Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

A gestão em farmácia comunitária : metodologias para optimizar a rentabilidade da farmácia

A gestão assume-se como fundamental em qualquer atividade comercial, sobretudo em tempos particularmente dificeis como os que vivemos atualmente. Gerir uma farmácia é hoje um grande desafio, tanto pela vertente comercial, como pela componente ética que lhe está associada, a farmácia contempla as componentes comercial que é fundamental para a sua sobrevivência e a de saúde pública que é da máxima responsabilidade. As recorrentes alterações nas margens de lucro desde 2005 e as alterações inscritas no Memorando de Entendimento (2011), aumento de encargos fixos, entrada de novas moléculas no mercado e o aumento da quota de mercado de genéricos em portugal, levaram a profundas alterações na situação económico-financeira e da rentabilidade das farmácias. A mudança dos tempos exige que os farmacêuticos assumam também o papel de gestores, com necessidade de aprofundar conhecimentos em matérias antes dispensáveis e a adoptar estratégias para aumentar a rentabilidade da sua empresa. Para isso é importante ser um bom líder, ter uma equipa constituida pelos colaboradores certos motivando-os e delegando neles tarefas essenciais da rotina empresarial e que não sejam tão fundamentais para o gestor. Assim, o planeamento, organização, motivação e delegação, tornam-se fundamentais no seio de qualquer empresa permitindo que o negócio seja otimizado com influência positiva nos resultados. Assegurados os aspetos supra mencionados, torna-se mais acessível a definição de estratégias e tomada de condutas que permitam otimizar vendas e resultados, evitando tanto quanto possível o recurso a capitais alheios para fazer face aos encargos da farmácia e à gestão diária. Em resumo, o farmacêutico /gestor, terá que gerir meticulosamente os meios de que dispõe, incluindo os colaboradores, utilizando técnicas de marketing e vendas, onde aliás a indústria farmacêutica é uma referência, por forma a garantir a sustentabilidade e equilíbrio do negócio. No entanto, cada caso deve ser avaliado individualmente, considerando a localização geográfica da farmácia, o mercado envolvente, o público a que se destina e as estratégias alternativas que pode adotar.

Seis conversas com a adolescência : Promover o desenvolvimento de competências facilitadoras da gestão e expressão das emoções, comunicação e relacionamento interpessoal num grupo de jovens na fase inicial da adolescência (entre os 12 e os 14 anos)

O projeto “Seis Conversas com a Adolescência” traduziu-se na concretização de um conjunto de ações com o objetivo de desenvolver competências pessoais e sociais facilitadoras da gestão e expressão de emoções, comunicação interpessoal e assertividade e relacionamento interpessoal de um grupo de jovens do sexo feminino na fase inicial da adolescência (entre os 12 e os 14 anos), que propiciou um acompanhamento de maior proximidade ao grupo. Como refere Hall (1904, cit. in Silva, 2004, p. 23) “nenhuma idade é tão sensível (…). Não há um único solo em que as sementes, tanto as boas como as más, atinjam raízes tão profundas, cresçam de forma tão viçosa ou produzam frutos com tanta rapidez e regularidade.” A revisão de literatura que sustentou teoricamente o projeto locomoveu-se em torno da temática da adolescência. A intensa pesquisa de programas de competências pessoais e sociais em adolescentes assumiu especial relevância na concretização deste ambicioso projeto. A nível metodológico o projeto configura uma investigação-ação, tendo partido de um diagnóstico da população e a partir do qual se definiu um plano de ação que espelha a dimensão prática da intervenção, sustentado por objetivos, temas e domínios a tratar, metodologias/estratégias, recursos e avaliação. Partindo do pressuposto que as competências não se adquirem, mas desenvolvem-se, o projeto Seis Conversas com a Adolescência permitiu a reflexão e análise sobre os domínios propostos, conducentes a uma mudança de pensamentos e atitudes, ainda que os comportamentos do grupo sejam compreendidos face às tarefas psicológicas, normativas e desenvolvimentais do período da adolescência.

