Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

Organização e implementação de uma Rede global de informação para o Arquivo Técnico da Direcção de Navios, da Base Naval de Lisboa

O grande desafio da atual sociedade da informação é gerir novas abordagens de produção, organização, circulação e recuperação da informação, com recurso às Tecnologias de Informação e Comunicação. Com base neste pressuposto, o presente estudo é desenvolvido a partir da necessidade das unidades navais terem acesso imediato à informação atualizada de caráter técnico, em formato digital, para a resolução de problemas a bordo e para apoio à tomada de decisão. Face à constatação do crescente número de pedidos de acesso à documentação em formato digital, rapidamente se verificou ser essencial implementar uma metodologia que permitisse o seu acesso expedito e em tempo útil, sem restrições espacio-temporais, e que fosse dinâmico na atualização do seu conteúdo documental. Neste sentido, procedeu-se à desmaterialização dos documentos técnicos, por meio da digitalização, com reconhecimento ótico de caracteres, anexação de metadados e classificação e arquivo digital destes documentos, com vista à adoção do padrão internacional para arquivos digitais a longo prazo: o Portable Document Format/Archiving (PDF/A). A desmaterialização dos documentos técnicos implica a identificação dos circuitos e fluxos de informação, das tipologias documentais envolvidas e das responsabilidades associadas a cada atividade, no sentido de simplificar e racionalizar os procedimentos e consequentemente reajustar esses fluxos de informação, sendo fundamental a implementação de sistemas de gestão que promovam a interoperabilidade e a troca de informação. Desta forma, com o decorrer do estudo, identificando e fazendo uso de sistemas e aplicações já existentes no contexto militar naval, pretende-se efetuar a organização e implementação de uma rede global de informação para o Arquivo Técnico da Direcção de Navios, da Base Naval de Lisboa. Considera-se que este trabalho poderá contribuir para a continuidade da reflexão já existente sobre a desmaterialização dos arquivos e divulgação mais sustentada da informação que estes detêm, através de uma arquitetura relacional dos sistemas de gestão de documentos digitais.

Gestão democrática dos Sistemas Municipais de Educação : uma análise a partir do Conselho Municipal de Educação de Canindé de São Francisco/SE (2008 – 2010)

O objeto de estudo da Dissertação é o quotidiano e a dinâmica do Conselho Municipal de Educação de Canindé de São Francisco – CONMECSF, com a finalidade de desvendar como acontecem os processos sociais presentes na prática, configurando suas ações junto às administrações municipais e à sociedade organizada. A compreensão do objeto demandou algumas interlocuções teóricas com vários autores clássicos e contemporâneos, no sentido de esclarecer a natureza das mediações desenvolvidas nessa instância do sistema educacional, sem perder de vista suas relações com a categoria da totalidade. A pesquisa desenvolvida caracteriza-se como qualitativa pela sua própria especificidade, inspirando-se no estudo de caso e em seus procedimentos metodológicos. Por intermédio desta, são analisadas as produções e as práticas do Conselho Municipal de Educação de Canindé de São Francisco, via documentos e representações sociais de educadores locais quanto às políticas públicas educacionais nesse município, no período compreendido entre 2008 a 2010, de modo a configurar a gestão do sistema municipal de educação. Os achados da investigação apontam para a validade da forma de atuação do CMECSF, na perspectiva de um acompanhamento a ser aperfeiçoado da execução e efetividade das políticas públicas.

Gestão estratégica de IES : modelos e funções do planejamento estratégico em universidades públicas e privadas de Palmas – Tocantins

O objetivo deste estudo foi de analisar os modelos e funções dos planejamentos estratégicos adotados nas instituições de ensino superior (IES) de Palmas, Tocantins. Procuramos, para tanto, enfatizar três grandes práticas empresariais globais que fazem parte do contexto das universidades: a competitividade, visualizada pela introdução da inovação e de novas tecnologias; a mercantilização da educação, que emergiu da forma como a educação é tratada - ‘mercadoria’- e, assim, reflete sobre a autonomia universitária; e, por último, o planejamento estratégico, que tomou grande proporção de uso no ensino superior nas últimas décadas. Frente ao exposto, a questão central que conduziu a pesquisa foi: como as práticas empresariais globais (planejamento estratégico, competitividade e mercantilização da educação) têm influenciado os modelos de gestão adotados pelas universidades frente aos desafios que enfrentam no tocante à oferta da educação superior e como os planejamentos estratégicos expressam essa influência? Nesse sentido, analisamos os documentos dos planejamentos estratégicos de duas IES, uma pública e outra privada, de forma a evidenciar suas diferenças e similaridades por meio dos modelos de gestão e suas principais funções, bem como entrevistamos os gestores das IES sobre suas concepções em relação à influência das práticas empresariais globais quanto ao planejamento estratégico. Como resultado das análises e das entrevistas realizadas, concluímos que o planejamento estratégico é utilizado, pelas IES, como importante ferramenta para formar a imagem institucional, pensar a universidade no futuro, evitar retrabalhos e, principalmente, melhorar os serviços prestados à sociedade.

