Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior

Pós-graduação em Ciência da Informação - FFC

A COMUNICAÇÃO POPULAR NA CONSTRUÇÃO E PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA DAS LUTAS POPULARES NO BRASIL (décadas de 1970 e 1980)

Nas décadas de 1970 e 1980 houve a eclosão de experiências comunicacionais populares, em todo Brasil, com vasta produção de materiais, especialmente arquivados pelos centros de documentação. Em sua maioria, criados e financiados por setores progressistas da Igreja Católica e Protestante. Entre eles, o Centro de Pastoral Vergueiro (CPV) e o Centro de Comunicação e Educação Popular de São Miguel Paulista (CEMI) que também tiveram importante papel na construção e preservação da memória das lutas populares no período de reorganização social, no contexto de distensão da ditadura militar. No entanto, tais acervos estão em iminente risco, por falta de investimento e vontade política. O que seria um prejuízo histórico e científico para movimentos sociais atuais e à pesquisa acadêmica. O objetivo do estudo é identificar a que se deve este desinteresse. A abordagem se dá pelo método da história oral e como técnicas de investigação adotamos a pesquisa bibliográfica, documental e a pesquisa de campo, por meio da entrevista em profundidade. A falta de uma política pública que garanta a preservação dos documentos é sinal de que no Brasil predomina uma cultura que não privilegia a memória, sobretudo das camadas empobrecidas da população. Além do que, a memória pode ser subversiva. Afinal tais documentos expressam a força da participação popular no processo de transformação social e podem despertar novas ações, o que não interessa aos grupos que estão no poder.

A COMUNICAÇÃO POPULAR NA CONSTRUÇÃO E PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA DAS LUTAS POPULARES NO BRASIL (décadas de 1970 e 1980)

Nas décadas de 1970 e 1980 houve a eclosão de experiências comunicacionais populares, em todo Brasil, com vasta produção de materiais, especialmente arquivados pelos centros de documentação. Em sua maioria, criados e financiados por setores progressistas da Igreja Católica e Protestante. Entre eles, o Centro de Pastoral Vergueiro (CPV) e o Centro de Comunicação e Educação Popular de São Miguel Paulista (CEMI) que também tiveram importante papel na construção e preservação da memória das lutas populares no período de reorganização social, no contexto de distensão da ditadura militar. No entanto, tais acervos estão em iminente risco, por falta de investimento e vontade política. O que seria um prejuízo histórico e científico para movimentos sociais atuais e à pesquisa acadêmica. O objetivo do estudo é identificar a que se deve este desinteresse. A abordagem se dá pelo método da história oral e como técnicas de investigação adotamos a pesquisa bibliográfica, documental e a pesquisa de campo, por meio da entrevista em profundidade. A falta de uma política pública que garanta a preservação dos documentos é sinal de que no Brasil predomina uma cultura que não privilegia a memória, sobretudo das camadas empobrecidas da população. Além do que, a memória pode ser subversiva. Afinal tais documentos expressam a força da participação popular no processo de transformação social e podem despertar novas ações, o que não interessa aos grupos que estão no poder.

PADRONIZAÇÃO DOS FORMATOS DE ARQUIVO: UM CAMINHO PARA PRESERVAR OS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

A preservação de documentos arquivísticos digitais é uma necessidade que surge conforme estes documentos vão ganhando relevância, agregando valor social, histórico e informativo. Logo, deve-se pensar em estratégias e políticas de preservação digital que garantam o acesso em longo prazo. Neste contexto, a preservação de muitos documentos arquivísticos irá depender de estratégias baseadas na conversão de formatos, onde se escolhe um novo formato para a transferência da sequência de bits. O momento da escolha do novo formato é tido como um ponto fundamental, isto porque pode gerar perdas de informação ou retrabalho de conversão futura. Tendo em vista a falta de critérios para a escolha dos formatos de arquivo para a preservação, este artigo tem por objetivo definir aspectos relevantes para avaliação e escolha destes formatos. Para isto, realiza-se um estudo de natureza aplicada, com abordagem qualitativa, baseado no levantamento bibliográfico. Desta forma, destacam-se entre os resultados o uso de formatos de código aberto, amplamente utilizados e não comprimidos. Por fim, ainda deve-se chamar a atenção para a qualidade do conversor utilizado no processo, além preservar os metadados do documento original, bem como incluir os metadados referentes ao registro da sequência de conversões realizadas.

Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

As contribuições das linguagens de marcação para a gestão da informação arquivística digital

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES)

Gestão documental

As organizações registam os seus acontecimentos e factos em documentos. Os documentos com valor informativo ou probatório devem ser preservados e designam-se como Documentos de arquivo. Estes documentos são a memória da organização, eles permitem saber o que se passou, independentemente de ter havido uma mudança nas pessoas ou nas suas funções. Para que a memória da organização se mantenha funcional é necessário gerir os documentos de arquivo. Se tal não acontecer podem ser descartado documentos úteis e os documentos preservados tornam-se difíceis de aceder. Para a gestão de documentos de arquivo é fundamental a sua classificação e o estabelecimento do seu ciclo de vida. A preservação de documentos que perderam o valor com o passar do tempo, aumenta a quantidade de documentos a gerir e diminui a eficiência da gestão. A gestão de documentos de arquivo deve seguir normas estabelecidas, de forma a garantir que estes cumpram a função para a qual foram produzidos. Estas normas estabelecem por exemplo que para um documento servir de prova não basta guardar o seu conteúdo, é preciso também preservar o contexto em que foi produzido e tratado. O objetivo do estágio curricular integrado no Mestrado em Informática e Sistemas, do Instituto Superior de Engenharia de Coimbra, descrito no presente relatório, consistiu na primeira fase de desenvolvimento de uma aplicação de gestão documental, baseada no standard MoReq2010, para a DRAP (Direção Regional de Agricultura e Pescas) Centro, a entidade acolhedora. O processo de desenvolvimento da aplicação pretendida foi dividido em duas fases. A primeira consiste no desenvolvimento das funcionalidades que permitem substituir a atual aplicação de gestão de correspondência usada na organização. A segunda fase consiste no desenvolvimento das restantes funcionalidades previstas no standard adotado. O presente trabalho corresponde à primeira fase do projeto, na qual foram implementadas as funcionalidades que permitem criar documentos e gerir o seus percursos na organização. Com a implementação desta aplicação na DRAP Centro, será possível reduzir custos e garantir a conservação dos documentos e respetivos metadados.

Desafios da preservação digital: uma perspectiva orientada aos documentos digitalizados do Arquivo Científico Tropical

A utilização crescente das tecnologias de informação provocou uma revolução do conhecimento. O resultado deste novo paradigma trouxe mudanças significativas no modo de gerir e difundir a informação arquivística. A digitalização de parte ou da totalidade de acervos tem sido uma prática constante nos arquivos, bibliotecas e centros de documentação como forma de permitir ao utilizador o acesso remoto e alargado à informação. Neste sentido, o presente estudo, o qual enquadra-se na Sociedade da Informação, incide sobre preservação a longo prazo de documentos digitalizados e tem como objeto de estudo os representantes digitais inseridos no Arquivo Científico Tropical Digital (ACTD), pertencente ao Instituto de Investigação Científica Tropical (IICT). Propõe-se aqui entender o processo de digitalização dos documentos inseridos no ACTD, analisar se é realizada alguma preservação digital a longo prazo, bem como analisar a perceção dos profissionais da instituição em estudo relativa à esta temática e a partir deste conhecimento fazer recomendações de preservação digital a longo prazo ao Arquivo digital. O método de recolha e análise de dados utilizado diz respeito à análise de documentos institucionais do IICT, das páginas web do IICT e do ACTD, a fim de compreender a sua génese e estrutura e, a análise qualitativa de entrevistas semiestruturadas aplicada a cinco colaboradores do IICT que trabalham direta ou indiretamente com o ACTD. Para ajudar na análise dos dados recolhidos em entrevista construiu-se uma grelha de análise qualitativa por tema e categoria. A partir do tratamento e análise dos dados identificou-se algumas dificuldades que o ACTD apresenta relativamente á preservação digital a longo prazo, e recomendações foram sugeridas. O IICT não possui plano de preservação digital, nem ações de preservação definidas para serem aplicadas aos objetos digitais do ACTD. A perceção dos profissionais entrevistados relativa à temática é superficial, por isso no que diz respeito à preservação dos objetos digitais recomenda-se ao ACTD e aos profissionais que estão a trabalhar diretamente com as coleções documentais digitalizadas a criação de um grupo de trabalho, de um projeto de digitalização formalizado e de um plano de preservação digital, além da utilização de metadados de preservação, assim como a definição de normas e estratégias de preservação com base em políticas nacionais e internacionais.

Guia de preservação do patrimônio cultural da Câmara dos Deputados

Guia, escrito em linguagem de fácil compreensão, que visa permitir que cada servidor e colaborador possa atuar efetivamente como um agente da preservação de nosso patrimônio cultural, à medida que compreenda os impactos que ele e seu ambiente de trabalho podem ter sobre documentos, móveis, obras de arte e outros bens culturais da Casa.

