Standardization of project management processes

Software development is a discipline that is almost as old as the history of computers. With the advent of the Internet and all of its related technologies, software development has been on high demand. But, and especially in SME (small and medium enterprise), this was not accompanied with a comparable effort to develop a set of sustainable and standardized activities of project management, which lead to increasing inefficiencies and costs. Given the actual economic situation, it makes sense to engage in an effort to reduce said inefficiencies and rising costs. For that end, this work will analyze the current state of software development’s project management processes on a Portuguese SME, along with its problems and inefficiencies in an effort to create a standardized model to manage software development, with special attention given to critical success factors in an agile software development environment, while using the best practices in process modeling. This work also aims to create guidelines to correctly integrate these changes in the existing IS structure of a company.

An essay on agile project management practices

The main goals for the current dissertation is to research on how practices and concepts from Agile Project Management can be applied in a non-IT context and to discover which aspects should be considered when deciding if whether an Agile approach should be implemented or not. Previous studies reflect on the adoption for the identified context. However, the recognition of these practices and concepts by the Project Management field of studies still remains unresolved. The adoption of Agile Project Management emerges as a manifestation against traditional approaches, mainly due to their inability of accepting requirements’ changes. Therefore, these practices and concepts can be considered in order to reduce the risks concerning the increase of competition and innovation – which does not apply to the IT sector solely. The current study reviews the literature on Agile Project Management and its adoption across different sectors in order to assess which practices and concepts can be applied on a non-IT context. Nine different methods are reviewed, where two of these show a higher relevance – Scrum and Extreme Programming. The identified practices and concepts can be separated into four different groups: Cultural and Organizational Structures, Process, Practices, and Artefacts. A framework based on the work by Boehm & Turner in 2004 is developed in order to support the decision of adopting agile methods. A survey intended for project managers was carried in order to assess the implementation of the identified practices and concepts and to evaluate which variables have the highest importance on the developed decision support framework. It is concluded that New Product Development is the project type with the highest potential to implement an agile approach and that the Project Final Product’s Innovativeness, Competitiveness, and the Project Member’s Experience and Autonomy are the most important aspects to consider an implementation of an Agile approach.

Customer relationship management model - A strategic and analytical approach for Amorim Turismo

Field lab: Entrepreneurial and innovative ventures

Working in IT projects – Options and Limits of Work Design

Flexible forms of work like project work are gaining importance in industry and services. Looking at the research on project work, the vast majority of present literature is on project management, but increasingly, problems concerning the quality of work and the efficiency of project teams become visible. The question now is how project work can be structured in order to simultaneously provide efficient and flexible work and healthy working conditions ensuring the development of human resources for a long time. Selected results of publicly funded research into project work will be presented based on case studies in 7 software development /IT consulting project teams (N=34). A set of different methods was applied: interviews with management/project managers, group interviews on work constraints, a monthly diary about well-being and critical incidences in the course of the project, and a final evaluation questionnaire on project outcomes focusing on economic and health aspects. Findings reveal that different types of projects exist with varying degree of team members’ autonomy and influence on work structuring. An effect of self-regulation on mental strain could not be found. The results emphasize, that contradicting requirements and insufficient organizational resources with respect to the work requirements lead to an increased work intensity or work obstruction. These contradicting requirements are identified as main drivers for generating stress. Finally, employees with high values on stress for more than 2 months have significantly higher exhaustion rates than those with only one month peaks. Structuring project work and taking into account the dynamics of project work, there is a need for an active role of the project team in contract negotiation or the detailed definition of work – this is not only a question of individual autonomy but of negotiation the range of option for work structuring. Therefore, along with the sequential definition of the (software) product, the working conditions need to be re-defined.

Risk management of new product development process

Dissertation submitted to Faculdade de Ciências e Tecnologia of Universidade Nova de Lisboa for the achievement of Integrated Master´s degree in Industrial Management Engineering

