Keeping Treasures in Testing Times: Special Collections in the Academic Environment

This paper explores some of the challenges faced by the Fryer Library, the special collections branch of the University of Queensland Library responsible for manuscripts and pictorial materials, as well as theses and rare books. The challenges are not dissimilar to those being met by other cultural agencies or institutions as well as other academic libraries. The challenges covered include collection development, access and preservation, making appropriate responses to the research imperative, as well as promotion of services and collections, and servicing the community at large. The paper outlines the research library context and concludes with experiences of cross-sectoral collaborations and future opportunities.

Optimal resource allocation and budgeting in libraries

Libraries since their inception 4000 years ago have been in a process of constant change. Although, changes were in slow motion for centuries, in the last decades, academic libraries have been continuously striving to adapt their services to the ever-changing user needs of students and academic staff. In addition, e-content revolution, technological advances, and ever-shrinking budgets have obliged libraries to efficiently allocate their limited resources among collection and services. Unfortunately, this resource allocation is a complex process due to the diversity of data sources and formats required to be analyzed prior to decision-making, as well as the lack of efficient integration methods. The main purpose of this study is to develop an integrated model that supports libraries in making optimal budgeting and resource allocation decisions among their services and collection by means of a holistic analysis. To this end, a combination of several methodologies and structured approaches is conducted. Firstly, a holistic structure and the required toolset to holistically assess academic libraries are proposed to collect and organize the data from an economic point of view. A four-pronged theoretical framework is used in which the library system and collection are analyzed from the perspective of users and internal stakeholders. The first quadrant corresponds to the internal perspective of the library system that is to analyze the library performance, and costs incurred and resources consumed by library services. The second quadrant evaluates the external perspective of the library system; user’s perception about services quality is judged in this quadrant. The third quadrant analyses the external perspective of the library collection that is to evaluate the impact of the current library collection on its users. Eventually, the fourth quadrant evaluates the internal perspective of the library collection; the usage patterns followed to manipulate the library collection are analyzed. With a complete framework for data collection, these data coming from multiple sources and therefore with different formats, need to be integrated and stored in an adequate scheme for decision support. A data warehousing approach is secondly designed and implemented to integrate, process, and store the holistic-based collected data. Ultimately, strategic data stored in the data warehouse are analyzed and implemented for different purposes including the following: 1) Data visualization and reporting is proposed to allow library managers to publish library indicators in a simple and quick manner by using online reporting tools. 2) Sophisticated data analysis is recommended through the use of data mining tools; three data mining techniques are examined in this research study: regression, clustering and classification. These data mining techniques have been applied to the case study in the following manner: predicting the future investment in library development; finding clusters of users that share common interests and similar profiles, but belong to different faculties; and predicting library factors that affect student academic performance by analyzing possible correlations of library usage and academic performance. 3) Input for optimization models, early experiences of developing an optimal resource allocation model to distribute resources among the different processes of a library system are documented in this study. Specifically, the problem of allocating funds for digital collection among divisions of an academic library is addressed. An optimization model for the problem is defined with the objective of maximizing the usage of the digital collection over-all library divisions subject to a single collection budget. By proposing this holistic approach, the research study contributes to knowledge by providing an integrated solution to assist library managers to make economic decisions based on an “as realistic as possible” perspective of the library situation.

Prospects and Opportunities. New Technology Trends yield new opportunities for Libraries and Information Centers

A number of important trends currently impact libraries. Academic libraries face the fundamental shift of collections toward ever increasing proportions of electronic content; public libraries continue to see vigorous interest in print materials, now supplemented by demand to provide e-books for lending. Breeding will explore these and other trends and describe some of the technologies available and emerging to help libraries meet the challenges involved in this context.

