Gestão documental

As organizações registam os seus acontecimentos e factos em documentos. Os documentos com valor informativo ou probatório devem ser preservados e designam-se como Documentos de arquivo. Estes documentos são a memória da organização, eles permitem saber o que se passou, independentemente de ter havido uma mudança nas pessoas ou nas suas funções. Para que a memória da organização se mantenha funcional é necessário gerir os documentos de arquivo. Se tal não acontecer podem ser descartado documentos úteis e os documentos preservados tornam-se difíceis de aceder. Para a gestão de documentos de arquivo é fundamental a sua classificação e o estabelecimento do seu ciclo de vida. A preservação de documentos que perderam o valor com o passar do tempo, aumenta a quantidade de documentos a gerir e diminui a eficiência da gestão. A gestão de documentos de arquivo deve seguir normas estabelecidas, de forma a garantir que estes cumpram a função para a qual foram produzidos. Estas normas estabelecem por exemplo que para um documento servir de prova não basta guardar o seu conteúdo, é preciso também preservar o contexto em que foi produzido e tratado. O objetivo do estágio curricular integrado no Mestrado em Informática e Sistemas, do Instituto Superior de Engenharia de Coimbra, descrito no presente relatório, consistiu na primeira fase de desenvolvimento de uma aplicação de gestão documental, baseada no standard MoReq2010, para a DRAP (Direção Regional de Agricultura e Pescas) Centro, a entidade acolhedora. O processo de desenvolvimento da aplicação pretendida foi dividido em duas fases. A primeira consiste no desenvolvimento das funcionalidades que permitem substituir a atual aplicação de gestão de correspondência usada na organização. A segunda fase consiste no desenvolvimento das restantes funcionalidades previstas no standard adotado. O presente trabalho corresponde à primeira fase do projeto, na qual foram implementadas as funcionalidades que permitem criar documentos e gerir o seus percursos na organização. Com a implementação desta aplicação na DRAP Centro, será possível reduzir custos e garantir a conservação dos documentos e respetivos metadados.

Custos da gestão da qualidade na manutenção e sustentação dos Sistemas de Armas da Força Aérea

Atualmente, as organizações tendem a desenvolverem-se com o objetivo de se tornarem mais eficazes e eficientes. Neste contexto, esta investigação visa propor um modelo que permita calcular os Custos da Qualidade (CQ) na manutenção e sustentação dos Sistemas de Armas da Força Aérea (FA), contribuindo para a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade e Aeronavegabilidade (SGQA). Assim, neste estudo é avaliada a utilização do modelo “Prevenção, Avaliação e Falhas” (PAF) para o cálculo dos CQ no SGQA, a forma como os Sistemas de Informação (SI) podem contribuir para este cálculo e qual a estrutura do sistema que deverá integrar e operacionalizar este modelo. Esta investigação desenvolve-se mediante um raciocínio hipotético-dedutivo, utilizando uma estratégia qualitativa aplicada num estudo de caso ao SA Epsilon Tb-30. Após apresentar um enquadramento teórico, são testadas as hipóteses identificadas através de análise documental e entrevistas a elementos com funções-chave neste âmbito. Verifica-se então a possibilidade de utilizar o modelo PAF para o cálculo dos CQ no SGQA. Contudo, é necessário adaptar os SI e os processos do sistema para a sua operacionalização. Finalmente, é proposto um plano para implementação do modelo de CQ, assim como são apresentadas algumas recomendações para o seu desenvolvimento. Abstract: Nowadays, the organizations tend to self-develop in order to increase their efficiency and effectiveness. In this context, this study has the purpose to propose a Quality Cost (CQ) model within the scope of maintenance and sustainability of Portuguese Air Force (FA) weapon systems, contributing to the continuous improvement of its Airworthiness and Quality Management System (SGQA). Therefore, throughout this study is evaluated the implementation of Prevention, Appraisal and Failure (PAF) model for CQ calculation, how the Information Systems (SI) can contribute for this calculus and what SGQA structure should integrate and operationalize this model. In this investigation is used a hypothetical-deductive reasoning, through a qualitative strategy applied to a case study in Epsilon TB-30 aircraft. After presenting an initial theoretical study, the raised hypotheses are tested through the relevant document analysis and interviews with elements in key functions within this scope. With this study it’s shown the possibility to use PAF model to calculate CQ of the SGQA. However, it’s necessary to adapt the SI and the system processes to get the operationalization of this model. Finally, an implementation plan of the evaluated CQ model is proposed, and some recommendations are made for its future development.

