Virtuaalinen asiakaspalvelu - soveltuvuus ja tuottavuushyödyt kuntaorganisaatiolle Case: Oulun kaupunki

Suomalainen julkisen sektorin asiakaspalvelu elää tällä hetkellä merkittävää murrosvaihetta. Julkisesta asiakaspalvelusta on tehty kansainvälisestikin vain vähän tieteellistä tutkimusta, ja tähän asti tehty tutkimus on keskittynyt pääasiassa valtiollisiin toimijoihin. Tässä tutkimuksessa tutkittiin virtuaalisen asiakaspalvelun soveltuvuutta ja potentiaalisia tuottavuushyötyjä kuntaorganisaatiolle. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää millainen virtuaalinen asiakaspalvelun toimintamalli soveltuu nimenomaan kuntaorganisaatiolle. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, ja tutkimuskohteena oli Oulun kaupunki. Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin puolistrukturoituna teemahaastatteluna. Haastateltavana oli Oulun kaupungin työntekijöitä sellaisilta toimialoilta, jotka joko asioivat kuntalaisten kanssa suoraan tai osallistuvat kuntalaisille suunnatun asiakaspalvelun kehittämiseen. Tutkimus osoitti, että kuntaorganisaatiolle soveltuva virtuaalinen asiakaspalvelun toimintamalli ottaa huomioon kuntakontekstin erityispiirteet, automatisoi helpot tehtävät ja mahdollistaa tehokkaan resurssien käytön ohjaamalla asiakaspalvelukontaktit automaattisesti ja paikkariippumattomasti vapaana olevalle asiakaspalvelijalle. Virtuaalisen asiakaspalvelun pitää olla vaikuttavaa sekä kuntalaiselle että kuntaorganisaatiolle. Toimintamallin tulee vastata tietoturvan ja tietosuojan vaatimuksiin, jotta sitä voidaan soveltaa kattavasti volyymipalveluissa, joista on potentiaalisesti saavutettavissa suurimmat hyödyt. Toimintamallin tulee olla toimialariippumaton ja helposti monistettavissa mittakaavahyötyjen aikaansaamiseksi.

Virtuaalijohtaminen – esimiehen rooli ja tärkeimmät vaikuttamiskeinot virtuaalisen tiimin menestyksen kannalta

Tässä tutkimuksessa tutkittiin esimiehen merkitystä ja roolia virtuaalisessa ympäristössä, jossa tiimit ovat osittain itseohjautuvia ja vastaavat osasta perinteisesti esimiehelle kuuluvista vastuista sekä johtamiskäytäntöjä, joilla esimies pystyy parhaiten tukemaan tiimiään kun vuorovaikutus tapahtuu pääasiassa teknologiavälitteisesti. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mistä tekijöistä muodostuu virtuaalisen tiimin tehokas johtaminen. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla finanssialalla toimivasta tietointensiivisestä asiantuntijaorganisaatiosta. Haastateltavana oli sekä esimiehiä että asiantuntijoita. Tutkimus osoitti, että hajautuneisuus korostaa esimiehen merkitystä virtuaalisessa ympäristössä. Virtuaalinen konteksti vaatii vahvan ihmisten johtamiseen keskittyvän esimiehen, joka johtaa tiimin jäseniä yksilöinä sekä tiimiä kokonaisuutena valmentavalla otteella. Virtuaalijohtamisessa on ennen kaikkea kyse tiimin yhteistyön mahdollistamisesta ja itseohjautuvuuden tukemisesta ja siinä korostuu suhteiden luomiseen, tiimin muodostumiseen, vuorovaikutukseen, kommunikointiin ja tiedon jakamiseen liittyvät johtamiskäytännöt.

Le sensemaking collectif dans une équipe virtuelle

Les équipes virtuelles font l’objet de beaucoup d’attention depuis près de deux décennies. Elles font désormais partie des organisations qui ont dû s’ajuster à l’internationalisation des marchés. Elles sont aussi de plus en plus présentes dans les universités qui mettent en place des cours en environnement virtuel pour préparer leurs étudiants aux nouvelles réalités du marché du travail. Elles sont aussi le fruit des modes nées sous l’impulsion de l’approche constructiviste de la pédagogie. Les recherches qui s’intéressent a elles ont des préoccupations principalement téléologiques et utilitaristes qui donnent le point de vue des gestionnaires et des enseignants sur le phénomène. Peu de recherches se sont penchées sur l’expérience vécue par les membres de ces équipes. Par ailleurs, la volonté de dégager les lois générales des équipes virtuelles amène les chercheurs à l’amputer d’une partie de sa complexité. Notre recherche propose d’observer la manière dont des étudiants ont vécu leur expérience de collaboration en équipe virtuelle. Nous adoptons une posture interprétative et une approche narrative pour observer leur «sensemaking». Cette perspective nous permet de tenir compte de la complexité du phénomène. Nos questions de recherche sont : comment les étudiants font-ils sens de leur collaboration? Comment le «sensemaking» individuel contribue-t-il à construire le «sensemaking» collectif? Nos résultats nous renseignent sur l’importance que revêt le «sensegiving», pour les équipes virtuelles, dans la création de «sensemaking» collectif.

