Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

A gestão em farmácia comunitária : metodologias para optimizar a rentabilidade da farmácia

A gestão assume-se como fundamental em qualquer atividade comercial, sobretudo em tempos particularmente dificeis como os que vivemos atualmente. Gerir uma farmácia é hoje um grande desafio, tanto pela vertente comercial, como pela componente ética que lhe está associada, a farmácia contempla as componentes comercial que é fundamental para a sua sobrevivência e a de saúde pública que é da máxima responsabilidade. As recorrentes alterações nas margens de lucro desde 2005 e as alterações inscritas no Memorando de Entendimento (2011), aumento de encargos fixos, entrada de novas moléculas no mercado e o aumento da quota de mercado de genéricos em portugal, levaram a profundas alterações na situação económico-financeira e da rentabilidade das farmácias. A mudança dos tempos exige que os farmacêuticos assumam também o papel de gestores, com necessidade de aprofundar conhecimentos em matérias antes dispensáveis e a adoptar estratégias para aumentar a rentabilidade da sua empresa. Para isso é importante ser um bom líder, ter uma equipa constituida pelos colaboradores certos motivando-os e delegando neles tarefas essenciais da rotina empresarial e que não sejam tão fundamentais para o gestor. Assim, o planeamento, organização, motivação e delegação, tornam-se fundamentais no seio de qualquer empresa permitindo que o negócio seja otimizado com influência positiva nos resultados. Assegurados os aspetos supra mencionados, torna-se mais acessível a definição de estratégias e tomada de condutas que permitam otimizar vendas e resultados, evitando tanto quanto possível o recurso a capitais alheios para fazer face aos encargos da farmácia e à gestão diária. Em resumo, o farmacêutico /gestor, terá que gerir meticulosamente os meios de que dispõe, incluindo os colaboradores, utilizando técnicas de marketing e vendas, onde aliás a indústria farmacêutica é uma referência, por forma a garantir a sustentabilidade e equilíbrio do negócio. No entanto, cada caso deve ser avaliado individualmente, considerando a localização geográfica da farmácia, o mercado envolvente, o público a que se destina e as estratégias alternativas que pode adotar.

Gestão estratégica de IES : modelos e funções do planejamento estratégico em universidades públicas e privadas de Palmas – Tocantins

O objetivo deste estudo foi de analisar os modelos e funções dos planejamentos estratégicos adotados nas instituições de ensino superior (IES) de Palmas, Tocantins. Procuramos, para tanto, enfatizar três grandes práticas empresariais globais que fazem parte do contexto das universidades: a competitividade, visualizada pela introdução da inovação e de novas tecnologias; a mercantilização da educação, que emergiu da forma como a educação é tratada - ‘mercadoria’- e, assim, reflete sobre a autonomia universitária; e, por último, o planejamento estratégico, que tomou grande proporção de uso no ensino superior nas últimas décadas. Frente ao exposto, a questão central que conduziu a pesquisa foi: como as práticas empresariais globais (planejamento estratégico, competitividade e mercantilização da educação) têm influenciado os modelos de gestão adotados pelas universidades frente aos desafios que enfrentam no tocante à oferta da educação superior e como os planejamentos estratégicos expressam essa influência? Nesse sentido, analisamos os documentos dos planejamentos estratégicos de duas IES, uma pública e outra privada, de forma a evidenciar suas diferenças e similaridades por meio dos modelos de gestão e suas principais funções, bem como entrevistamos os gestores das IES sobre suas concepções em relação à influência das práticas empresariais globais quanto ao planejamento estratégico. Como resultado das análises e das entrevistas realizadas, concluímos que o planejamento estratégico é utilizado, pelas IES, como importante ferramenta para formar a imagem institucional, pensar a universidade no futuro, evitar retrabalhos e, principalmente, melhorar os serviços prestados à sociedade.

