End User Perspective to ERP Implementation

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat oleellinen osa yrityksien liiketoimintaa. Järjestelmän päivittäminen uudempaan versioon tai kokonaan uuden järjestelmän käyttöönotto saattavat yrityksen ydintoiminnot ja prosessit hyvin haavoittuvaiseen asemaan. Järjestelmien kokonaisvaltaisuus yhdessä reaaliaikaisen käyttöönoton kanssa tekevät näistä projekteista erityisen haasteellisia. Tämä pro gradu -tutkielman tapaustutkimuskohteena toimi Andritz Oy. Tapaustutkimuksen tavoitteena oli arvioida kesäkuussa 2005 suoritettua toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ja sitä kuinka hyvin tässä onnistuttiin. Tutkimus toteutettiin loppukäyttäjännäkökulmasta. Loppukäyttäjä omalla työllään voi vaikuttaa miten hyvin järjestelmästä tavoitellut hyödyt pystytään lunastamaan. Tutkimus on laadullinen tapaustutkimus. Tutkimuksessa kiinnitetään huomiota erityisestiprojektitiimin, johdon ja käyttäjien eroaviin näkemyksiin käyttöönoton onnistumisesta.

Myynnin raportoinnin käytettävyyden parantaminen toiminnanohjausjärjestelmämuutoksen jälkeen, Case: Stora Enso Publication Papers Oy Ltd

Tutkielman tavoitteena oli parantaa kohdeyrityksen myynnin raportoinnin käytettävyyttä toiminnanohjausjärjestelmämuutoksen jälkeen. Järjestelmämuutoksen jälkeen myyntitiedot siirtyivät puutteellisesti yrityksen tuloslaskentajärjestelmään. Tutkimus on empiriaan nojautuva tapaustutkimus. Siinätarkastellaan myynnin raportoinnin merkitystä yrityksen taloushallinnon raportoinnin osana sekä keinoja raportoinnin käytettävyyden varmistamiseksi. Lisäksi työssä käsitellään tietojärjestelmien osuutta taloushallinnon raportoinnissa ja tarkastellaan kohdeyrityksen tietojärjestelmiä ja niiden yhteistoimintaa. Empiirisen tutkimuksen tuloksena myyntitietojen puutteellisen siirtymisen syyksi havaittiin virheellinen poimintamääritys järjestelmien välillä.

KÄYTTÄJIEN VAATIMUKSIA TEKNISEN TUKKUKAUPAN TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄLLE

Työn tavoitteena oli tutkia toiminnanohjausjärjestelmän jälleenmyyjän suunnitteleman ohjelmistokokonaisuuden sopivuutta teknisen tukkukaupan ratkaisuksi. Työssä käydään läpi ohjelmistokokonaisuutta, johon kuuluu toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi useita muita ohjelmistoja. Ohjelmat yhdessä muodostavat kokonaisratkaisun erityisesti tukkukaupalle. Työssä käydään läpi myös teknisen tukkukaupan liiketoimintaympäristöä. Samalla pyritään löytämään ohjelmistoratkaisun vahvuudet ja heikkoudet tukkukaupan liiketoiminnalle. Haastattelututkimuksella varmistetaan löydettyjen ominaisuuksien sopiminen tekniselle tukkukaupalle. Tutkimuksessa havaitaan, että tarjottu ratkaisu riittää tekniselle tukkukauppiaalle mainiosti. Haastattelututkimuksen perusteella läheskään kaikkia lisätoiminnallisuuksia ei kuitenkaan tarvita, vaan pelkkä toiminnanohjausjärjestelmä riittää sellaisenaan. Järjestelmän ainoa havaittu heikkous liittyy varastonhallinnan hyllypaikkojen käsittelyyn, mutta haastattelun perusteella tämä ei haittaa teknistä tukkukauppaa harjoittavaa yritystä. Tärkeänä piirteenä toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi on internetin käyttö tiedotuskanavana. Tiedon kulku tietojärjestelmien ja web-sivujen välillä koetaan tärkeäksi toiminnallisuudeksi.

