WREN: electronic management system for facilities management

This paper describes a case study of an electronic data management system developed in-house by the Facilities Management Directorate (FMD) of an educational institution in the UK. The FMD Maintenance and Business Services department is responsible for the maintenance of the built-estate owned by the university. The department needs to have a clear definition of the type of work undertaken and the administration that enables any maintenance work to be carried out. These include the management of resources, budget, cash flow and workflow of reactive, preventative and planned maintenance of the campus. In order to be more efficient in supporting the business process, the FMD had decided to move from a paper-based information system to an electronic system, WREN, to support the business process of the FMD. Some of the main advantages of WREN are that it is tailor-made to fit the purpose of the users; it is cost effective when it comes to modifications on the system; and the database can also be used as a knowledge management tool. There is a trade-off; as WREN is tailored to the specific requirements of the FMD, it may not be easy to implement within a different institution without extensive modifications. However, WREN is successful in not only allowing the FMD to carry out the tasks of maintaining and looking after the built-estate of the university, but also has achieved its aim to minimise costs and maximise efficiency.

On the discourse of construction competitiveness

It is contended that competitiveness is better understood as a discourse rather than as a characteristic that is supposedly possessed. The discourse of competitiveness derives its legitimacy from the enterprise culture that came to dominance during the 1980s. Current popularized theories of competitiveness are constituent parts of this broader discourse, which has had significant material implications for the UK construction sector. The dominant discourse of competitiveness amongst contracting firms is shaped by the need to achieve structural flexibility to cope with fluctuations in demand. Fashionable espoused improvement recipes such as total quality management, business process re-engineering, and lean construction legitimize and reinforce the material manifestations of the enterprise culture. In consequence, the UK industry is characterized by a plethora of hollowed-out firms that have failed to invest in their human capital. While the adopted model may be rational for individual firms, the systemic effect across the sector as a whole equates to a form of anorexia. However, the discourse of competitiveness is by no means monolithic and continues to be contested locally. There have also been numerous counter-discourses that have been mobilized in response to the undesirable externalities of unbridled enterprise. Currently, important counter-discourses promote the ideas of sustainability and corporate social responsibility.

Requirements analysis for an e-government system to support multi-organisational collaborative groups

We present a conceptual architecture for a Group Support System (GSS) to facilitate Multi-Organisational Collaborative Groups (MOCGs) initiated by local government and including external organisations of various types. Multi-Organisational Collaborative Groups (MOCGs) consist of individuals from several organisations which have agreed to work together to solve a problem. The expectation is that more can be achieved working in harmony than separately. Work is done interdependently, rather than independently in diverse directions. Local government, faced with solving complex social problems, deploy MOCGs to enable solutions across organisational, functional, professional and juridical boundaries, by involving statutory, voluntary, community, not-for-profit and private organisations. This is not a silver bullet as it introduces new pressures. Each member organisation has its own goals, operating context and particular approaches, which can be expressed as their norms and business processes. Organisations working together must find ways of eliminating differences or mitigating their impact in order to reduce the risks of collaborative inertia and conflict. A GSS is an electronic collaboration system that facilitates group working and can offer assistance to MOCGs. Since many existing GSSs have been primarily developed for single organisation collaborative groups, even though there are some common issues, there are some difficulties peculiar to MOCGs, and others that they experience to a greater extent: a diversity of primary organisational goals among members; different funding models and other pressures; more significant differences in other information systems both technologically and in their use than single organisations; greater variation in acceptable approaches to solve problems. In this paper, we analyse the requirements of MOCGs led by local government agencies, leading to a conceptual architecture for an e-government GSS that captures the relationships between 'goal', 'context', 'norm', and 'business process'. Our models capture the dynamics of the circumstances surrounding each individual representing an organisation in a MOCG along with the dynamics of the MOCG itself as a separate community.

A design of e-procurement infrastructure model for public service sector

Procurement is one of major business operations in public service sector. The advance of information and communication technology (ICT) pushes this business operation to increase its efficiency and foster collaborations between the organization and its suppliers. This leads to a shift from the traditional procurement transactions to an e-procurement paradigm. Such change impacts on business process, information management and decision making. E-procurement involves various stakeholders who engage in activities based on different social and cultural practices. Therefore, a design of e-procurement system may involve complex situations analysis. This paper describes an approach of using the problem articulation method to support such analysis. This approach is applied to a case study from UAE.

