Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

O Arquivo do Tribunal de Contas (Relatório de Estágio)

O presente trabalho reflecte o trabalho efetuado no âmbito do estágio da cadeira de seminário de Arquivística, do Mestrado em Ciências Documentais, variante Arquivos, no arquivo do Tribunal de Contas de Portugal. O mesmo consistiu no tratamento de documentação variada existente no arquivo do Tribunal de Contas e a necessitar de intervenção. O tratamento de que a documentação foi alvo compreendeu o seu levantamento, descrição, classificação e posterior decisão sobre transferência para arquivo intermédio, histórico ou eliminação. Tratava-se, na sua grande maioria, de documentação não tratada por ter dado entrada em arquivo antes de 2004, ano de aprovação do regulamento arquivístico do Tribunal de Contas e serviços de apoio. Para que o estudo fosse mais abrangente possível foram tratadas também 3 séries Documentais posteriores a 2004 como forma de perceber a evolução de que foi alvo o tratamento documental na instituição. Pretendeu-se fazer uma abordagem aos procedimentos de arquivo de uma instituição pública portuguesa, com características e funcionamento próprios que se reflectem obrigatoriamente na gestão do seu arquivo. Partiu-se de uma abordagem de carácter geral à evolução de que foi alvo a ciência arquivística, como forma de contextualizar o estudo posterior. Em termos de metodologia, começou-se por estudar a instituição Tribunal de Contas, sua história, funções e evolução. A par deste estudo foi dada também atenção à documentação que foi sendo produzida ao longo dos anos de existência do Tribunal e evolução e transformações da mesma, espelho sempre das diferentes funções que o Tribunal de Contas foi assumindo ao longo dos tempos. Posteriormente o estudo focou-se no arquivo do Tribunal de Contas, com a exposição dos diferentes serviços e suas funções. Passou-se então ao tratamento da documentação, com o levantamento de 146 Unidades de Instalação, organizadas posteriormente em 22 Séries Documentais. Com base no Regulamento de Arquivo do Tribunal de Contas e respectiva Tabela de Selecção procedeu-se à avaliação da documentação analisada, sendo que 7 Séries Documentais, com um total de 34 Unidades de Instalação, foram consideradas passíveis de transferência para Arquivo Intermédio. Por sua vez 6 séries documentais foram consideradas de conservação permanente e 9, com 66 UI foram indicadas como sendo passíveis de eliminação.

Relatório dum estágio em museus de arte no Brasil

Ao iniciar o 2º. ano do curso de Pós-graduação em Museologia Social, no ISMAG (Instituto Superior de Matemáticas e Gestão), pôs-se a possibilidade de frequentar um estágio, proporcionado pela própria instituição, que tem acordos de intercâmbio, no Canadá e Brasil. Foi o Brasil que mais interesse me despertou devido à facilidade na compreensão verbal bem como a curiosidade que tinha em conhecer um pais com uma diversidade tão grande de culturas. No entanto, devido à contigência de me deslocar sozinha não optei pelo Museu de Antropologia de Goiânia, com o qual já existia acordo, pois este situa-se no Estado de Goiás, num local distante onde não conhecia ninguém. Para além dos motivos já apontados outro motivo me levou a procurar outro tipo de instituição. Sendo formada em arte e não em Antropologia é natural que me interesse mais por conhecer museus de arte e saber qual a maneira como resolvem o problema do sector educativo.

Relatório Profissional

O presente Relatório traduz o percurso profissional por nós realizado no turismo desde o ano de 1980 até ao presente. O Relatório demonstra a amplitude do percurso profissional que desenvolvemos no turismo. Percurso realizado no sector empresarial do Estado, em gabinete ministerial, no sector privado, na gestão de fundo comunitário, no associativismo empresarial e intermunicipal, no ensino superior e como profissional em regime liberal. O Relatório descreve as áreas funcionais, as responsabilidades assumidas, as tarefas realizadas e os resultados alcançados nos diferentes organismos onde prestámos colaboração. Enfatizam-se as competências adquiridas no decurso do percurso profissional, nas áreas pública, privada, associativa e académica, nas vertentes técnica, organizacional, de negócio, interpessoal, intelectual e comportamental. Por último expressam-se os contributos por nós prestados e depositados nos organismos a quem prestámos serviço.

