An examination of factors influencing ERP key-user satisfaction: A qualitative case study

Several companies are trying to improve their operation efficiency by implementing an enterprise resource planning (ERP) system that makes it possible to control the resources of the company in real time. However, the success of the implementation project is not a foregone conclusion; a significant part of these projects end in a failure, one way or another. Therefore it is important to investigate ERP system implementation more closely in order to increase understanding about factors influencing ERP system success and to improve the probability of a successful ERP implementation project. Consequently, this study was initiated because a manufacturing case company wanted to review the success of their ERP implementation project. To be exact, the case company hoped to gain both information about the success of the project and insight for future implementation improvement. This study investigated ERP success specifically by examining factors that influence ERP key-user satisfaction. User satisfaction is one of the most commonly applied indicators of information system success. The research data was mainly collected by conducting theme interviews. The subjects of the interviews were six key-users of the newly implemented ERP system. The interviewees were closely involved in the implementation project. Furthermore, they act as representative users that utilize the new system in everyday business processes. The collected data was analyzed by thematizing. Both data collection and analysis were guided by a theoretical frame of reference. This frame was based on previous research on the subject. The results of the study aligned with the theoretical framework to large extent. The four principal factors influencing key-user satisfaction were change management, contractor service, key-user’s system knowledge and characteristics of the ERP product itself. One of the most significant contributions of the research is that it confirmed the existence of a connection between change management and ERP key-user satisfaction. Furthermore, it discovered two new sub-factors influencing contractor service related key-user satisfaction. In addition, the research findings indicated that in order to improve the current level of key-user satisfaction, the case company should pay special attention to system functionality improvement and enhancement of the key-users’ knowledge. During similar implementation projects in the future, it would be important to assure the success of change management and contractor service related processes.

ERP-projekti muutosprosessina - Case-yrityksen henkilöstön näkemys muutosjohtamisesta ERP-projektin aikana

Uuden tietojärjestelmän hankinta on paitsi tekninen myös sosiaalinen muutos. Tieteelliset teoriat sekä tutkimukset osoittavat, että uuden tietojärjestelmän onnistunut käyttöönotto edellyttää sosioteknistä systeemiajattelua muutoksen läpivientiin. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli osallistua yhteiskunnalliseen keskusteluun muutosjohtamisen tärkeydestä otettaessa käyttöön uutta teknologiaa sekä tutkia Case-yrityksen ERP-projektin muutosjohtamisen onnistumista. Tutkimuksen konteksti koostuu sosioteknisestä muutoksesta, jossa muutosjohtaminen nousee keskiöön. Tutkimuksessa kartoitettiin uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton onnistumisen kannalta keskeiset muutosjohtamisen elementit: muutostarve, projektitiimi, visio ja tavoitteet, viestintä, koulutus, osallistaminen, sitouttaminen, johdon ja projektiryhmän tuki sekä muutoksen arviointi ja vakiinnuttaminen. Tutkimuksen empiirisessä osassa arvioitiin Case-yrityksen ERP-projektin muutosjohtamista henkilöstön näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa pääasiallisena aineistonkeruumenetelmänä käytettiin sähköistä puolistrukturoitua kyselylomaketta. Tulosten analysoinnin perusteella Case-yrityksen ERP-järjestelmän käyttöönotto sujui tyydyttävästi.