Avaliação do Impacto da Aplicação do SIADAP na Administração Pública : estudo de uma Autarquia

As grandes mudanças organizacionais existentes na administração pública exigem cada vez mais uma reavaliação constante do formato de gestão, obrigando a uma missão consistente e a uma visão contínua. Nesta abordagem, o presente estudo visa demonstrar a importância que a avaliação de desempenho representa no seio da administração local. É objetivo central deste trabalho, avaliar o impacto da aplicação da avaliação de desempenho na Administração Local - Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho na Administração Pública (SIADAP), bem como as políticas e práticas de Recursos Humanos aplicadas: a formação e a comunicação. Pretende-se, ainda, perceber até que ponto estes fatores contribuem para a compreensão do SIADAP. Para tal, utilizamos uma metodologia qualitativa para analisar e comparar as perspetivas dos avaliados e avaliadores de forma a perceber diferenças em relação aos diversos perfis funcionais. Os resultados apontam no sentido de que a monitorização dos objetivos e competências durante o processo de avaliação de desempenho influencia o modo como os avaliados classificam o sistema de Avaliação de Desempenho (SIADAP). Permitiu conhecer, sob o ponto de vista dos avaliadores, a sua perceção sobre o sistema como instrumento na promoção de uma cultura de mérito. Por fim, possibilitou recolher a opinião de avaliados e avaliadores sobre as quatro grandezas em estudo (subjetividade, importância, avaliação e satisfação), o que contribuiu para uma melhor compreensão desta temática, bem como da sua influência no desenvolvimento das pessoas e das organizações.

A avaliação do desempenho na Administração Pública

O SIADAP, Sistema de Avaliação do Desempenho na Administração Pública, surge como um novo paradigma de avaliação do desempenho, estratégico para a gestão das organizações do sector público, porque tem sido um enorme desafio para os serviços que o têm implementado, ou para os que ainda não o conseguiram fazer. Este trabalho pretende avaliar as opiniões de avaliadores e avaliados, relativamente ao sistema e à sua implementação numa autarquia. A abordagem metodológica seguida para a sua realização, foi uma análise qualitativa. O processo seguido foi o de realização de entrevistas gravadas com a finalidade de recolher a informação necessária ao desenvolvimento da dissertação. Foram estabelecidos os seguintes objetivos de trabalho: Apresentar e caracterizar o SIADAP, conhecer e analisar as opiniões dos avaliados e dos avaliadores em relação ao processo SIADAP, no que respeita ao seu conhecimento e experiência dos sistemas de avaliação, à importância atribuída e dificuldades na aplicação do atual processo de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública, o papel da avaliação do desempenho enquanto ferramenta de gestão de recursos humanos, e instrumento de apoio na promoção de uma cultura de mérito. Para avaliadores e avaliados, o sistema apresenta uma avaliação globalmente positiva e com oportunidades de melhoria, embora existam pontos fracos e constrangimentos que não podem ser ignorados.

Renovação e gestão de idades: experiências participativas no centro histórico de São Paulo

A questão dos centros metropolitanos ganha importância cada vez maior para as nações nesta virada de milênio. Os projetos de revalorização das áreas centrais das cidades transformaram-se em uma das funções básicas dos governos, pelo consenso de que a reorganização espacial está intimamente relacionada aos sistemas de produção econômico-político-sociais da atualidade. Desse modo, as cidades representariam possíveis plataformas de desenvolvimento econômico e promoção da inclusão social mediante a geração de empregos e de renda. Essa abordagem sugere uma reflexão sobre o dilema do desenvolvimento urbano x inclusão social, enorme desafio diante das tendências excludentes, cada vez mais acentuadas, em especial nos países emergentes. A integração entre as esferas pública e privada em experiências participativas é outra questão a avaliar, principalmente em sociedades com processos democráticos ainda não totalmente consolidados. O presente estudo tem por objetivo analisar as experiências participativas de renovação e de gestão do Centro Histórico de São Paulo por meio dos projetos estratégicos, seus desdobramentos e resultados, sob a ótica das organizações contemporâneas, com destaque para as ações coletivas e o exercício da cidadania. A importância que assumiram as metrópoles – que atraem um contingente humano sempre maior e, em sua esteira, os dilemas da atualidade – justifica a oportunidade do estudo proposto.

