Increasing value add in white collar work using lean methods

The efficient indirect office work brings competitive advantage for companies in a rapidly changing business environment. The direct work methods in factory floors have been developed already for decades, but the office work is an area where the potential to improve the value add has not been studied and utilized systematically so far. The first objective of the thesis work is to find useful method for identifying and managing value add using literature. The usefulness of the method is validated in the case company`s environment. The second objective of the work is to understand what kind of effort is required to create more efficient target setting for the white collar employees. The operative level targets should be linked more tightly to the company strategy. Lean methods are selected as a tool for the improvement, since they are widely used in all kinds of industries and they are already familiar in other functions in the case company. Based on the literature review, suitable improvement methods are selected. The core of the lean is to identify the value add of a customer and eliminate the waste. Also visual control, cross functional work team, flow office and continuous improvement are used. The methods are tested in one production line and the results and feedback indicate that methods are useful in the studied environment.

Muuttuvien kustannusten tehokas hallinta tuo kilpailuetua yrityksille nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Kokoonpanotyön toimintatapoja on kehitetty jo vuosikymmeniä, mutta toimistotyö on alue, jonka arvoa tuottavan osuuden kehityspotentiaalia ei ole vielä tutkittu ja hyödynnetty systemaattisesti. Ensimmäinen tavoite tutkimukselle on löytää hyödyllisiä toimintatapoja arvoa tuottavan osuuden tunnistamiseen ja hallintaan kirjallisuutta hyödyntäen. Toimintatapojen hyödynnettävyys vahvistetaan kohdeyrityksen ympäristössä. Toinen tavoite työlle on ymmärtää millaisia toimia tarvitaan tehokkaamman tavoiteasetannan tekemiseen toimihenkilöille. Operatiivisen tason tavoitteet tulisi olla tiukemmin sidottu yrityksen strategiaan. Leanin toimintatavat valittiin kehitystyökaluiksi, koska ne niin laajasti käytössä kaikenlaisilla aloilla ja ne ovat jo entuudestaan tuttuja kohdeyrityksen muilla osastoilla. Kirjallisuuskatsauksen perusteella valitaan sopivat kehitystoimenpiteet. Leanin ydin on asiakkaalle arvoa tuottavan osuuden tunnistaminen ja hukan eliminointi. Myös visuaalista ohjaamista, funktioiden rajat ylittävää tiimityötä, virtausta toimistossa ja jatkuvaa parantamista hyödynnetään. Toimintatapoja testattiin yhdellä tuotantolinjalla ja tulokset ja palaute viittaavat siihen, että ne ovat hyödyllisiä tutkitussa ympäristössä.