How Lean Six Sigma and Agile principles optimize ITIL-based processes

Imagine the potential implications of an organization whose business and IT processes are well aligned and are capable of reactively and proactively responding to the external and internal changes. The Philips IT Infrastructure and Operations department (I&O) is undergoing a series of transformation activities to help Philips business keeping up with the changes. I&O would serve a critical function in any business sectors; given that the I&O’s strategy switched from “design, build and run” to “specify, acquire and performance manage”, that function is amplified. In 2013, I&O’s biggest transforming programme I&O Futures engaged multiple interdisciplinary departments and programs on decommissioning legacy processes and restructuring new processes with respect to the Information Technology Internet Library (ITIL), helping I&O to achieve a common infrastructure and operating platform (CI&OP). The author joined I&O Futures in the early 2014 and contributed to the CI&OP release 1, during which a designed model Bing Box and its evaluations were conducted through the lens of six sigma’s structured define-measure-analyze-improve-control (DMAIC) improvement approach. This Bing Box model was intended to firstly combine business and IT principles, namely Lean IT, Agile, ITIL best practices, and Aspect-oriented programming (AOP) into a framework. Secondly, the author implemented the modularized optimization cycles according to the defined framework into Philips’ ITIL-based processes and, subsequently, to enhance business process performance as well as to increase efficiency of the optimization cycles. The unique of this thesis is that the Bing Box model not only provided comprehensive optimization approaches and principles for business process performance, but also integrated and standardized optimization modules for the optimization process itself. The research followed a design research guideline that seek to extend the boundaries of human and organizational capabilities by creating new and innovative artifacts. The Chapter 2 firstly reviewed the current research on Lean Six Sigma, Agile, AOP and ITIL, aiming at identifying the broad conceptual bases for this study. In Chapter 3, we included the process of constructing the Bing Box model. The Chapter 4 described the adoption of Bing Box model: two-implementation case validated by stakeholders through observations and interviews. Chapter 5 contained the concluding remarks, the limitation of this research work and the future research areas. Chapter 6 provided the references used in this thesis.

Lean management implementation in Horizontal Technology Transfer projects

The importance of Technology Transfer activities of companies is underpinned by the changes in technological and economic environments. However, there is still a significant gap in defining possible ways for Technology Transfer projects effectiveness improvement. The Master’s Thesis overviews common problems faced by the companies in implementation of Technology Transfer projects and examines Lean management principles as possible way to improve its effectiveness. Based on the analysis of the relevant scientific literature and results of the survey, conducted among the firms of different types, the approach to Technology Transfer projects implementation with the use of Lean management principles is proposed. The approach serves to solve some of the important problems faced by the managers of Technology Transfer projects. It is envisaged that this approach can help to increase overall Technology Transfer projects’ effectiveness.

Lean-ajattelun hyödyntäminen laskentatoimen raportointiprosessissa – Case tuloslaskelman raportointi

