Successful Implementation of an ERP System

Työn tarkoituksena on tarkastella ERP-järjestelmän käyttöönottoa ja tarjota ohjekartta kuinka tehdä se menestyksekkäästi. Lisäksi työ kartoittaa Konecranesin saamia etuja ja hyötyjä yrityksen ottaessa ERP-järjestelmä käyttöön. Käyttöönottoprojekti, sen vaiheet ja muut merkittävät ERP-projekteihin liittyvät vaiheet on kuvattu työssä yksityiskohtaisesti. Ensiksi ERP-järjestelmän käyttöönottoa tarkastellaan kirjallisuuteen perustuen. Myöhemmin sitä tarkastellaan perustuen kirjoittajan kokemuksiin ja havaintoihin ERP-järjestelmän käyttöönotosta, ja vertaillaan käytännön suhdetta teoriaan.ERP-järjestemät ovat kalliita ja niiden käyttöön ottaminen on aikaa vievää. Viimeisen vuosikymmenen aikana yritykset ovat enenevissä määrin alkaneet ottamaan ERP-järjestelmiä käyttöön. ERP-järjestelmät ovat saavuttaneet kasvavaa suosiota mm. niiden operaatioita integroivan ja tehostavan luonteesta ansiosta sekä niiden kyvystä tarjota päivitettyä tietoa reaaliajassa.Myös menestyksekkäissä ERP-projekteissa on parantamisen varaa. Mitattaessa ERP- projektin menestyksellisyyttä pitäisi käyttää sekä määrällisiä että laadullisia mittareita. On helppoa käyttää ainoastaan määrällisiä mittareita. Usein kuitenkin laadulliset asiat ovat tärkeämpiä. Ihmiset on saatava sitoutumaan yhteiseen tavoitteeseen kommunikaation avulla. Huonoja ensivaikutelmia on vaikea muuttaa. Vaikka vaikuttaisikin siltä, että ERP-projekti on onnistunut, kun kaikki näyttää hyvältä ”paperilla”, loppujen lopuksi systeemiä käyttävät ihmiset päättävät projektin menestyksellisyydestä. Järjestelmän käyttöönottohetkeä on pidettävä ERP-projektin ensimmäisenä vaiheena.

Role of culture in knowledge transfer and sharing - case ERP implementation

The main objective of this study was to examine how culture influences knowledge transfer and sharing within multicultural ERP project implementation in China. The main interest was to explain how national culture and knowledge are linked by understanding how culture influences knowledge transfer and sharing in a project organization. The other objective of this work was to discuss what Chinese cultural characteristic inhibit and en-hance knowledge sharing in ERP project. The perspective of this study was qualitative and the empirical material was collected from theme interviews among Stora Enso employees. Conclusion of this thesis is that Finns have a very direct style of communication and sharing knowledge whereas Chinese respect face shaving and indirect communication. Another conclusion is that knowledge sharing does not “just happen”, it is needed that project members understand national culture to get all project members commitment to project. In China most important is understand local business processes and understand role of trust and guanxi.

ERP-projekti muutosprosessina - Case-yrityksen henkilöstön näkemys muutosjohtamisesta ERP-projektin aikana

Uuden tietojärjestelmän hankinta on paitsi tekninen myös sosiaalinen muutos. Tieteelliset teoriat sekä tutkimukset osoittavat, että uuden tietojärjestelmän onnistunut käyttöönotto edellyttää sosioteknistä systeemiajattelua muutoksen läpivientiin. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli osallistua yhteiskunnalliseen keskusteluun muutosjohtamisen tärkeydestä otettaessa käyttöön uutta teknologiaa sekä tutkia Case-yrityksen ERP-projektin muutosjohtamisen onnistumista. Tutkimuksen konteksti koostuu sosioteknisestä muutoksesta, jossa muutosjohtaminen nousee keskiöön. Tutkimuksessa kartoitettiin uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton onnistumisen kannalta keskeiset muutosjohtamisen elementit: muutostarve, projektitiimi, visio ja tavoitteet, viestintä, koulutus, osallistaminen, sitouttaminen, johdon ja projektiryhmän tuki sekä muutoksen arviointi ja vakiinnuttaminen. Tutkimuksen empiirisessä osassa arvioitiin Case-yrityksen ERP-projektin muutosjohtamista henkilöstön näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa pääasiallisena aineistonkeruumenetelmänä käytettiin sähköistä puolistrukturoitua kyselylomaketta. Tulosten analysoinnin perusteella Case-yrityksen ERP-järjestelmän käyttöönotto sujui tyydyttävästi.