Preservação e conservação de desenhos técnicos : o caso da subcolecção do Bairro do Caramão da Ajuda (1947-1983)

Os arquivos de arquitectura constituem a memória do processo criativo do que foi construído em várias épocas. A Subcolecção Desenhos Técnicos do Bairro do Caramão da Ajuda (1947-­‐1983) é parte integrante de um acervo histórico de peças desenhadas de arquitectura que integram o Arquivo da Divisão de Projectos de Equipamentos da Câmara Municipal de Lisboa. O presente estudo pretende aplicar um modelo de gestão desse património, operacionalizando a avaliação do seu estado físico, de modo sistemático, com medidas de preservação e conservação adaptadas e eficientes. Na concepção metodológica teve em conta a norma de preservação associada à identificação, à classificação da fragilidade e de patologias a nível da estrutura e dos suportes e o atlas visual de danos para a identificação de patologias mais comuns de forma a esclarecer o tipo e causas dos danos e definir o seu nível e modo de acessibilidade. Verificamos a possibilidade de preservação e conservação dos desenhos a médio-­‐longo prazo ao promover -­‐ a partir de uma avaliação metódica -­‐ a percepção de documentos em risco, seja em depósito, seja em caso de acesso directo ou de acesso à sua reprodução. Esta metodologia permitiu desenvolver uma perspectiva integrada de avaliação, o registo objectivo do estado de conservação e a determinação de prioridades associadas aos respectivos programas de intervenção.

Contributos para um Plano de Preservação no Arquivo Intermédio da Câmara Municipal de Sintra

Os aquivos municipais preservam a documentação definida legalmente como de conservação permanente, a memória e a experiência da Administração Local e, como tal, são agentes imprescindíveis à preservação dos direitos municipais. A preocupação com a preservação da documentação deve constituir um dos pilares principais do arquivo desde o início da sua criação. E não somente quando a documentação é transferida para o Arquivo Histórico, deve estar presente durante todo o ciclo de vida da documentação. Com a criação do PARAM (Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais), os arquivos municipais ganham um novo incremento, não só a nível técnico como a nível financeiro, sendo-lhe reconhecido o seu devido valor e importância, na sua dupla dimensão, administrativa e cultural. Uma das funções do arquivo é disponibilizar a documentação que têm à sua guarda e que se encontra armazenada nos depósitos. Para tal é fundamental criar condições a curto, a médio e a longo prazo, implementando toda uma política integrada de preservação, envolvendo os demais serviços da instituição, fazendo-se o controlo do estado de conservação da documentação, aplicando uma metodologia da manipulação de documentos para disponibilizá-los tanto aos clientes internos como externos. O Arquivo Intermédio da Câmara Municipal de Sintra não possui plano de preservação documental, nem ações de preservação extensíveis aos objetos digitais, daí que a presente tese de mestrado pretenda ser um proposta de um contributo de um plano de preservação, que tenha em consideração os demais aspetos desde a localização e construção ou manutenção do edifício onde se encontra o arquivo, questões de segurança, de controlo ambiental, de luz/fotodegradação, o controlo integrado de pragas, danos causados por água, os desastres naturais, a poluição, a limpeza e vigilância na zona de depósitos e armazenamento e manuseamento dos documentos.

Documentos básicos de museologia : principais conceitos

O conceito de Património cultural ganhou nas últimas cinco décadas, novos e alargados significados, fazendo com que as motivações sociais acerca do património e seus entendimentos fossem se alargando e intensificando, não apenas entre os técnicos e especialistas das diferentes áreas de actuação, mas também a outros sectores da sociedade. Durante toda a primeira metade do século XX, as acções de preservação e de pertença do património cultural, no que tange às referências arquitectónicas, centravam-se, quase que exclusivamente, na preservação dos edifícios/ monumentos que detivessem significados históricos, de unicidades/ raridades, de antiguidade e sobretudo de urbanidade; no que tange as referências museológicas, a preservação estava voltada para as referências materiais e móveis do património cultural.

Documentos básicos de museologia: principais conceitos

O conceito de Património cultural ganhou nas últimas cinco décadas, novos e alargados significados, fazendo com que as motivações sociais acerca do património e seus entendimentos fossem se alargando e intensificando, não apenas entre os técnicos e especialistas das diferentes áreas de actuação, mas também a outros sectores da sociedade. Durante toda a primeira metade do século XX, as acções de preservação e de pertença do património cultural, no que tange às referências arquitectónicas, centravam-se, quase que exclusivamente, na preservação dos edifícios/ monumentos que detivessem significados históricos, de unicidades/ raridades, de antiguidade e sobretudo de urbanidade; no que tange as referências museológicas, a preservação estava voltada para as referências materiais e móveis do património cultural.

Estratégias de preservação de longo prazo em acervos sonoros e audiovisuais

As instituições que mantêm acervos de História Oral têm como constante desafio a manutenção e a preservação de seus documentos, sobretudo aqueles de natureza sonora e audiovisual. O uso de tecnologias digitais está trazendo novas possibilidades para a preservação de longo prazo de acervos audiovisuais, através de métodos mais seguros. O CPDOC, que mantém desde 1975 o seu pioneiro Programa de História Oral, vem procurando acompanhar de perto essas questões, algumas das quais serão abordadas no presente texto. Antes de nos debruçarmos sobre as questões que tratam diretamente da preservação e dos padrões utilizados no CPDOC, se faz necessária uma sumária abordagem de algumas das principais características dos documentos audiovisuais, de maneira que o leitor possa melhor se inteirar de toda a problemática que os faz singulares.