New Instruments for Impact Assessment: study of an academic library

This study presents a review of new instruments for the impact assessment of libraries and a case study of the evaluation impact of the Library of the Faculty of Science, University of Porto (FCUP), from the students’ point of view. We con ducted a mixed methods research, i.e., which includes both qualitative data, to describe characteristics, in particular human actions, and quantitative data, represented by numbers that indicate exact amounts which can be statistically manipulated. Applying International Standard ISO16439:2014 (E) - Information and documentation - Methods and procedures for assessing the impact of libraries, we collected, 20 opinion texts from students of different nationalities, published in «Notícias da Biblioteca», from January 2013 to December 2014 and have conducted seven interviews.

Need for, demand for, and use of European Union information

The discussion and analysis of the diverse outreach activities in this article provide guidance and suggestions for academic librarians who are interested in outreach and community engagement of any scale and nature. Cases are draw from a wide spectrum and are particularly strong in the setting of large academic libraries, special collections and programming for multicultural populations. The aim of this study is to present the results of research carried out regarding the needs, demand and consumption of European Union information by users in European Documentation Centres (EDC). A quantitative methodology was chosen based on a questionnaire with 24 items. This questionnaire was distributed within the EDC of Salamanca, Spain, and the EDC of Porto, Portugal, during specific time intervals between 2010 and 2011. We examined the level of EU information that EDC users possess, and identified the factors that facilitate or hinder access to EU information, the topics most demanded, and the types of documents consulted. Analysis was made of the use that the consumer of European information makes of databases and their behaviour during the consultation. Although the sample used was not very significant owing to its small size, it is a faithful reflection of the scarce visits made to EDCs. This study can be of use to managers of EDCs, providing them with better knowledge of the information needs and demands of their users. Ultimately this should lead to improvements in the services offered. The study lies within a frame of research scarcely addressed in specialized scholarly literature: European Union information.

Use and users of electronic journals at Catalan universities: the results of a survey

Es presenten els resultats d’una enquesta sobre l’ús de revistes electròniques realitzada al professorat de les universitats que formen el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC). Els resultats mostren un elevat grau de coneixement de la col·lecció de revistes electròniques entre el personal docent i investigador i una creixent preferència pel format electrònic en detriment de l’imprès. L’alt grau de coneixement i d’ús dels títols electrònics, i la preferència per aquest suport, comporten una elevada valoració de la col·lecció de revistes electròniques. Al mateix temps, la major part dels usuaris preveu un increment de l’ús dels títols electrònics durant els propers anys. Els resultats també confirmen la importància de la disciplina i de l’edat com a factors explicatius de l’ús de les revistes electròniques.

Uso y usuarios de revistas electrónicas en las universidades catalanas: resultados de una encuesta

Se presentan los resultados de una encuesta sobre el uso de revistas electrónicas realizada al profesorado de las universidades que forman el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC). Los resultados muestran un elevado grado de conocimiento de la colección de revistas electrónicas entre el personal docente e investigador y una creciente preferencia por el formato electrónico en detrimento del impreso. El alto grado de conocimiento y uso de los títulos electrónicos, y la preferencia por este soporte, comportan una elevada valoración de la colección de revistas electrónicas. Al mismo tiempo, la mayor parte de los usuarios prevén un incremento en el uso de los títulos electrónicos durante los próximos años. Los resultados también confirman la importancia de la disciplina y de la edad como factores explicativos del uso de las revistas electrónicas.

Ús i usuaris de revistes electròniques a les universitats catalanes: resultats d’una enquesta

Es presenten els resultats d’una enquesta sobre l’ús de revistes electròniques realitzada al professorat de les universitats que formen el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC). Els resultats mostren un elevat grau de coneixement de la col·lecció de revistes electròniques entre el personal docent i investigador i una creixent preferència pel format electrònic en detriment de l’imprès. L’alt grau de coneixement i d’ús dels títols electrònics, i la preferència per aquest suport, comporten una elevada valoració de la col·lecció de revistes electròniques. Al mateix temps, la major part dels usuaris preveu un increment de l’ús dels títols electrònics durant els propers anys. Els resultats també confirmen la importància de la disciplina i de l’edat com a factors explicatius de l’ús de les revistes electròniques.