Käyttöönottosuunnitelma toiminnanohjausjärjestelmän laajentamiseksi.

Tämän työn tavoitteena on kuvata erään yrityksen erään tulosyksikön toiminnanohjausjärjestelmän käytön laajentamista. Työssä on pyritty kehittämään tulosyksikön toimintaprosesseja sekä keskitytty erityisesti tuotantoprosessin ja sen ohjauksen kehittämiseen. Työn alussa on esitelty kohdeyritys ja kohdeorganisaatio, parkettiosasto, sekä toiminnanohjausjärjestelmien historiaa, käsitettä ja rakennetta. Työn teoriaosuudessa on käsitelty tuotannonsuunnittelun ja -ohjauksen periaatteita sekä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin suunnittelua. Työn käytännönosuudessa kuvataan toiminnanohjausjärjestelmän laajentamisen vaikutuksia organisaation toimintoihin, laitteistoarkkitehtuuriin, toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön sekä esitetään ajoitettu käyttöönottosuunnitelma. Työn tuloksena on yksityiskohtainen kuvaus käyttöönottosuunnitelmas-ta. Yhtenä työn keskeisimmistä johtopäätöksistä voidaan todeta, että monet tyypillisimmistä projektin epäonnistumiseen johtaneista syistä tai riskeistä ovat ennakoitavissa huolellisella projektin etukäteissuunnittelulla.

Palkanlaskentajärjestelmän kehittäminen

Työn tavoitteena oli selvittää palkanlaskennan nykytilaa ja sen uudistamisen mahdollisuuksia etenkin SAP HR-ohjelmiston valossa. Ensin selvitettiin palkanlaskentaan ja sovellushankintaan liittyviä vaatimuksia kirjallisuuden avulla. Tämän jälkeen tutustuttiin palkanlaskennan nykytilaan haastattelujen, prosessikuvausten ja sisäisten dokumenttien avulla. SAP HR-ohjelmistoon tutustuttiin siihen liittyneiden työtehtävien, erilaisten koulutusmateriaalien ja esittelyiden avulla. Yrityksessä on jo aiemmin yritetty korvata henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmiä, mutta projekti keskeytettiin. SAP HR-ohjelmiston henkilöstöhallinto-osuutta ollaan ottamassa käyttöön koko yrityksen laajuudessa. Palkanlaskentajärjestelmä vaatii pikaista uusintaa vanhan teknologian ja suuren henkilöriippuvuuden takia. Nykyiset työajanhallinnan ja palkanlaskennan prosessit yrityksessä ovat tiukasti sidottuja nykyisten järjestelmien kanssa ja uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii muutoksia koko ketjuun työvuorojen suunnittelusta palkanlaskentaan ja raportointiin asti. Johtopäätöksenä todetaan SAP HR:n palkanlaskennan soveltuvan yrityksen palkanlaskentaan ja tarjoavan monia uusia mahdollisuuksia. Suurimmat mahdollisuudet liittyvät kokonaisten prosessiketjujen läpinäkyvyyteen ja parempaan ohjailtavuuteen. Tämä kuitenkin vaatii nykyistä tarkempaa sisäisten prosessien selvittämistä, SAP HR-palkanlaskennan kyvykkyyden tarkempaa tutkimisia, vaihtoehtoisten ohjelmien vertailua sekä ennen kaikkea valmiutta muuttaa nykyisiä prosesseja.

