Expanding a Global Company Management System to An Integrated Coverage of Several Standards

This Master’s thesis examines the implementation of management system standard requirements as integrated in the organization. The aim is to determine how requirements from management system standards ISO 14001:2015 and ISO 9001:2015 can be integrated and implemented into the existing ISO 9001:2008 compliant management system. Research was executed as action research by utilizing an operating model about the integrated use of management system standards created by the International Organization for Standardization. Phases of the operating model were applied to the target organization. The similarity and integration potential of relevant standards were assessed by using comparative matrices. Allocation of the requirements and conformity assessment of the processes was executed by gap analysis. The main results indicate that the requirements of the relevant standards are principally equivalent or have the same kind of purpose. The results also show the most important processes of the target organization in terms of requirement compliance, as well as the requirements which affect the process the most. Prioritizing the compliance achievement of the most important processes and implementation of those requirements that have the most effect create an opportunity for organizations to implement the integrated requirements effectively.

KÄYTTÄJIEN VAATIMUKSIA TEKNISEN TUKKUKAUPAN TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄLLE

Työn tavoitteena oli tutkia toiminnanohjausjärjestelmän jälleenmyyjän suunnitteleman ohjelmistokokonaisuuden sopivuutta teknisen tukkukaupan ratkaisuksi. Työssä käydään läpi ohjelmistokokonaisuutta, johon kuuluu toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi useita muita ohjelmistoja. Ohjelmat yhdessä muodostavat kokonaisratkaisun erityisesti tukkukaupalle. Työssä käydään läpi myös teknisen tukkukaupan liiketoimintaympäristöä. Samalla pyritään löytämään ohjelmistoratkaisun vahvuudet ja heikkoudet tukkukaupan liiketoiminnalle. Haastattelututkimuksella varmistetaan löydettyjen ominaisuuksien sopiminen tekniselle tukkukaupalle. Tutkimuksessa havaitaan, että tarjottu ratkaisu riittää tekniselle tukkukauppiaalle mainiosti. Haastattelututkimuksen perusteella läheskään kaikkia lisätoiminnallisuuksia ei kuitenkaan tarvita, vaan pelkkä toiminnanohjausjärjestelmä riittää sellaisenaan. Järjestelmän ainoa havaittu heikkous liittyy varastonhallinnan hyllypaikkojen käsittelyyn, mutta haastattelun perusteella tämä ei haittaa teknistä tukkukauppaa harjoittavaa yritystä. Tärkeänä piirteenä toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi on internetin käyttö tiedotuskanavana. Tiedon kulku tietojärjestelmien ja web-sivujen välillä koetaan tärkeäksi toiminnallisuudeksi.

eLiiketoiminta-verkoston tiedonhallintajärjestelmän määrittely

Lappeenrannassa oli vuosina 2001–2003 käynnissä Teknologiakeskus Kareltek Oy:n ”eLiiketoiminta yrityksille”-hanke. Hankkeen tarkoituksena oli esitellä Etelä-Karjalassa toimiville pk-yrityksille uusia liiketoimintasovelluksia ja opastaa yrittäjiä valitsemaan näistä omaa ydinosaamistaan tukevia vaihtoehtoja. Tämä tapahtui hankkeen Internet-sivustolla olevan tiedonhallintajärjestelmän avulla. Tämän työn tavoitteena oli selvittää, miten hankkeen nykyistä järjestelmää tulisi kehittää lähivuosien aikana, jotta sen avulla pystyttäisiin vaikuttamaan tehokkaammin pk-yritysten toimintaan ja siten parantamaan sähköisen liiketoiminnan osaamista Suomessa ja mahdollisesti ulkomailla. Lisäksi uuden järjestelmän tulisi helpottaa pk-yrityksiä koskevan tutkimuksen tekemistä tarjoamalla työkalut kyselyjen teettämiseen järjestelmän käyttäjiltä. Nykyisestä järjestelmästä saatuja kokemuksia, toiveita ja ajatuksia kerättiin hankkeessa mukana olleiden tahojen asiantuntijoilta. Näistä mielipiteistä muodostettiin uuden järjestelmän määrittely, jonka perusteella luotiin alustava aikataulu uuden järjestelmän toteutukselle. Toteutus jaettiin kolmeen vaiheeseen siten, että järjestelmään luotaisiin uusia ominaisuuksia vähitellen.

Tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotto ja sovellusten integrointi prosessiteollisuuden suunnittelu- ja konsultointiyrityksessä

Kilpailukykyisyyden säilyttäminen alati kehittyvillä markkinoilla vaatii ajanmukaisten tietojärjestelmien käyttöä. Eräs tärkeimmistä tällaisista järjestelmistä on organisaatiossa käytössä oleva tiedonhallintajärjestelmä, jota käytetään yrityksessä kulutettavan ja tuotettavan tiedon hallitsemiseen. Käytössä olevan tiedonhallintajärjestelmän vaihtaminen modernimpaan on monimutkainen prosessi, joka alkaa uuden järjestelmän valinnasta ja jatkuu järjestelmän käyttöönottamisella. Käyttöönottoon kuuluu tarpeellisten vanhojen sovellusten integroiminen osaksi uutta järjestelmää sekä käyttäjien kouluttaminen uuden järjestelmän vaatimiin työtapoihin. Diplomityössä on perehdytty uuden ALMAtiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoon prosessiteollisuuden suunnittelu- ja konsultointiyritys CTS Engtec Oy:ssä. Työn puitteissa liitettiin kaksi CTS:llä käytössä olevaa sovellusta, CTS Pine ja PMMATE, osaksi uutta tiedonhallintajärjestelmää. Lisäksi työssä on tutustuttu tiedonhallintajärjestelmiin liittyviin käsitteisiin.

Implementing a DSpace-CRIS for euroCRIS

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Management of Soft Information in Sales and Operations Planning

With a Sales and Operations Planning (S&OP) process, a company aims to manage the demand and supply by planning and forecasting. The studied company uses an integrated S&OP process to improve the company's operations. The aim of this thesis is to develop this business process by finding the best possible way to manage the soft information in S&OP, whilst also understanding the importance and types (assumptions, risks and opportunities) of soft information in S&OP. The soft information in S&OP helps to refine future S&OP planning, taking into account the uncertainties that affect the balance of the long-term demand and supply (typically 12-18 months). The literature review was used to create a framework for soft information management process in S&OP. There were not found a concrete way how to manage soft information in the existing literature. In consequence of the poor literature available the Knowledge Management literature was used as the base for the framework creation, which was seen in the very same type of information management like the soft information management is. The framework created a four-stage process to manage soft information in S&OP that included also the required support systems. First phase is collecting and acquiring soft information in S&OP, which include also categorization. The categorization was the cornerstone to identify different requirements that needs to be taken into consideration when managing soft information in S&OP process. The next phase focus on storing data, which purpose is to ensure the soft information is managed in a common system (support system) in a way that the following phase makes it available to users in S&OP who need by help of sharing and applications process. The last phase target is to use the soft information to understand assumptions and thoughts of users behind the numbers in S&OP plans. With this soft management process the support system will have a key role. The support system, like S&OP tool, ensures that soft information is stored in the right places, kept up-to-date and relevancy. The soft information management process in S&OP strives to improve the relevant soft information documenting behind the S&OP plans into the S&OP support system. The process offers an opportunity to individuals to review, comment and evaluate soft information in S&OP made by their own or others. In the case company it was noticed that without a properly documented and distributed soft information in S&OP it was seen to cause mistrust towards the planning.