El trabajo en equipo en el Proceso Administrativo y de Compras en OPL Carga de Bucaramanga

El proceso administrativo y de compras de OPL Carga tiene algunas falencias entre ellas: fallas en la Comunicación entre el personal operativo, no se realizan llamadas internas usando con frecuencia el email, produciendo la saturación de solicitudes las cuales terminan sin ser resueltas en cuanto a roles se refiere, no hay enfoque de procesos en vista que no se tiene claras las tareas de cada cargo, adicionalmente no hay claridad en los subprocesos, perjudicando el proceso con el aumento de costos, pérdida de tiempo, las responsabilidades de los funcionario no todas las veces se ejecutan en el tiempo asignado, el liderazgo compartido presenta ambigüedades. Objetivos: Definir el trabajo en equipo en el proceso administrativo y de compras en OPL carga de Bucaramanga. La investigación que a realizar es de tipo descriptivo, busca descubrir las falencias o características que permiten diseñar y desarrollar un modelo de solución para los problemas del equipo de OPL Carga S.A.S. Materiales y métodos: La investigación efectuada es de tipo descriptivo, el objetivo es definir el modelo del trabajo en equipo y describir las falencias en el proceso administrativo y de compras en OPL carga de Bucaramanga, que permitan obtener un diagnóstico integral que conlleve a la implementación de estrategias de solución. Resultados: Se identificaron las falencias en los siguientes aspectos: Variable comunicación, rendimiento, destrezas complementarias, propósito significativo y meta específicas de los funcionarios en OPL carga sección administrativa. Conclusiones: El modelo de trabajo en equipo que OPL aplica es jerárquico, en el que se ofrece estabilidad, seguridad, se toman decisiones en forma piramidal, mediante la planeación de tareas, la colaboración, igualdad y respeto por los miembros, trabajando en pro de la solución de problemas. Se construyó un plano conceptual que permitió exponer la interpretación que la estudiante tiene de las teorías, investigaciones y antecedentes válidos para la comprensión del problema investigado. Área comunicacional: Coordinar acciones tendientes para que los funcionarios respondan a tiempo los emails atenientes a su trabajo. Área condiciones de trabajo: Clarificar y diseñar las reglas de comportamiento al interior de los equipos de trabajo que redunden en el mejoramiento del mismo y la búsqueda de soluciones oportunas. Área metas específicas: Procurar mediante auditorías el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos por cada equipo de trabajo.

Nova Talenta: 2014-2015

Contenido Introducción 1. Inteligencia emocional, liderazgo transformacional y género: factores que influencian el desempeño organizacional / Ana María Galindo Londoño, Sara Urrego Mayorga; Director: Juan Carlos Espinosa Méndez. 2. El rol de la mujer en el liderazgo / Andrea Patricia Cuestas Díaz; Directora: Francoise Venezia Contreras Torres. 3. Liderazgo transformacional, clima organizacional, satisfacción laboral y desempeño. Una revisión de la literatura / Juliana Restrepo Orozco, Ángela Marcela Ochoa Rodríguez; Directora: Françoise Venezia Contreras Torres. 4. “E-Leadership” una perspectiva al mundo de las compañías globalizadas / Ángela Beatriz Morales Morales, Mónica Natalia Aguilera Velandia; Director: Juan Carlos Espinosa. 5. Liderazgo y cultura. Una revisión / Daniel Alejandro Romero Galindo; Directora: Francoise Venezia Contreras Torres. 6. La investigación sobre la naturaleza del trabajo directivo: una revisión de la literatura / Julián Felipe Rodríguez Rivera, María Isabel Álvarez Rodríguez; Director: Juan Javier Saavedra Mayorga. 7. La mujer en la alta dirección en el contexto colombiano / Ana María Moreno, Juliana Moreno Jaramillo ; Directora: Françoise Venezia Contreras Torres. 8. Influencia de la personalidad en el discurso y liderazgo de George W. Bush después del 11 de septiembre de 2011 / Karen Eliana Mesa Torres; Director: Juan Carlos Espinosa. 9. La investigación sobre el campo del followership: una revisión de la literatura / Christian D. Báez Millán, Leidy J. Pinzón Porras; Director: Juan Javier Saavedra Mayorga. 10. El liderazgo desde la perspectiva del poder y la influencia. Una revisión de la literatura / Lina María García, Juan Sebastián Naranjo; Director: Juan Javier Saavedra Mayorga. 11. El trabajo directivo para líderes y gerentes: una visión integradora de los roles organizacionales / Lina Marcela Escobar Campos, Daniel Mora Barrero; Director: Rafael Piñeros. 12. Participación emocional en la toma de decisiones / Lina Rocío Poveda C., Gloria Johanna Rueda L.; Directora: Francoise Contreras T. 13. Estrés y su relación con el liderazgo / María Camila García Sierra, Diana Paola Rocha Cárdenas; Director: Juan Carlos Espinosa. 14. “Burnout y engagement” / María Paola Jaramillo Barrios, Natalia Rojas Mancipe; Director: Rafael Piñeros.