Replacing traditional ERP with EAI - the next generation’s ERP

Organizations often consider investing in a new Enterprise Resource Planning (ERP) system as a way to enhance their business processes, as it allows integrating information used by multiple different departments into a harmonized computing system. The hope of gaining significant business benefits, such as reducing operating costs, is the key reason why organizations have decided to invest in ERP systems since 1990’s. Still, all ERP projects do not end up in success, and deployment of ERP system does not necessarily guarantee the results people were waiting for. This research studies why organizations invest in ERP, but also what downsides ERP projects currently have. Additionally Enterprise Application Integrations (EAI) as next generation’s ERP solutions are studied to challenge and develop traditional ERP. The research questions are: What are the weaknesses in traditional ERP deployment in today’s business? How does the proposed next generation’s ERP answer to these weaknesses? At the beginning of the thesis, as an answer to the first research question, the basics of ERP implementation are introduced with both the pros and cons of investing in ERP. Key concepts such as IS integration and EAI are also studied. Empirical section of the thesis focuses on answering the second research question from the integration approach. A qualitative research is executed by interviewing five experienced IT professionals about EAI benefits, limitations, and problems. The thematic interview and questionnaire follow the presented ERP main elements from literature. The research shows that adopting traditional ERP includes multiple downsides, e.g. inflexibility and requiring big investments in terms of money. To avoid these critical issues, organizations could find a solution from integrations between their current IS. Based on the empirical study a new framework for the next generation’s ERP is created, consisting of a model and a framework that deal with various features regarding IS adoption. With this framework organizations can assess whether they should implement EAI or ERP. The model and framework suggest that there are multiple factors IT managers needs to consider when planning their IT investments, including their current IS, role of IT in the organization, as well as new system’s flexibility, investment level, and number of vendors. The framework created in the thesis encourages IT management to assess holistically their i) organization, ii) its IT, and iii) solution requirements in order to determine what kind of IS solution would suit their needs the best.

Replacing traditional ERP with EAI - the next generation’s ERP

Organizations often consider investing in a new Enterprise Resource Planning (ERP) system as a way to enhance their business processes, as it allows integrating information used by multiple different departments into a harmonized computing system. The hope of gaining significant business benefits, such as reducing operating costs, is the key reason why organizations have decided to invest in ERP systems since 1990’s. Still, all ERP projects do not end up in success, and deployment of ERP system does not necessarily guarantee the results people were waiting for. This research studies why organizations invest in ERP, but also what downsides ERP projects currently have. Additionally Enterprise Application Integrations (EAI) as next generation’s ERP solutions are studied to challenge and develop traditional ERP. The research questions are: What are the weaknesses in traditional ERP deployment in today’s business? How does the proposed next generation’s ERP answer to these weaknesses? At the beginning of the thesis, as an answer to the first research question, the basics of ERP implementation are introduced with both the pros and cons of investing in ERP. Key concepts such as IS integration and EAI are also studied. Empirical section of the thesis focuses on answering the second research question from the integration approach. A qualitative research is executed by interviewing five experienced IT professionals about EAI benefits, limitations, and problems. The thematic interview and questionnaire follow the presented ERP main elements from literature. The research shows that adopting traditional ERP includes multiple downsides, e.g. inflexibility and requiring big investments in terms of money. To avoid these critical issues, organizations could find a solution from integrations between their current IS. Based on the empirical study a new framework for the next generation’s ERP is created, consisting of a model and a framework that deal with various features regarding IS adoption. With this framework organizations can assess whether they should implement EAI or ERP. The model and framework suggest that there are multiple factors IT managers needs to consider when planning their IT investments, including their current IS, role of IT in the organization, as well as new system’s flexibility, investment level, and number of vendors. The framework created in the thesis encourages IT management to assess holistically their i) organization, ii) its IT, and iii) solution requirements in order to determine what kind of IS solution would suit their needs the best.

An examination of factors influencing ERP key-user satisfaction: A qualitative case study

Several companies are trying to improve their operation efficiency by implementing an enterprise resource planning (ERP) system that makes it possible to control the resources of the company in real time. However, the success of the implementation project is not a foregone conclusion; a significant part of these projects end in a failure, one way or another. Therefore it is important to investigate ERP system implementation more closely in order to increase understanding about factors influencing ERP system success and to improve the probability of a successful ERP implementation project. Consequently, this study was initiated because a manufacturing case company wanted to review the success of their ERP implementation project. To be exact, the case company hoped to gain both information about the success of the project and insight for future implementation improvement. This study investigated ERP success specifically by examining factors that influence ERP key-user satisfaction. User satisfaction is one of the most commonly applied indicators of information system success. The research data was mainly collected by conducting theme interviews. The subjects of the interviews were six key-users of the newly implemented ERP system. The interviewees were closely involved in the implementation project. Furthermore, they act as representative users that utilize the new system in everyday business processes. The collected data was analyzed by thematizing. Both data collection and analysis were guided by a theoretical frame of reference. This frame was based on previous research on the subject. The results of the study aligned with the theoretical framework to large extent. The four principal factors influencing key-user satisfaction were change management, contractor service, key-user’s system knowledge and characteristics of the ERP product itself. One of the most significant contributions of the research is that it confirmed the existence of a connection between change management and ERP key-user satisfaction. Furthermore, it discovered two new sub-factors influencing contractor service related key-user satisfaction. In addition, the research findings indicated that in order to improve the current level of key-user satisfaction, the case company should pay special attention to system functionality improvement and enhancement of the key-users’ knowledge. During similar implementation projects in the future, it would be important to assure the success of change management and contractor service related processes.