The Role of HR Management in the Corporate Matrix System

The successful performance of company in the market relates to the quality management of human capital aiming to improve the company's internal performance and external implementation of the core business strategy. Companies with matrix structure focusing on realization and development of innovation and technologies for the uncertain market need to select thoroughly the approach to HR management system. Human resource management has a significant impact on the organization and use a variety of instruments such as corporate information systems to fulfill their functions and objectives. There are three approaches to strategic control management depending on major impact on the major interference in employee decision-making, development of skills and his integration into the business strategy. The mainstream research has focus only on the framework of strategic planning of HR and general productivity of firm, but not on features of organizational structure and corporate software capabilities for human capital. This study tackles the before mentioned challenges, typical for matrix organization, by using the HR control management tools and corporate information system. The detailed analysis of industry producing and selling electromotor and heating equipment in this master thesis provides the opportunity to improve system for HR control and displays its application in the ERP software. The results emphasize the sustainable role of matrix HR input control for creating of independent project teams for matrix structure who are able to respond to various uncertainties of the market and use their skills for improving performance. Corporate information systems can be integrated into input control system by means of output monitoring to regulate and evaluate the processes of teams, using key performance indicators and reporting systems.

Innovation Process Management and System Modelling

Työn tavoitteena oli perehtyä innovaatiojohtamisen ja järjestelmän soveltamiseen prosessiteollisuuden toimintaympäristöön. Kirjallisuuslähteitä apuna käyttäen perehdyttiin liiketoimintaympäristön innovaatiojohtamiselle asettamiin vaatimuksiin ja erilaisiin innovaatiojärjestelmiin. Olennaisena osana innovaatiojohtamiseen liittyy sidosryhmien tarpeiden ja niiden tarjoamien resurssien huomioiminen toiminnassa. Myöskin tuotekehityksen menetelmät ja työkalut ovat omalta osaltaan merkittävässä asemassa toiminnan tehokkuutta arvioitaessa. Innovaatiojärjestelmä tulee sopeuttaa yrityksen toimintoihin ja sen erityispiirteet huomioonottaen siten, että toiminnan johtaminen prosessina tuo yritykselle ja sen sidosryhmille lisäarvoa. Innovaatiojärjestelmän luominen yritykselle on ainayksilöllinen prosessi ja siihen ei ole olemassa yleispätevää menetelmää, joka voitaisiin ottaa käyttöön sellaisenaan. Yritys, jonka liiketoiminta keskittyy kuitupohjaisten pakkausmateriaalien valmistamiseen, joutuu täyttämään toiminnassaan materiaalintoimittajien, omien tuotantoprosessiensa ja asiakkaiden sekä jopa loppukäyttäjien uusille tuotteille luomat odotukset. Innovaatiojohtamista sävyttää toiminnan tulosten suuri epävarmuus ja sen vaativien aineellisten ja henkisten resurssien mittavuus. Innovaatiotoiminnan johtaminen prosessina, käyttäen hyväksi järjestelmämallia, tavoittelee systemaattista ja asetettujen kriteerien täyttämää lähestymistapaa tuotekehityksen ja uusien liiketoimintainnovaatioiden alueella. Kehitetyn mallin tulee palvella monimutkaista liiketoimintaympäristöä, jokatoisaalta perustuu tehokkaaseen massatuotantoon ja toisaalta pyrkii erilaistumaan palvelemalla sekä huomioimalla asiakkaidensa tuotteille asettamat vaatimukset.

Competitor Information andCompetitive Knowledge Management in a Large Industrial Organization

Thisthesis supplements the systematic approach to competitive intelligence and competitor analysis by introducing an information-processing perspective on management of the competitive environment and competitors therein. The cognitive questions connected to the intelligence process and also the means that organizational actors use in sharing information are discussed. The ultimate aim has been to deepen knowledge of the different intraorganizational processes that are used in acorporate organization to manage and exploit the vast amount of competitor information that is received from the environment. Competitor information and competitive knowledge management is examined as a process, where organizational actorsidentify and perceive the competitive environment by using cognitive simplification, make interpretations resulting in learning and finally utilize competitor information and competitive knowledge in their work processes. The sharing of competitive information and competitive knowledge is facilitated by intraorganizational networks that evolve as a means of developing a shared, organizational level knowledge structure and ensuring that the right information is in the right place at the right time. This thesis approaches competitor information and competitive knowledge management both theoretically and empirically. Based on the conceptual framework developed by theoretical elaboration, further understanding of the studied phenomena is sought by an empirical study. The empirical research was carried out in a multinationally operating forest industry company. This thesis makes some preliminary suggestions of improving the competitive intelligence process. It is concluded that managing competitor information and competitive knowledge is not simply a question of managing information flow or improving sophistication of competitor analysis, but the crucial question to be solved is rather, how to improve the cognitive capabilities connected to identifying and making interpretations of the competitive environment and how to increase learning. It is claimed that competitive intelligence can not be treated like an organizational function or assigned solely to a specialized intelligence unit.