Relatório de actividade profissional : mestrado em Engenharia do Ambiente

O presente Relatório de Actividade Profissional, foi elaborado com vista à obtenção do Grau de Mestre em Engenharia do Ambiente, conferido pela Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias. Neste relatório apresentam-se actividades desenvolvidas em contexto real de trabalho, quer no projecto de investigação ambiental, levado a cabo na Universidade do Minho (Pólo de Braga) ao longo do ano de 2000, com duração de 12 meses; quer de Gestão Ambiental, em ambiente industrial, mais concretamente na empresa Corticeira Amorim – Industria, S.A. – Grupo Amorim, que decorreu ao longo de 4 anos, entre 2000 – 2004. As actividades desenvolvidas em ambos os projectos, tiveram sempre como base de trabalho, a Missão e a Visão das instituições/organizações referidas, os requisitos ambientais legais aplicáveis e outros compromissos assumidos por elas. Na Universidade do Minho (UM), investigou-se o nível de degradação dos corantes azo, utilizados no processo de tingimento da indústria têxtil, pela aplicação de diferentes estirpes de levedura. Na Corticeira Amorim – Indústria, S.A., implementou-se um Sistema de Gestão Ambiental, com vista à sua certificação pela norma ISO 14001.

A Gestão Documental na Autoridade Portuária de Barcelona

Este relatório de estágio representa o trabalho desenvolvido na Autoritat Portuària de Barcelona (APB), mais precisamente no Centro de Documentação da Autoridade Portuária de Barcelona, num período de 150 horas, onde tive a oportunidade de passar pelos diferentes serviços de documentação e realizar as tarefas inerentes a uma Instituição com idêntica tipologia àquela onde presto idêntica atividade em Portugal. Descreve-se a empresa e o trabalho desenvolvido no Centro de Documentação (CENDOC), considerando todas as funções desenvolvidas ao nível da gestão documental, na biblioteca, no arquivo intermédio, histórico e no arquivo fotográfico. O serviço de Arquivo agiliza a gestão de um fundo documental com mais de 3.900 metros lineares de documentos textuais, 500 metros lineares de documentação gráfica e cartográfica e 75.000 fotografias. Também gere o Património Cultural Móvel da APB, tanto o fundo documental do Arquivo Histórico (textual e imagens), como as coleções de objetos artísticos de interesse histórico e cultural (pinturas, esculturas, artes decorativas, cartas náuticas, modelos de navios). Toda a documentação do Arquivo Intermédio foi devidamente tratada, higienizada e organizada num novo espaço de arquivo, com melhores condições de acondicionamento. Aproveitando este trabalho, foi desenvolvido um novo Plano de Classificação em maio de 2012, no mesmo período que desenvolvi o estágio, a fim de melhorar o serviço de Arquivo. O serviço da Biblioteca tem ao alcance dos seus utilizadores um fundo de 1276 publicações periódicas e mais de 2.300 monografias, catalogadas no programa informático CDS/ISIS. A sua classificação é feita com base na Classificação Decimal Universal (CDU), e a partir de um tesauro especifico elaborado pelos técnicos do CENDOC. Enquanto Técnica Superior no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa (APL), o desenvolvimento deste estágio trouxe um importante contributo para o serviço que desempenho no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa. Este Estágio possibilitou, sem dúvida, um melhor conhecimento teórico e prático no âmbito das tarefas inerentes ao mesmo, e a capacitação para o desenvolvimento de projetos relacionados com as funções que desempenho, no Centro de Documentação e Informação da Administração do Porto de Lisboa.