Una estratègia per a les biblioteques acadèmiques del primer quart del segle XXI

L'extensió de l'aplicació de les tecnologies digitals a les comunicacions acadèmiques ha estat tal que ha alterat el model de servei que les biblioteques acadèmiques havien estat oferint durant el darrer segle. Tenint en compte el creixement explosiu del contingut digital en el web, avui en dia no està gaire clar el que hauria de ser una biblioteca acadèmica. Aquest article és un intent de proporcionar a les biblioteques acadèmiques una estratègia per el que queda del primer quart de segle XXI. El model té cinc elements: 1) completar el pas de les col·leccions en paper a les col·leccions en format electrònic; 2) retirar col·leccions patrimonials ("legacy")impreses; 3) redistribuir l'espai de la biblioteca; 4) modificar l’orientació dels instruments, els recursos i els coneixements tècnics de la biblioteca i la informació; 5) traslladar el focus de les col·leccions de l'adquisició de fons a la gestió del contingut. Es tindran en compte cadascun dels elements de l'estratègia i les seves interaccions. Es d'esperar que el resultat proporcioni un mapa útil per les biblioteques acadèmiques i els campus als quals donen servei.

La biblioteca està morta, llarga vida a la biblioteca! La pràctica de la biblioteconomia acadèmica i la revolució digital

Com a conseqüència directa de la revolució digital, les biblioteques acadèmiques d'avui dia s'enfronten a la competència com a proveïdors d'informació. Utilitzant les corbes S de tecnologia de Richard N. Foster com a model analític, aquest article mostra que les biblioteques acadèmiques estan enmig d'un canvi discontinu perquè qüestionen un seguit d'assumpcions que recolzen l'actual pràctica de la biblioteconomia acadèmica. Els autors desafien aquestes assumpcions i analitzen la manera en que les comunicacions digitals afecten les biblioteques acadèmiques.

How collaboration could contribute to make Catalan journals visible on the Internet?

Cooperation between libraries is a universal language spoken in different dialects. In 1996 the libraries of the state-funded universities and the National Library of Catalonia (Spain) formed the Consortium of Academic Libraries of Catalonia (CBUC) to act as a channel for cooperation. The organization and activities of CBUC are an example of how this universal language has been adapted to the specific characteristics of the Libraries of Catalonia. Catalonia is an autonomous region of Spain with 7 million inhabitants with its own language, history and traditions and with a strong feeling of own identity that facilitates the cooperation. Thanks to this (and also to the hard work of the member libraries), since then, CBUC has created a union catalogue, an interlibrary lending program, the Digital Library of Catalonia, a cooperative store, different cooperatives repositories and other cooperation programs. One of these cooperatives repositories is RACO (Catalan Journals in Open Access, www.raco.cat) where can be consulted, in open access, the full-text articles of scientific, cultural and scholar Catalan journals. The main purpose of RACO is to increase the visibility and searches of the journals included and to spread the scientific and academic production published in Catalonia. This purpose makes specific in three aims: encourage the electronic edition of Catalan journals; be the interface that allows the whole search of all the journals and provide the instruments for its preservation. There are currently 244 journals in RACO, that includes more than 85.000 articles (80% in OA) from 50 publishing institutions. Since it got into operation it has had more than 4 millions of queries. These 244 journals offer the full-text of all the published issues. Nevertheless, some journal can have a delay between the introduction of the table of contents and the full-text for the recent issues. From 2005 we have a plan of retrospective digitization that has allowed to digitize more than 350.000 pages of back issues. The RACO repository works with the open source program OJS (Open Journal Systems, http://pkp.sfu.ca/ojs/) and uses Dublin Core Metadata and the interoperability protocol created by Open Archives Initiative (OAI) which allows to increase the visibility of the articles published in journals offering oneself together with other international repositories.