Product Line Profitability- Case Halton Indoors

Diplomityön tavoitteena on rakentaa malli kohdeyrityksen yhden strategisen liiketoimintayksikön tuoteryhmänkohtaisten kannattavuuksien selvittämiseksi yli kokotoimitusketjun. Työssä on keskitytty vain välillisiin kustannuksiin ja välittömien kustannusten osalta on luotettu toiminnanohjausjärjestelmän antamiin tietoihin. Työn lähtökohtana ja teoreettisena viitekehikkona on toimintoperustainen kustannuslaskenta, jonka periaatteita noudattaen kannattavuusmalli rakennettiin. Mallin periaatteet on esitetty työssä mutta sen tuottamia tuloksia ei ole syvemmin analysoitu. Ongelma osoittautui haasteelliseksi ja tulosten verifiointi lähes mahdottomaksi käytettyjen subjektiivisten arvioiden ja ennalta odottamattomien välittömien tuotekustannusten suurten virheiden vuoksi. Työn johtopäätöksissä keskitytään sisäisen laskentatoimen kulttuurin kehittämiseen tuotekustannuslaskennan ja yleisen kustannusvalvonnan näkökulmasta kohdeyrityksessä.

Koulutuksen suunnittelu jatoteutus sekä muutoksenhallinta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa

Työn tavoitteena on selvittää koulutussuunnittelua ja toteutusta yrityksen ERP -järjestelmän käyttöönotossa. Vaikka koulutus koetaan tärkeäksi osaksi ERP -projektia, ei sitä oman kokemukseni mukaan ole yksistään tutkittu implementaation onnistumistekijänä. Lisäksi työssä käydään läpi ERP -implementaatioiden ja muutoksen hallinnan oleellisimmat menestystekijät. Työn empiirinen osa sisältää toiminnanohjausjärjestelmän koulutussuunnitelman laatimisen ja koulutuksen toteutuksen VTT:llä usealle eri käyttäjäryhmälle. Koulutuksen suunnittelu ja toteutus VTT:llä onnistui saadun palautteen mukaan hyvin. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon ja muihin muutoksiin liittyen myös muutoksenhallinta ja viestintä olivat tärkeässä osassa VTT:llä.

Reporting Framework: Implementation and Performance Analysis

Fenix on suuri metsäteollisuuden tuotannonohjausjärjestelmä. Fenix-järjestelmän raportointi- ja tulostuspalvelut elävätvaihdekautta. Aikaisemmin käytetyt raportointityökalut ovat vanhentumassa ja neon korvattava uusilla. Uusi raportointialusta, Global Printing System (GPS), onrakennettu StreamServe Business Communication Platformin ympärille. Uuden alustan on tarkoitus hoitaa Fenixin tulostus sekä raportointitehtävät. Työ kuvaa raportointialustan toteutuksen sekä sen tärkeimmät ominaisuudet. Uuden alustan suorituskyvyssä on ollut toivomisen varaa. Etenkin suurien raporttien generoiminen on kestänyt joskus toivottoman pitkään. Työssä analysoidaan raportointialustan suorituskykyä ja etsitään mahdolliset pullonkaulat. Suorituskyvyn heikkouksiin pyritään löytämään ratkaisut ja annetaan ehdotuksia suorituskyvyn parantamiseksi. XML pohjaisena järjestelmänä GPS:n suorituskyvyssä suurta osaaesittää XML:n tehokkuus. GPS sisääntuleva data tulee XML-muodossa ja sisääntulon parsimisen tehokkuus on avaintekijöitä koko GPS:n tehokkuuden kannalta. Suorituskyvyn parantamisessa keskitytäänki vahvasti XML:n tehokkaampaan käyttöön ja esitetään ehdotuksia sen parantamiseksi.

