Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

A gestão em farmácia comunitária : metodologias para optimizar a rentabilidade da farmácia

A gestão assume-se como fundamental em qualquer atividade comercial, sobretudo em tempos particularmente dificeis como os que vivemos atualmente. Gerir uma farmácia é hoje um grande desafio, tanto pela vertente comercial, como pela componente ética que lhe está associada, a farmácia contempla as componentes comercial que é fundamental para a sua sobrevivência e a de saúde pública que é da máxima responsabilidade. As recorrentes alterações nas margens de lucro desde 2005 e as alterações inscritas no Memorando de Entendimento (2011), aumento de encargos fixos, entrada de novas moléculas no mercado e o aumento da quota de mercado de genéricos em portugal, levaram a profundas alterações na situação económico-financeira e da rentabilidade das farmácias. A mudança dos tempos exige que os farmacêuticos assumam também o papel de gestores, com necessidade de aprofundar conhecimentos em matérias antes dispensáveis e a adoptar estratégias para aumentar a rentabilidade da sua empresa. Para isso é importante ser um bom líder, ter uma equipa constituida pelos colaboradores certos motivando-os e delegando neles tarefas essenciais da rotina empresarial e que não sejam tão fundamentais para o gestor. Assim, o planeamento, organização, motivação e delegação, tornam-se fundamentais no seio de qualquer empresa permitindo que o negócio seja otimizado com influência positiva nos resultados. Assegurados os aspetos supra mencionados, torna-se mais acessível a definição de estratégias e tomada de condutas que permitam otimizar vendas e resultados, evitando tanto quanto possível o recurso a capitais alheios para fazer face aos encargos da farmácia e à gestão diária. Em resumo, o farmacêutico /gestor, terá que gerir meticulosamente os meios de que dispõe, incluindo os colaboradores, utilizando técnicas de marketing e vendas, onde aliás a indústria farmacêutica é uma referência, por forma a garantir a sustentabilidade e equilíbrio do negócio. No entanto, cada caso deve ser avaliado individualmente, considerando a localização geográfica da farmácia, o mercado envolvente, o público a que se destina e as estratégias alternativas que pode adotar.

Seis conversas com a adolescência : Promover o desenvolvimento de competências facilitadoras da gestão e expressão das emoções, comunicação e relacionamento interpessoal num grupo de jovens na fase inicial da adolescência (entre os 12 e os 14 anos)

O projeto “Seis Conversas com a Adolescência” traduziu-se na concretização de um conjunto de ações com o objetivo de desenvolver competências pessoais e sociais facilitadoras da gestão e expressão de emoções, comunicação interpessoal e assertividade e relacionamento interpessoal de um grupo de jovens do sexo feminino na fase inicial da adolescência (entre os 12 e os 14 anos), que propiciou um acompanhamento de maior proximidade ao grupo. Como refere Hall (1904, cit. in Silva, 2004, p. 23) “nenhuma idade é tão sensível (…). Não há um único solo em que as sementes, tanto as boas como as más, atinjam raízes tão profundas, cresçam de forma tão viçosa ou produzam frutos com tanta rapidez e regularidade.” A revisão de literatura que sustentou teoricamente o projeto locomoveu-se em torno da temática da adolescência. A intensa pesquisa de programas de competências pessoais e sociais em adolescentes assumiu especial relevância na concretização deste ambicioso projeto. A nível metodológico o projeto configura uma investigação-ação, tendo partido de um diagnóstico da população e a partir do qual se definiu um plano de ação que espelha a dimensão prática da intervenção, sustentado por objetivos, temas e domínios a tratar, metodologias/estratégias, recursos e avaliação. Partindo do pressuposto que as competências não se adquirem, mas desenvolvem-se, o projeto Seis Conversas com a Adolescência permitiu a reflexão e análise sobre os domínios propostos, conducentes a uma mudança de pensamentos e atitudes, ainda que os comportamentos do grupo sejam compreendidos face às tarefas psicológicas, normativas e desenvolvimentais do período da adolescência.

