GenIsisWeb: la herramienta para publicar en Internet las bases de datos CDS/ISIS

El objetivo de la reseña es presentar GenIsisWeb, un programa que asiste en la publicación de bases de datos en Internet. Tras una breve descripción técnica y partiendo de una base de datos previamente creada con CDS/ISIS, se muestra el proceso completo para su publicación en el Web.

L'administració electrònica i la gestió de documents

The projects dealing with e-government are currently the principal factor in instigating the changes taking place within the public administration. This change, which is considered unstoppable, has important implications regarding the management and conservation of administrative documents generated by electronic transactions. This article analyses the methodological, legal and cultural challenges that come about when the archives paradigm is included within e-government projects and also the consequences that this may have on the archives themselves. In conclusion the author proposes a set of methodological solutions for identifying those electronic documents with evidential value, determining their life cycle, defining a preservation policy and creating a digital archive.

Iowa Natural Resources, Agency Performance Plan, FY2013

The work of the Department of Natural Resources impacts the lives of all Iowans. Iowans deserve a clean environment and quality natural areas for public use and enjoyment. This report reflects the progress made during fiscal year 2013 (FY13) toward our goals and provides information regarding the condition of our state’s natural resources and the effectiveness of our programs. In FY13, we continued to improve collaboration with other executive branch agencies. The DNR and DOT work very closely on the issuance of permits needed for road and bridge constructions, but recently we have also been working together to meet the administrative needs of the agencies. The DNR is working closely with the DOT to adopt an Electronic Records Management System used by the DOT. This system will improve accessibility to public documents and reduce the amount of paper files retained in storage. The DNR also continues to improve collaboration with other agencies, such as the Iowa Economic Development Authority as we work closely with them on business development in the state. The DNR strives to continually improve our customer service and how we can meet Iowan’s needs. As an example, the online reservation system for campground reservations has grown over the past eight years so that now 88% of the camping reservations are made online. The DNR continues to improve our online presence and accessibility. In FY13 the Iowa Legislature approved paying off the State’s bond debt used to construct Honey Creek Resort State Park. By removing this debt, the DNR will be able to focus more on the future of the Resort, rather than the past debt. Finally, in August of 2012, the DNR was faced with a tragic accident, where a seasonal parks employee died after rolling a mower into a lake. This incident has caused us to establish a Safety Program at the DNR and to review all of our departmental safety trainings, programs, and equipment. By focusing on our employee’s safety and well being, it is another way that we can demonstrate that at the DNR, our employees are our greatest asset.

Manual de gestión documental para el Ayuntamiento de León

En este trabajo se exponen las normas y procedimientos para la implantación en el Ayuntamiento de León de un sistema de gestión documental basado en la norma ISO 15489. Se desarrollan los conceptos básicos para la comprensión del manual, los tipos de documentos administrativos, el uso del lenguaje administrativo, los instrumentos, los diagramas, los formularios y la legislación para llevar a la práctica los sistemas de organización de fondos, clasificación, ordenación, valoración y descripción de documentos y los procesos de instalación, transferencias, régimen de acceso al documento, consultas, préstamos y reproducción de documentos en los archivos de gestión de las oficinas. Palabras clave: Sistema de gestión documental, ISO 15489, Ayuntamiento de León (España), organización de fondos, clasificación de documentos, ordenación de documentos, evaluación de documentos, descripción de documentos, archivos de gestión.

El Registre General d'entrada i sortida de documents. Estudi d’un cas: El Registre General de l'Ajuntament de Santa Perpètua de Mogoda

El treball de recerca del Màster en Arxivística i Gestió de Documents de l’ESAGED (Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents) ha consistit en l’estudi i l’avaluació del registre general d’entrades i sortides de documents de l’Ajuntament de Santa Perpètua de Mogoda, en fase de producció. A més d’estudiar-ne el context extern i intern s’han auditat les funcionalitats de l’eina tecnològica que gestiona el Registre General. S’explica el desenvolupament de la recerca i els resultats obtinguts. Finalment, es presenten les propostes de millora en fase de producció a fi d’augmentar l’autenticitat i la integritats de les dades, i també unes propostes de conservació del Registre General actual. Paraules clau: Registre General, preservació, base de dades, assentaments, ajuntament, classificació, gestió de documents, dades, informació, fiabilitat, integritat, autenticitat.