Centralized password management in a global enterprise

Käyttäjien tunnistaminen tietojärjestelmissä on ollut yksi tietoturvan kulmakivistä vuosikymmenten ajan. Ajatus käyttäjätunnuksesta ja salasanasta on kaikkein kustannustehokkain ja käytetyin tapa säilyttää luottamus tietojärjestelmän ja käyttäjien välillä. Tietojärjestelmien käyttöönoton alkuaikoina, jolloin yrityksissä oli vain muutamia tietojärjestelmiä ja niitä käyttivät vain pieni ryhmä käyttäjiä, tämä toimintamalli osoittautui toimivaksi. Vuosien mittaan järjestelmien määrä kasvoi ja sen mukana kasvoi salasanojen määrä ja monimuotoisuus. Kukaan ei osannut ennustaa, kuinka paljon salasanoihin liittyviä ongelmia käyttäjät kohtaisivat ja kuinka paljon ne tulisivat ruuhkauttamaan yritysten käyttäjätukea ja minkälaisia tietoturvariskejä salasanat tulisivat aiheuttamaan suurissa yrityksissä. Tässä diplomityössä tarkastelemme salasanojen aiheuttamia ongelmia suuressa, globaalissa yrityksessä. Ongelmia tarkastellaan neljästä eri näkökulmasta; ihmiset, teknologia, tietoturva ja liiketoiminta. Ongelmat osoitetaan esittelemällä tulokset yrityksen työntekijöille tehdystä kyselystä, joka toteutettiin osana tätä diplomityötä. Ratkaisu näihin ongelmiin esitellään keskitetyn salasanojenhallintajärjestelmän muodossa. Järjestelmän eri ominaisuuksia arvioidaan ja kokeilu -tyyppinen toteutus rakennetaan osoittamaan tällaisen järjestelmän toiminnallisuus.

Projektisapuolten vaatimukset kolmannen sukupolven matkaviestinverkon rakentamisprojektin knowledge management -järjestelmälle

Projektin johtaminen informaatioaikakaudella merkitsee, yhä useammassa tapauksessa, virtuaalisen verkoston tietämyksen hallitsemista ja johtamista. Kolmannen sukupolven matkaviestinverkon rakentaminen on virtuaaliverkostoa hyväkseen käyttävä projekti, joka koostuu lukuisista osapuolista.Matkaviestinverkkoprojektien laajentuminen ja kilpailun kiristyminen alalla ovat nostaneet knowledge management -järjestelmien kysyntää. Kysyntä kohdistuu voimakkaimmin järjestelmiin, joiden avulla matkaviestinverkkotoimitusprojektin kaikki toiminnot pystytään käsittelemään yhdessä järjestelmässä. Tämän tutkimuksen pääasiallisena tavoitteena on ollut selvittää keskeisimmät vaatimukset kolmannen sukupolven matkaviestinverkon rakentamisprojektin knowledge management ?järjestelmälle. Tutkimus toteutettiin kirjallisuuden ja avoimien teemahaastattelujen avulla, käyttäen kvalitatiivisiä tutkimusmenetelmiä.Haastattelut osoittivat, että tärkeimmät vaatimukset kolmannen sukupolven matkaviestinverkkoja rakentavan projektiorganisaation knowledge management -järjestelmälle ovat: 1. Knowledge management -järjestelmän tulee toimia keskitettynä tietovarastona.2. Projektissa käsiteltävään tietoon on pystyttävä porautumaan vähintään prosessi- ja paikkatietoon pohjautuvista näkökulmista. 3. Pääsyn knowledge management -järjestelmään tulee olla mahdollista kaikille projektin osapuolille.4. Pääsyn knowledge management -järjestelmään tulee olla mahdollista mistä tahansa ja mihin kellonaikaan tahansa.5. Knowledge management -järjestelmän käyttöliittymän tulee olla mahdollisimman yksinkertainen. Järjestelmän tulee olla yhteydessä organisaatioiden muihin järjestelmiin.