Gestão de bloco operatório : modelos de gestão e monitorização

RESUMO - A consciência de uma necessidade clara em rentabilizar a capacidade instalada e os meios tecnológicos e humanos disponíveis no Bloco Operatório e face ao imperativo de um cabal desempenho e de uma adequada efectividade nestes serviços levou-nos à realização deste estudo. Objectivos: O trabalho de projecto centrou-se em quatro objectivos concretos: Elaboração de uma grelha de observação de Modelos de Gestão de Bloco Operatório; Observação de seis Modelos de Gestão de Blocos Operatórios em experiências nacionais e in-loco, de acordo com a grelha de observação; Avaliação da qualidade gestionária na amostra seleccionada à luz dos modelos existentes; Criação de uma grelha de indicadores para a monitorização e avaliação do Bloco Operatório. Metodologia: Na elaboração da grelha de observação dos Blocos Operatórios recorremos a um grupo de peritos, à bibliografia disponível e à informação recolhida em entrevistas. Aplicámos a grelha de observação aos seis Blocos Operatórios e analisámos as informações referentes a cada modelo com a finalidade de encontrar os pontos-chave que mais se destacavam em cada um deles. Para a elaboração da grelha de indicadores de monitorização do Bloco Operatório realizámos uma reunião recorrendo à técnica de grupo nominal para encontrar o nível de consenso entre os peritos. Resultados: Criámos uma grelha de observação de Modelos de Gestão de Bloco Operatório que permite comparar as características de gestão. Esta grelha foi aplicada a seis Blocos Operatórios o que permitiu destacar como elementos principais e de diferenciação: o sistema de incentivos implementado; o sistema informático, de comunicação entre os serviços e de débito directo dos gastos; a existência de uma equipa de gestão de Bloco Operatório e de Gestão de Risco; a importância de um planeamento cirúrgico semanal e da existência de um regulamento do Bloco Operatório. Desenhámos um painel de indicadores para uma monitorização do Bloco Operatório, de onde destacamos: tempo médio de paragem por razões técnicas, tempo médio de paragem por razões operacionais, tempo médio por equipa e tempo médio por procedimento. Considerações finais: Os Blocos Operatórios devem ponderar a existência das componentes mais importantes dos Modelos, bem como recolher exaustivamente indicadores de monitorização. A investigação futura deverá debruçar-se sobre a relação entre os indicadores de monitorização e os Modelos de Gestão, recorrendo à técnicas de benchmarking. -------------------ABSTRACT - This study was driven by the need to optimise available capacity, technology and human resources in the Operating Room and to address the corresponding goals of adequate performance and effectiveness. Objectives: This project focuses on four specific objectives: development of an observation grid of operating room management models; in-loco observation and documentation of six national operating room, according to the grid; assess the quality of management in the selected sample relative to existing management models; create a set of indicators for monitoring and evaluating operating rooms. Methodology: The design of the observation grid was based on experts’ consultation, a literature survey and information gathered in various interviews. The observation grid was applied to six operating rooms and the information for each management model was analysed in order to find its key characteristics. We used the Nominal Group Technique in order to develop a set of indicators for monitoring and evaluating operating rooms. Results: An observation grid was created for operating rooms management models, which allowed comparing management characteristics. This grid was applied to six operating rooms allowing disentangle its main features and differentiating characteristics: implementation of incentive systems; IT systems including information flow between services; inventory and expense management; existence of a management team and effective risk management; importance of weekly planning and regulations. We designed a set control indicators, whose major characteristics are the following: the average down time due to technical reasons, the average down time due to operational reasons, the average time per team and the average time per procedure. Final Conclusions: Operating rooms should consider the most relevant characteristics of management models and collect exhaustive information on control indicators. Future research should be devoted to assessing the operating room performance according to management models, using control indicators and benchmarking techniques.

Design of a balanced scorecard-type management system for a back-office department in a bank

A Work Project, presented as part of the requirements for the Award of a Masters Degree in Finance from the NOVA – School of Business and Economics

The implementation of an Enterprise Geographical Information System to support Cadastre and Expropriation activities.

The processes of mobilization of land for infrastructures of public and private domain are developed according to proper legal frameworks and systematically confronted with the impoverished national situation as regards the cadastral identification and regularization, which leads to big inefficiencies, sometimes with very negative impact to the overall effectiveness. This project report describes Ferbritas Cadastre Information System (FBSIC) project and tools, which in conjunction with other applications, allow managing the entire life-cycle of Land Acquisition and Cadastre, including support to field activities with the integration of information collected in the field, the development of multi-criteria analysis information, monitoring all information in the exploration stage, and the automated generation of outputs. The benefits are evident at the level of operational efficiency, including tools that enable process integration and standardization of procedures, facilitate analysis and quality control and maximize performance in the acquisition, maintenance and management of registration information and expropriation (expropriation projects). Therefore, the implemented system achieves levels of robustness, comprehensiveness, openness, scalability and reliability suitable for a structural platform. The resultant solution, FBSIC, is a fit-for-purpose cadastre information system rooted in the field of railway infrastructures. FBSIC integrating nature of allows: to accomplish present needs and scale to meet future services; to collect, maintain, manage and share all information in one common platform, and transform it into knowledge; to relate with other platforms; to increase accuracy and productivity of business processes related with land property management.