Modelo de avaliação do impacto das TSI na produtividade das organizações

Dissertação de mestrado em Sistemas de Informação

Koulutuksen suunnittelu jatoteutus sekä muutoksenhallinta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa

Työn tavoitteena on selvittää koulutussuunnittelua ja toteutusta yrityksen ERP -järjestelmän käyttöönotossa. Vaikka koulutus koetaan tärkeäksi osaksi ERP -projektia, ei sitä oman kokemukseni mukaan ole yksistään tutkittu implementaation onnistumistekijänä. Lisäksi työssä käydään läpi ERP -implementaatioiden ja muutoksen hallinnan oleellisimmat menestystekijät. Työn empiirinen osa sisältää toiminnanohjausjärjestelmän koulutussuunnitelman laatimisen ja koulutuksen toteutuksen VTT:llä usealle eri käyttäjäryhmälle. Koulutuksen suunnittelu ja toteutus VTT:llä onnistui saadun palautteen mukaan hyvin. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon ja muihin muutoksiin liittyen myös muutoksenhallinta ja viestintä olivat tärkeässä osassa VTT:llä.

Toiminnanohjausjärjestelmäprojektien toteutus kansainvälisessä organisaatiossa

Tämän tutkimuksen tarkoitus oli luoda projektimalli kansainvälisen organisaation tarpeisiin toiminnanohjausjärjestelmäprojektien läpivientiin. Tavoitteena oli selvittää yrityksen johdon, projektipäällikön ja loppukäyttäjien roolien vaikutus projektin menestykseen. Tutkimuksessa keskitytään erityisesti toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon. Teoriaosassa käydään läpi projektien hallinta sekä perehdytään toiminnanohjausjärjestelmäprojekteihin. Lisäksi selvitetään loppukäyttäjien roolin vaikutus toiminnanohjausjärjestelmäprojekteihin. Käytännon osuudessa esitellään projektimalli toiminnanohjausjärjestelmän implementointiin. Tutkija osallistui itse projekteihin joissa hänellä oli suorittava rooli. Tutkimuksen kohdeyritys oli suuri kansainvälinen teollisuusyritys. Yrityksen johto, projektipäällikkö ja loppukäyttäjät osoittautuivat toiminnanohjausjärjestelmäprojektin toteutuksen ja menestyksen kannalta selvästi tärkeimmiksi tekijöiksi ja ovat vahvasti kytköksissä toisiinsa. Erityisesti ylimmän johdon tuki on yksittäisten menestystekijöiden mahdollistaja. Projektin aikana ja varsinkin sen jälkeen loppukäyttäjien rooli sekä heidän vaikutuksensa liiketoiminnan kehittämiseen on merkittävä.