Information system evolvability, feedback and pattern languages

Information systems for business are frequently heavily reliant on software. Two important feedback-related effects of embedding software in a business process are identified. First, the system dynamics of the software maintenance process can become complex, particularly in the number and scope of the feedback loops. Secondly, responsiveness to feedback can have a big effect on the evolvability of the information system. Ways have been explored to provide an effective mechanism for improving the quality of feedback between stakeholders during software maintenance. Understanding can be improved by using representations of information systems that are both service-based and architectural in scope. The conflicting forces that encourage change or stability can be resolved using patterns and pattern languages. A morphology of information systems pattern languages has been described to facilitate the identification and reuse of patterns and pattern languages. The kind of planning process needed to achieve consensus on a system's evolution is also considered.

The design of a semantics-oriented organisational performance measurement system

Current methods and techniques used in designing organisational performance measurement systems do not consider the multiple aspects of business processes or the semantics of data generated during the lifecycle of a product. In this paper, we propose an organisational performance measurement systems design model that is based on the semantics of an organisation, business process and products lifecycle. Organisational performance measurement is examined from academic and practice disciplines. The multi-discipline approach is used as a research tool to explore the weaknesses of current models that are used to design organisational performance measurement systems. This helped in identifying the gaps in research and practice concerning the issues and challenges in designing information systems for measuring the performance of an organisation. The knowledge sources investigated include on-going and completed research project reports; scientific and management literature; and practitioners’ magazines.

KPIs and their properties defined with the EXTREME method

Key Performance Indicators (KPIs) are the main instruments of Business Performance Management. KPIs are the measures that are translated to both the strategy and the business process. These measures are often designed for an industry sector with the assumptions about business processes in organizations. However, the assumptions can be too incomplete to guarantee the required properties of KPIs. This raises the need to validate the properties of KPIs prior to their application to performance measurement. This paper applies the method called EXecutable Requirements Engineering Management and Evolution (EXTREME) for validation of the KPI definitions. EXTREME semantically relates the goal modeling, conceptual modeling and protocol modeling techniques into one methodology. The synchronous composition built into protocol modeling enables raceability of goals in protocol models and constructive definitions of a KPI. The application of the method clarifies the meaning of KPI properties and procedures of their assessment and validation.

Suporte à reengenharia de processos e negócios com base em sistemas de workflow

O mundo globalizado de hoje conduz as organizações a buscarem, cada vez mais, a Reengenharia de Processos de Negócio ou BPR – Business Process Reengineering como uma solução para se manterem competitivas em seus respectivos mercados. Uma das tecnologias de informação que aparece como habilitadora da BPR é a tecnologia de Workflow (fluxos de trabalho), onde os WfMS – Workflow Management Systems ou Sistemas de Gerenciamento de Workflow, através de metodologias e software, facilitam a transformação que está sendo exigida às empresas para se manterem competitivas. Existem, atualmente, muitos estudos sobre WfMS, o que evidência esta como sendo uma área bastante próspera e em desenvolvimento. Apesar de existirem diversos WfMS comerciais com ferramentas para dar suporte à modelagem e, posterior, reengenharia dos processos de negócio, os recursos fornecidos para a reengenharia de processos que são voltados para a análise, teste e monitoramento de workflow, não levam em consideração os mecanismos de coordenação de atividades, inerentes à estrutura organizacional existente. Busca-se, através deste trabalho, estudar o problema do processo de reengenharia e da otimização de processos, a partir da análise de (sub)processos de WfMS, considerando alguns aspetos estruturais das organizações. Neste contexto, o objetivo deste trabalho é identificar e descrever, de forma sistemática, o relacionamento existente entre (sub)processos de workflow e mecanismos de coordenação de atividades. Com isso, pretende-se que com os resultados obtidos possam ser utilizados como ponto de partida para o desenvolvimento de um sistema automatizado para auxiliar na reengenharia de processos com base em WfMS.

