CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS

Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismos de alteración, los documentos en soporte de papel sufren constantes cambios en su composición física y funcional, lo cual pone en peligro la información consignada en ellos. En países de clima tropical como el nuestro, este riesgo es mucho mayor, ya que las condiciones ambientales propician la aparición más frecuente de agentes adversos a la estructura molecular del papel mismo.Por consiguiente, los funcionarios a cargo de la producción, organización y facilitación de documentos públicos y privados, así como quienes conservan materiales de índole particular, tienen la responsabilidad de crear condiciones ambientales, estructurales y administrativas propicias, con el objeto de garantizar la perdurabilidad de sus acervos documentales para las futuras generaciones.Dado que la cultura costarricense usualmente se enfoca en “apagar el fuego” cuando el incendio está en pleno desarrollo, es que se considera prioritario impulsar y propiciar políticas preventivas para que los documentos que se produzcan en las instituciones públicas, surjan y se conserven en condiciones óptimas para su conservación permanente. 

LOS RIESGOS DE DETERIORO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL EN AMÉRICA LATINA

La conservación preventiva se ha convertido en la única vía para salvaguardar la memoria histórica de los pueblos. Existen múltiples definiciones de conservación preventiva, lo que con frecuencia la convierten en centro de discusiones interminables, pero casi todos coincidimos en que por conservación preventiva podemos entender todas las acciones que se dirigen a disminuir el riesgo de deterioro de las colecciones. Y he aquí que el término riesgo ocupa un sitio de gran importancia para la conservación. Entendemos por riesgo la contingencia ó proximidad de un daño, en otras palabras la probabilidad de sufrir un evento peligroso ó indeseable, que en el caso del patrimonio documental se traduce en deterioro o pérdida de valores.El riesgo de deterioro de un documento, esta dado por la relación de dos aspectos, la vulnerabilidad del objeto, y las amenazas a la que está expuesto.