Liiketoimintastrategisten vaatimusten syntyminen ja niiden toteutumisen arviointi keskisuurten yritysten toiminnanohjausjärjestelmähankkeissa. Tapaustutkimus kolmesta teollisuusyrityksestä ja aineistolähtöinen teoria

Tietojärjestelmien strateginen kehittäminen on ollut niin liike-elämän kiinnostuksen kuin akateemisen tutkimuksenkin kohteena jo pitkään. Aihe on edelleen ajankohtainen, eikä ajankohtaisuus osoita laantumisen merkkejä. Valtaosa tutkimuksesta on kohdistunut suuryrityksiin ja jonkin verran pk-yrityksiin yhtenä ryhmänä. Tutkimus on kohdistunut aiheeseen tarkastelemalla onko tietojärjestelmien ja liiketoimintastrategian välillä yhteyttä, ja jos, onko sillä merkitystä yrityksen menestykselle. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli pureutua syvemmälle siihen tapaan, jolla yritys kytkee liiketoimintastrategiansa tietojärjestelmähankintaan. Kohdetietojärjestelmäksi tutkimuksessa valittiin toiminnanohjausjärjestelmät ja yrityskooksi keskisuuret yritykset. Toiminnanohjausjärjestelmän valintaa voidaan perustella sen kattavuudella yrityksen toiminnassa eri sidosryhmien suunnasta katsottaessa. Keskisuuret yritykset valittiin osittain sen vuoksi, koska niistä ei ole paljoakaan omaa tutkimusta, osittain sen vuoksi, että niiden luonne kehityspolun epäjatkumokohdassa haluttiin nostaa esille. Tutkimuksen empiirinen osa pohjautuu kolmeen tutkimustapaukseen, kolmen keskisuuren yrityksen toiminnanohjaushankkeeseen. Tapausyritysten liiketoiminta- ja ITjohtoa haastateltiin, ja lisäksi käytettiin kaikkea saataville ollutta kirjallista arkistoaineistoa. Tutkimuksen päämenetelmä oli Grounded Theory (GT). Tutkimustavassa ei, poiketen useista muista laadullisista tutkimustavoista, ole ennalta määrättyä viitekehystä, vaan tutkimus lähtee liikkeelle ns. puhtaalta pöydältä ilman esioletuksia luoden tutkimusprosessin kuluessa uutta teoriaa. Tutkimustavan etuna voidaan pitää ennakkoluulottomuutta. Aikaisemman tutkimuksen rooli tässä tutkimuksessa oli ensinnäkin kartoittaa tutkimusaluetta ja olla johdantona tutkimukselle, toisaalta tuloksia vertailtiin aikaisempaan tutkimukseen. Tutkimusaineisto analysoitiin tarkasti. Ensin aineisto käytiin läpi koodaamalla se aineistosta esille nousseiden käsitteiden alle. Seuraavaksi saatu tulos luokiteltiin aineistosta nousseisiin luokkiin sekä muodostettiin käsitteiden ja luokkien väliset yhteydet. Lopuksi muodostumassa oleva teoria konkretisoitiin 18 hypoteesin ja hypoteesit yhdistävän mallin avulla. Tutkimuksessa saatiin uutta tietoa siitä, miten vaatimusprosessi etenee ja miten keskisuuren yrityksen ominaispiirteet vaikuttavat vaatimusprosessiin. Lisäksi saatiin uutta tietoa siitä, mitkä ovat kriittisiä menestystekijöitä keskisuuren yrityksen toiminnanohjaushankkeessa. Keskisuuretyritykset näyttävät tämän tutkimuksen aineiston perusteella osaavan asettaa vaatimuksia toiminnanohjausjärjestelmälle liiketoimintastrategian, prosessikuvausten ja toiminnanohjausjärjestelmien tarjoamien mahdollisuuksien suunnista. Vaatimusten toteutumisenarviointi on keskisuurilla yrityksillä epäsystemaattista, kuten aikaisemmassa tutkimuksessa on todettu olevan myös suurilla yrityksillä. Resurssivaje vaikeuttaa toiminnanohjausjärjestelmän liiketoimintastrategisten vaatimusten toteutumista. Tutkimusaineiston perusteella voidaan päätellä, että keskisuurissa yrityksissä – huolimatta siitä, että niissä on olemassa prosessikuvaukset – ei ole varsinaista prosessiajattelua tai prosessijohtamista. Keskisuuret yritykset eivät tämän tutkimuksen aineiston perusteella näytä muodostavan poikkeusta, vaan mittariston käyttö on epäkypsää, eikä mittaristoa pystytä hyödyntämään tietojärjestelmähankkeen tukena. Tulosten pohjalta voidaan arvioida, että strategisen johtamisen komponentit ovat keskisuuressa yrityksessä toisistaan irrallisia. Vaikka toiminnanohjaushankkeen vaatimuksia asetettaessa liiketoimintastrategia on vahvasti mukana, jää vaatimuksenasettelu karkealle tasolle, eikä konkretisoidu prosesseihin ja mittarointiin. Sen seurauksena toiminnanohjausjärjestelmästä ei saada kaikkea sitä hyötyä ja tukea liiketoimintastrategialle, mikä olisi mahdollista. Tutkimuksessa tuli myös esille resurssi- ja osaamispuutteen haittavaikutuksia keskisuurten yritysten toiminnanohjaushankkeiden vaatimusprosessissa. Puutteet yhdistettynä hajallaan oleviin strategisen johtamisen komponentteihin muodostavat yhdessä vaikean lähtökohdan strategiselle toiminnanohjaushankkeelle.

