Tietojärjestelmien tukipalveluprosessien kehittäminen - case Helsoft

Tässä diplomityössä on käsitelty tietojärjestelmien tukipalveluun liittyviä prosesseja ja toimintoja. Tukipalvelutoiminnot ovat tietojärjestelmäteollisuuden merkittävä osa-alue ja siihen nähden aiheen tutkimus on ollut hyvin vähäistä. Viimeaikoina aihe on herättänyt kiinnostusta varsinkin asiakaskohtaisia ohjelmistoja toimittavien ohjelmistoyritysten keskuudessa. Diplomityön tarkoituksena oli suunnitella ja kehittää Helsoft Oy:n asiakaskohtaisten ohjelmistojen tukipalvelutoimintoja. Tämän työn näkökulmasta tukipalveluun kuuluu tietojärjestelmän toimituksen jälkeinen asiakkaiden neuvontapalvelu sekä ohjelmiston muutos- ja ylläpitopalvelu. Tukipalvelun sisältö vaihtelee usein asiakaskohtaisesti. Tämän vuoksi tukipalvelusta on syytä tehdä asianmukainen toimittajan ja asiakkaan välinen sopimus. Sopimuksen lisäksi tässä työssä on käsitelty myös muita tukipalvelun työkaluja kuten esimerkiksi tukipalveluohjetta, joka muodostetaan tukipalveluun ottamisvaiheessa. Työn teoriaosassa on käsitelty tietojärjestelmien tukipalvelun perusasioita sekä edellytyksiä tukipalveluprosessin onnistuneen kuvauksen muodostamiselle. Prosessin kuvauskieleksi on valittu UML. Työn soveltavan osuuden sisältö koostuu Helsoftin tukipalvelun nykytilanteen kartoituksesta, uuden yhtenäisemmän prosessimallin suunnittelusta (vaihe 1) sekä tukipalveluprosessin jatkokehityksen ja tehostamisen (vaihe 2) suunnittelusta. Uusi yhtenäinen prosessimalli on suhteellisen helposti käyttöönotettavissa ja standardinmukaisen kuvaustavan johdosta sitä voidaan kehittää jatkossa jatkuvan parantamisen periaatteella.

Koulutuskuntayhtymän hankintalogistiikan nykytilan selvitys ja kehittäminen

Työn tavoitteena oli kartoittaa Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hankintaprosessin nykytila, analysoida saatuja tuloksia ja pohtia menetelmiä hankintatoimintaan liittyvien prosessien parantamiseksi. Päähuomio kohdistettiin materiaalihankintoihin. Julkisia hankintoja ohjaavat lait ja asetukset, joiden keskeisimmät tavoitteet ovat avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys. Lisäksi laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta vaikuttaa asiakirjojen julkisuuteen hankintaprosessin aikana.Tutkimuksessa havaittiin, että erittäin suuri osa ostoista on markkamääräisesti pieniä ostoja, jotka aiheuttavat hintaansa nähden suuret hankintakustannukset. Toimittajia on paljon ja rahallisesti pienten toimittajien määrä on erittäin suuri. Tästä on seurauksena se, että toimittajayhteistyö on useiden toimittajien kanssa hyvin satunnaista ja toimitusten valvonta ja toimittajaseuranta vaikeutuu. Toimittajien kehittämiseen ei tästä johtuen enää riitä resursseja. Toimittajayhteistyö julkisiin hankintoihin erikoistuneen kauppatalon kanssa on vasta alullaan ja yhteistyön määrä vaihtelee paljon eri koulutusyksiköissä. Yllättäviä tuloksia tuotti toimittajan hintojen kehitys sopimuskauden aikana. Hinnoissa oli tapahtunut kaikissa tuoteryhmissä huomattavaa nousua vuoden aikana.Hankintatoimintaa voidaan kehittää nopeuttamalla nykyisiä prosesseja hyväksikäyttäen olemassa olevaa Intranet-tekniikkaa. Samoin sähköinen kaupankäynti on useissa tuoteryhmissä varteenotettava ja tulevaisuudessa edelleen kehittyvä vaihtoehto. Toimittajaseurantaa tulee tehostaa ja toimittajien kanssa tulee pyrkiä avoimeen ja jatkuvaan yhteistyöhön.Hankintayhteistyön kehittäminen omistajakuntien kanssa ja Etelä-Karjalan julkisen sektorin yhteishankintoihin sitoutuminen olisivat tehokas tapa säästää hankintakustannuksissa.