Gestão democrática : caminhos e descaminhos da prática do gestor no cotidiano escolar

A preocupação central desta pesquisa é analisar a concepção de seis gestores, três supervisores, seis professores, três membros do conselho escolar e cento e cinquenta estudantes que estão diretamente envolvidos com a prática da gestão democrática escolar, em três escolas da rede municipal do Jaboatão dos Guararapes. Este estudo está dividido em três capítulos: a gestão democrática e seus desafios na escola, analisando os estudos referentes à prática do gestor escolar no Brasil e a função do gestor no município de Jaboatão dos Guararapes; a investigação de campo foi realizada com entrevistas aos profissionais em educação, aplicação do questionário aos estudantes, análise dos documentos administrativos e pedagógicos. Utilizamos a metodologia quali-quantitativa. Visto que os dados foram analisados através da análise do discurso e o programa SPSS 18.0. Utilizamos tabelas e gráfico. Observamos às questões voltadas a prática cotidiana do gestor diante do processo democrático no âmbito escolar. Diante destes estudos evidencia-se que atualmente a necessidade do aprofundamento do conhecimento de todos participantes da escola, sobre os princípios da Gestão Democrática fundamentada na construção coletiva do PPP e da necessidade de um Conselho Escolar atuante e comprometido com a educação de qualidade.

A Gestão Documental na Autoridade Portuária de Barcelona

Este relatório de estágio representa o trabalho desenvolvido na Autoritat Portuària de Barcelona (APB), mais precisamente no Centro de Documentação da Autoridade Portuária de Barcelona, num período de 150 horas, onde tive a oportunidade de passar pelos diferentes serviços de documentação e realizar as tarefas inerentes a uma Instituição com idêntica tipologia àquela onde presto idêntica atividade em Portugal. Descreve-se a empresa e o trabalho desenvolvido no Centro de Documentação (CENDOC), considerando todas as funções desenvolvidas ao nível da gestão documental, na biblioteca, no arquivo intermédio, histórico e no arquivo fotográfico. O serviço de Arquivo agiliza a gestão de um fundo documental com mais de 3.900 metros lineares de documentos textuais, 500 metros lineares de documentação gráfica e cartográfica e 75.000 fotografias. Também gere o Património Cultural Móvel da APB, tanto o fundo documental do Arquivo Histórico (textual e imagens), como as coleções de objetos artísticos de interesse histórico e cultural (pinturas, esculturas, artes decorativas, cartas náuticas, modelos de navios). Toda a documentação do Arquivo Intermédio foi devidamente tratada, higienizada e organizada num novo espaço de arquivo, com melhores condições de acondicionamento. Aproveitando este trabalho, foi desenvolvido um novo Plano de Classificação em maio de 2012, no mesmo período que desenvolvi o estágio, a fim de melhorar o serviço de Arquivo. O serviço da Biblioteca tem ao alcance dos seus utilizadores um fundo de 1276 publicações periódicas e mais de 2.300 monografias, catalogadas no programa informático CDS/ISIS. A sua classificação é feita com base na Classificação Decimal Universal (CDU), e a partir de um tesauro especifico elaborado pelos técnicos do CENDOC. Enquanto Técnica Superior no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa (APL), o desenvolvimento deste estágio trouxe um importante contributo para o serviço que desempenho no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa. Este Estágio possibilitou, sem dúvida, um melhor conhecimento teórico e prático no âmbito das tarefas inerentes ao mesmo, e a capacitação para o desenvolvimento de projetos relacionados com as funções que desempenho, no Centro de Documentação e Informação da Administração do Porto de Lisboa.