O Lean Management e os desafios da gestão de recursos humanos na FAP

O estudo que se apresenta teve como objetivo analisar a implementação do modelo de Serviços Partilhados, com recurso à metodologia lean, nos serviços de apoio de pessoal do Complexo de Alfragide que decorreu no contexto da sua implementação na Força Aérea Portuguesa, determinada pelo Despacho do CEMFA n.º 59/2015, de 31 de julho. Para desenvolver este trabalho foi utilizada uma estratégia de investigação mista (quantitativa e qualitativa), seguindo o raciocínio hipotético-dedutivo. O desenho de pesquisa utilizado foi o estudo de caso, recorrendo a entrevistas, à análise documental e a um questionário para recolha de dados. Os resultados apurados através das entrevistas e do inquérito permitem concluir que a implementação do novo modelo alcançou alguns dos objetivos a que se propunha, nomeadamente, a melhoria dos serviços de apoio de pessoal prestados aos militares e civis. Apesar de se antever um elevado potencial ao nível da racionalização de Recursos Humanos, de momento, esse objetivo ainda não foi inteiramente alcançado. Conclui-se a presente investigação sugerindo a reavaliação numa fase mais adiantada da implementação do modelo de Serviços Partilhados no Complexo de Alfragide e o alargamento a outras Unidades de modo a obter uma visão mais abrangente da realidade na Força Aérea. Abstract: The study aimed to analyze the implementation of the Shared Services model, using the lean methodology, in the personnel support services in Complexo de Alfragide. This process took place in the context of implementation of this model in the Portuguese Air Force, determined by CEMFA Order No. 59/2015 of 31 July. To develop this work was used a mixed research strategy (quantitative and qualitative), following the hypothetical-deductive reasoning. The research design used was the case study, interviews, document analysis and a questionnaire. By the results obtained through the views expressed in the interviews and in the investigation, it can be concluded that the implementation of the Shared Services model has achieved some of the goals that it proposed like the improvement in personnel support services. Although foreseen great potential in terms of gains of Human Resources rationalization and due to several factors, has not yet been possible to achieve this goal. This research is concluded suggesting a reevaluation at a later stage of the implementation of the Shared Services model in the Complexo de Alfragide and extension to other Units for a more comprehensive view of reality in the Air Force.

O sistema integrado de gestão e a contabilidade analítica no Exército Português

Preparar a mudança é uma necessidade que se impõe à Administração Pública a fim de melhorar a qualidade da informação e do controlo sobre a gestão dos seus recursos humanos, financeiros e materiais. Na senda da melhoria contínua, o Exército Português tem procurado equiparar-se aos seus congéneres, explorando as tecnologias disponíveis, tendo como objetivo para 2016 dar continuidade ao desenvolvimento do projeto de implementação da Contabilidade Analítica através do Sistema Integrado de Gestão do Ministério da Defesa Nacional. A Contabilidade Analítica surge revigorada no recente Decreto-Lei nº 192/2015 - Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas - visando satisfazer diversas necessidades de informação no processo de tomada de decisão. No entanto, este tipo de ferramenta deve ser concebida em colaboração com os decisores, no sentido de se ajustarem às reais necessidades da organização. A presente investigação aplicada tem como objetivo verificar se o Sistema Integrado de Gestão do Ministério da Defesa Nacional tem capacidade e potencialidade para disponibilizar informação analítica relevante para apoiar o processo de tomada de decisão dos Órgãos Centrais de Comando do Exército Português. Numa primeira fase, além da pesquisa bibliográfica e análise documental, foram feitas entrevistas exploratórias aos principais intervenientes que estiveram presentes nos projetos de implementação da Contabilidade Analítica levados a cabo no Exército. Posteriormente, foram entrevistados em cada Órgão Central de Comando, os Comandantes/Diretores/Chefes e os principais conselheiros na área financeira. Os resultados apontam para a existência de um considerável interesse por parte dos entrevistados relativamente à utilidade da informação analítica no apoio à tomada de decisão. Contudo, este tipo de informação não se encontra atualmente disponível, sendo necessário o reforço ou organização de um núcleo afeto em exclusividade à Contabilidade Analítica, bem como proceder à formação e mentalização dos utilizadores desta ferramenta aos vários níveis da hierarquia.

Implementação do Sistema Integrado de Gestão nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe : Oportunidades e Condicionamentos