Times virtuais de trabalho via internet

O correio eletrônico tem potencial para revolucionar a forma de interação de grupos de trabalho para criar valor. Mas para que isso possa de fato acontecer, o pressuposto básico é a sua correta utilização. Assim, o principal objetivo deste projeto é a observação de times virtuais de trabalho funcionando na prática, e a partir das observações tecer soluções para melhorar a interação utilizando este novo veículo.

A INFLUÊNCIA DA LIDERANÇA COMO ESTÍMULO À MOTIVAÇÃO DE EQUIPES VIRTUAIS

No mundo contemporâneo as formas de atingir desempenho máximo são cruciais, resulta em altos investimentos em tecnologia com o intuito de melhorar, entre outros, o desempenho dos trabalhadores, por serem esses os responsáveis pela produção eficiente ou não de bens e serviços. A tecnologia tem sido essencial neste processo, tais recursos estão à disposição de toda e qualquer empresa. Resta então, otimizar o desempenho dos trabalhadores frente a tal cenário. Neste, a liderança que sempre foi marcante nos processos administrativos, precisa ser reavaliada com o objetivo de conhecer como ela se dá nas equipes virtuais. O trabalho em equipe num mesmo local ganhou força desde a última década e continua sendo propulsora de desempenho na década atual. Contudo, tais equipes ganharam novo papel: o de compartilhar o desenvolvimento de um bem ou serviço em locais distintos. Nasceram, então, as equipes virtuais. Este trabalho objetiva compreender como a liderança estimula a motivação dos integrantes de equipes virtuais. Com intuito de responder ao objetivo do trabalho foi realizado um estudo de caso exploratório em uma empresa multinacional francesa instalada na região metropolitana de São Paulo. O caso é composto por 10 sujeitos que cobrem todo território nacional, para a qual foi realizada entrevista pelos mesmos meios de comunicação utilizado pelos sujeitos. Como resultado obteve-se a idéia de que a liderança é de alta relevância para o caso estudado. Identificou-se que nas equipes virtuais há elementos facilitadores e dificultadores, de ordem pessoal, organizacional e de infra-estrutura.(AU)

A INFLUÊNCIA DA LIDERANÇA COMO ESTÍMULO À MOTIVAÇÃO DE EQUIPES VIRTUAIS

No mundo contemporâneo as formas de atingir desempenho máximo são cruciais, resulta em altos investimentos em tecnologia com o intuito de melhorar, entre outros, o desempenho dos trabalhadores, por serem esses os responsáveis pela produção eficiente ou não de bens e serviços. A tecnologia tem sido essencial neste processo, tais recursos estão à disposição de toda e qualquer empresa. Resta então, otimizar o desempenho dos trabalhadores frente a tal cenário. Neste, a liderança que sempre foi marcante nos processos administrativos, precisa ser reavaliada com o objetivo de conhecer como ela se dá nas equipes virtuais. O trabalho em equipe num mesmo local ganhou força desde a última década e continua sendo propulsora de desempenho na década atual. Contudo, tais equipes ganharam novo papel: o de compartilhar o desenvolvimento de um bem ou serviço em locais distintos. Nasceram, então, as equipes virtuais. Este trabalho objetiva compreender como a liderança estimula a motivação dos integrantes de equipes virtuais. Com intuito de responder ao objetivo do trabalho foi realizado um estudo de caso exploratório em uma empresa multinacional francesa instalada na região metropolitana de São Paulo. O caso é composto por 10 sujeitos que cobrem todo território nacional, para a qual foi realizada entrevista pelos mesmos meios de comunicação utilizado pelos sujeitos. Como resultado obteve-se a idéia de que a liderança é de alta relevância para o caso estudado. Identificou-se que nas equipes virtuais há elementos facilitadores e dificultadores, de ordem pessoal, organizacional e de infra-estrutura.(AU)