A gestão do risco nas empresas : comparação das práticas de gestão do risco, no setor da construção em Portugal e no Reino Unido

O risco faz parte do dia a dia das organizações e atualmente mais do que nunca deve ser gerido de uma forma consciente. As organizações como forma de transparência na divulgação da informação para os investidores e outras partes interessadas, devem expor as suas políticas de risco e a forma como pretendem alcançar os objetivos que se propõem numa ótica de continuidade e sustentabilidade. Os mercados globais com grande complexidade e forte concorrência levam a que as empresas se afirmem pela sua capacidade de organização. No setor da construção a dispersão geográfica das obras e a correspondente dispersão dos ativos de produção, os concursos públicos e a apresentação de preço assumem especial relevância em termos de análise de risco. Atualmente na matéria da gestão do risco existem várias recomendações ao nível do governo das sociedades e vários modelos que servem de guião para as empresas implementarem na sua gestão do risco. A estrutura conceptual mais atual e considerada o ‘state of the art’ na matéria de gestão do risco é a ISO 31000 Risk management – Principles and Guidelines. Esta norma pretende definir princípios que permitam a cada organização desenvolver um modelo feito à medida, ajustado aos seus processos e alinhado com a sua estratégia.

Percurso académico, empregabilidade e satisfação dos alunos de Psicologia e de Gestão de Recursos Humanos do Universo ISLA : perceber o passado para preparar o futuro

Hoje em dia as Universidades têm uma responsabilidade acrescida devido à problemática do desemprego, e o ensino superior marca de forma significativa a vida dos indivíduos. Assim, é importante que os indivíduos se sintam satisfeitos e realizados com a sua vida académica para terem sucesso na vida profissional. Este estudo tem como objetivo analisar o percurso académico, as competências de empregabilidade adquiridas pelos ex.alunos de Psicologia e de Gestão de Recursos Humanos do ISLA de Leiria, Santarém e Gaia, bem como os níveis de satisfação que estes apresentam. Realizou-se um estudo de carácter exploratório que visa analisar os resultados ao nível do percurso académico, empregabilidade e satisfação dos alunos das duas licenciaturas do universo ISLA. A amostra é constituída por 125 ex.alunos, sendo 56% da licenciatura de Gestão de Recursos Humanos e 44% da licenciatura de Psicologia. Foi aplicado o Questionário Sócio – Demográfico para se obterem informações sobre o percurso académico e a satisfação. A Escala de Empregabilidade (Campos, K. & Freitas, F., 2008) aplicou-se para analisar os fatores de empregabilidade (facilidade de procura, dificuldade de procura, otimismo e responsabilidade e decisão). Os resultados obtidos nesta investigação sugerem que os ex.alunos se encontram, na sua maioria, satisfeitos e consideram apresentar competências de empregabilidade e mostram-nos que não existem diferenças significativas quando comparadas as licenciaturas e os três ISLA’s Apresentam-se nas conclusões as ideias mais significativas que este estudo salientou e que nos permitem compreender o presente, e projetar o futuro.

O contributo da Gestão de Recursos Humanos para a Sustentabilidade Ambiental das Empresas Portuguesas : uma reflexão

Este estudo pretende investigar o contributo da gestão de recursos humanos para a sustentabilidade ambiental das empresas portuguesas. Pretendeu-se analisar a correlação entre os constructos consciên-cia, incentivos, motivação, confiança dos stakeholders e comportamentos ambientalmente responsá-veis dos colaboradores. Adotou-se uma metodologia exploratória no processo de recolha de dados provenientes da revisão da literatura e dados recolhidos pela aplicação de um questionário. Partiu-se de uma amostragem aleatória constituída por indivíduos acima dos 18 anos, trabalhadores por conta de outrem. Nos 326 questionários validados utilizou-se o coeficiente de Alpha de Cronbach e da técnica de análise factorial exploratória em componentes principais. Os resultados evidenciaram que os cons-tructos foram considerados estatisticamente significativos para explicar as variações nos comporta-mentos ambientalmente responsáveis. Considera-se este trabalho um contributo para o avanço no esta-do da arte das investigações nesta temática, pois foram estudados aspetos não incluídos em estudos anteriores.

Importância da utilização das ferramentas de gestão da qualidade para a produção de alimentos seguros : análise de uma unidade de alimentação e nutrição (UAN) na cidade de Belém - PA