Tietojohtaminen vaatimusmäärittelyn tukena ICT-alan yrityksen toimintaympäristön muutoksessa

Työn lähtökohtana on ICT-alan yrityksen AinaCom Oy:n toimintaympäristön muutos, ja siihen toteutettava vaatimusmäärittely. Vaatimusmäärittelyn toteutukseen otetaan tueksi tietojohtaminen, jonka avulla saadaan syvyyttä perinteiseen vaatimusmäärittelyyn. Sekä vaatimusmäärittelyä että toimintaympäristön muutosta, tarkemmin ERP (Enteprise Resource Planning) toiminnanohjausjärjestelmä-projektia, tehostetaan tietojohtamisen keinoin. Työn tavoitteena on selvittää miten tietojohtaminen voidaan ottaa vaatimusmäärittelyn tueksi toimintaympäristön muutoksessa. Sekä kirjallisuuskatsauksen että AinaCom Oy:n vaatimusmäärittelyprojektin perusteella voidaan todeta, että tietojohtamisen ja tiedon spiraalin (SECI-malli) avulla voidaan edesauttaa tiedon hallitsemista mittavissa ohjelmistoprojekteissa, kuten ERP-projektissa, sekä vaatimusmäärittelyssä. Näin tietojohtamisen avulla voidaan saavuttaa hallittavampia aikatauluja, kohtuullisempia kustannuksia, sekä menestyksekkäämpiä projekteja.

Managing enterprise resource planning projects

Purpose – The purpose of this paper is to help managers to successfully plan, implement, and operate enterprise resource planning (ERP) projects using a risk management framework. Design/methodology/approach – This paper adopted a combined literature review and case study method. Using literature review, the paper first identified major issues of managing ERP projects and develops a risk management framework for managing those issues. The proposed risk management framework was then applied to a ERP implementation project of a UK-based energy services group and its effectiveness for managing ERP projects implementation had been demonstrated. Additionally, the risk factors as identified from the case application are compared with the risk factors from the previous researches so as to suggest mitigating measures. Findings – All the risk factors are categorized into planning, implementation and operations phases along with project processes, organizational transformation and information technology (IT) perspectives. Project implementation phase is the most vulnerable to failure. The case study results reveal that the effect of other projects on on-going ERP project, management of overall IT architecture and non-availability of resources for organizational transformation are most critical from likelihood and impact perspectives. Managing risk across various phases of project and equal emphasize to effective project management, organizational transformation and IT adoption are the key to success in ERP implementation. Practical implications – The risk factors, which were identified using literature review and the case study, have great significance as mitigating measures of those risks may result successful implementation of ERP projects in the industry. Additionally, proposed risk management framework could be customized to implement ERP projects elsewhere. Originality/value – ERP projects are risky as they are capital intensive, technically complex, and call for organizational transformation. There are both success and failure stories. However, both researchers and practitioners agree, that if it can be implemented and operated successfully and benefits should be achievable. Although there are many studies on ERP implementation, little has been discussed on managing risks of ERP projects. Therefore, this paper bridges the gap.