A gestão do risco nas empresas : comparação das práticas de gestão do risco, no setor da construção em Portugal e no Reino Unido

O risco faz parte do dia a dia das organizações e atualmente mais do que nunca deve ser gerido de uma forma consciente. As organizações como forma de transparência na divulgação da informação para os investidores e outras partes interessadas, devem expor as suas políticas de risco e a forma como pretendem alcançar os objetivos que se propõem numa ótica de continuidade e sustentabilidade. Os mercados globais com grande complexidade e forte concorrência levam a que as empresas se afirmem pela sua capacidade de organização. No setor da construção a dispersão geográfica das obras e a correspondente dispersão dos ativos de produção, os concursos públicos e a apresentação de preço assumem especial relevância em termos de análise de risco. Atualmente na matéria da gestão do risco existem várias recomendações ao nível do governo das sociedades e vários modelos que servem de guião para as empresas implementarem na sua gestão do risco. A estrutura conceptual mais atual e considerada o ‘state of the art’ na matéria de gestão do risco é a ISO 31000 Risk management – Principles and Guidelines. Esta norma pretende definir princípios que permitam a cada organização desenvolver um modelo feito à medida, ajustado aos seus processos e alinhado com a sua estratégia.

Percurso académico, empregabilidade e satisfação dos alunos de Psicologia e de Gestão de Recursos Humanos do Universo ISLA : perceber o passado para preparar o futuro

Hoje em dia as Universidades têm uma responsabilidade acrescida devido à problemática do desemprego, e o ensino superior marca de forma significativa a vida dos indivíduos. Assim, é importante que os indivíduos se sintam satisfeitos e realizados com a sua vida académica para terem sucesso na vida profissional. Este estudo tem como objetivo analisar o percurso académico, as competências de empregabilidade adquiridas pelos ex.alunos de Psicologia e de Gestão de Recursos Humanos do ISLA de Leiria, Santarém e Gaia, bem como os níveis de satisfação que estes apresentam. Realizou-se um estudo de carácter exploratório que visa analisar os resultados ao nível do percurso académico, empregabilidade e satisfação dos alunos das duas licenciaturas do universo ISLA. A amostra é constituída por 125 ex.alunos, sendo 56% da licenciatura de Gestão de Recursos Humanos e 44% da licenciatura de Psicologia. Foi aplicado o Questionário Sócio – Demográfico para se obterem informações sobre o percurso académico e a satisfação. A Escala de Empregabilidade (Campos, K. & Freitas, F., 2008) aplicou-se para analisar os fatores de empregabilidade (facilidade de procura, dificuldade de procura, otimismo e responsabilidade e decisão). Os resultados obtidos nesta investigação sugerem que os ex.alunos se encontram, na sua maioria, satisfeitos e consideram apresentar competências de empregabilidade e mostram-nos que não existem diferenças significativas quando comparadas as licenciaturas e os três ISLA’s Apresentam-se nas conclusões as ideias mais significativas que este estudo salientou e que nos permitem compreender o presente, e projetar o futuro.

O contributo da Gestão de Recursos Humanos para a Sustentabilidade Ambiental das Empresas Portuguesas : uma reflexão

Este estudo pretende investigar o contributo da gestão de recursos humanos para a sustentabilidade ambiental das empresas portuguesas. Pretendeu-se analisar a correlação entre os constructos consciên-cia, incentivos, motivação, confiança dos stakeholders e comportamentos ambientalmente responsá-veis dos colaboradores. Adotou-se uma metodologia exploratória no processo de recolha de dados provenientes da revisão da literatura e dados recolhidos pela aplicação de um questionário. Partiu-se de uma amostragem aleatória constituída por indivíduos acima dos 18 anos, trabalhadores por conta de outrem. Nos 326 questionários validados utilizou-se o coeficiente de Alpha de Cronbach e da técnica de análise factorial exploratória em componentes principais. Os resultados evidenciaram que os cons-tructos foram considerados estatisticamente significativos para explicar as variações nos comporta-mentos ambientalmente responsáveis. Considera-se este trabalho um contributo para o avanço no esta-do da arte das investigações nesta temática, pois foram estudados aspetos não incluídos em estudos anteriores.