As empresas do segmento de alimentação coletiva cresceram significativamente nos últimos anos, influenciadas, principalmente, pela exigência dos usuários que têm como referência a grande variedade de produtos e serviços disponíveis no consumo de refeições fora do âmbito doméstico. A quantidade de pessoas que se alimenta fora de casa é cada vez maior, devido a fatos como crescimento das cidades, inserção da mulher no mercado de trabalho e tempo indisponível para o preparo das refeições. Para garantir a segurança dos alimentos oferecidos, é necessária a aplicação de ferramentas da qualidade como as Boas Práticas, procedimentos operacionais padronizados e outras, que devem ser adotadas na linha de processamento de alimentos com o objetivo de evitar possíveis doenças transmitidas por alimentos. O objetivo da presente pesquisa foi de analisar a importância da utilização das ferramentas da qualidade no processamento das preparações culinárias produzidas em uma Unidade de Alimentação e Nutrição (UAN) na cidade de Belém do Pará. Foram coletadas 50 amostras de preparações culinárias produzidas no estabelecimento onde foi observada contaminação de 36% por coliforme a 45ºC,16% por S. aureus e 4% por salmonella spp., foi aplicado um check-list (lista de verificação) baseada na legislação vigente, de forma a identificar as não-conformidades apresentadas pelos estabelecimentos.Os resultados mostraram que 47,4% dos itens de boas práticas não estão sendo aplicadas no estabelecimento. Observou-se durante a pesquisa na Unidade de Alimentação e Nutrição que as ferramentas da qualidade não são aplicadas e algumas são aplicadas inadequadamente durante o processamento das preparações culinárias, concorrendo para a possibilidade de ofertar aos comensais de produtos impróprios para o consumo. Conclui-se que a utilização das ferramentas da qualidade são importantes recursos para a obtenção da garantia da qualidade que podem ser aprimoradas através do desenvolvimento de treinamentos de habilidades e percepção para trabalhar atitudes de cada colaborador dentro da linha de produção de alimentos seguros.

Gestão da Prevenção nos Comboios de Portugal: Influência do Controlo de Risco do Comportamento Humano na Sinistralidade Profissional

Durante cinco anos, foi intervencionada e estudada, a sinistralidade laboral numa transportadora ferroviária. O controlo de riscos nela experimentado explorou o potencial preventivo de medidas de controlo do comportamento dos colaboradores, tais como: Formação para promover comportamentos preventivos; Intensificação da prevenção, controlo e recuperação do abuso de álcool e drogas; Informação motivadora para as boas práticas. Consequentemente: Inverteu-se rapidamente a tendência crescente da sinistralidade, sem aumentar custos; Mantiveram-se, durante um período de continuada redução do efectivo laboral, níveis de sinistralidade laboral inferiores aos verificados no início da pesquisa; Demonstrou-se a sustentabilidade financeira do investimento em Segurança e Saúde do Trabalho. During five years, an intervention, over the occupational accidents of a railway company, was studied. The control of risks that has been tested, explored the preventive potential of control measures towards employees’ behaviour, such as: Training to promote preventive behaviours; Stepping up prevention, control and recovery of alcohol and drugs abuse; Motivating information to good practices. Consequently: It quickly reversed the trend of accidents, without increasing the costs; During a period of continued reduction of employees, levels of occupational accidents remained below those recorded at the beginning of research; Financial sustainability of investment in Occupational Health and Safety was demonstrated.

Sistemas de informação na construção desenvolvimento de metodologias do processo de gestão de obra

O sector da construção civil tem sido alvo de críticas relacionadas com o alargamento nos prazos de execução das obras e com as derrapagens financeiras observadas, as quais fragilizam o sector e os seus profissionais. Estudos realizados pelo Tribunal de Contas mostraram que estes desvios tinham carácter sistemático pelo facto de não existirem linhas de orientação para correção desta situação. Estes desvios de prazos e orçamentais mostraram-se particularmente gravosos para as empresas que desenvolvem a sua atividade no sector da construção civil, evidenciando a necessidade de se adotar procedimentos sistematizados nos sistemas de gestão de obras, que contribuam para a minimização das derrapagens financeiras e cumprimento dos prazos e também para a melhoria da qualidade e satisfação do cliente. Neste sentido, este trabalho, na área dos Sistema de Informação na Construção, pretende dar um contributo através da introdução de novos procedimentos em sistemas de informação para a construção, nomeadamente na fase de gestão de obra. Parte do trabalho desenvolvido, no âmbito deste estudo, foi validado através da programação e implementação no sistema de informação ProNIC, com as devidas adaptações, e traduziu-se numa melhoria significativa da qualidade da informação, para a organização e arquivo da documentação, para uma diminuição dos desvios de prazos e para uma simplificação e rapidez de processos.