Useat yhtiöt ovat nähneet lean-tuotannon uutena mahdollisuutena vastata kiristyneeseen globaaliin kilpailuun ja suorittaa prosessit tehokkaammin ja pienemmillä kustannuksilla. Lean-ajattelun levitessä on se tullut osaksi myös laskentatoimea. Täman tutkielman tavoitteena on selvittää, miten lean-ajattelu ja -työkalut sopivat laskentatoimen raportointiprosessiin ja tutkia, minkälaisia hyviä ja huonoja puolia niissä on. Tutkimuksen tavoitteena on samalla tehdä prosessista entistä tehokkaampi, virtaviivaisempi ja nopeampi riskeeraamatta raportoinnin laatua. Raportointiprosessia tutkitaan case-yrityksessä, joka on iso suomalainen teknologian, automaation ja palveluiden toimittaja ja kehittäjä. Case-yrityksestä tutkielmaan on valittu yksi raportoiva yksikkö. Motivaatiota aiheeseen luo se, että lean-ajattelu on usein yhdistetty tuotantoon ja toimitusketjuihin, jolloin sen tuominen talouden ajatteluun ja raportointiprosessiin on mielenkiintoinen tehtävä. Lisäksi yrityksessä on todettu, että raportointi vie liian kauan ja liiketoiminnan päätöksenteon tueksi tieto tarvitaan yhä nopeammin. Tutkielma on kvalitatiivinen tutkimus. Tutkimuksen empirian aineisto on kerätty teemahaastattelujen, fokusryhmätyöskentelyn ja raportointiprosessista kerätyn datan avulla. Lean-työkaluista raportointiprosessin parantamisessa hyödynnettiin ensisijaisesti arvovirtakartoitusta, ja A3-työkalua käytettiin konsernitasolla projektin hallintaan. Kaizenin eli jatkuvan parantamisen kulttuurin luominen oli myös yksi tavoitteista. Raportointiprosessista kuvattiin aluksi arvovirtakartoituksella nykytilanne, jonka pohjalta löydettiin parannettavia asioita. Kehitysideoiden avulla luotiin yksikölle tavoitetila, jonka hyötyjä verrattuna alkuperäiseen arvovirtaan mitattiin läpimenoajalla, korjausten lukumäärän muutoksella ja säästetyllä työkustannuksella. Kaikki edellä luetellut mittarit paranivat. Läpimenoaika lyheni yhdellä päivällä, korjausten määrä pieneni kolmannekseen alkuperäisestä ja työnkustannus pieneni vajaan neljänneksen alkuperäisestä. Parantuneiden mittareiden ja tutkielmaan tehtyjen haastattelujen perusteella voidaan todeta, että lean-ajattelu sopii talouden raportointiprosessin parantamiseen ja ajattelumaailmaksi. Prosessia parannettaessa kävi myös ilmi, ettei teorian mukaisesti tätäkään prosessia voi parantaa irrallaan muista yrityksen prosesseista vaan parannusta tehdessä pitää koko organisaatiossa olla hyvä kommunikaatio ja parantaa myös muita prosesseja. Lisäksi raportointiprosessin nopeuttamista vaikeuttavat tekniset edellytykset, vaatimus korkeasta laadusta ja kunkin prosessin toiminnon tuoman arvon määrittäminen. Lean-työkalut ja etenkin arvovirtakartoitus todettiin talouden prosesseihin sopiviksi. Tutkielman prosessi ja sen muutokset todettiin vaikeasti yleistettäväksi organisaatiossa muihin yksiköihin tai prosesseihin, mutta sitä pidettiin hyvänä esimerkkinä ja todisteena siitä, että lean-ajattelua voidaan hyödyntää tarkkuutta vaativassa raportointiprosessissa.

Customer Discovery and Customer Validation in Lean Software Startups

The traditional business models and the traditionally successful development methods that have been distinctive to the industrial era, do not satisfy the needs of modern IT companies. Due to the rapid nature of IT markets, the uncertainty of new innovations‟ success and the overwhelming competition with established companies, startups need to make quick decisions and eliminate wasted resources more effectively than ever before. There is a need for an empirical basis on which to build business models, as well as evaluate the presumptions regarding value and profit. Less than ten years ago, the Lean software development principles and practices became widely well-known in the academic circles. Those practices help startup entrepreneurs to validate their learning, test their assumptions and be more and more dynamical and flexible. What is special about today‟s software startups is that they are increasingly individual. There are quantitative research studies available regarding the details of Lean startups. Broad research with hundreds of companies presented in a few charts is informative, but a detailed study of fewer examples gives an insight to the way software entrepreneurs see Lean startup philosophy and how they describe it in their own words. This thesis focuses on Lean software startups‟ early phases, namely Customer Discovery (discovering a valuable solution to a real problem) and Customer Validation (being in a good market with a product which satisfies that market). The thesis first offers a sufficiently compact insight into the Lean software startup concept to a reader who is not previously familiar with the term. The Lean startup philosophy is then put into a real-life test, based on interviews with four Finnish Lean software startup entrepreneurs. The interviews reveal 1) whether the Lean startup philosophy is actually valuable for them, 2) how can the theory be practically implemented in real life and 3) does theoretical Lean startup knowledge compensate a lack of entrepreneurship experience. A reader gets familiar with the key elements and tools of Lean startups, as well as their mutual connections. The thesis explains why Lean startups waste less time and money than many other startups. The thesis, especially its research sections, aims at providing data and analysis simultaneously.