A Adoção das Estratégicas de CRM e a Fidelização do Cliente

As relações comerciais observadas no início do século passado se baseavam no atendimento personalizado, em que cada cliente era recebido pessoalmente pelo dono da loja, que por sua vez conhecia a clientela e suas principais necessidades. Com a massificação da produção e o surgimento dos grandes magazines e shopping centers, o foco das empresas se voltou para produtos e serviços, futor que promoveu o distanciamento das relações com os clientes, tornando-os ilustres desconhecidos para as empresas. Quase um século depois, o advento da Internet prOpICIOU um processo de reaproximação entre empresas e clientes, eis que as fronteiras geográficas começaram a desaparecer, as empresas locais começaram a atuar e concorrer mundialmente através da web, o mercado apresentou-se mais competitivo e os clientes conquistaram maior poder de escolha e se tornaram mais voláteis. Neste contexto de grandes massas, surge o CRM contemplando um conjunto de estratégias que permeiam toda a organização, como por exemplo, a revisão dos processos de negócios, a mudança da cultura com o foco no cliente, a automação dos serviços de marketing, vendas e atendimento, a disponibilização de multi-canais de contato com o cliente e a integração das bases de dados com os canais de interação. As estratégias de CRM, com base na revisão dos processos de negócios, na mudança da cultura organizacional e na infra-estrutura tecnológica, objetivam estabelecer relações individualizadas com uma imensa massa de clientes. Neste sentido, esse trabalho de pesquisa intenciona aprofundar os conhecimentos sobre influência do CRM na fidelização do cliente.

Um estudo empírico sobre os benefícios de SOA nas empresas: a visão dos profissionais de TI

Este trabalho tem como objetivo principal a avaliação da percepção dos profissionais de tecnologia de informação quanto aos benefícios atribuídos a arquitetura orientada a serviço (SOA). Em busca deste objetivo, e visando uma melhor compreensão do tema, estudos teóricos foram desenvolvidos abordando os seguintes assuntos: Arquitetura de Software, Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) e Arquiteturas Orientadas a Serviços (SOA). A partir do referencial teórico e de um grupo de foco – composto por seis profissionais experientes em SOA – oito hipóteses foram levantadas, representando os principais benefícios atribuídos a estas arquiteturas. Um questionário foi então preparado e, a partir dele, 66 respostas válidas foram obtidas. Os resultados foram analisados utilizando-se de estatísticas descritivas e dos testes estatísticos não-paramétricos de Wilcoxon e qui-quadrado, buscando a validação, ou rejeição, das hipóteses apresentadas. Como resultado, em suma, percebe-se que, apesar da recente adoção das SOAs pelas empresas brasileiras, parece haver uma consonância entre seus profissionais de TI quanto aos benefícios desta nova abordagem para projetos de tecnologia da informação. Evidencia-se também a grande importância de disciplinas como governança e planejamento para a garantia do sucesso na implantação de projetos baseados nestas arquiteturas.

Modelo de gestão de risco em segurança da informação: um estudo de caso no mercado brasileiro de cartões de crédito

As questões ligadas a gestão de riscos associados a segurança da informação já é uma realidade no cenário empresarial brasileiro. O crescimento das operações de negócios em direção aos sistemas de informação baseados em tecnologia fez com que os números de ameaças e de vulnerabilidades sobre as redes de computadores e comunicações aumentassem. Vários são os desafios de estruturação e implementação de uma área de segurança da informação dentro das empresas. Este trabalho analisa as diversas formas de construção de uma infra-estrutura de gestão de risco em segurança de informação, não só no âmbito tecnológico, mas também, no operacional e no mercadológico, de forma a estabelecer uma relação transparente às demais áreas internas da organização, aos clientes e a todo o mercado. A segurança da informação, vista freqüentemente como um assunto ligado a tecnologia, passa a ser entendida cada vez mais como um processo de negócio, e conseqüentemente, uma grande vantagem competitiva para o mundo empresarial.

