O Arquivo do Tribunal de Contas (Relatório de Estágio)

O presente trabalho reflecte o trabalho efetuado no âmbito do estágio da cadeira de seminário de Arquivística, do Mestrado em Ciências Documentais, variante Arquivos, no arquivo do Tribunal de Contas de Portugal. O mesmo consistiu no tratamento de documentação variada existente no arquivo do Tribunal de Contas e a necessitar de intervenção. O tratamento de que a documentação foi alvo compreendeu o seu levantamento, descrição, classificação e posterior decisão sobre transferência para arquivo intermédio, histórico ou eliminação. Tratava-se, na sua grande maioria, de documentação não tratada por ter dado entrada em arquivo antes de 2004, ano de aprovação do regulamento arquivístico do Tribunal de Contas e serviços de apoio. Para que o estudo fosse mais abrangente possível foram tratadas também 3 séries Documentais posteriores a 2004 como forma de perceber a evolução de que foi alvo o tratamento documental na instituição. Pretendeu-se fazer uma abordagem aos procedimentos de arquivo de uma instituição pública portuguesa, com características e funcionamento próprios que se reflectem obrigatoriamente na gestão do seu arquivo. Partiu-se de uma abordagem de carácter geral à evolução de que foi alvo a ciência arquivística, como forma de contextualizar o estudo posterior. Em termos de metodologia, começou-se por estudar a instituição Tribunal de Contas, sua história, funções e evolução. A par deste estudo foi dada também atenção à documentação que foi sendo produzida ao longo dos anos de existência do Tribunal e evolução e transformações da mesma, espelho sempre das diferentes funções que o Tribunal de Contas foi assumindo ao longo dos tempos. Posteriormente o estudo focou-se no arquivo do Tribunal de Contas, com a exposição dos diferentes serviços e suas funções. Passou-se então ao tratamento da documentação, com o levantamento de 146 Unidades de Instalação, organizadas posteriormente em 22 Séries Documentais. Com base no Regulamento de Arquivo do Tribunal de Contas e respectiva Tabela de Selecção procedeu-se à avaliação da documentação analisada, sendo que 7 Séries Documentais, com um total de 34 Unidades de Instalação, foram consideradas passíveis de transferência para Arquivo Intermédio. Por sua vez 6 séries documentais foram consideradas de conservação permanente e 9, com 66 UI foram indicadas como sendo passíveis de eliminação.

The following paper reflects the work developed within the Master degree in Documentation Sciences, in the archive of the Portuguese Court of Auditors. Its objective was to approach the archival procedures of a public Portuguese institution, with particular characteristics which are reflected in its archival management. Firstly we present a summary of the history and evolution of archival science in order to prepare the subsequent study. Then a presentation of the Portuguese Court of Auditors is made, focusing on its history, functions and evolution throughout the years, approaching also the documents that were produced since the beginning of the Court of Auditors and the changes and transformations those documents suffered with the passing of time reflecting always the different functions the Court has had. After the presentation is narrowed with an introduction of the archive itself, with its departments, services and functions. The second part of the thesis focuses on the practical experience at the archive. Presented with a collection of documents, the first step was the records appraisal, followed by its thorough description, classification according to the institution chart and finally the decision of transference of the documents to the intermediate archive, permanent archive or elimination.146 filing units were analyzed, and after organized in 22 series. Of these 22, 7, with a total of 34 filling units, were considered subject to transference to the intermediate archive, 6 were considered for the hist orical archive and 9, with 66 filling units, were considered for elimination.

Orientadora : Gisélia Felício