Customer Discovery and Customer Validation in Lean Software Startups

The traditional business models and the traditionally successful development methods that have been distinctive to the industrial era, do not satisfy the needs of modern IT companies. Due to the rapid nature of IT markets, the uncertainty of new innovations‟ success and the overwhelming competition with established companies, startups need to make quick decisions and eliminate wasted resources more effectively than ever before. There is a need for an empirical basis on which to build business models, as well as evaluate the presumptions regarding value and profit. Less than ten years ago, the Lean software development principles and practices became widely well-known in the academic circles. Those practices help startup entrepreneurs to validate their learning, test their assumptions and be more and more dynamical and flexible. What is special about today‟s software startups is that they are increasingly individual. There are quantitative research studies available regarding the details of Lean startups. Broad research with hundreds of companies presented in a few charts is informative, but a detailed study of fewer examples gives an insight to the way software entrepreneurs see Lean startup philosophy and how they describe it in their own words. This thesis focuses on Lean software startups‟ early phases, namely Customer Discovery (discovering a valuable solution to a real problem) and Customer Validation (being in a good market with a product which satisfies that market). The thesis first offers a sufficiently compact insight into the Lean software startup concept to a reader who is not previously familiar with the term. The Lean startup philosophy is then put into a real-life test, based on interviews with four Finnish Lean software startup entrepreneurs. The interviews reveal 1) whether the Lean startup philosophy is actually valuable for them, 2) how can the theory be practically implemented in real life and 3) does theoretical Lean startup knowledge compensate a lack of entrepreneurship experience. A reader gets familiar with the key elements and tools of Lean startups, as well as their mutual connections. The thesis explains why Lean startups waste less time and money than many other startups. The thesis, especially its research sections, aims at providing data and analysis simultaneously.

Customer stimulation in lean software development

The process of developing software is a complex undertaking involving multiple stakeholders. While the intentions of these parties might vary to some extent, the ultimate goal can be seen as a satisfactory product. Lean and agile software development practices strive toward this and they place customer contentment as one of the highest aims of the process. An important aspect of any development process is the act of innovation. Without it, nothing progresses and the whole process is unnecessary. As a target domain expert, the customer is an important part of effective innovation. Problems arise, however, when the customer is not actively taking part in the activities. Lack of familiarity with software development can easily cause such issues. Unfortunately, the amount of research conducted on product innovation is unimpressive. This makes it difficult to formulate a recommended approach on stimulating the customer and encouraging a more active participation. Ultimately, a small set of high-level guidelines were identified from the available literary resources for inducing innovation. To conclude, this thesis presents the findings made during the development of a small web application and compares them to the aforementioned literature findings. While the guidelines seem to provide promising results, further empirical research is needed to attain more significant conclusions.

Increasing value add in white collar work using lean methods

The efficient indirect office work brings competitive advantage for companies in a rapidly changing business environment. The direct work methods in factory floors have been developed already for decades, but the office work is an area where the potential to improve the value add has not been studied and utilized systematically so far. The first objective of the thesis work is to find useful method for identifying and managing value add using literature. The usefulness of the method is validated in the case company`s environment. The second objective of the work is to understand what kind of effort is required to create more efficient target setting for the white collar employees. The operative level targets should be linked more tightly to the company strategy. Lean methods are selected as a tool for the improvement, since they are widely used in all kinds of industries and they are already familiar in other functions in the case company. Based on the literature review, suitable improvement methods are selected. The core of the lean is to identify the value add of a customer and eliminate the waste. Also visual control, cross functional work team, flow office and continuous improvement are used. The methods are tested in one production line and the results and feedback indicate that methods are useful in the studied environment.