A gestão do conhecimento na formulação do projeto político-pedagógico em cursos de graduação

O artigo apresenta os resultados da primeira etapa de uma pesquisa que busca associar a elaboração do Projeto Político-Pedagógico de Cursos de graduação - PPC (entendido como estratégia a ser desenvolvida e alcançada), o aprendizado organizacional e a gestão do conhecimento em processos de mudança no interior das Instituições de Ensino Superior. O objetivo desta etapa é analisar o processo de elaboração do PPC utilizando uma abordagem de gestão do conhecimento. A partir da análise dos processos de reformulação dos PPC’s de dois cursos de graduação em uma universidade pública e utilizando a classificação de Probst, Raub e Ramhardt (2002), a pesquisa procurou demonstrar de forma específica dois aspectos: a) a possível relação existente entre os elementos do PCC e da gestão do conhecimento a partir das novas características da universidade; b) o nível de utilização de técnicas e procedimentos próprios da gestão do conhecimento durante o desenvolvimento desses processos. Constatou-se um grau incipiente de utilização das técnicas durante a realização dos PPCs, ou seja, a universidade identifica e desenvolve o conhecimento individual e coletivo de seus professores, alunos, funcionários e stakeholders de forma intuitiva, sem uma metodologia clara. Portanto, em um nível muito inferior ao que poderia fazê-lo, ensejando o aprofundamento dos estudos para a elaboração de uma metodologia (procedimentos, tarefas, métodos e responsabilidades) para uma maior efetivação da gestão do conhecimento na instituição universitária, visto ser a construção do PPC um dos seus processos essenciais.

Eventos oficiais como ferramenta da comunicação pública

Artigo disponível na íntegra em: http://www.fainc.com.br/interfainc/revista/inter01.pdf

Elementos do planejamento estratégico na administração pública municipal: um estudo dos municípios da região metropolitana de São Paulo

Tese apresentada ao Programa de Pós-graduação em Administração da Universidade Municipal de São Caetano do Sul

O curso GQT e a implantação da qualidade total na administração pública indireta no RGS : o caso PROSAC

O Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade – PGQP, criado pelo Governo do Estado do Rio Grande do Sul (1991-1994), reconhece o Curso Gestão da Qualidade Total (GQT) como conteúdo básico para os programas de desenvolvimento de recursos humanos que visem à implantação da qualidade total. Neste contexto, o presente estudo objetiva analisar as contribuições do Curso GQT para a implantação da qualidade total no âmbito da Administração Pública Indireta, mais especificamente, nas empresas integrantes do PROSAC – Programa de Satisfação e Atenção ao Cliente, desenvolvido pela Secretaria de Energia, Minas e Comunicações do Estado do RS, no período de 1993-1994. A metodologia adotada inclui pesquisa documental e de campo. Primeiramente, sob o enfoque qualitativo, analisa-se o conteúdo curricular do Curso GQT frente à realidade organizacional dos participantes. Numa segunda etapa, sessenta funcionários, de empresa integrante do PROSAC, avaliam o processo ensino-aprendizagem no contexto organizacional. A análise dos dados envolveu estatísticas descritivas, análise fatorial, mapeamento conceitual e análise de conteúdo. Os resultados demonstram que os pesquisados reconhecem a utilidade dos métodos e técnicas da qualidade para o controle e melhoria dos processos de trabalho, e a importância das informações apresentadas para o exercício de uma reflexão crítica sobre a sua realidade profissional. Por outro lado, indicam que foi enfatizada a aquisição de conhecimentos técnicos em detrimento do desenvolvimento das habilidades conceituais e da competência interpessoal, o que contraria os princípios da qualidade total que salientam igualmente a importância destes aspectos. Os resultados permitem, ainda, inferir uma ausência de associação conceitual - condição necessária para a aprendizagem significativa - entre o conteúdo curricular do Curso GQT, estruturado a partir da realidade do setor industrial, e as peculiaridades do serviço público.

Trabalho e adoecimento no serviço público : LER/DORT e articulações com o modo de gestão tecnoburocrático