A INFLUÊNCIA DA LIDERANÇA COMO ESTÍMULO À MOTIVAÇÃO DE EQUIPES VIRTUAIS

No mundo contemporâneo as formas de atingir desempenho máximo são cruciais, resulta em altos investimentos em tecnologia com o intuito de melhorar, entre outros, o desempenho dos trabalhadores, por serem esses os responsáveis pela produção eficiente ou não de bens e serviços. A tecnologia tem sido essencial neste processo, tais recursos estão à disposição de toda e qualquer empresa. Resta então, otimizar o desempenho dos trabalhadores frente a tal cenário. Neste, a liderança que sempre foi marcante nos processos administrativos, precisa ser reavaliada com o objetivo de conhecer como ela se dá nas equipes virtuais. O trabalho em equipe num mesmo local ganhou força desde a última década e continua sendo propulsora de desempenho na década atual. Contudo, tais equipes ganharam novo papel: o de compartilhar o desenvolvimento de um bem ou serviço em locais distintos. Nasceram, então, as equipes virtuais. Este trabalho objetiva compreender como a liderança estimula a motivação dos integrantes de equipes virtuais. Com intuito de responder ao objetivo do trabalho foi realizado um estudo de caso exploratório em uma empresa multinacional francesa instalada na região metropolitana de São Paulo. O caso é composto por 10 sujeitos que cobrem todo território nacional, para a qual foi realizada entrevista pelos mesmos meios de comunicação utilizado pelos sujeitos. Como resultado obteve-se a idéia de que a liderança é de alta relevância para o caso estudado. Identificou-se que nas equipes virtuais há elementos facilitadores e dificultadores, de ordem pessoal, organizacional e de infra-estrutura.(AU)

Re-engineering construction communication in distance management framework

In an exploding and fluctuating construction market, managers are facing a challenge, which is how to manage business on a wider scale and to utilize modern developments in information technology to promote productivity. The extraordinary development of telecommunications and computer technology makes it possible for people to plan, lead, control, organize and manage projects from a distance without the need to be on site on a daily basis. A modern management known as distance management (DM) or remote management is emerging. Physical distance no longer determines the boundary of management since managers can now operate projects through virtual teams that organize manpower, material and production without face-to-face communication. What organization prototype could overcome psychological and physical barriers to reengineer a successful project through information technology? What criteria distinguishes the adapted way of communication of individual activities in a teamwork and assist the integration of an efficient and effective communication between face-to-face and a physical distance? The entire methodology has been explained through a case application on refuse incineration plant projects in Taiwan.

The blurring boundaries between synchronicity and asynchronicity:new communicative situations in work-related Instant Messaging

Instant messaging is one of the most popular communication technologies in virtual teams, enabling interactions to intertwine whole working days, thus creating the sense of copresence for team members who are geographically dispersed. Through close linguistic analyses of naturally occurring data from a virtual team, this article discusses the implications of two novel communicative situations enabled by instant messaging: presence information and the persistence of transcript. The preliminary findings of this study indicate that these new communicative situations require the flouting or rethinking of previously existing interactional norms and that communicative practices employed by the team members are not yet conventionalized/normalized, the expectations and interpretations of interactional rituals and timing vary highly, even within the same virtual team.

A study of the relationship between employee virtuality and technology deviance as mediated by leadership and employee perceptions

Recent studies found that organizations have been investing significant capital in developing teams and employees in geographic areas where labor and resources are considerably cheaper. Furthermore, organizations are moving core operational activities such as research and development and back-office processes to globally distributed teams. ^ However, several factors that are inherent to these virtual teams can have a negative impact on employee perceptions and engagement; specifically, the physical and temporal differences between employees and their supervisors, the lack of meaningful social interaction intrinsic to working relationships, and cultural biases that can be fostered when close, daily interactions is not there to help bridge the dissimilarity. ^ When strategies are not in place to mitigate these deficiencies, it can cause virtual employees to disengage emotionally and intellectually from the organization, or lead them to feel justified in working against the best interest of the company. ^ Past research indicates that although deviant behavior in the workplace is not new, transgressions committed by employees have been increasing significantly every year. Beyond the focus of why employees are motivated to act against the organization, to what extent do the recent changes to the organization’s structure influence this type of behavior through their actions at the macro (organizational) and micro level (leadership). ^ In addition, there is a related phenomenon that has aided the transformation of the workplace—namely, the ubiquity of technology. In the context of workplace deviance, established research has documented an increasing trend of employees utilizing company technology as a medium and amplifier when harming the organization. It is important to understand whether technology has facilitated or hindered workplace deviance by virtue of the technology itself (as a means), and as part of the new employee roles created by the evolving technology (i.e., virtual employees). Therefore, it is important to identify how individual attitudes and behaviors can be affected by an employee’s degree of virtuality. ^ This study will add to the understanding of how social interaction and physical proximity, leadership and other perception factors contribute to the changes organizations are experiencing as their structure evolves and adapts to compete in the new global environment. ^