Tuotteen valmistuksen kehittäminen kaizen-projektin avulla

Diplomityön tavoitteena oli laatia Abloy Oy:n ovensuljinyksikölle malli kaizenprojektille sekä toteuttaa yksi tällainen kehitysprojekti. Kaizen on japania ja tarkoittaa suomeksi jatkuvaa parantamista. Kaizen on pienin askelin tapahtuvaa jatkuvaa kehittämistä, joka perustuu vanhan osaamisen tehokkaampaan hyväksikäyttöön. Teoriaosuudessa tutustutaan kirjallisuuden perusteella lean- ja JOT-teorioihin, jotka ovat osa Abloy Oy:n yrityksen strategiaa. Niiden lähestymistapa on hyvin asiakaslähtöinen. Kaizen-projekteilla pystytään kehittämään omaa toimintaa parantaen samalla asiakaspalvelua. Kaizen-projektin tavoitteena oli poistaa mahdollisimman paljon lisäarvoa tuottamattomia toimintoja aukipitolaitteen DC191 valmistuksesta ja saada tuotteen kokonaisläpimenoaikaa lyhyemmäksi. Tavoitteena oli myös lisätilan järjestäminen mahdollisesti tuleville kokoonpanopöydille. Projektin avulla aukipitolaitteen DC191 valmistuksesta poistettiin paljon turhia työvaiheita.Lisäksi selvitettiin ja ratkaistiin valmistuksen pahimmat ongelmat.

Toimintasuunnitelman laatiminen ohutlevytuotteita ja hitsauskokoonpanoja valmistavalle yritykselle

Tämän diplomityön tavoitteena oli luoda ohutlevytuotteita ja hitsauskokoonpanoja valmistavalle yritykselle kokonaisvaltainen toimintasuunnitelma ja esitellä erilaisia tuotantomalleja case-esimerkkien avulla. Työn aikana kartoitettiin yrityksennykytilannetta ja ongelmakohtia, pohdittiin nykyistä konekantaa ja löytyneitä pullonkauloja. Lisäksi suunniteltiin korjaustoimenpiteitä ja mitä tulisi tehdä, kun tulevaisuudessa yrityksen liikevaihto tulee kasvamaan ja yritystä tullaan laajentamaan. Pääpaino oli myös laskelmilla, joissa selvitettiinmahdollisten investointien tuntihintaa. Tuntihinnan avulla laadittiin taulukoita, joiden avulla ulosmyyntihinta on helppo määrittää. Tuntihinta kytkettiin sijoitetulle pääomalle haluttuun tuottoprosenttiin.

Implementing theLean Manufacturing System

Tuottavuuden ja tehokkuuden parantaminen on keskeisimpiä menestystekijöitä glo-baaleilla markkinoilla. Yksi kehittämisen toimintamalli on lean manufacturing -ajattelutapa, joka perustuu imuohjaukseen. Sen lähtökohtana on asiakasarvo ja keskit-tyminen arvoa lisäävien toimintojen maksimointiin. Tutkimuksen tavoitteena oli parantaa Strömfors Electric Oy:n materiaalivirtauksia yhdellä tuotantolinjalla. Projektin oli tarkoitus olla pilotti lean-implementointiin koko tehtaalla. Projektissa otettiin käyttöön kanban-imuohjausjärjestelmä, jota varten teh-tiin analyysejä ja laskelmia arvovirtoihin, varastoihin ja ohjaukseen. Lean-ajattelutapaan ja -työkaluihin perustuvaa kirjallisuutta käytettiin pohjatietona pilotti-projektissa sekätulevien kehitysprojektien suunnittelussa. Pilottiprojektin tuloksena materiaalinohjaus tehostui ja keskeneräisen tuotannon va-rasto tasoittui käyttötarpeen mukaiseksi. Työntekijät ja työnjohtajat tutustuivat leanin perusteisiin osallistuessaan pilottiprojektiin. Pidemmän aikavälin suunnitelmissa ontoimitusvarmuuden ja laadun parantuminen ensin pilottiprojektia koskevalla linjalla ja myöhemmin koko tehtaalla imuohjauksen kokonaisvaltaisen käyttöönoton myötä.