Mikroyrityksen ja tilitoimiston välisten prosessien kehittäminen sähköistämisen avulla

Tämä tutkielma käsittelee mikroyrityksen ja tilitoimiston välistä yhteistyötä sekä sen edistämistä sähköistämisen keinoin. Aihetta käsitellään ulkoistamisen näkökulmasta, jolloin taloushallinnon prosessit käsittävät tilitoimiston ja yrityksen välisen tiedonvaihdon ja yhteistyön. Tutkielmassa käsitellään taloushallinnon roolia ja prosesseja sekä taloushallinnon ulkoistamisen teoreettisia lähtökohtia. Tämän jälkeen syvennytään taloushallinnon sähköistämiseen sekä sen etuihin ja haittoihin. Aiheita pyritään käsittelemään sekä yleisellä tasolla että mikroyritysten näkökulmasta. Tutkielman tavoitteena on teorian ja empiirisen tutkimuksen avulla selvittää, millaisia sähköisiä keinoja valitun kohdeyrityksen ja tilitoimiston yhteistyön kehittämiseen on tarjolla ja kuinka nämä keinot edistäisivät osapuolten välistä yhteistyötä. Työssä käytetty tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen ja tutkittavaa ilmiötä on tarkasteltu tapaustutkimuksen keinoin. Tutkimusaineisto kerättiin kohdeyrityksen omistajayrittäjältä keskusteluin sekä kohdeyrityksen käyttämälle tilitoimistolle sähköpostitse lähetetyllä kyselyllä. Tutkielmassa päädyttiin siihen, että sähköisistä menetelmistä on saatu apua esimerkiksi kuittikirjanpidossa. Käytössä olevien sähköisten palveluiden määrää sen sijaan voitaisiin vähentää ainakin poistamalla yksi laskujenhallintaohjelma käytöstä. Tämä edistäisi tositteiden kulkua yritykseltä kirjanpitäjälle ja samalla päästäisiin eroon myös yhdestä käyttöominaisuuksiltaan kehnosta laskujenhallintajärjestelmästä. Toisaalta todettiin, että ydinongelmat eivät loppujen lopuksi liity heikkoon teknologiaan vaan ihmisten välisiin suhteisiin eivätkä nämä ongelmat ole ratkaistavissa teknologian keinoin.

The purpose of this Bachelor’s thesis is to examine the cooperation between a micro firm and an accounting firm and the development of the cooperation by the means of digitalization. The topic is viewed in the context of outsourcing which means that the financial management processes consist of the information exchange and cooperation between the accounting firm and the enterprise. The thesis first views the role and the processes of financial management and the theoretical basis of financial management outsourcing after which it concentrates on the digitalization of financial management and its advantages and disadvantages. The topics are also viewed from a micro firm’s perspective. The used research method is qualitative and the phenomenon is viewed through a case study. Research material was gathered by having several discussions with the target company’s owner-manager and by sending an inquiry to the target company’s accounting firm. The gathered information explored the current digital tools used, the problem situations between the target company and the accounting firm and what kind of solutions there might be to make the information exchange more fluent. The results of the research showed that digital methods can be helpful with for example handling receipts. Also, the number of digital services used could be reduced by removing at least one invoicing service. This way the invoices would move more fluently from the micro business to the accountant and the parties would also get rid of one rather poor invoicing management system. However, it was important to notice that the most complex problems are not related to poor technology but to social relationships which are not solvable even with the best technology.