Mikroyrityksen ja tilitoimiston välisten prosessien kehittäminen sähköistämisen avulla

Tämä tutkielma käsittelee mikroyrityksen ja tilitoimiston välistä yhteistyötä sekä sen edistämistä sähköistämisen keinoin. Aihetta käsitellään ulkoistamisen näkökulmasta, jolloin taloushallinnon prosessit käsittävät tilitoimiston ja yrityksen välisen tiedonvaihdon ja yhteistyön. Tutkielmassa käsitellään taloushallinnon roolia ja prosesseja sekä taloushallinnon ulkoistamisen teoreettisia lähtökohtia. Tämän jälkeen syvennytään taloushallinnon sähköistämiseen sekä sen etuihin ja haittoihin. Aiheita pyritään käsittelemään sekä yleisellä tasolla että mikroyritysten näkökulmasta. Tutkielman tavoitteena on teorian ja empiirisen tutkimuksen avulla selvittää, millaisia sähköisiä keinoja valitun kohdeyrityksen ja tilitoimiston yhteistyön kehittämiseen on tarjolla ja kuinka nämä keinot edistäisivät osapuolten välistä yhteistyötä. Työssä käytetty tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen ja tutkittavaa ilmiötä on tarkasteltu tapaustutkimuksen keinoin. Tutkimusaineisto kerättiin kohdeyrityksen omistajayrittäjältä keskusteluin sekä kohdeyrityksen käyttämälle tilitoimistolle sähköpostitse lähetetyllä kyselyllä. Tutkielmassa päädyttiin siihen, että sähköisistä menetelmistä on saatu apua esimerkiksi kuittikirjanpidossa. Käytössä olevien sähköisten palveluiden määrää sen sijaan voitaisiin vähentää ainakin poistamalla yksi laskujenhallintaohjelma käytöstä. Tämä edistäisi tositteiden kulkua yritykseltä kirjanpitäjälle ja samalla päästäisiin eroon myös yhdestä käyttöominaisuuksiltaan kehnosta laskujenhallintajärjestelmästä. Toisaalta todettiin, että ydinongelmat eivät loppujen lopuksi liity heikkoon teknologiaan vaan ihmisten välisiin suhteisiin eivätkä nämä ongelmat ole ratkaistavissa teknologian keinoin.

Varmuuskopiointi ja tietoturva mikroyrityksessä

Varmuuskopiointi ja tietoturva suomalaisessa mikroyrityksessä ovat asioita, joihin ei usein kiinnitetä riittävää huomiota puuttuvan osaamisen, kiireen tai liian vähäisten resurssien takia. Tietoturva on valittu erääksi työn tutkimusaiheeksi, koska se on ajankohtainen ja paljon puhuttu aihe. Toiseksi tutkimusaiheeksi on valittu varmuuskopiointi, sillä se liittyy hyvin vahvasti tietoturvaan ja se on pakollinen toimenpide yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden takaamiseksi. Tässä työssä tutkitaan mikroyrityksen tietoturvaa ja pohditaan, miten sitä voidaan parantaa yksinkertaisilla menetelmillä. Tämän lisäksi tarkastellaan mikroyrityksen varmuuskopiointia ja siihen liittyviä asioita ja ongelmia. Työn tavoitteena on tietoturvan ja varmuuskopioinnin tutkiminen yleisellä tasolla sekä useamman varmuuskopiointiratkaisuvaihtoehdon luominen kirjallisuuden ja teorian pohjalta. Työssä tarkastellaan yrityksen tietoturvaa ja varmuuskopiointia käyttäen hyväksi kuvitteellista malliyritystä tutkimusympäristönä, koska tällä tavalla tutkimusympäristö voidaan määritellä ja rajata tarkasti. Koska kyseiset aihealueet ovat varsin laajoja, on työn aihetta rajattu lähinnä varmuuskopiointiin, mahdollisiin tietoturvauhkiin ja tietoturvan tutkimiseen yleisellä tasolla. Tutkimuksen pohjalta on kehitetty kaksi mahdollista paikallisen varmuuskopioinnin ratkaisuvaihtoehtoa ja yksi etävarmuuskopiointiratkaisuvaihtoehto. Paikallisen varmuuskopioinnin ratkaisuvaihtoehdot ovat varmuuskopiointi ulkoiselle kovalevylle ja varmuuskopiointi NAS (Network Attached Storage) -verkkolevypalvelimelle. Etävarmuuskopiointiratkaisuvaihtoehto on varmuuskopiointi etäpalvelimelle, kuten pilvipalveluun. Vaikka NAS-verkkolevypalvelin on paikallisen varmuuskopioinnin ratkaisu, voidaan sitä myös käyttää etävarmuuskopiointiin riippuen laitteen sijainnista. Työssä vertaillaan ja arvioidaan lyhyesti ratkaisuvaihtoehtoja tutkimuksen pohjalta luoduilla arviointikriteereillä. Samalla esitellään pisteytysmalli ratkaisujen arvioinnin ja sopivan ratkaisuvaihtoehdon valitsemisen helpottamiseksi. Jokaisessa ratkaisuvaihtoehdossa on omat hyvät ja huonot puolensa, joten oikean ratkaisuvaihtoehdon valitseminen ei ole aina helppoa. Ratkaisuvaihtoehtojen sopivuus tietylle yritykselle riippuu aina yrityksen omista tarpeista ja vaatimuksista. Koska eri yrityksillä on usein erilaiset vaatimukset ja tarpeet varmuuskopioinnille, voi yritykselle parhaiten sopivan varmuuskopiointiratkaisun löytäminen olla vaikeaa ja aikaa vievää. Tässä työssä esitetyt ratkaisuvaihtoehdot toimivat ohjeena ja perustana mikroyrityksen varmuuskopioinnin suunnittelussa, valinnassa, päätöksen teossa ja järjestelmän rakentamisessa.