Why and how projects in organizations differ? The example of Portuguese profit and non-profit organizations

This research has as a goal to give an overview of what Project Management is in Portugal. The purpose is not to focus on a small picture, but to understand the broad concept and perception of Project Management in Portugal in two very important sectors: Profit- and Non-Profit Sector. Both Profit- and Non-Profit project managers have been interviewed, giving an insight of how different projects are in both sectors and why. This paper will be especially helpful comparing the Project Management maturity of Portugal to other countries regarding these two different point of views.

Integração vertical de cuidados : o impacto nos custos do internamento hospitalar

RESUMO - Introdução: A integração vertical de cuidados surge em Portugal em 1999 com a criação da primeira Unidade Local de Saúde (ULS) em Matosinhos. Este modelo de gestão tem como principal objetivo reorganizar o sistema para responder de forma mais custo-efetiva às necessidades atuais. Objetivo: Analisar o impacto da criação das ULS nos custos do internamento hospitalar português. Metodologia: Para apurar o custo médio estimado por episódio de internamento hospitalar utilizou-se a metodologia dos Custos Estimados com base na Contabilidade Analítica. Contudo, não foram imputados custos por diária de internamento por centro de produção, mas apenas por doente saído em determinado hospital. Para efeitos de comparação dos modelos de gestão organizacionais consideraram-se variáveis demográficas e variáveis de produção. Resultados: Da análise global, os hospitais integrados em ULS apresentam um custo médio estimado por episódio de internamento inferior quando comparados com os restantes. Em 2004 os hospitais sem modelo de integração vertical de cuidados apresentam uma diferença de custos de aproximadamente 714,00€. No ano 2009, último ano em análise, esta diferença é mais ténue situando-se nos 232,00€ quando comparados com hospitais integrados em ULS. Discussão e Conclusão: Não existe uma tendência definida no que respeita à diferença de custos quando se comparam os diferentes modelos organizacionais. É importante que em estudos futuros se alargue a amostra ao total de prestadores e se aprofundem os fatores que influênciam os custos de internamento. A compreensão dos indicadores sociodemográficos, demora média, e produção realizada, numa ótica de custo efetividade e qualidade, permitirá resultados com menor grau de viés.

Contributo para a gestão da qualidade clínica num serviço de radiologia

RESUMO - A preocupação com a qualidade dos cuidados prestados é, actualmente, foco de interesse e de extrema importância na prestação de cuidados de saúde, e como tal na radiologia. A garantia, monitorização e melhoria da qualidade deve ser um dos grandes objectivos de uma instituição de saúde. Assim, pretende-se contribuir para a criação de um modelo de gestão da qualidade focado na qualidade do diagnóstico, identificando procedimentos que interferem directamente na qualidade do diagnóstico e que, ao serem implementados, contribuem para a garantia e/ou melhoria da qualidade desse diagnóstico. Tal modelo pode integrar um sistema de gestão da qualidade total num serviço de radiologia. O delineamento do estudo passa por propor a um painel de especialistas os procedimentos essenciais encontrados na bibliografia para que estes, por consenso, seleccionem os considerados mais importantes. Pretende-se também conhecer, recorrendo ao mesmo painel de peritos, os indicadores que devem integrar o modelo, de forma a construir um modelo de gestão da qualidade clínica em radiologia adaptado à realidade nacional. Os objectivos do sistema de qualidade proposto passam por fornecer uma abordagem sistemática de actividades que possam afectar a qualidade através da construção de procedimentos claros e objectivos aplicáveis a cada área de um serviço de radiologia: área administrativa, área técnica e área médica; privilegiar as actividades de prevenção em vez que confiar apenas na inspecção, na medida em que os procedimentos integram normas que minimizam a existência de falha na qualidade clínica; fornecer uma evidência objectiva de que a qualidade foi alcançada através de indicadores que monitorizam os procedimentos do modelo. A finalidade passa por criar um modelo de gestão da qualidade clínica, constituído por procedimentos e indicadores, focado na melhoria da qualidade do diagnóstico clínico em radiologia. Por ser um estudo pioneiro, o modelo deve ser simples, de fácil implementação nos serviços de radiologia, e passível de ser monitorizado e avaliado, interna e externamente. --------------------ABSTRACT - The concern about the quality of care is currently the focus of interest and paramount importance, in healthcare and in radiology. Therefore, quality monitoring and its improvement must be one of the major objectives of a healthcare institution on health, when compared to current diversity. Thus, it is intended to create a model of quality management focused on the quality of diagnosis, identifying procedures that directly interfere in the quality of diagnosis and which, when completed, contributes to a warranty and / or improvement of the quality of diagnosis. This model can integrate a system of total quality management in a radiology department. The study design is to propose to a panel of experts the essential procedures found in the literature so that they, by consensus, select those considered most important. The aim is also to know, using the same panel of experts, indicators that must be included in the model in order to construct a model of quality management in clinical radiology adapted to national reality. The objectives of the quality system proposed are: provide a systematic approach of activities that may affect the quality through the construction of clear procedures and targets applicable to each area of a radiology department: the administrative, technical and medical area; focus on activities prevention rather than relying solely on inspection, once the procedures and activities integrate standards that minimize the existence of failure in clinical quality; provide objective evidence that quality has been achieved through indicators that monitor the procedures of the model. The purpose of this study is to create a clinical quality management model, constituted by procedures and indicators, focused on improving the quality of clinical diagnosis in radiology. Being a pioneering study, the model should be simple, easy to implement in the department of radiology and easily monitored and evaluated internally and externally.