Importância da utilização das ferramentas de gestão da qualidade para a produção de alimentos seguros : análise de uma unidade de alimentação e nutrição (UAN) na cidade de Belém - PA

As empresas do segmento de alimentação coletiva cresceram significativamente nos últimos anos, influenciadas, principalmente, pela exigência dos usuários que têm como referência a grande variedade de produtos e serviços disponíveis no consumo de refeições fora do âmbito doméstico. A quantidade de pessoas que se alimenta fora de casa é cada vez maior, devido a fatos como crescimento das cidades, inserção da mulher no mercado de trabalho e tempo indisponível para o preparo das refeições. Para garantir a segurança dos alimentos oferecidos, é necessária a aplicação de ferramentas da qualidade como as Boas Práticas, procedimentos operacionais padronizados e outras, que devem ser adotadas na linha de processamento de alimentos com o objetivo de evitar possíveis doenças transmitidas por alimentos. O objetivo da presente pesquisa foi de analisar a importância da utilização das ferramentas da qualidade no processamento das preparações culinárias produzidas em uma Unidade de Alimentação e Nutrição (UAN) na cidade de Belém do Pará. Foram coletadas 50 amostras de preparações culinárias produzidas no estabelecimento onde foi observada contaminação de 36% por coliforme a 45ºC,16% por S. aureus e 4% por salmonella spp., foi aplicado um check-list (lista de verificação) baseada na legislação vigente, de forma a identificar as não-conformidades apresentadas pelos estabelecimentos.Os resultados mostraram que 47,4% dos itens de boas práticas não estão sendo aplicadas no estabelecimento. Observou-se durante a pesquisa na Unidade de Alimentação e Nutrição que as ferramentas da qualidade não são aplicadas e algumas são aplicadas inadequadamente durante o processamento das preparações culinárias, concorrendo para a possibilidade de ofertar aos comensais de produtos impróprios para o consumo. Conclui-se que a utilização das ferramentas da qualidade são importantes recursos para a obtenção da garantia da qualidade que podem ser aprimoradas através do desenvolvimento de treinamentos de habilidades e percepção para trabalhar atitudes de cada colaborador dentro da linha de produção de alimentos seguros.

Os fatores que afetam a decisão dos estudantes do Ensino Superior ao escolherem cursos em regime de e-Learning

Este trabalho teve por objetivo identificar os fatores que afetam a decisão dos estudantes quando optam por cursos, parcial ou totalmente, em regime de e-learning e foi desenvolvido numa instituição de ensino superior portuguesa. Em Portugal existem cerca de milhão e meio de adultos com formação secundária candidatos potenciais a ingressar no ensino superior, muitos deles com família organizada e com responsabilidades profissionais, para quem a decisão de regressar à escola tem, normalmente, motivações relacionadas com o desenvolvimento da carreira. Neste estudo analisam-se os fatores que afetam essa decisão concluindo-se que os estudantes, ao optarem por cursos em regime de e-learning valorizam, em primeiro lugar, a redução de custos e a flexibilidade na gestão do tempo, seguindo-se a facilidade de utilização da tecnologia de suporte ao curso. Os resultados revelam ainda que os homens atribuem maior importância à facilidade de utilização da tecnologia de suporte ao curso do que as mulheres. Verifica-se ainda que os mais jovens (menos de 23 anos) tendem a valorizar mais a reputação da escola, enquanto os respondentes de idade compreendida entre os 30 e 39 anos são os que mais valorizam a reputação do curso. O desenvolvimento deste trabalho passa pelo aprofundamento do estudo, através da utilização de uma amostra mais representativa que possibilite a generalização dos resultados ao universo das IES portuguesas.

O Ensino Superior e o alargamento a novos públicos: as perceções dos estudantes sobre os cursos online

Este trabalho teve por objetivo identificar as perceções dos estudantes do ensino superior sobre o ensino online, tentando-se perceber como é que encaram o e-learning para a continuação dos estudos. Os resultados obtidos revelam que os estudantes manifestam algumas reticências sobre o ensino online mas, ao mesmo tempo, estão disponíveis para no futuro virem a optar por esse tipo de ensino, reconhecendo o impacto positivo que poderá ter na melhoria das suas qualificações e no desenvolvimento da sua carreira profissional. Concluiu-se que os estudantes valorizam, em primeiro lugar, a redução de custos e a flexibilidade na gestão do tempo.