Exchange of Product-related Data between a Pulp and Paper Machinery Supplier and Its Partners

Kiihtyvä kilpailu yritysten välillä on tuonut yritykset vaikeidenhaasteiden eteen. Tuotteet pitäisi saada markkinoille nopeammin, uusien tuotteiden pitäisi olla parempia kuin vanhojen ja etenkin parempia kuin kilpailijoiden vastaavat tuotteet. Lisäksi tuotteiden suunnittelu-, valmistus- ja muut kustannukset eivät saisi olla suuria. Näiden haasteiden toteuttamisessa yritetään usein käyttää apuna tuotetietoja, niiden hallintaa ja vaihtamista. Andritzin, kuten muidenkin yritysten, on otettava nämä asiat huomioon pärjätäkseen kilpailussa. Tämä työ on tehty Andritzille, joka on maailman johtavia paperin ja sellun valmistukseen tarkoitettujen laitteiden valmistajia ja huoltopalveluiden tarjoajia. Andritz on ottamassa käyttöön ERP-järjestelmän kaikissa toimipisteissään. Sitä halutaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti, joten myös tuotetiedot halutaan järjestelmään koko elinkaaren ajalta. Osan tuotetiedoista luo Andritzin kumppanit ja alihankkijat, joten myös tietojen vaihto partnereiden välillä halutaan hoitaasiten, että tiedot saadaan suoraan ERP-järjestelmään. Tämän työn tavoitteena onkin löytää ratkaisu, jonka avulla Andritzin ja sen kumppaneiden välinen tietojenvaihto voidaan hoitaa. Tämä diplomityö esittelee tuotetietojen, niiden hallinnan ja vaihtamisen tarkoituksen ja tärkeyden. Työssä esitellään erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja tiedonvaihtojärjestelmän toteuttamiseksi. Osa niistä perustuu yleisiin ja toimialakohtaisiin standardeihin. Myös kaksi kaupallista tuotetta esitellään. Tarkasteltavana onseuraavat standardit: PaperIXI, papiNet, X-OSCO, PSK-standardit sekä RosettaNet. Lisäksi työssä tarkastellaan ERP-järjestelmän toimittajan, SAP:in ratkaisuja tietojenvaihtoon. Näistä vaihtoehdoista parhaimpia tarkastellaan vielä yksityiskohtaisemmin ja lopuksi eri ratkaisuja vertaillaan keskenään, jotta löydettäisiin Andritzin tarpeisiin paras vaihtoehto.

Suunnittelu- ja toimeenpanojärjestelmän määrittely ja valinta Junttan Oy:lle

Työn tavoitteena oli selvittää, millainen suunnittelu- ja toimeenpanojärjestelmä tukee Junttanin liiketoimintatavoitteiden saavuttamista ja valita tarjolla olevista vaihtoehdoistasopivin kokonaisuus. Työn teoriaosassa selvitetään toiminnanohjausjärjestelmien toiminnallisuuksien jako suunnittelu- ja toimeenpanojärjestelmiin ja miten suunnittelu- ja toimeenpa-nojärjestelmien käyttötarkoitus ja käyttöönotto poikkeavat toisistaan. Teoriaosas-sa käsitellään myös päätöksentekoon liittyviä asioita sillä tämän työn lopputulok-sena Junttanille valittiin PDM- ja ERP-järjestelmä. Työssä toteutettiin aluksi liiketoimintatavoitteiden selvitys. Liiketoimintatavoitteet ohjasivat, millaisen suunnittelu- ja toimeenpanojärjestelmän Junttan tarvitsi. Ny-kytilan kartoituksen yhteydessä kerättiin kehitysideoita uutta järjestelmäkokonai-suutta varten. Liiketoimintatavoitteiden ja kehitysideoiden pohjalta laadittiin tavoi-tetila, jonka pohjalta määritettiin vaatimukset PDM- ja ERP-järjestelmille. Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän valinta on iso päätös. Sen vuoksi päätök-sentekoon panostettiin niin, että ennakkoasenteet ja henkilökohtaiset mieltymyk-set eivät ohjanneet valintaa. Toiminnallinen määrittely jätettiin tehtäväksi järjestelmien käyttöönoton yhteydes-sä. Junttanilla päätettiin hyödyntää uusien toimintatapojen määrittämisessä toi-mittajien alakohtaista osaamista ja järjestelmiin kuvattuja ja järjestelmissä tuettuja prosesseja.