Economias de escala em centros hospitalares

RESUMO - Perante o actual contexto de contenção de gastos no sector da saúde e consequente preocupação com a eficiência do sistema, tem‐se assistido a mudanças várias no modelo de gestão e organizacional do sistema de saúde. Destaca‐se a alteração da estrutura hospitalar, com vista à racionalização dos seus recursos internos, onde as fusões hospitalares têm assumido um papel determinante. Em Portugal, nos últimos 10 anos, assistiu‐se a uma significativa redução do número de hospitais (de sensivelmente 90 para 50 unidades), exclusivamente através das fusões e sem quaisquer alterações no número de estruturas físicas existentes. Não obstante os argumentos justificativos desta reforma, a avaliação dos objectivos implícitos é insuficiente. Neste âmbito, pretendeu‐se com este estudo contribuir para a análise do impacte da criação de centros hospitalares na redução de gastos, isto é, verificar se a consolidação e consequente reengenharia dos processos produtivos teve consequencias ao nível da obtenção de economias de escala. Para esta análise usou‐se uma base de dados em painel, onde se consideraram 75 hospitais durante 7 anos (2003‐2009), número que foi reduzindo ao longo do período em análise devido às inúmeras fusões já referidas. Para avaliar os ganhos relativos às fusões hospitalares, ao nível da eficiência técnica e das economias de escala, recorreu‐se à fronteira estocástica especificada função custo translog. Estimada a fronteira, foi possível analisar três centros hospitalares específicos, onde se comparou o período pré‐fusão (2005‐2006) com o período após a fusão (2008‐2009). Como variáveis explicativas, relativas à produção hospitalar, considerou‐se o número de casos tratados e os dias de internamento (Vita, 1990; Schuffham et al., 1996), o número de consultas e o número de urgências, sendo estas variáveis as mais comuns na literatura (Vita, 1990; Fournier e Mitchell, 1992; Carreira, 1999). Quanto à variável dependente usou‐se o custo variável total, que compreende o total de custos anuais dos hospitais excepto de imobilizado. Como principais conclusões da investigação, em consequência da criação dos centros hospitalares, são de referir os ganhos de escala na fusão de hospitais de reduzida dimensão e com mais serviços complementares. --------ABSTRACT - Driven by the current pressure on resources induced by budgetary cuts, the Portuguese Ministry of Health is imposing changes in the management model and organization of NHS hospitals. The most recent change is based on the creation of Hospital Centres that are a result of administrative mergers of existing hospitals. In less than 10 years the number of hospitals passed from around 90 to around 50, only due to the mergers and without any change in the existing number of physical institutions. According to the political discourse, one of the main goals expected from this measure is the creation of synergies and more efficiency in the use of available resources. However, the merger of the hospitals has been a political decision without support or evaluation of the first experiments. The aim of this study is to measure the results of this policy by looking at economies of scale namely through reductions in the expenditures, as expected and sought by the MoH. Data used covers 7 years (2003‐2009) and 75 hospitals, number that has been reduced my the enoumerous mergers during the last decade. This work uses a stochastic frontier analysis through the translog cost function to examine the gains from mergers, which were decomposed into technical efficiency and economies of scale. It was analised these effects by the creation of three specific hospital centers, using a longitudinal approach to compare the period pre‐merger (2003‐2006) with the post‐merger period (2007‐09). To measure changes in inpatient hospital production volume and length of stay are going to be considered as done by Vita (1990) and Schuffham et al. (1996). For outpatient services the number of consultations and emergencies are going to be considered (Vita, 1990; Fournier e Mitchell, 1992; Carreira, 1999). Total variable cost is considered as the dependent variable explained the aforementioned ones. After a review of the literature results expected point to benefits from the mergers, namely a reduction in total expenditures and in the number of duplicated services. Results extracted from our data point in the same direction, and thus for the existence of some economies of scale only for small hospitals.