Biblioteca Digital de Catalunya: 10 anys d'activitats

El Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC) va ser creat el 1996 amb l'objectiu de fer i mantenir el catàleg col·lectiu de les universitats de Catalunya (CCUC) però aviat va ampliar les seves activitats amb el préstec interbibliotecari i les compres conjuntes d'informació electrònica. Aquesta darrera activitat va iniciar-se a finals de 1997 quan el CBUC va presentar als vicerectors de recerca de les universitats públiques de Catalunya el projecte de comprar bases de dades de manera consorciada. Aquests van estar-hi d'acord i van manifestar el seu interès de que en les compres conjuntes també s'incloguessin revistes electròniques. El CBUC va decidir englobar aquestes activitats sota el nom Biblioteca Digital de Catalunya (BDC) la qual naixia amb la "finalitat de proporcionar un conjunt nuclear comú d'informació electrònica per a la totalitat dels usuaris de les biblioteques del CBUC". A finals de 1998 el projecte de la BDC es va presentar a la Generalitat de Catalunya i es va obtenir un finançament per al projecte que cobria el període 1999-2001. Des de llavors la BDC ha passat per almenys tres fases: Una de formació, 1999-2001, que es va iniciar amb un ajut del llavors Departament d'Universitats, Recerca i Societat de la Informació (DURSI) de la Generalitat de Catalunya, ajut que es va traduir en una inversió de 180.000€/any i que va permetre l'inici de subscripcions conjuntes, principalment bases de dades. Una de creixement, 2002-2004, realitzada a partir d'un increment de l'ajut del DURSI, ajut que s'usa com a "capital llavor" per subscriure de forma especial revistes. En aquest moment la BDC s'amplia a universitats no membres del CBUC. Una d'estabilització, 2005-2009, en la que s'han fet algunes compres per a una part de les universitats (i no per a totes com fins llavors) i s'han iniciat alguns intents d'estendre la BDC a altres institucions de recerca. L'article caracteritza les diferents fases i mostra les causes de la seva evolució. Finalment, s'exposen els principals assoliments de la BDC així com els reptes de futur més immediats.

Gestión de objetos digitales con ContentDm: estudio de caso en el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya y el Institut Cartogràfic de Catalunya

La gestión de objetos digitales, ya sean imágenes u otros tipos de ficheros digitales, supone un reto para las organizaciones. Es un proceso estratégico en el que están implicadas varias tareas dentro de la propia institución, desde una posible digitalización del documento físico a una correcta gestión documental pasando por la óptima definición de los requisitos funcionales que debe tener la herramienta que publique y gestione los objetos digitales. Se presenta el caso de dos instituciones, Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya e Institut Cartogràfic de Catalunya, que afrontaron este proceso estratégico y escogieron ContentDm para la publicación y gestión de sus imágenes digitales.

Memòria metodològica de treball plantejada per a l'elaboració del projecte Alfabetització informacional : disseny d'estratègies, de serveis i recursos per a la fidelització d'usuaris de la biblioteca universitària

El treball se centra en l'anàlisi de les causes de la baixa participació en les sessions de formació d'usuaris per part dels estudiants, professors i investigadors universitaris de la Biblioteca de Física i Química de la Universitat de Barcelona. Es remarca la importància d'aquesta formació en la cerca, selecció i difusió de la informació així com la inclusió d'un programa d'alfabetització informacional. Es presenten possibles solucions i propostes per tal d'augmentar aquesta assistència (major difusió, publicitat...), amortitzar els recursos i serveis que preparen els bibliotecaris i en definitiva fidelitzar aquests usuaris.

Document Management in the Open University of Catalunya (UOC) Classrooms

A través dels seus serveis de gestió documental a les aules de la Universitat Oberta de Catalunya (Universitat Oberta de Catalunya, UOC), la Biblioteca de la UOC actua com un veritable facilitador de l'aprenentatge i l'ensenyament i té un paper central en el model de aprenentatge de la universitat. A més a més, serveix com un model a seguir per altres biblioteques universitàries en termes del que s'espera d'elles en el marc del nou Espai Europeu d'Educació Superior (EEES) i la creixent necessitat que funcionin com a centres de recursos d'aprenentatge. Contribuint a l'èxit de la biblioteca, el model d'aprenentatge i ensenyament de la UOC crea un entorn d'aprenentatge virtual i asíncron per als estudiants, i permet a la biblioteca de la UOC ser present en totes les seves aules.