A Study of the Relationship between Employee Virtuality and Technology Deviance as Mediated by Leadership and Employee Perceptions

Recent studies found that organizations have been investing significant capital in developing teams and employees in geographic areas where labor and resources are considerably cheaper. Furthermore, organizations are moving core operational activities such as research and development and back-office processes to globally distributed teams. However, several factors that are inherent to these virtual teams can have a negative impact on employee perceptions and engagement; specifically, the physical and temporal differences between employees and their supervisors, the lack of meaningful social interaction intrinsic to working relationships, and cultural biases that can be fostered when close, daily interactions is not there to help bridge the dissimilarity. When strategies are not in place to mitigate these deficiencies, it can cause virtual employees to disengage emotionally and intellectually from the organization, or lead them to feel justified in working against the best interest of the company. Past research indicates that although deviant behavior in the workplace is not new, transgressions committed by employees have been increasing significantly every year. Beyond the focus of why employees are motivated to act against the organization, to what extent do the recent changes to the organization’s structure influence this type of behavior through their actions at the macro (organizational) and micro level (leadership). In addition, there is a related phenomenon that has aided the transformation of the workplace – namely, the ubiquity of technology. In the context of workplace deviance, established research has documented an increasing trend of employees utilizing company technology as a medium and amplifier when harming the organization. It is important to understand whether technology has facilitated or hindered workplace deviance by virtue of the technology itself (as a means), and as part of the new employee roles created by the evolving technology (i.e, virtual employees). Therefore, it is important to identify how individual attitudes and behaviors can be affected by an employee’s degree of virtuality. This study will add to the understanding of how social interaction and physical proximity, leadership and other perception factors contribute to the changes organizations are experiencing as their structure evolves and adapts to compete in the new global environment.

Upplevelser av samarbete, sammanhållning, förtroende och kollegialt stöd i en statlig myndighets virtuella team: En kvalitativ intervjustudie

Studiens syfte var att undersöka individens upplevelse gällande samarbete, gruppsammanhållning, förtroende och kollegialt stöd i ett virtuellt team i jämförelse med ett traditionellt team. Studien genomfördes på en rikstäckande myndighet som arbetat med virtuella team i tio år. I studien deltog sju intervjupersoner varav fyra personer var män och tre personer kvinnor som valdes ut genom ett målstyrt urval. Personerna var mellan 28 och 62 år gamla och hade haft en anställning inom vald organisation under minst två år. Personerna ingick i samma team men hade olika platsbundenheter. Data samlades in genom semi-strukturerade intervjuer och analyserades med hjälp av en kvalitativ innehållsanalys. Resultatet bekräftade tidigare teori om utmaningar i utvecklande av samarbete, gruppsammanhållning, förtroende och kollegialt stöd inom virtuella team. Intervjupersonerna upplevde ett starkare samarbete, gruppsammanhållning, förtroende och kollegialt stöd för de kollegor som var samplacerade och såg därmed ingen nytta av det virtuella teamet. 

Liderazgo y cultura organizacional en Latinoamerica

El presente estudio de corte descriptivo hace una revisión teórica de 68 artículos de 11 países de Latinoamérica con el fin de dar a conocer el panorama organizacional con relación a la cultura organizacional y el liderazgo en la región y cómo este ha ido evolucionando en el tiempo. La metodología utilizada se enfocó en un conteo de frecuencias usando el modelo de liderazgo y cultura organizacional de Bass y Avolio (Bass, 1999) permitiendo ordenar en tres estilos de liderazgo la información encontrada en la revisión teórica, y a su vez cada uno de los liderazgos con sus creencias, éstas tomadas como variables de la cultura organizacional. Finalmente se encontraron diferentes tipos de tendencias a nivel de los tipos de liderazgo implementados en las organizaciones y la cultura organizacional que se adopta. Se plantea la necesidad de profundizar más y de forma empírica en la temática planteada para que se conozcan las transformaciones que se han dado en el contexto organizacional y el impacto sea mayor en un futuro cercano.