Les cadres intermédiaires et l’information : modélisation des comportements informationnels de cadres intermédiaires d’une municipalité en transformation

Un atout majeur des organisations consiste en leur capacité à créer et exploiter l’information et les connaissances, capacité déterminée entre autres par les comportements informationnels. Chargés de décisions stratégiques, tactiques et opérationnelles, les cadres intermédiaires sont au cœur du processus de création des connaissances, et leurs comportements informationnels doivent être soutenus par des systèmes d’information. Toutefois, leurs comportements informationnels sont peu documentés. La présente recherche porte sur la modélisation des comportements informationnels de cadres intermédiaires d’une organisation municipale. Plus spécifiquement, elle examine comment ces cadres répondent à leurs besoins d’information courante dans le contexte de leurs activités de gestion, c’est-à-dire dans leur environnement d’utilisation d’information. L’étude répond aux questions de recherche suivantes : (1) Quelles sont les situations problématiques auxquelles font face les cadres intermédiaires municipaux ? (2) Quels sont les besoins informationnels exprimés par les cadres intermédiaires municipaux lors de situations problématiques ? (3) Quelles sont les sources d’information qui soutiennent les comportements informationnels des cadres intermédiaires municipaux ? Cette recherche descriptive s’inscrit dans une approche qualitative. Les 21 cadres intermédiaires ayant participé à l’étude proviennent de deux arrondissements d’une municipalité québécoise fusionnée en 2002. Les modes de collecte de données sont l’entrevue en profondeur en personne et l’observation directe auprès de ces cadres, et la collecte de documentation pertinente. L’incident critique est utilisé comme technique de collecte de données et comme unité d’analyse. Les données recueillies font l’objet d’une analyse de contenu qualitative basée sur la théorisation ancrée. Les résultats indiquent que les rôles de gestion proposés dans les écrits pour les cadres supérieurs s’appliquent aussi aux cadres intermédiaires, bien que le rôle conseil ressorte comme étant particulier à ces derniers. Ceux-ci ont des responsabilités de gestion aux trois niveaux d’intervention opérationnel, tactique et stratégique, bien qu’ils œuvrent davantage au plan tactique. Les situations problématiques dont ils sont chargés s’inscrivent dans l’environnement d’utilisation d’information constitué des composantes suivantes : leurs rôles et responsabilités de gestion et le contexte organisationnel propre à une municipalité en transformation. Les cadres intermédiaires ont eu à traiter davantage de situations nouvelles que récurrentes, caractérisées par des sujets portant principalement sur les ressources matérielles et immobilières ou sur des aspects d’intérêt juridique, réglementaire et normatif. Ils ont surtout manifesté des besoins pour de l’information de nature processuelle et contextuelle. Pour y répondre, ils ont consulté davantage de sources verbales que documentaires, même si le nombre de ces dernières reste élevé, et ont préféré utiliser des sources d’information internes. Au plan théorique, le modèle de comportement informationnel proposé pour les cadres intermédiaires municipaux enrichit les principales composantes du modèle général d’utilisation de l’information (Choo, 1998) et du modèle d’environnement d’utilisation d’information (Taylor, 1986, 1991). L’étude permet aussi de préciser les concepts d’« utilisateur » et d’« utilisation de l’information ». Au plan pratique, la recherche permet d’aider à la conception de systèmes de repérage d’information adaptés aux besoins des cadres intermédiaires municipaux, et aide à évaluer l’apport des systèmes d’information archivistiques à la gestion de la mémoire organisationnelle.

Introduction - Permanence et changements

Avec le web, les moteurs de recherche, les blogues et les wikis, la relation à l’information s’est transformée au point où les repères habituels s’émoussent et doivent être redéfinis de fond en comble. Du coup, le travail des archivistes et des bibliothécaires doit l’être tout autant. Riches d’une solide tradition et conscientes des défis posés par la modernité la plus radicale, les sciences de l’information se sont élargies. Mais il ne s’agit plus seulement de conserver et de diffuser le savoir, il s’agit d’en repenser le traitement et l’accès. Conçu par l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal, cet ouvrage se situe au carrefour de deux grandes traditions, américaine et française, et a pour ambition de fournir les clés du monde des sciences de l’information en se fondant sur des savoirs pratiques et concrets. Les auteurs présentent ici un savoir à la fine pointe des sciences de l’information pour répondre à la complexité des enjeux actuels et futurs. Introduction, bibliographie, index et table des matières de l’ouvrage.

Document de travail : Modèle de fournisseur de services de dépôt électronique

Ce texte se veut un document de présentation visant familiariser les différents auteurs ayant participé à l’étude « Étude de faisabilité : Modèle de fournisseur de services de dépôt électronique », commandée par le Bureau du Registraire de la Cour suprême du Canada en septembre 2002 avec la notion de dépôt électronique telle qu’envisagée par le gouvernement canadien. Il fait l’état d’un modèle conceptuel de marché de fournisseur de services de dépôt électronique (FSDE) normatif géré par le secteur privé afin de fournir des services de dépôt électronique sûrs et peu coûteux aux praticiens du droit au Canada. Ce modèle envisagé par les responsables du projet pourra, grâce à l’utilisation de la norme juridique XML Court Filing 1.0, fournir une plate-forme commune de dépôt électronique et de gestion des documents offrant une interface avec les systèmes de gestion des instances et de gestion des documents de chaque tribunal. Ces travaux ne constituent pas pour autant un endossement du modèle FSDE, mais plutôt un engagement d’étudier de façon complète et systématique une solution de rechange au dépôt électronique afin d’améliorer notre connaissance collective dans ce domaine.