Information and Material Flows in Project Business

Tavoitteena diplomityössä oli kuvata projektiliiketoimintaa harjoittavan yrityksen informaatio- ja materiaalivirrat toimitusprojekteissa. Selvitys haluttiin tehdä tulevia kehitysprojekteja varten. Diplomityö toteutettiin kahessa osassa: laatimalla aiheeseen liittyvä teoriakatsaus ja kartoittamalla todellinen tilanne yrityksen sisällä.Teoriaosassa kuvattiin tarkastelualue ja projektiliiketoiminnan erityispiirteitä sekä käsiteltiin tietojärjestelmiä ja materiaalivirran hallintaan liittyviä asioita. Yrityksen informaatio- ja materiaalivirtojen nykytila kartoitettiin laatimalla vuokaaviot kolmen esimerkkituotteen toimitusprojekteista. Kaaviot laadittiin yrityksen sisäisten dokumenttien ja kvalitatiivisten haastattelujen pohjalta. Kaavioiden sisältöä täydennettiin taulukoimalla kaavioissa esiintyvien dokumettien sisältöä. Työn tuloksena muodostui kuva tiedonkäsittelyn nykytilasta myynti- ja toimitusprojekteissa, pelkistetty visio tulevaisuuden tietojärjestelmien rooleista sekä ehdotuksia tulevia kehitysprojekteja varten.

Implementing the Product Configurator in a Large Manufacturing Company

Työn tavoitteena on kuvata hissin ovien tuotekonfigurointiprosessia sekä SAP R/3 tuotekonfiguraattorin käyttöönoton aiheuttamia vaikutuksia. Työssä kuvataan myös uuden tuotekonfiguraattorin kehitystä, testausta, käyttöönottoa sekä pitkäaikaishallintaa. Tuotekonfigurointi on tehokas tapa toteuttaa massaräätälöintiä. Sen tarkoituksena on yhdistää massatuotannon ja asiakaskohtaisen tuotannon etuja tarjoamalla asiakkaille räätälöityjä, esisuunniteltuihin komponentteihin ja ennalta määrättyyn konfigurointimalliin perustuvia tuotteita. Näitä tuotteita tuotetaan konfigurointiprosessissa. Tämä prosessi voi olla erittäin monimutkainen ja altis virheille, joten sen tueksi on kehitetty tuotekonfiguraattoreita. Tuotekonfiguraattorit voivat tehostaa konfigurointiprosessia merkittävästi. KONE on valmistanut konfiguroitavia tuotteita useita vuosikymmeniä ja se on käyttänyt prosessien tukemiseen useita eri konfiguraattoreita. Näin ollen uuden konfiguraattorin käyttöönoton vaikutusten ei oleteta olevan niin dramaattisia kuin otettaessa konfiguraattoria käyttöön ensimmäisen kerran. Uudella konfiguraattorilla on kuitenkin useita vaikutuksia tuotteen hallintaan, konfigurointiprosessiin, tietojärjestelmiin, alihankkijoihin sekä asiakkaisiin. Konfiguraattorin käyttöönoton vaikutuksia tehostaa projektin liittyminen ERP järjestelmän käyttöönottoon

Räätälöidyn tuotteen asiakasohjautuva tilaus-toimitusprosessi

Tässä diplomityössä tutkitaan yhden pk-yrityksen tilaus-toimitusprosessia ja sen kehittämismahdollisuuksia uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Työn tavoitteena on luoda malli uudesta tilaus-toimitusprosessista yhden tuotteen osalta. Uuden prosessin halutaan perustuvan massaräätälöintiin sekä konfiguraattorin käyttöön. Työssä seurataan liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelun mallia, joka kattaa muutoksen mahdollistavien tekijöiden, vision luomisen uudelle prosessille, nykyisen toiminnan kartoituksen sekä uuden kehitetyn prosessin esittelyn. Konfigurointia tutkitaan toimintatapana ja sen tarjoamat kehitysmahdollisuudet otetaan mukaan uuteen prosessiin. Työn tuloksena määriteltiin tutkittavan tuotteen keskeiset osat ja komponentit, joiden valmistusta haluttiin erityisesti kehittää asiakaslähtöisemmäksi. Keskeisten nimikkeiden tilaus- toimitusprosessi kartoitettiin ja tuotantoon sovellettiin imu- ja työntöpuskureita. Näin saatiin aikaan räätälöitäville tuotteille paremmin soveltuva tuotantoprosessi, joka osaltaan mahdollistaa varastoihin sidotun pääoman vähenemisen sekä nopean ja joustavan tuotannon. Prosessi myös tehostuu mallin avulla, koska turhia työvaiheita on karsittu pois. Lisäksi tuotannon suunnitteluun panostetaan uudessa mallissa aikaisempaa enemmän.