Hankintaprosessin suorituskyvyn mittaaminen

Tutkimuksen päätavoite oli kehittää teollisuusyrityksen hankintaprosessille kattavat suorituskykymittarit ja sillä pyrittiin vastaamaan kysymykseenMiten ERP -järjestelmän käyttäminen informaation lähteenä vaikuttaa hankintaprosessin suorituskyvyn mittaamiseen? Teoriaosassa paneuduttiin suorituskyvyn mittaamisen, hankintaprosessin suorituskyvyn mittaamisen sekä ERP -järjestelmän käsitteisiin ja keskeisiin ilmiöihin. Empiirisessä osassa keskityttiin kehittämään Paroc Groupin hankintaprosessille suorituskyvyn mittareita. Tavoitteeseen pyrittiin vastaamaan luomalla kolme raporttia Paroc Groupin hankintaprosessin mittaamiseen. Varastonimikkeiden kustannusseurantaraportissa seurataan kustannusten muutoksia varastokulutuksen perusteella, varastoraportissa varastontehokasta käyttöä ja toimittajaraportissa toimittajien laskutusta. Tutkittaessa ERP -järjestelmän ja hankintaprosessin suorituskyvyn mittaamisen yhteyttä ilmeni, että ERP -järjestelmä tarjoaa erittäin paljon tarkkaa ja aina samanmuotoista dataa. Toisaalta saatavan datan yksipuolisuus rajoittaa mittareiden valintaa. Mittaamisen nopeutta järjestelmä joiltain osilta lisää, toisilta ei. Tiedon saanti on kuitenkin aina säännöllistä.

Käyttöönottosuunnitelma toiminnanohjausjärjestelmän laajentamiseksi.

Tämän työn tavoitteena on kuvata erään yrityksen erään tulosyksikön toiminnanohjausjärjestelmän käytön laajentamista. Työssä on pyritty kehittämään tulosyksikön toimintaprosesseja sekä keskitytty erityisesti tuotantoprosessin ja sen ohjauksen kehittämiseen. Työn alussa on esitelty kohdeyritys ja kohdeorganisaatio, parkettiosasto, sekä toiminnanohjausjärjestelmien historiaa, käsitettä ja rakennetta. Työn teoriaosuudessa on käsitelty tuotannonsuunnittelun ja -ohjauksen periaatteita sekä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin suunnittelua. Työn käytännönosuudessa kuvataan toiminnanohjausjärjestelmän laajentamisen vaikutuksia organisaation toimintoihin, laitteistoarkkitehtuuriin, toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön sekä esitetään ajoitettu käyttöönottosuunnitelma. Työn tuloksena on yksityiskohtainen kuvaus käyttöönottosuunnitelmas-ta. Yhtenä työn keskeisimmistä johtopäätöksistä voidaan todeta, että monet tyypillisimmistä projektin epäonnistumiseen johtaneista syistä tai riskeistä ovat ennakoitavissa huolellisella projektin etukäteissuunnittelulla.

Toiminnanohjausjärjestelmän nimikehallinnan kehittäminen

Työn tarkoituksena oli kehittää yrityksen nimikkeiden hallintaa osana uuden toiminnan-ohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektia. Tavoitteena oli toiminnanohjausjärjestelmän ja suunnittelun tietojärjestelmien välisen tuotetiedon löydettävyyden ja käytettävyyden kehittäminen tuotteen tilaus –toimitus prosessin näkökulmasta. Työn ongelmaa tarkasteltiin ja analysoitiin tuotetiedon hallintaan ja toiminnanohjausjärjestelmiin liittyvän kirjallisuuden pohjalta. Aineistona käytettiin myös aihepiiriin liittyneitä aiempia tutkimuksia. Diplomityön tuloksena saatiin toiminnanohjausjärjestelmään standardoitu nimikkeistö ostettavista materiaaleista ja sekä itse valmistettavista tuotteista. Suunnittelun ja toiminnanohjausjärjestelmän välinen nimiketietojen siirto mahdollistettiin määrittämällä yhteydet ERP- ja CAD -järjestelmien välille. Järjestelmäintegraation ansiosta suunnittelussa muodostettuja tuoterakenteita voidaan käyttää hyväksi ERP –järjestelmän eri prosesseissa, kuten esimerkiksi tuotannossa ja hankinnoissa. Tehokkaan tuotetiedon hallinnan perusta on toimiva ja standardoitu nimikkeistö. Onnistuneen tiedonhallinnan edellytyksiä ovat tiedon yksikäsitteisyys, ajantasaisuus ja saatavuus. Olemassa olevaa tietoa tulee pystyä käyttämään mahdollisimman tehokkaasti hyväksi

