CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS

Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismos de alteración, los documentos en soporte de papel sufren constantes cambios en su composición física y funcional, lo cual pone en peligro la información consignada en ellos. En países de clima tropical como el nuestro, este riesgo es mucho mayor, ya que las condiciones ambientales propician la aparición más frecuente de agentes adversos a la estructura molecular del papel mismo.Por consiguiente, los funcionarios a cargo de la producción, organización y facilitación de documentos públicos y privados, así como quienes conservan materiales de índole particular, tienen la responsabilidad de crear condiciones ambientales, estructurales y administrativas propicias, con el objeto de garantizar la perdurabilidad de sus acervos documentales para las futuras generaciones.Dado que la cultura costarricense usualmente se enfoca en “apagar el fuego” cuando el incendio está en pleno desarrollo, es que se considera prioritario impulsar y propiciar políticas preventivas para que los documentos que se produzcan en las instituciones públicas, surjan y se conserven en condiciones óptimas para su conservación permanente. 

Because it is establishing and being frequently exposed to factors and mechanisms of alteration, the documents in paper form are constantly changing their physical and functional, which jeopardizes the information contained in them. In tropical countries like ours, this risk is much higher, because the environmental conditions conducive to more frequent occurrence of adverse agents to the molecular structure of the paper itself.Therefore, the officials in charge of production, organization and facilitation of public and private documents, and who retain such material particular, have a responsibility to create environmental conditions favorable structural and administrative, in order to ensure the sustainability of their document collections for future generations.Since Costa Rican culture usually focuses on "putting out the fire" when the fire is in full swing, it is considered a priority of encouraging and promoting preventive policies for the documents produced in public institutions, arise and are maintained under conditions optimal for permanent preservation.