Defining Sales and Operations Planning Process in an Environmental Management Company

Sales and operations research publications have increased significantly in the last decades. The concept of sales and operations planning (S&OP) has gained increased recognition and has been put forward as the area within Supply Chain Management (SCM). Development of S&OP is based on the need for determining future actions, both for sales and operations, since off-shoring, outsourcing, complex supply chains and extended lead times make challenges for responding to changes in the marketplace when they occur. Order intake of the case company has grown rapidly during the last years. Along with the growth, new challenges considering data management and information flow have arisen due to increasing customer orders. To manage these challenges, case company has implemented S&OP process, though initial process is in early stage and due to this, the process is not managing the increased customer orders adequately. Thesis objective is to explore extensively the S&OP process content of the case company and give further recommendations. Objectives are categorized into six different groups, to clarify the purpose of this thesis. Qualitative research methods used are active participant observation, qualitative interviews, enquiry, education, and a workshop. It is notable that demand planning was felt as cumbersome, so it is typically the biggest challenge in S&OP process. More proactive the sales forecasting can be, more expanded the time horizon of operational planning will turn out. S&OP process is 60 percent change management, 30 percent process development and 10 percent technology. The change management and continuous improvement can sometimes be arduous and set as secondary. It is important that different people are required to improve the process and the process is constantly evaluated. As well as, process governance is substantially in a central role and it has to be managed consciously. Generally, S&OP process was seen important and all the stakeholders were committed to the process. Particular sections were experienced more important than others, depending on the stakeholders’ point of views. Recommendations to objective groups are evaluated by the achievable benefit and resource requirement. The urgent and easily implemented improvement recommendations should be executed firstly. Next steps are to develop more coherent process structure and refine cost awareness. Afterwards demand planning, supply planning, and reporting should be developed more profoundly. For last, information technology system should be implemented to support the process phases.

Yksittäistuotannon ohjattavuusanalyysi

Tässä työssä tutkitaan Merima Oy:n tuotantolaitoksen toimintaa ohjattavuusanalyysillä. Työn tarkoituksena on etsiä potentiaalisia kehityskohteita yrityksen tuotannosta. Yrityksen tuotanto on muutospaineessa ja se tarvitsee kvantitatiivista informaatiota kehityksen suunnannäyttäjäksi. Työ aloitettiin jalostamalla yrityksen tuotannonohjausjärjestelmästä saatava data analysoitavaan muotoon. Tämän jälkeen päätettiin analyysityypeistä, joita työssä käytetään. Analyysivaiheessa jalostettu data saatettiin informoivaan muotoon, jonka jälkeen voitiin analysoida tuloksia ja tehdä johtopäätöksiä. Työn tuloksena saadaan joukko kehityskohteita, joihin kehityspanos tulisi fokusoida. Lisäksi raportin lopussa pohditaan keinoja kehityskohteiden parantamiseksi.

Evaluation of PostgreSQL replication and load balancing implementations

In this final project the high availability options for PostgreSQL database management system were explored and evaluated. The primary objective of the project was to find a reliable replication system and implement it to a production environment. The secondary objective was to explore different load balancing methods and compare their performance. The potential replication methods were thoroughly examined, and the most promising was implemented to a database system gathering weather information in Lithuania. The different load balancing methods were tested performance wise with different load scenarios and the results were analysed. As a result for this project a functioning PostgreSQL database replication system was built to the Lithuanian Hydrometeorological Service's headquarters, and definite guidelines for future load balancing needs were produced. This study includes the actual implementation of a replication system to a demanding production environment, but only guidelines for building a load balancing system to the same production environment.