Toteutettavuustarkastelu toiminnanohjausjärjestelmäprojektissa

Työn tavoitteena oli suorittaa tekninen sekä toiminnallinen toteutettavuustarkastelu asiakasdataan kohdistuvien muutosten suhteen erään suuren metsäteollisuusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmäprojektissa. Ensin selvitettiin toiminnanohjausjärjestelmän käsite, toteutettavuustarkastelun rooli IT -projektissa sekä toteutettavuustarkastelun suorittamisen vaiheet. Teoriaosuus koottiin pääasiassa kirjallisuuden ja internetlähteiden avulla.Empiirisessä osuudessa toteutettiin ja dokumentoitiin toteutettavuustarkastelu vaihe vaiheelta. Kohdetta lähestyttiin ylhäältä -alas menetelmällä. Pääpaino oli asiakaskoodien, järjestelmiin tarvittavien muutosten sekä työnkulun muuttamisen toteutettavuuden tarkastelussa. Empiirisen osuuden informaation kerääminen suoritettiin asiantuntijoiden haastattelujen avulla. Kerättyä tietoa sovellettiin teoriaosuuden sekä projektidokumenttien menetelmien mukaisesti. Lopputulokseksi saatiin täysivaltainen toteutettavuustarkastelu, joka pitää sisällään kohteen taustaselvitykset, nykyisen ja tulevan tilanteen kuvaukset, poikkeavuusanalyysit sekä jatkotoimenpide-ehdotukset. Tutkimuksessa päädyttiin siihen, että projekti on toteutettavissa tutkitulta alueelta.

Vientituotteiden tiedonhallinta

Työn tarkoituksena oli tutkia Datex-Ohmedan nimikekoodien ja tuoterakenteiden käyttöä ja dokumentointia toiminnanohjausjärjestelmässä vientitoimintojen kannalta. Tavoitteena oli myös analysoida havaittuja ongelmia ja pyrkiä kehittämään tilannetta eteenpäin. Työssä on esitelty Datex-Ohmedan tuotteet, vientijärjestelmä sekä toiminnanohjausjärjestelmä perusteena käytetylle myyntirakenteelle ja tilausmenettelylle. Tilauksenkäsittelyn selventämiseksi on siitä tehty prosessikuvaus. Tilauksenkäsittelyprosessi on jaettu neljään pääprosessiin: tilauksen vastaanotto, tuotanto, pakkaus ja lähetys. Prosessissa kulkevien dokumenttien ja niissä käytettyjen koodimuotojen avulla on havainnollistettu koodien moninaista käyttöä. Koodipolitiikkaa on kuvattu esittämällä nimikekoodi, konfiguraatiokoodi, tilauskoodi, myyntirakenne ja nimiketyypit. Erillisten tilauskoodien vuoksi käytettävää järjestelmää on selostettu koodien yhteydessä. Vastaavat koodit ja käytännöt Pohjois-Amerikan organisaatiossa on kerrottu. Työssä on myös sivuttu tuotetiedon hallintaa ja tuotetiedon hallintajärjestelmä-projektia Datex-Ohmedassa. Havaitut ongelmat on jaoteltu tilauksenkäsittelyprosessiiin liittyviin, myyntirakenteeseen ja koodeihin liittyviin sekä yleisiin käytäntöihin. Ongelmia ja niiden taustoja on pohdittu yksitellen. Työn lopputuloksena on hahmoteltu tilanteen kehitysmahdollisuuksia ja analysoitu lyhyesti niiden toteuttamismahdollisuuksia ja vaikutuksia.