The core critical success factors in implementation of enterprise resource planning systems

The Implementation of Enterprise Resource Planning (ERP) systems require huge investments while ineffective implementations of such projects are commonly observed. A considerable number of these projects have been reported to fail or take longer than it was initially planned, while previous studies show that the aim of rapid implementation of such projects has not been successful and the failure of the fundamental goals in these projects have imposed huge amounts of costs on investors. Some of the major consequences are the reduction in demand for such products and the introduction of further skepticism to the managers and investors of ERP systems. In this regard, it is important to understand the factors determining success or failure of ERP implementation. The aim of this paper is to study the critical success factors (CSFs) in implementing ERP systems and to develop a conceptual model which can serve as a basis for ERP project managers. These critical success factors that are called “core critical success factors” are extracted from 62 published papers using the content analysis and the entropy method. The proposed conceptual model has been verified in the context of five multinational companies.

Managing risk in enterprise resource planning projects

Enterprise Resource Planning (ERP) projects are strategic and capital intensive, so failure may be costly and even cause bankruptcy of companies. Previous studies have proposed ways for improving implementation, but they are mostly generic and follow standardized project management practices as specified in various standards (e.g. the “project management body of knowledge” of the Project Management Institute). Because ERP is interdisciplinary (involving change management, project management and information technology management), it warrants a customized approach to managing risks throughout the life cycle of implementation and operation. Through a practical case study, this paper demonstrates a qualitative, user friendly approach to ERP project risk management. Firstly, through a literature review it identifies various risk factors in ERP implementation. Secondly, the risk management practices of a UK-based multinational consulting company in one of its clients are evaluated. The risk factors from the case study organization and literature are then compared and discussed.

De-escalation of commitment management strategy in IT project management methodology: case of ERP implementation project by IT consulting company

According to several surveys and observations, the percentage of successfully conducted IT projects without over-budgeting and delays in time schedule are extremely low. Many projects also are evaluated as failures in terms of delivered functionality. Nuldén (1996) compares IT projects with bad movies; after watching for 2 hours, one still tries to finish it even though one understands that it is a complete waste of time. The argument for that is 'I've already invested too much time to terminate it now'. The same happens with IT projects: sometimes the company continues wasting money on these projects for a long time, even though there are no expected benefits from these projects. Eventually these projects are terminated anyway, but until this moment, the company spends a lot. The situation described above is a consequence of “escalation of commitment” - project continuation even after a manager receives negative feedback of the project’s success probability. According to Keil and Mähring (2010), even though escalation can occur in any type of project, it is more common among complex technological projects, such as IT projects. Escalation of commitment very often results in runaway projects. In order to avoid it, managers use de-escalation strategies, which allow the resources to be used in more effective. These strategies lead to project termination or turning around, which stops the flow of wasted investments. Numbers of researches explore escalation of commitment phenomena based on experiments and business cases. Moreover, during the last decade several frameworks were proposed for de-escalation strategy. However, there is no evidence of successful implementation of the de-escalation of commitment strategy in the literature. In addition, despite that fact that IT project management methodologies are widely used in the companies, none of them cover the topic of escalation of commitment risks. At the same time, there are no researches proposing the way to implement de-escalation of commitment strategy into the existing project management methodology The research is focused on a single case of large ERP implementation project by the consulting company. Hence, the main deliverables of the study include suggestions of improvement in de-escalation methods and techniques in the project and in the company. Moreover, the way to implement these methods into existing project management methodology and into the company general policies is found.