Toteutettavuustarkastelu toiminnanohjausjärjestelmäprojektissa

Työn tavoitteena oli suorittaa tekninen sekä toiminnallinen toteutettavuustarkastelu asiakasdataan kohdistuvien muutosten suhteen erään suuren metsäteollisuusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmäprojektissa. Ensin selvitettiin toiminnanohjausjärjestelmän käsite, toteutettavuustarkastelun rooli IT -projektissa sekä toteutettavuustarkastelun suorittamisen vaiheet. Teoriaosuus koottiin pääasiassa kirjallisuuden ja internetlähteiden avulla.Empiirisessä osuudessa toteutettiin ja dokumentoitiin toteutettavuustarkastelu vaihe vaiheelta. Kohdetta lähestyttiin ylhäältä -alas menetelmällä. Pääpaino oli asiakaskoodien, järjestelmiin tarvittavien muutosten sekä työnkulun muuttamisen toteutettavuuden tarkastelussa. Empiirisen osuuden informaation kerääminen suoritettiin asiantuntijoiden haastattelujen avulla. Kerättyä tietoa sovellettiin teoriaosuuden sekä projektidokumenttien menetelmien mukaisesti. Lopputulokseksi saatiin täysivaltainen toteutettavuustarkastelu, joka pitää sisällään kohteen taustaselvitykset, nykyisen ja tulevan tilanteen kuvaukset, poikkeavuusanalyysit sekä jatkotoimenpide-ehdotukset. Tutkimuksessa päädyttiin siihen, että projekti on toteutettavissa tutkitulta alueelta.

Kunnossapidon alihankinnan tutkiminen ja seurannan kehittäminen sementtitehtaalla

Työn tavoitteena oli antaa tarkka kuva Lappeenrannan sementtitehtaan kunnossapidon alihankkijoiden työtunneista ja -kustannuksista sekä jakaa ne eri kunnossapitodimensioiden kesken. Jotta alihankkijoiden tekemien töiden seurannasta tulisi jatkuvaa, seurannan toteutukselle on luotu arkirutiineihin soveltuva toimintamalli. Työtunnit ja -kustannukset on laskettu ostolaskujen perusteella ajalta 1.1.2000 – 31.5.2003. Teoriaosuudessa on käsitelty kunnossapitotoimintaa, sen seurantaa ja kustannuslaskentaa, jonka tarkoituksena on pohjustaa työtuntien ja -kustannusten jakoperusteita empiirisessä osassa. Empiria on aloitettu laskemalla kaikki sementtitehtaalle tehdyt työtunnit ja -kustannukset, joista sitten on eroteltu kunnossapidon, muiden toimintojen ja projektien osuudet erikseen. Kustannuksia on vertailtu budjettiarvoihin. Kunnossapidon työtunneista on tehty benchmarkingia kahdeksan sementtitehtaan kesken. Työn lopuksi on laadittu toimintamalli kunnossapidon alihankinnan jatkuvan seurannan toteuttamiseksi. Seuranta toteutetaan toiminnanohjausjärjestelmässä syöttämällä kustannusten ohessa tehtyjen tuntien määrä ja laittamalla yhteen tiliöintiulottuvuuteen toimittajanumero. Jatkokehityskohteena esitetään toiminnanohjaus- ja kunnossapitojärjestelmän integrointia, jolloin tunteja ja kustannuksia voidaan seurata työnumeroittain.