Uuteen tietojärjestelmään siirtymisen vaikutukset

Johtavana ideana on tutkia, kuinka uusi tietojärjestelmään vaikuttaa varastointiyritykseen. Muutoksia on tutkittu niin käytännön kuin tietojärjestelmätasolla. Ongelmia ja niiden ratkaisuja on tutkittu molempien osalta erikseen. Uuteen järjestelmään siirtymisessä oli kaksi eri vaihetta. Tavoitteena on myös antaa kokonaiskuva varastonhallinnasta. Ensimmäisen käyttöönoton osalta tällä tutkielmalla oli 3kolme eri tehtävää: testata, kouluttaa ja tutkia käyttöönoton onnistumista. Tästä osiosta oli tuloksena mm. vastaanottohenkilöstön SAP-R3 käyttöohje ja vastaanottohenkilöstön koulutus. Testauksen tarkoituksena oli käyttöönoton ongelmien ennaltaehkäisy. Koulutuksen tavoitteena oli kouluttaa vastaanottohenkilöstö käyttämään R3:a siltä osin kun he sitä tarvitsevat. Tämä vaihe ei edellyttänyt vielä kerääjien koulutusta, koska heitä muutokset eivät vielä koskeneet. Työnjohto koulutettiin jo etukäteen.Toisen käyttöönoton osalta tehtäviä oli kaksi: tutkia käyttöönoton onnistumista ja tutkia, jäikö käyttöönoton jäljiltä vielä ongelmia. Lisäksi tutkielman tekijä oli mukana kouluttamassa keräilijöitä. Tämä työ on myös käyttöönottoprojektin yhteenveto. Ongelmia kappaleessa on esitetty puutteita toiminnassa ja tietojärjestelmässä. Lisäksi kappaleessa on ratkaisuehdotukset näihin pulmiin. Teoria osassa kerrotaan varastonhallinnan käytännön taustalla olevat teoriat.

Metsäteollisuusyrityksen tehdasjärjestelmän integrointi globaaliin tuotantoketjun hallintajärjestelmään

Tämän diplomityö käsittelee UPM-Kymmenen paperitoimialoilla käynnissä olevaa Chain 2000 –projektin toteutusta uuden markkinan integroinnin aikana SAP –toiminnanohjausjärjestelmään yhden paperitehtaan näkökulmasta. Koska tehdasjärjestelmän kaikkien osa-alueiden integraatio on erittäin vaativa ja pitkäkestoinen prosessi, keskittyy tämä työ yhden markkinan integraatioon. Tavoitteena on suunnitella, toteuttaa ja testata tässä integroinnissa tarvittavat järjestelmämuutokset ja kuvata integroinnissa käytettäviä työkaluja, toimintamalleja ja prosesseja. Samalla kerrotaan tämän vaativan projektin mukanaan tuomia ongelmia ja ratkaisuja yhden paperitehtaan kannalta. Työssä esitellään erilaisia keinoja ja työkaluja varsinkin IT -projektien hallinnointiin ja toteuttamiseen sekä käydään läpi ohjelmistotestaaminen, ERP -järjestelmät ja tietovarastot. Työ tuo esille miten haastavaa globaalin IT –projektin toteuttaminen on. Tarkastelun tuloksena huomataan, että standardityökalujen käyttö aiheuttaa ongelmia erikoistilanteissa ja väärä informaatio tuo yritykselle ylimääräisiä kustannuksia. Projektin myötä toimintojen toteutuksen painotus ja samalla vastuu tiedon oikeellisuudesta siirtyy jatkuvasti tehtaalle päin. Integraatiotestaamisesta ja tarvittavista muutoksista on diplomityön aikana selviydytty kiitettävästi, mutta täysi varmuus kaikkien integraatioon osallistuvien järjestelmien toimivuudesta saadaan vasta itse käyttöönotossa kesällä 2004. Ylläpito käyttöönoton jälkeen vaatii myös resursseja.