Competitive advantage through proprietary erp implementation: analysis of the project Väinämö

In the market where companies similar in size and resources are competing, it is challenging to have any advantage over others. In order to stay afloat company needs to have capability to perform with fewer resources and yet provide better service. Hence development of efficient processes which can cut costs and improve performance is crucial. As business expands, processes become complicated and large amount of data needs to be managed and available on request. Different tools are used in companies to store and manage data, which facilitates better production and transactions. In the modern business world the most utilized tool for that purpose is ERP - Enterprise Resource Planning system. The focus of this research is to study how competitive advantage can be achieved by implementing proprietary ERP system in the company; ERP system that is in-house created, tailor made to match and align business needs and processes. Market is full of ERP software, but choosing the right one is a big challenge. Identifying the key features that need improvement in processes and data management, choosing the right ERP, implementing it and the follow-up is a long and expensive journey companies undergo. Some companies prefer to invest in a ready-made package bought from vendor and adjust it according to own business needs, while others focus on creating own system with in-house IT capabilities. In this research a case company is used and author tries to identify and analyze why organization in question decided to pursue the development of proprietary ERP system, how it has been implemented and whether it has been successful. Main conclusion and recommendation of this research is for companies to know core capabilities and constraints before choosing and implementing ERP system. Knowledge of factors that affect system change outcome is important, to make the right decisions on strategic level and implement on operational level. Duration of the project in the case company has lasted longer than anticipated. It has been reported that in cases of buying ready product from vendor, projects are delayed and completed over budget as well. In general, in case company implementation of proprietary ERP has been successful both from business performance figures and usability of system by employees. In terms of future research, conducting a study to calculate statistically ROI of both approaches; of buying ready product and creating own ERP will be beneficial.

Estudos de caso : implantação de sistemas ERP - uma análise crítica à luz da metodologia de Project Management

Este documento constitui-se em uma dissertação de mestrado, requisito parcial para a obtenção do grau de Mestre em Gestão Empresaria e Pública. Este estudo procura mostrar que a adoção dessa nova tecnologia através de projetos de implantação de sistema de ERP não só mudam processos administrativos como também produtos, serviços e estruturas organizacionais e que a sua implantação se constitui em um grande projeto que envolve um número considerável de recursos e tempo das organizações. Este estudo procurar mostrar também que os impactos que tais projetos trazem, são mais fortemente sentidos ou não pela organização de acordo com uma série de fatores, entre eles, a resistência à mudança e o quanto a organização está preparada para enfrentar essas mudanças, o medo da perda do emprego pela adoção de uma nova tecnologia, problemas com a falta de comunicação das mudanças, questões relacionadas à cultura organizacional vigente, a falta de envolvimento da alta administração, entre outras. Para gerenciar todas essas variáveis, as organizações modernas adotam técnicas para garantir o sucesso da implantação dessas novas tecnologias. o estudo aqui proposto tem como objetivo determinar até que ponto a utilização de metodologias e de técnicas de Project Management é o suficiente para que esses projetos alcancem o sucesso esperado pelas organizações. A quantidade de variáveis que influenciam o resultado de um projeto são muitas e cada uma delas possui um papel importante que deve ser avaliado. As conclusões desta pesquisa demonstram que o sucesso de um projeto nem sempre se resume a atingir os objetivos inicialmente propostos, relativos ao cumprimento do prazo, escopo e custo de um projeto, conforme define a metodologia de Project Management. Outros aspectos considerados por essa metodologia, se melhor ou pior aplicados, também contribuem para o sucesso ou fracasso de um projeto de implantação de um sistema de ERP sendo o seu fracasso traduzido ou não, no cumprimento do prazo, do escopo inicialmente previsto ou no custo inicialmente calculado. Outros aspectos que não apenas a aplicação correta da metodologia de Project Management contribuem para os resultados alcançados pelo projeto.