A eficácia do Treino em Circuito na melhoria da Força em Educação Física : estudo em alunos de ambos os sexos do 7º e 8º anos de escolaridade, na Escola Secundária Braamcamp Freire

Apesar dos evidentes progressos nesta área, a força tem sido uma das capacidades motoras mais controversas e questionadas, no que diz respeito ao seu desenvolvimento em contexto escolar. O objectivo principal deste estudo consistiu em verificar as probabilidades de aumentar o rendimento na força em crianças e jovens, com idades compreendidas entre os 12 e os 14 anos, através da aplicação de um programa de treino específico de força nas condições particulares da aula de Educação Física. Para atingir este objectivo foi analisada uma amostra populacional de 181 alunos da Escola Secundária Braamcamp Freire, em Lisboa, sendo dividida em 2 grupos de trabalho: um grupo foi submetido ao programa específico de força, enquanto o outro realizou, em simultâneo, uma tarefa de corrida contínua à volta do espaço de aula. O protocolo dos programas específicos de treino teve a duração de 26 semanas, com uma unidade semanal de treino, utilizando apenas meios existentes na escola. A recolha dos dados foi realizada em 3 momentos de avaliação e todos os alunos foram sujeitos aos mesmos testes („Extensão de Braços‟, „Abdominais‟, „Extensão do Tronco‟, „Impulsão Horizontal‟ e „Vaivém‟). Os dados foram tratados utilizando a ferramenta estatísitca Software SPSS. A análise estatística demonstrou pelo estudo da percentagem de evolução e pelo teste t de Student que o programa específico de força aplicado permitiu uma maior evolução no desenvolvimento das diferentes expressões de força, comparativamente com os alunos que não foram submetidos a este programa. No que diz respeito à evolução da força em função do género, através da análise comparada das médias de testes, verificou-se que o sexo masculino apresentou melhores resultados. Desta forma, podemos concluir que o programa específico de força foi eficaz, na medida em que os alunos de ambos os sexos pertencentes a este grupo de trabalho apresentaram ganhos significativos em todos os testes.

Diagnóstico de necessidades de competências do agente da psp no atendimento à mulher vítima de violência conjugal

A presente dissertação têm como problemática a violência conjugal sobre a mulher por parte do seu companheiro masculino, e como objeto empírico de investigação, o diagnóstico de necessidades de competências do Agente da PSP para efetuar um atendimento eficaz à mulher vítima de violência conjugal. Em termos específicos pretende estabelecer-se um perfil de competências profissionais, ao nível dos conhecimentos, habilidades e atitudes, que o profissional da PSP deve possuir para efetuar este atendimento com eficácia, dignidade e respeitando todos os aspetos dos direitos destas vítimas. Cientificamente, a realização de um diagnóstico de necessidades de competências conjetura várias etapas que objetivam definir as competências necessárias, as que se encontram em falta, e expor as que atualmente se possuem. Para atingir tal propósito auscultaram-se as visões dos diferentes atores que intervém neste crime através de três amostras distintas, respetivamente, Especialistas, Vítimas e Polícia. Em concreto catorze reconhecidos especialistas nacionais da área da violência doméstica, cem mulheres vítimas deste crime com denúncia efetuada à PSP, e cem profissionais desta Força de Segurança que acuam neste crime. O procedimento que delimita estas etapas anuncia no seu âmago os objetivos específicos. Neste âmbito, pediu-se aos especialistas o delinear das competências necessárias, as vítimas que descrevessem as lacunas do atendimento, e aos Agentes para elencar as competências atuais. Com a triangulação dos dados obtidos foi possível obter o diagnóstico de competências e responder à pergunta de partida: Quais as competências que existem e quais as que se evidenciam como necessárias no Agente da PSP para o atendimento à mulher vítima de violência conjugal? Neste âmbito, Várias questões se levantaram de forma a responder a esta pergunta de partida: Quais as competências necessárias aos Agentes da PSP para efetuarem um eficaz atendimento perante este crime? Será que estas vítimas se encontram satisfeitas com o atendimento dos elementos policiais que responderam à denúncia do crime? Será que estes Agentes se sentem preparados para intervir com competência a este tipo de crime? Ao nível metodológico, após a pesquisa exploratória, utilizou-se uma metodologia transversal, quali-quantitativa e quantitativa, com recolha de dados assente no método de Delphi, com inquéritos por questionários semiestruturados e estruturados e a análise de conteúdo de dados estatísticos. Perante a análise dos resultados, o diagnóstico de necessidades competências efetuado permitiu concluir que existe um conjunto de competências que têm de ser melhoradas, outro que têm de ser adquiridas pelo Agente da PSP, definido por estes e pelas vítimas.