Laatujärjestelmän laatiminen teollisuudessa ja dokumentaation hallinta

Diplomityössä luotiin ehdotus ja tuotiin esiin näkökulmia laatujärjestelmän dokumentoinnista, sen hallinnasta ja ylläpidosta sähköisessä muodossa. Työssä selvitettiin laatujärjestelmätyön ongelmakohtia, edistymistä ja sitoutumista vaikeuttavia tekijöitä sekä sähköisen toteutuksen laadintavaiheen ongelmia. Työssä myös koottiin laatuajattelun ajatusmalleja, toiminnalliseen laatujärjestelmätyöhön vaikuttavia tekijöitä ja laatujärjestelmän sähköisiä toteutusratkaisuja. Diplomityössä tutkittiin laatujärjestelmäprojektin ongelmia mekaanisessa metsäteollisuudessa sekä dokumentaation hallinnan toteutusta Finnforest Oyj Rengon sahalla. Tarkastelun kohteena olivat muun muassa työohjepalaverien järjestäminen, ohjeiden laatiminen ja dokumentaation hallinta. Työssä käsiteltiin laatujärjestelmän laatimiseen vaikuttavia osa-alueita ja annettiin vaihtoehtoja dokumentaation hallitsemiseksi ja kehittämiseksi. Dokumentaation hallintaan kehitettiin työ- ja viiteohjeiden hallintasovellus TYVI. Laatujärjestelmätyössä esille tulleet ongelmat liittyvät resurssien, aikataulujen ja tavoitteiden hallintaan. Laatujärjestelmätyö on erittäin laaja-alainen, joten huomioon on otettava sekä teknisiä että inhimillisiä tekijöitä. Käytännön työssä ongelmia on ilmennyt muun muassa työohjepalaverien järjestämisessä ja hallinnassa. Työn aikana on havaittu asioiden kirjallisen esittämisen vaikeus sekä toisaalta todettu selkeiden työohjeiden, tehtävärajojen, vastuu- ja valtasuhteiden merkitys käytännön työssä. Yleisesti laatuajattelun käsitteen ymmärtäminen ja sen laajuus aiheutti ongelmia. Tulevaisuuden tavoitteena on saattaa koko laatujärjestelmä toimimaan sähköisessä muodossa reaaliajassa ja myös kehittymään tarpeiden mukaan. Tämä työ liittyy suurelta osin tietotekniikan soveltamiseen ja laitoskohtaisten muutosten ja tavoitteiden hallintaan. Tulevaisuudessa tähän haasteeseen tulee vastaamaan SAP R/3:n laadunhallintaosio. Vastuu toiminnasta ja sen kehittämisestä sekä laatujärjestelmän toimivuudesta käytännössä kuuluu koko henkilökunnalle.

Tuotantosuunnitelman julkaiseminen partnereille internetissä

Stora Enso käyttää tehtaillaan TietoEnatorin luomaa Fenix-toiminnanohjaus-järjestelmää. Fenix on monimutkainen järjestelmä, joka sisältää mm. tuotannon-ohjausosion, jolla luodaan paperikoneille tuotantosuunnitelmia. Fenix-projektiin on syntynyt sivutuotteena PartnerWeb-projekti, jonka tarkoituksena on julkaista joitakin Fenixin palveluita internetissä. Kohderyhmänä ovat pääasiassa Stora Enson suurimmat asiakkaat, heidän partnerinsa. Tämän työn tavoitteena on rakentaa teoriatasolla toimivat sovellukset internet- ja WAP-ympäristöihin koskien PartnerWebin tuotantosuunnitelmaosiota. Tavoitteena on myös tutkia, mitä vaatimuksia kyseisessä ympäristössä julkaistava sovellus asettaa sekä missä muodossa ja mitä tietoa partnereille esitetään. Lähestymistapa on varsin tietoturvapainotteinen, johtuen Fenixin tärkeydestä Stora Ensolle. Työn tuloksena saatiin luotua teoriatason käyttöliittymät internet- ja WAP-ympäristöihin. Tuloksena saatiin myös tietoturvallinen arkkitehtuuri. Sovellusten osalta työ jatkuu edelleen, tavoitteena on rakentaa luotuihin käyttöliittymiin toimivat sovellukset, jotka käyttävät Fenix-palveluita.