Gestão integrada da doença : uma abordagem experimental de gestão em sa

RESUMO - Os sistemas de saúde deparam-se, actualmente, com novos paradigmas, ao nível da qualidade da prestação de cuidados de saúde, bem como no que se refere à necessidade de controlo dos custos com o sector da saúde, obrigando as organizações a adaptarem-se por forma a fornecerem a resposta mais adequada às crescentes necessidades dos indivíduos. O reconhecimento desta realidade tem levado os governos de muitos países a definir políticas orientadas para problemas de saúde específicos e a adoptar estratégias de intervenção que privilegiam uma abordagem integrada com o objectivo de melhorarem progressivamente o nível de saúde das populações, a qualidade dos cuidados prestados e a eficiência na utilização de recursos. Em Portugal, a aplicação dos princípios que estiveram na base dos modelos de gestão da doença, deu origem ao modelo experimental de Gestão Integrada da Doença, que incorpora a gestão clínica da doença, centrada no doente, com especial enfoque na sua autogestão e na clarificação das melhores práticas profissionais, visando a sua uniformização; a reorganização do modelo de prestação de cuidados, com a criação de Centros de Elevada Diferenciação e Centros de Tratamento, com especiais preocupações no que concerne à orientação do doente no sistema para que os cuidados lhe seja ministrados no nível mais adequado; um modelo de financiamento específico, indexado aos resultados, que reflicta a adopção das melhores práticas; um sistema de informação que permita a monitorização e avaliação constante deste processo. O desenvolvimento deste modelo organizacional tem-se revelado como uma estratégia inovadora e como uma ferramenta de elevado potencial para a melhoria da prestação de cuidados de saúde e para a promoção de uma maior efectividade e eficiência, tal como poderá, ainda, constituirse como um veículo, importante e permanente, de informação de apoio à decisão em Saúde. Este modelo visa, no fundo, promover uma acção concertada no sentido da obtenção de uma intervenção precisa, através da mobilização de recursos adequados, que permitam uma melhoria do estado de saúde, da qualidade de vida e do bem-estar global dos doentes. Esta abordagem passa pela colaboração e coordenação dos diferentes níveis de prestação de cuidados, no sentido de oferecerem cuidados integrados de saúde, com níveis de qualidade elevados em termos de prevenção, diagnóstico, tratamento, reabilitação e acompanhamento. ------------------------ --ABSTRACT – The health systems are faced with new paradigms, on one hand in the healthcare services delivered to the populations, and on the other hand, in the need to control costs in the health sector, forcing organizations to adapt and provide the most appropriate response to the individuals growing needs. The magnitude of this problem, in terms of public health, requires the adoption of a directed, targeted, planned and integrated action, based on clear and well defined strategies in order to obtain health gains, improving the quality of care and streamlining the costs. In Portugal, the application of those principles forming the basis of the disease management models, led to the Integrated Disease Management model which, apart from the clinical management of the disease, also incorporates the healthcare delivery structure reorganization, a specific financing model based on an information system that allows the process monitoring and evaluation. The development of Integrated Disease Management models is a central strategy and a tool for improving healthcare delivery, more effectively and efficiently, and can even be an important and permanent vehicle of information for health decision support. Therefore, it is important to promote a concerted action towards achieving a precise intervention, mobilizing the resources, improving the health status, quality of life and the overall patients’ wellbeing. This action means increasing collaboration and coordination of the different levels of care, offering integrated healthcare s

Calibração e validação de um modelo matemático aplicado ao caneiro de Alcântara

Dissertação apresentada na Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade Nova de Lisboa para obtenção do grau de Mestre em Engenharia Civil – Perfil de Construção

Aplicação lean seis sigma (LSS) à gestão de projetos

Dissertação para obtenção do Grau de Mestre em Engenharia e Gestão Industrial