Desvios de prazos e de custos na execução de empreitadas de obras públicas

Portugal atravessa atualmente um período de recessão que afeta todos os setores da indústria nacional, incluindo o da construção. A margem para erros não é tolerada e a resposta da indústria da construção terá que passar por uma análise aprofundada das falhas cometidas e posteriormente por uma procura de novas soluções que otimizem os processos de produção, de forma a permitir ganhos de eficiência e capacidade produtiva. O incumprimento dos prazos e os desvios orçamentais são dois dos fatores que frequentemente caraterizam as obras públicas e consequentemente geram prejuízo para os utentes, para o Estado e são geradores de litígios entre as entidades envolvidas. Através do presente trabalho, pretende-se contribuir para uma melhor perceção da dimensão financeira e temporal das obras públicas, juntamente com as anomalias mais correntes, suas causas e consequências. O estudo englobou a análise de 41 empreendimentos de Obras Públicas, considerando vários tipos de obras, distribuídas por todo o território nacional. Esta análise foi baseada na informação constante nos relatórios de auditoria publicados pelo Tribunal de Contas entre 2008 e 2011, apresentando-se no presente trabalho um resumo das causas mais frequentes dos desvios nos prazos e nos custos nas obras públicas nacionais. É ainda apresentada uma comparação dos resultados obtidos com estudos semelhantes, assim como um conjunto de recomendações direcionadas aos vários intervenientes no setor, na sequência do estudo realizado.

Sistemas de informação na construção desenvolvimento de metodologias do processo de gestão de obra

O sector da construção civil tem sido alvo de críticas relacionadas com o alargamento nos prazos de execução das obras e com as derrapagens financeiras observadas, as quais fragilizam o sector e os seus profissionais. Estudos realizados pelo Tribunal de Contas mostraram que estes desvios tinham carácter sistemático pelo facto de não existirem linhas de orientação para correção desta situação. Estes desvios de prazos e orçamentais mostraram-se particularmente gravosos para as empresas que desenvolvem a sua atividade no sector da construção civil, evidenciando a necessidade de se adotar procedimentos sistematizados nos sistemas de gestão de obras, que contribuam para a minimização das derrapagens financeiras e cumprimento dos prazos e também para a melhoria da qualidade e satisfação do cliente. Neste sentido, este trabalho, na área dos Sistema de Informação na Construção, pretende dar um contributo através da introdução de novos procedimentos em sistemas de informação para a construção, nomeadamente na fase de gestão de obra. Parte do trabalho desenvolvido, no âmbito deste estudo, foi validado através da programação e implementação no sistema de informação ProNIC, com as devidas adaptações, e traduziu-se numa melhoria significativa da qualidade da informação, para a organização e arquivo da documentação, para uma diminuição dos desvios de prazos e para uma simplificação e rapidez de processos.

Teoria administrativa e educação : um estudo de caso da gestão da Educação Pública na Amazónia

School management is a recent worry in the history of Brazilian education. Still today the administrative theories from the industrial business model are reference for education, despite its specificities. This situation is not a misconception. Care is necessary to attempt to the goal differences from schools to companies. The aim of this research was to analyze the influence of administrative practices in the quality of education in the Brazilian state of Pará, taking as empiric reference the educational-administrative reality of the 10th Educational Regional Unit (ERU), in the period from 2007 to 2010. The study was made by means of document analysis, questionnaires and the revision of theoretic fundaments, analyzing the results of the national exams of high schools and the practice of ERU school directors and schools of the same unit. Our conclusion is that among managers, the is a lack of knowledge and lack of practice of an adequate theory for education, what has created problems to the students evaluation, whose right to success is guaranteed by the Federal Constitution of Brazil. The academics and managers of education would need to discuss and reach the propositions of a management theory that meets the aims and goals of education