As Lesões por Esforços Repetitivos/Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho (LER/DORT) vêm adquirindo importância por sua presença constante e progressiva em diferentes ocupações, constituindo-se em um processo de adoecimento no qual a organização do trabalho tem papel relevante. Este estudo visa analisar a manifestação de patologias agrupadas como LER/DORT no âmbito do serviço público, articuladas às especificidades do modo de gestão tecnoburocrático - modelo pouco enfatizado nas investigações sobre a temática. Realizou-se um estudo de caso em uma instituição pública, utilizando diversas fontes de coletas de dados, como análise de documentos, entrevistas com trabalhadores técnico-administrativos portadores de LER/DORT e observação de reuniões sindicais. Em geral, as manifestações da doença iniciam de forma insidiosa e evoluem para quadros clínicos graves, visto a falta de administração adequada dos sintomas, com destaque para a inexistência de mecanismos institucionais de prevenção e tratamento. Os sintomas, em especial a dor, passam a ser uma constante no cotidiano dos trabalhadores, invadindo a vida fora do trabalho. Constatam-se implicações psíquicas, especialmente estados depressivos, bem como a auto-culpabilização, construída a partir de práticas que concebem a doença como propriedade do indivíduo, cabendo a ele a busca de estratégias para "ajustar" os sintomas às exigências laborais. Embora as trajetórias de adoecimento sejam semelhantes àquelas vividas por trabalhadores portadores de LER/DORT oriundos de outros setores, o modo de adoecer e seus percursos revelam especificidades associadas ao modo de gestão tecnoburocrático. Não é prática comum, na instituição, estabelecer os vínculos entre o trabalho e o processo saúde/doença, de modo geral, e em relação à LER/DORT, em particular, tornando invisível tal articulação. As práticas e políticas em saúde do trabalhador denotam uma perspectiva biológica e individualizada, sendo o setor de Perícia Médica um órgão eminentemente burocrático, inserido nos pressupostos da Medicina do Trabalho e semelhante ao modelo predominante nas empresas privadas e nos órgãos previdenciários brasileiros. No serviço público, apresentam-se como fatores relevantes para a manifestação de patologias do grupo LER/DORT o contexto de precarização das condições de trabalho e a diminuição do quadro funcional, com conseqüente sobrecarga de trabalho para os trabalhadores na ativa. A instituição tem utilizado estratégias de responsabilização individual dos trabalhadores pela demanda de trabalho, tendo como respaldo o reconhecimento do trabalhador, que atende, por sua vez, à valorização do saber-fazer em conformidade com as normas burocráticas. Os trabalhadores das atividades meio são os mais expostos a estes riscos, visto o menor espaço concedido pela organização do trabalho. A maior valorização institucional concedida aos trabalhadores que ocupam cargos hierárquicos superiores e/ou que exercem atividades fins é, também, uma constante fonte de tensão. Reafirma-se o crescimento, a complexidade e a conjunção de diversos fatores no processo de manifestação da LER/DORT, associadas às particularidades de cada contexto laboral, cujas especificidades devem ser priorizadas para subsidiar a implementação de programas de prevenção.

Diferenças entre a gestão dos oficiais da Brigada Militar e a dos delegados de polícia segundo modelo de administração autoritário e participativo definido por Likert

A modernidade exige a evolução das Polícias Estaduais, principalmente em relação a aspectos que melhor beneficiem a sociedade, considerando-se os vetores da economia, da execução completa de atividades e de um sistema de administração mais qualificado. As Polícias Militares e as Civis requerem formas de gestão que melhor qualifiquem as relações internas e externas, em busca da racionalização e da eficiência. A par disso, é fundamental que as ações policiais se desenvolvam com estrito respeito à Constituição e às leis. Para o desenvolvimento desse tema, o autor examinou a legislação nacional e estadual referente à Segurança Pública, bem como teorias de administração e, em especial, os sistemas de administração definidos por LIKERT. A pesquisa utilizou metodologia qualificativa e quantitativa. A primeira foi usada para o tratamento dos dados coletados nas questões fechadas e, a Segunda, para a análise das palavras citadas. O instrumento utilizado para a coleta de dados foi um questionário contendo 51 (cinqüenta e uma) questões objetivas e 3 (três) questões abertas, tendo sido aplicado a 201 (duzentos e um) servidores, dos quais 74 (setenta e quatro) policiais civis e 124 (cento e vinte e quatro) policiais militares. A pesquisa quantitativa concluiu que os oficiais da Brigada Militar e os delegados da Polícia Civil exercem uma chefia identificada pelo sistema de Likert como sendo autoritária-benévola. Não houve diferença significativa entre as médias de percepção dos servidores da PC e da BM sobre os sistemas de chefia existentes ou idealizados. Ficou identificado que o sistema praticado (real) pela chefia é significativamente diferente do idealizado (ideal) pelos servidores da PC ou da BM. A análise qualitativa confirmou os resultados, permitindo identificar que, nas citações de palavras qualificadoras sobre o chefe, o enfoque com o maior percentual de freqüência foi autoritária, com 78% (setenta e oito por cento) das palavras citadas por PMs ou PCs, contra 22% (vinte e dois por cento) do sistema dito participativo.