Arxiu òptic

El Grup PH neix el desembre de 1990. És una empresa de base tecnològica amb àmplia experiència i amb vocació de servei; ofereix solucions informàtiques que permeten: optimitzar els processos empresarials, millorar la qualitat i l'accés a la informació, i reduir les despeses de gestió. PH Systems disposa fins aquests moments d’un conjunt d’aplicacions informàtiques que conformen una solució de gestió de negoci integrada pensada per diversos sectors. Però aquestes aplicacions no disposen d’una eina que pugui fer una gestió de la documentació d’una organització. L’objectiu d’aquest projecte és millorar la gestió i/o la productivitat dels procediments informatitzats, que tenen com a element inicial en el seu flux de dades, els actius d’informació. Això és pot subdividir en diferents objectius concrets: • La utilització d’un Sistema d’Informació que permeti accedir i recuperar els documents d’arxiu d’una organització, sense haver d’anar a l’arxiu físic. • Facilitar un procediment automatitzat, àgil i versàtil de creació de documents electrònics a partir dels documents d’arxiu. • La integració dels actius d’informació amb la gestió de negoci que proporciona un ERP com el Lirba. A part d’aquests objectius, també n’hi ha uns de secundaris: • Dotar de semàntica els documents electrònics corresponents a documents administratius. • Establir lligams entre aquesta semàntica i un flux de treball del Lirba. • Permetre al Lirba treballar amb més d’un gestor de documents electrònics

Aprimorando o sistema de controle interno da Câmara Municipal de Araruama: diagnóstico da situação arquivística do poder legislativo municipal

O principal objetivo desta dissertação é examinar criticamente a situação arquivística da Câmara Municipal de Araruama, descrevendo e analisando de que forma ocorre a organização, a gestão e a disponibilização de documentos por parte do poder legislativo daquele município apresentando, ao final, com o intuito de contribuir para a gestão documental na Câmara, esboço de um Projeto de Resolução. O trabalho justifica-se pela importância de uma correta e eficiente gestão de documentos para que se possa garantir o cumprimento do princípio constitucional da transparência pública, regulamentado pela Lei Federal nº 12.527/2011 conhecida como Lei de Acesso à Informação.

Tipos documentais e fluxos de informação como subsídios para o processo decisório em ambientes organizacionais

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES)

Information flows and environments in business contexts: the meat sector case of Salmanca/Spain

Organizational environments are related to hierarchic levels existing in a determined organization, and they influence in the formal and informal flows origin and in their monitoring and/or extinction. Informational environments are a result of organizational environments, of which focus is information and knowledge. Information flows are a fundamental element to informational environments, in a way that there´s no informational environments if there´s no information flows. Informational flows are natural reflections from their environments, in terms of content and in the way they occur. This qualitative and quantitative research was developed in three stages, in a way to allow the comprehension of the phenomena related to information and knowledge environments and information flows that occur in the meat sector from the Province of Salamanca, Spain. We used Laurence Bardin´s ‘Analysis of Content’, more specifically the ‘Categorical Analysis’ technique to data analysis. As data collection procedure we accomplished a field research, applying a questionnaire as an intentional sample of the meat industries segment from the Province of Salamanca, Spain. From data tabulation and analysis, we infer that information environments and flows are relevant to these companies business development, as well as we emphasized the need of information and knowledge management deployment, in a way to insure organizational processes quality, industrial chain production and companies competition to conquer potential markets.

O Arquivo Universitário e as suas diretrizes: um estudo de caso do Sistema de Arquivo da Unicamp (SIARQ)

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES)

The Standard ISO 15489-1 in German and Spanish: an Interlinguistic Comparison

The aim of this paper is to deepen in the terminology of Records Management established by ISO standards, through a concrete example such as an interlinguistic comparison between UNE ISO 15489-1 and DIN ISO 15489-1, that is, between the Spanish and German versions of the ISO 15489-1. For that, the text is divided into two major and complementary parts, which are similar to both analytical perspectives adopted: the semantic one and the pragmatic one. The first one compares the words per se, taking into account the significant or word form as well as the significance or meaning. In the second part, examples of use from both languages are discussed, concerning the three terms considered essential in the text (Record, Records Management System and Records Management). The main conclusion lies in understanding how important the language is as a discrete tool of work for all information scientists, specially concerning to the standards, where the translators must show their best linguistic strategies to go unnoticed.