousing issues. If an inappropriate method is chosen (this can occur if the modeler is proficient in only one approach or the model specification is not conducted thoroughly), the simulation model will have an inaccurate structure, which in turn will lead to misleading results. This issue can further escalate, as the decision-maker may assume that the presented simulation model gives the most useful results available, even though the whole model can be based on a poorly chosen structure. In this research it is argued that simulation- based decision support systems need to take various issues into account to make a functioning decision support system. The actual simulation model can be constructed using any (or multiple) approach, it can be combined with different optimization modules, and there needs to be a proper interface between the model and the user. These issues are presented in a framework, which simulation modelers can use when creating decision support systems. In order for decision-makers to fully benefit from the simulations, the user interface needs to clearly separate the model and the user, but at the same time, the user needs to be able to run the appropriate runs in order to analyze the problems correctly. This study recommends that simulation modelers should start to transfer their tacit knowledge to explicit knowledge. This would greatly benefit the whole simulation community and improve the quality of simulation-based decision support systems as well. More studies should also be conducted by using hybrid models and integrating simulations with Graphical Information Systems.

Luottamuksen vaikutus tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön

Tutkielman tarkoituksena oli tutkia teoreettisesti ja empiirisesti luottamuksen vaikutusta organisaatioyksiköiden väliseen tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön. Luottamuksen näkökulmasta tarkasteltiin henkilöityvän ja ei-henkilöityvän luottamuksen vaikutusta yhdessä ja erikseen. Tiedon jakamisessa tarkasteltiin hiljaisen sekä käsitteellisen tiedon jakamista. Luottamuksen vaikutusta tiedon jakamiseen on yleisesti tutkittu, mutta tutkielman tavoitteena oli tutkia ilmiötä pankki- ja vakuutusliiketoimintaa harjoittavan kohdeorganisaation näkökulmasta. Tutkimustulokset analysoitiin kvantitatiivisilla tutkimusmenetelmillä, joista mukana oli faktorianalyysi ja lineaarinen regressio. Tämän tutkimuksen perusteella luottamuksella oli positiivinen vaikutus tiedon jakamiseen. Henkilöityvän luottamuksen vaikutus oli merkittävästi voimakkaampi kuin ei-henkilöityvän luottamuksen. Luottamuksen vaikutus yhteistyöhön oli myös positiivinen, jossa henkilöityvän ja ei-henkilöityvän luottamuksen vaikutus ja voimakkuus olivat yhtäläisiä.

Finnish cleantech SMEs in China: Challenges and solutions

The rapid economic growth in China has resulted in environmental challenges ranging from air pollution to water-related issues. Thus supporting clean technology, or cleantech, that encompasses industries that focus on alternative energy, pollution and recycling, power supplies and conservation has become one of the focal points in the Chinese economic policy for the next decade. Simultaneously, the Finnish government has initiated programs to support the internationalisation of domestic cleantech companies in an attempt to spiral the industry into one of the pillars of Finnish economic growth. This study concentrates on the conjunction of these two themes and studies the challenges faced by Finnish cleantech SMEs in the Chinese market. Consequently, the study answers the following sub questions: 1. What human and financial resource-based challenges do Finnish cleantech SMEs face in the Chinese market and what are their solutions? 2. What knowledge-based challenges do Finnish cleantech SMEs face in the Chinese market and how can these difficulties be resolved? 3. What network-based challenges do Finnish cleantech SMEs face in the Chinese market, how do they relate to the resource- and knowledge-based challenges, and how can these difficulties be resolved? This qualitative study is conducted by analysing four semi structured interviews collected from four Finnish SMEs that operate in China. The findings of the study indicate that in human resources the most important challenges are related to the hiring and retaining of employees. In contrast to extant academic literature results distinguish salary and social status as the main solutions to this challenge. Regarding financial resources it is discovered that cleantech companies enjoy a benign business environment in China and benefit from the Chinese government’s support for cleantech industry. Challenges related to knowledge resources can be grouped into categories with the most interesting knowledge flows being the stream of local market knowledge into to the foreign parent company and the outward flow of manufacturing and business practice information into the target venture. The challenge related to the first flow is gathering relevant information and the main solutions are clustering at the foreign location and hiring knowledge prior to internationalisation. Regarding the second flow the main challenge is related to intellectual property rights and the most interesting solution is the purposeful transformation of explicit knowledge into tacit knowledge. Finally, it is discovered that networks, called guanxi in China, greatly affect the business processes. Within the guanxi system there is the concept of face which was found to affect employee propensity to stay as well as, as a novel academic result, employees’ knowledge sharing intention.

Utilizing social media in software documentation and knowledge management

This Master’s thesis studies the possibilities that social media tools can bring to help knowledge management in software development companies. It will introduce the most popular tools of social media and their usage possibilities in companies, not forgetting the possible downsides. One relevant aspect in this study is to investigate the possibilities of social media to help converting existing tacit knowledge into explicit. The purpose of the work is to create a proposal of social media utilization for a mid-sized software company, which has not utilized social media tools before. To be able to create the proposal, employees of the company are interviewed and a survey is executed to analyze the current situation. In addition a pilot project for trying out new social media tools is executed. The final result of this thesis introduces a tailored solution for the target company to start utilizing social media in its documentation and knowledge sharing processes. This new solution consists of multiple individual suggestions that are categorized and prioritized based on the significance and benefit that they bring to the company.