Virtuaalinen asiakaspalvelu - soveltuvuus ja tuottavuushyödyt kuntaorganisaatiolle Case: Oulun kaupunki

Suomalainen julkisen sektorin asiakaspalvelu elää tällä hetkellä merkittävää murrosvaihetta. Julkisesta asiakaspalvelusta on tehty kansainvälisestikin vain vähän tieteellistä tutkimusta, ja tähän asti tehty tutkimus on keskittynyt pääasiassa valtiollisiin toimijoihin. Tässä tutkimuksessa tutkittiin virtuaalisen asiakaspalvelun soveltuvuutta ja potentiaalisia tuottavuushyötyjä kuntaorganisaatiolle. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää millainen virtuaalinen asiakaspalvelun toimintamalli soveltuu nimenomaan kuntaorganisaatiolle. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, ja tutkimuskohteena oli Oulun kaupunki. Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin puolistrukturoituna teemahaastatteluna. Haastateltavana oli Oulun kaupungin työntekijöitä sellaisilta toimialoilta, jotka joko asioivat kuntalaisten kanssa suoraan tai osallistuvat kuntalaisille suunnatun asiakaspalvelun kehittämiseen. Tutkimus osoitti, että kuntaorganisaatiolle soveltuva virtuaalinen asiakaspalvelun toimintamalli ottaa huomioon kuntakontekstin erityispiirteet, automatisoi helpot tehtävät ja mahdollistaa tehokkaan resurssien käytön ohjaamalla asiakaspalvelukontaktit automaattisesti ja paikkariippumattomasti vapaana olevalle asiakaspalvelijalle. Virtuaalisen asiakaspalvelun pitää olla vaikuttavaa sekä kuntalaiselle että kuntaorganisaatiolle. Toimintamallin tulee vastata tietoturvan ja tietosuojan vaatimuksiin, jotta sitä voidaan soveltaa kattavasti volyymipalveluissa, joista on potentiaalisesti saavutettavissa suurimmat hyödyt. Toimintamallin tulee olla toimialariippumaton ja helposti monistettavissa mittakaavahyötyjen aikaansaamiseksi.

The Finnish public customer service is now going through a major transformation. Relatively low amount of scientific research has been made concerning public customer service. The research so far, has focused primarily on governmental actors. This study is focused on virtual customer service suitability and potential productivity benefits for municipal organization. The study objective was to determine what kind of a virtual customer service model is suitable for municipal organization. The study was conducted as a qualitative case study; the research object was the city of Oulu. The empirical part is based on a semi-structured theme interview with employees of the City of Oulu, that work on sectors that directly do business with local residents or that are in some way involved in the development of customer service aimed at local residents. The study showed that a suitable model of virtual customer service for municipal organization takes into account the specific features of municipal context, automates simple tasks and enables efficient use of resources by directing customer contacts automatically and location independently to vacant customer service recipients. The virtual customer service should have influence on both the residents of the municipality and the municipality organization. This model should respond to information security and data protection requirements in order to be applied to a comprehensive volume of services, which have potential to achieve greatest benefits. This model should be industry-independent and easily duplicated to achieve scale benefits.