O presente trabalho de investigação designado “Implementação de um Sistema Integrado de Gestão nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe: Oportunidades e Condicionamentos”, tem como objetivo estudar as principais vantagens na implementação de um Sistema Integrado de Gestão nas Forças Armadas São Tomé e Príncipe, tendo em conta a sua realidade e do país, essencialmente no que refere às novas tecnologias e ao sistema administrativo-logístico, constituindo por isso um desafio, mas também, certamente uma oportunidade. Este trabalho é composto por cinco capítulos, onde inicialmente fez-se uma introdução e desenvolveu-se a sustentação teórica, com base na análise documental sobre o Sistema Integrado de Gestão ou Enterprise Resource Planning, posteriormente fez-se a apresentação, análise e discussão dos resultados dos dados obtidos através das seis entrevistas realizadas com vista a identificar as possibilidades, potencialidades, oportunidades e os principais condicionamentos na implementação deste sistema nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe. A análise documental permitiu-nos constatar inúmeras vantagens na adoção e implementação de um Sistema Integrado de Gestão nas Forças Armadas, vantagens essas que foram reforçadas com os resultados obtidos através das entrevistas. Desta forma, concluímos que a implementação de um Sistema deste tipo nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe influência a organização de uma forma positiva, permitindo a uniformização, padronização e transparência dos procedimentos, possibilitando assim um salto qualitativo no que diz respeito à gestão da informação, situação relevante para todo o processo de planeamento e de apoio à tomada de decisão dos Comandantes/Diretores/Chefes nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe.

A influência da gestão do risco na negociação num incidente tático policial

O presente trabalho de investigação está subordinado ao tema “A Análise e a Avaliação do Risco”, intitulado “A influência da Gestão do Risco na Negociação num Incidente Tático Policial”. A gestão do risco é uma ferramenta que o comandante tem ao seu dispor para tomar decisões, procurando alternativas e estratégias para atuar e responder a um incidente com um risco aceitável e o mais baixo possível. A negociação assume, nos dias de hoje, uma forma privilegiada na resolução de um Incidente Tático Policial e, por isso, devido ao risco inerente neste tipo de operações, o estudo da gestão do risco revela-se importante para auxiliar o processo negocial na tomada de decisão e definição de estratégias para a resolução do mesmo. Neste contexto, desenvolvemos um estudo com base na questão de partida: “De que forma a análise e a avaliação do risco influenciam o processo negocial?” Desta maneira, esta investigação tem como objetivo explicar e descrever a relevância e a influência do estudo do risco e da ameaça na negociação num incidente, bem como a negociação como forma privilegiada de resolução. Em relação à metodologia, esta teve como base a análise documental sobre as premissas em estudo e a análise de entrevistas efetuadas ao Grupo de Intervenção de Operações Especiais, nomeadamente a negociadores e a comandantes da intervenção tática. Concluímos que com o estudo do risco, tendo este como base o adversário, o ambiente envolvente, a situação e tipo de Incidente Tático Policial, podemos influenciar, contribuir e auxiliar na definição dos meios e formas a utilizar no contacto comunicacional e estratégia de negociação. Deste modo, permite orientar se seguimos um caminho de forma a consciencializar o adversário das ações que está a desenvolver ou, se necessário, persuadi-lo de maneira a resolver o incidente sem recurso ao uso da força, realçando a importância da negociação como forma primária de resolução de incidentes críticos.

Aa necessidades de informação conducentes ao desenvolvimento da contabilidade de gestão na GNR

O presente trabalho de investigação aplicado perspetiva os contributos do desenvolvimento da contabilidade de gestão na Guarda subordina-se ao tema: “As necessidades de informação conducentes ao desenvolvimento da contabilidade de gestão na Guarda Nacional Republicana”. Para a prossecução da investigação, adotou-se o modelo hipotético-dedutivo. Assim sendo, o estudo prima por verificar as hipóteses, responder às perguntas derivadas e tem o propósito último de dar resposta à questão de partida. A metodologia empregue na realização deste trabalho de investigação, foi delineada por Quivy & Campenhoudt (2008) e Sarmento (2013), na qual a análise documental e a pesquisa bibliográfica, as entrevistas, os inquéritos por questionário e as observações diretas foram os procedimentos de recolha de dados empregues. Este trabalho de investigação é constituído por cinco capítulos, esquematizados em três partes, designadamente a Parte I – Enquadramento teórico, a Parte II – Parte prática e as conclusões e recomendações. Na parte I, são apresentados conceitos teóricos, nomeadamente a definição de informação e os conceitos relacionados com os sistemas de informação. Em seguida, é efetuada a abordagem teórica aos conceitos, finalidade e contributos da contabilidade de gestão. A parte II expõe os métodos e procedimentos utilizados, a análise e discussão dos resultados obtidos e são expostas as principais necessidades de informação de gestão das chefias. As conclusões e recomendações futuras são redigidas no último capítulo. Conclui-se que o contributo da contabilidade de gestão, poderá ser preponderante para suprir as necessidades de informação das chefias da Guarda Nacional Republicana, uma vez que estas disporão de informação de gestão que por sua vez permite: a) avaliação dos serviços mais criteriosa; b) determinação de necessidades; c) concretização da economia, eficiência e eficácia; d) efetuar comparações, análises e o controlo dos gastos; e, e) identificar a duplicação de gastos e tarefas. Em suma, contribui para a melhoria do desempenho organizacional.