Gestão ambiental municipal : estudo de caso na administração municipal de Teutônia

A preocupação com a preservação do meio ambiente vem crescendo e sendo considerada como importante pelas administrações públicas. As pressões das organizações internacionais, do governo e da sociedade em relação à demanda por uma maior qualidade ambiental, têm levado o poder público municipal a buscar respostas para estas exigências. A partir da resolução n.º 237/97 do Conselho Nacional de Meio Ambiente - CONAMA, a avaliação dos impactos ambientais locais, causados pelos empreendimentos, passaram a ser competência do município. No entanto, a principal responsabilidade do governo municipal é coordenar as ações e desenvolver, em conjunto com a sua comunidade, um pensamento ambiental coerente, visando a preservação ambiental e o desenvolvimento sustentável. A fim de verificar como a Administração Municipal de Teutônia está respondendo a esta questão, buscou-se por meio deste estudo analisar a gestão ambiental realizada pelo Poder Público Municipal de Teutônia. Para tanto, foi realizado um estudo de caso neste Município. Os resultados comprovam que o poder Público Municipal está engajado na preservação ambiental e na construção do desenvolvimento sustentável. Percebe-se que ainda é incipiente a integração das ações de preservação ambiental e a definição de políticas de longo prazo voltadas para o desenvolvimento sustentável.

A lei de responsabilidade fiscal como instrumento de política e de gestão fiscal

Este trabalho focaliza o esforço brasileiro pela criação de um modelo de gestão fiscal responsável. Materializado na Lei de Responsabilidade Fiscal – LRF –, o novo modelo fiscal do país é avaliado por vários ângulos. Acerca da cronologia, a iniciativa brasileira é analisada através do delineamento das etapas que precederam a aprovação da lei fiscal, tais como o estágio de pré-projeto, a consulta pública, a fase de projeto-de-lei, até o desembocar em Lei Complementar, aqui tratada por LRF. Na seqüência do trabalho, o texto é esmiuçado para facilitar sua compreensão, da mesma forma que revela a notável amplitude de seu escopo. Regras orçamentárias, problemas e alternativas na sua adoção, são questões fiscais abordadas à luz da experiência internacional e cotejadas com o caso brasileiro. As experiências que inspiraram ou serviram como lição ao caso brasileiro, em especial àquelas em sistemas federativos, servem de contraste para destacar as escolhas consignadas nessa moderna Lei. Por fim, outras leis fiscais recentes se entrelaçam para moldar um panorama bastante representativo do cenário internacional em matéria de modelos fiscais. Neste sentido, o trabalho aponta que a LRF teve inspirações vigorosas nas experiências dos Estados Unidos, da União Monetária Européia e da Nova Zelândia, mas procura esclarecer que a lei fiscal brasileira é uma construção particular e autêntica, com vistas a combater às fragilidades de uma nação única, chamada Brasil.

Análise da implementação do contrato de gestão em empresas estatais gaúchas

O Contrato de Gestão é um instrumento que visa rever e corrigir relações de controles ineficazes, bem como obter maior responsibilização por parte da área pública em relação ao atingimento de objetivos predefinidos. Este estudo possui características de uma pesquisa do tipo exploratório-descritiva, tendo como objetivo geral analisar as relações contratuais entre o Governo do Estado do Rio Grande do Sul e três empresas estatais gaúchas no processo de implementação do Contrato de Gestão. Os dados foram coletados por meio de entrevistas semi-estruturadas com servidores das empresas e da Secretaria de Coordenação e Planejamento, que participaram dos estudos e das negociações da implementação dos Contratos de Gestão. Para decomposição dos dados, foi utilizada a metodologia da análise de conteúdo na modalidade de análise temática. Os resultados são apresentados em oito categorias iniciais, três intermediárias e duas finais: Na Implementação dos Contratos e a Manutenção dos Contratos, os resultados colocam em evidência que esses se, originaram de uma decisão política, através de um pacto com o Governo Central, para uma mudança estrutural e filosófica da administração Estadual. A manutenção desses está condicionada ao envolvimento dos mais altos dirigentes políticos, pela não-ingerência administrativa na gestão das empresas, e ao esforço de formação e integração dos funcionários.