Proposta de análise da influência dos custos na determinação do prazo ótimo de execução de uma empreitada

Pretende-se no presente artigo apresentar uma metodologia que combine os custos diretos e indiretos inerentes a qualquer empreitada, de modo a obter o prazo de execução que permita minorar o somatório de todas as parcelas de custo. A análise efetuada considera os custos diretos de cada atividade como sendo dependentes da sua duração, contemplando ainda a valorização ou o prejuízo da imagem da empresa. Deste modo, partindo do prazo ótimo de execução da empreitada considerando apenas o fator tempo, chega-se a resultados melhores quando se considera a otimização que contempla os fatores tempo e custo, estando neste último englobados os custos indiretos. Por último é apresentado um caso concreto onde se aplicaram os procedimentos propostos.

Percepção da gestão nos hospitais filantrópicos privados vinculados ao Sistema Único de Saúde (SUS) na cidade de Belém e região metropolitana, Pará

Os hospitais filantrópicos representam cerca de 1/3 do total de hospitais existentes no Brasil, são 1.917 instituições entre privados e não privados, lucrativos e sem fins lucrativos, constituídas aproximadamente por 132 mil leitos Se beneficiam de inúmeros privilégios fiscais que geram vantagens competitivas sobre o setor privado, dentre os quais, listam-se as isenções de impostos garantidas pela aquisição do certificado de filantropia, concedido pelo Ministério da Saúde. O objetivo geral da pesquisa é perceber a gestão desses hospitais e consiste em um estudo de caso com abordagem qualitativa e quantitativa desenvolvido em cima de uma amostra composta por 2 (dois) hospitais filantrópicos privados vinculados ao SUS da cidade de Belém, Pará, Brasil e região metropolitana, escolhidos aleatoriamente numa população de 4 (quatro) hospitais. Constatou-se que os gestores ainda apresentam uma visão mecanicista, os colaboradores demonstram pouco conhecimento sobre a gestão, os usuários por sua vez têm o SUS como única opção e acham apenas que a qualidade nos serviços precisa melhorar, o planejamento estratégico é desconhecido e não é elaborado de modo participativo, inexistindo na sua forma completa. Por outro lado, ainda que contraditório, os hospitais apresentam um bom nível de qualificação profissional na gestão.

Administração em saúde : da prestação à avaliação de resultados

A área da “política e administração da saúde”, tem merecido um interesse crescente nas últimas décadas. Provavelmente em consequência do substancial aumento das despesas de saúde que tem ocorrido em todo o mundo mas, também porque se tem verificado uma sensível melhoria da situação de saúde das populações, o que faz com que, “policy makers”, académicos, analistas do setor e “media” tragam as questões de saúde para as primeiras páginas, valorizando-as e tentando melhorar a compreensão sobre o muito complexo processo de prestação em saúde.Não se trata no entanto de uma melhoria que usualmente seja quantificada, ocorrendo até que, se são frequentes, as tentativas de medir os custos e a produção da saúde, setor que tem uma importante dimensão económica, o mesmo não se verifica em relação aos seus resultados (o impacto que os cuidados tiveram na saúde das populações) e ainda menos em relação aos chamados “ganhos em saúde”, afinal o objectivo maior dos sistemas de saúde.Assim, entre a subida das despesas e a melhoria dos resultados, há uma falta de relacionamento que torna difícil fazer um balanço, pelo que é urgente adotar modelos de avaliação da prestação e dos seus resultados que sejam explícitos e ajudem a validar a efetividade da prestação e dos resultados obtidos. O presente trabalho pretende ser um contributo para clarificar esta questão e procurar um indicador corrente que possa ser utilizado para objetivar os “ganhos em saúde” e que, por ser quantificável, possa permitir a definição de medidas de efetividade dos resultados obtidos e de avaliação da performance dos sistemas de saúde.Não será mais uma medida de medição da produção (outputs) mas que pode resolver muitos problemas de há longos anos, e dar suporte ao confronto recursos/resultados e permitindo avaliar a performance de sistemas de saúde, com consistência face aos seus objectivos e fiabilidade, sendo capaz de detetar as mudanças e de mostrar as diferenças.