Expectativas, locus de controlo e auto-eficácia face à actual crise : uma realidade em estudantes universitários

O objectivo principal desta dissertação foi estudar a questão das expectativas de empregabilidade em estudantes universitários, no contexto actual de dificuldades do mercado de trabalho. Serão também abordados os conceitos de Locus de Controlo e a Auto-Eficácia, como variavéis determinantes neste processo. Foi feito um estudo com 141 participantes, dos quais 48 são alunos que frequentam a licenciatura e 93 frequentam o mestrado, os quais responderam a um questionário que incluía abordagens face à empregabilidade actual, à procura de emprego na área de formação e à visão global de um emprego. Os resultados vão ao encontro das hipóteses formuladas e acabam por traduzir que mesmo perante o panorama actual de dificuldades, os jovens não desistem e pretendem conseguir um emprego na sua área de formação.

Gestão da segurança ocupacional nos comboios de Portugal, com enfoque no controlo de riscos do comportamento humano

Durante cinco anos, foi intervencionada e estudada, a sinistralidade laboral numa transportadora ferroviária. O controlo de riscos nela experimentado explorou o potencial preventivo de medidas de controlo do comportamento dos colaboradores, tais como: Formação para promover comportamentos preventivos; Intensificação da prevenção, controlo e recuperação do abuso de álcool e drogas; Informação motivadora para as boas práticas. Consequentemente: inverteu-se rapidamente a tendência crescente da sinistralidade, sem aumentar custos; mantiveram-se, durante um período de continuada redução do efectivo laboral, níveis de sinistralidade laboral inferiores aos verificados no início da pesquisa; demonstrou-se a sustentabilidade financeira do investimento em Segurança e Saúde do Trabalho.

Teoria administrativa e educação : um estudo de caso da gestão da Educação Pública na Amazónia

School management is a recent worry in the history of Brazilian education. Still today the administrative theories from the industrial business model are reference for education, despite its specificities. This situation is not a misconception. Care is necessary to attempt to the goal differences from schools to companies. The aim of this research was to analyze the influence of administrative practices in the quality of education in the Brazilian state of Pará, taking as empiric reference the educational-administrative reality of the 10th Educational Regional Unit (ERU), in the period from 2007 to 2010. The study was made by means of document analysis, questionnaires and the revision of theoretic fundaments, analyzing the results of the national exams of high schools and the practice of ERU school directors and schools of the same unit. Our conclusion is that among managers, the is a lack of knowledge and lack of practice of an adequate theory for education, what has created problems to the students evaluation, whose right to success is guaranteed by the Federal Constitution of Brazil. The academics and managers of education would need to discuss and reach the propositions of a management theory that meets the aims and goals of education

Implementação de Medidas de Autoproteção num Complexo Escolar de Grande Dimensão

Desde janeiro de 2009 que passou a ser obrigatório a implementação das Medidas de Autoproteção (MA) em edifícios e recintos, conforme o Regulamento Técnico de Segurança contra Incêndio em Edifícios (RT-SCIE). Pretendemos com este trabalho apresentar um estudo descritivo, para o quinquénio de 2008 a 2012, sobre a implementação das MA num complexo escolar ocupado por cerca de 300 funcionários e 2000 alunos/crianças com idades compreendidas entre os 3 e os 18 anos. É importante salientar que o complexo está classificado na 4.ª categoria de risco de incêndio e é constituído por vários edifícios, na sua maioria catalogados na Utilização-Tipo IV (de acordo com o Decreto-Lei 220/2008). As MA foram materializadas em várias etapas: 1. Diagnóstico das condições de segurança; 2. Registos de Segurança; 3. Plano de Segurança Interno (PSI); 4. Ações de sensibilização em SCIE para todos os ocupantes; 5. Ações de formação específica em SCIE para a Equipa de Segurança; 6. Realização de Simulacros de Evacuação com periodicidade anual. Com base no trabalho anteriormente desenvolvido e com o que se encontra presentemente em curso, foram estabelecidos os seguintes objetivos: • Caraterizar e analisar as MA implementadas no Complexo Escolar; • Avaliar o contributo das ações de formação em SCIE para a adoção dos procedimentos de prevenção e de emergência, por parte dos elementos da Equipa de Segurança; • Avaliar a eficácia dos Simulacros na preparação para a emergência; • Identificar dificuldades e propor oportunidades de melhoria que facilitem a evacuação de emergência. Em termos de metodologia, optámos pela Observação Direta Não Participante, mediante a utilização de Listas de Verificação preenchidas durante a realização dos Simulacros, que constituem uma ferramenta essencial de monitorização da eficácia do PSI. Apesar da dimensão, da complexidade e destas instalações escolares serem muito anteriores ao RT-SCIE, as conclusões preliminares apontam para uma bem sucedida implementação das MA.