A influência das especificidades das organizações públicas na implementação da gestão de processos

Este estudo objetivou identificar de que forma as especificidades das organizações públicas influenciam a implementação da Gestão de Processos em seu âmbito. Para isso foi realizada uma análise de referenciais teóricos com a finalidade de delinear, principalmente, questões relevantes para entender as diferenças entre a administração pública e a privada e que impactam na implementação da Gestão de Processos naquelas organizações, e de subsidiar a elaboração de um roteiro de entrevistas estruturado. A partir dessa etapa, foi efetuada uma pesquisa de campo constituída por oito entrevistas com especialistas brasileiros de destaque no mundo acadêmico nos quadros de empresas ou instituições que atuam com Gestão por Processos, em consultorias nessa área e/ou profissionais com certificação internacional em processos, bem como com experiência na implantação da Gestão de Processos em organizações da Administração Pública Direta Federal. O resultado dessas entrevistas foi analisado, consolidado e examinado à luz da posição dos autores do referencial teórico. Na percepção dos especialistas consultados nesta pesquisa, a menor maturidade apresentada pelas organizações públicas, relacionada à medição de resultados e ao acompanhamento do desempenho, prejudica a tangilibilização dos resultados decorrentes da adoção da Gestão de Processos. Em consequência, as pessoas envolvidas têm dificuldade em perceber os ganhos que podem dela obter, situação que complica sobremaneira a possibilidade de movimentos de mobilização e o próprio comprometimento para a implementação da Gestão de Processos. Além disso, os entrevistados consideram que a postura e o perfil dos servidores públicos, aliados a outras especificidades das organizações públicas - tais como estabilidade na carreira; falta de mecanismos de reconhecimento e recompensa e de avaliação de desempenho criteriosa; cultura de documentação e controle excessivos e as disfunções da burocracia; e a descontinuidade na gestão devido a influências políticas - também podem prejudicar o engajamento, a motivação das pessoas para essa gestão e a identificação e implementação de melhorias contínuas nos processos organizacionais, atividades intrínsecas da Gestão de Processos.

Fatores de influência nas pessoas para a mudança de processos organizacionais: um estudo sobre sua identificação e importância

Identifica-se a gestão por processos como uma abordagem eficaz para alavancar os resultados da organização. Para que isso possa ocorrer porem é necessário modificar os processos de negócio existentes. Pessoas são o único elemento comum na gestão por processos e na mudança. Para realizar os benefícios pretendidos, a ação organizacional deve focalizar seus esforços na consecução do apoio das pessoas. A revisão bibliográfica identificou mais de uma centena de fatores de influência na mudança. Esses fatores foram classificados em 4 grupos, a saber: características do indivíduo – Tipo 1, características do indivíduo – Tipo 2, características da organização e fatores de influência. Somente os identificados como fatores de influência exercem um impacto direto sobre o indivíduo. Estes fatores foram reclassificados nos 15 atributos utilizados para realizar o estudo empírico. O primeiro estudo, qualitativo, selecionou dos 15 fatores de influência no indivíduo para a mudança, os 10 mais importantes. Com esses 10 fatores, foi realizada uma pesquisa quantitativa pela internet visando identificar a importância relativa destes. Foram utilizados dois métodos para estimar a importância de cada fator para cada respondente que participou do estudo: Adaptive Conjoint Analysis (ACA) e Ordenação. Utilizando-se o método estatístico Analise de Agrupamento, foram formados, por semelhança, de 2 a 10 grupos com as importâncias relativas resultantes. Esses agrupamentos foram posteriormente confrontados com as variáveis de controle e com o fato da mudança avaliada, ter sido ou não gerada por uma demanda de tecnologia da informação (TI). Nos grupos formados pelo método ACA, há indícios de que as variáveis de controle e o fator gerador da mudança impactam o comportamento dos indivíduos. Nos grupos formados pelo método ordenação, os indícios revelam que não há impacto nem das variáveis de controle (salvo poucas exceções), nem do fator gerador da mudança. No teste não paramétrico de Friedman e nas comparações múltiplas de Dunn-Bonferroni utilizados para priorizar as importâncias calculadas no método ACA, foram encontrados dois grupos distintos. Pelo método de ordenamento, o resultado da amostra mostrou três grupos com priorização distinta dos atributos.