EDI-järjestelmän käyttöönottoprosessi pienessä tukkuliikkeessä

Työn tavoitteena oli auttaa yritystä ensimmäisessä EDI-projektissa ja dokumentoida prosessia tulevaisuutta varten. Työn tarkoitus on toimia oppaana yrityksen seuraavissa EDI-projekteissa. Ensin luotiin kirjallisuuden avulla kokonaiskuva EDIstä ja EDI-järjestelmistä. Tämän jälkeen pyrittiin luomaan kuva EDIn mahdollisista vaikutuksista yritykseen, esimerkiksi siitä saatavista hyödyistä ja aiheutuvista ongelmista ja kustannuksista. Yrityksen EDI-projektin etenemisestä pyrittiin kirjaamaan ylös tärkeimmät vaiheet. Prosessia vietiin eteenpäin lyhyissä pätkissä, joiden väliin jäi pitkiäkin aikoja. Lisäksi dokumentoitiin yrityksen tulevaa EDI-järjestelmää ja käytettäviä tekniikoita. Yritys osti EDI-järjestelmänsä valmiina, mutta jonkin verran räätälöintiä jouduttiin tekemään niin EDI-järjestelmään kuin toiminnan-ohjausjärjestelmäänkin. Ongelmia teknisessä toteutuksessa tuli vastaan, mutta ne olivat aina selvitettävissä. Yrityksessä selvitettiin myös perinteisin tavoin käydyn kauppatapahtuman kulkua ja toimintatapoja. Tämän jälkeen mietittiin, miten EDI tulee muuttamaan prosessia. Huomattiin kuitenkin, että vaikutusten miettiminen ennen EDIn käyttöönottoa on melko vaikeaa. Tulevaisuutta ajatellen kartoitettiin mahdollisuuksia EDI-järjestelmien käyttöön yrityksen muiden asiakkaiden ja kahden toimittajan kanssa. Mahdollisuuksia EDIn laajentamiseen löytyi molempiin suuntiin.

Collaborative Relationships in Supply Chain

Nykyään asiakkaat odottavat lyhyempiä toimitusaikoja, joustavia toimituksia, parempaa laatua ja alhaisempaa hintatasoa. Toimittajan ja ostajan välinen yhteistyösuhde on yksi tärkeimmistä toiminnoista, joka mahdollistaa menestyksekkään liiketoiminnan nopeasti kasvavassa telekommunikaatioympäristössä.Tämä tutkimus käsittelee ydinasioita toimittajien ja ostajien välisen yhteistyön kehittymisen ympärillä. Tämä tarkoittaa hankintojen suunnittelua yhteistyössä toimittajien kanssa, selvittää mitä asioita voidaan ja pitäisi parantaa toimittaja/ostaja-suhteisiin ostotoiminnassa, ja mitä asioita pitää ottaa huomioon suunniteltaessa yhteistyösuhteita toimittajien kanssa. Tämä tutkimus myös lisää yleistä tietämystä strategisesta hankintatoiminnasta ja erilaisista olosuhteista toimittaja/ostaja-suhteissa, jotta menestyksellisiä suhteita toimittajien ja ostajien välillä voidaan saavuttaa, ylläpitää ja perustaa. Empiirinen osa analysoi kuinka tehokkaammat ja integroidummat suhteet saavutetaan hankintaketjussa telekommunikaationyrityksen valittujen toimittajien kanssa. Lisäksi paino-pistealueena on esittää ja selittää kuinka toimittajat ja ostajat käsittävät yhteistyösuhteensa. Empiirisen osan tulokset antavat ostajille parempaa ymmärrystä avaintoimittajiensa tilasta ja työkalut suorittaa menestyksekkäämpää liiketoimintaa yhteistyösuhteiden avulla.

Supplier Evaluation on the Standard Material and Component Markets in the Electronic Manufacturing Equipment Industry

Työn tavoitteena oli arvioida ja selvittää toimittajasuhteeseen vaikuttavia tekijöitä JOT Automation Group Oyj.n ja sen alihankkijoiden välisessä yhteistyössä ja muodostaa yrityksen kilpailukykyä parantava toimittaja-arviointiprosessi. Työssä keskityttiin tarkastelemaan yleisillä materiaali- ja komponenttimarkkinoilla toimivia toimittajia elektroniikkateollisuuden tuotantojärjestelmien valmistuksessa. Ensin tutustuttiin toimittajasuhdetta ja sen arviointia käsitelleeseen kirjallisuuteen. Teorian tueksi tehtiin haastatteluja ja kartoitettiin ensisijaisia tarpeita ja tavoitteita arviointiprosessille. Valmis prosessi testattiin käytännössä kahden eri case-esimerkin avulla. Prosessista muodostui kahteen eri työkaluun jakautunut kokonaisuus, joista auditointi arvioi toimittajan kyvykkyyttä vastatta sille asetettuihin vaatimuksiin. Toimittajan suorituskyvyn mittaaminen puolestaan testaa ja vertaa jatkuvasti toiminnan todellista tasoa auditoinnissa saatuihin tuloksiin. Työ sisältää selvityksen ja ohjeistuksen toimittaja-arviointiprosessin käytöstä. Prosessin käyttö alentaa toimittajaan kohdistuvaa materiaalien saatavuuteen ja hankintaan liittyviä riskejä. Esimerkeistä saadut kokemukset osoittivat, että prosessin avulla päästään pureutumaan tärkeisiin ydinalueisiin ja kehittämään niitä sekä toimittajalle, että ostajayritykselle edullisella tavalla. Toimittaja-arviointiprosessista kehittyy toimintatapa yrityksen ja sen toimittajan välisen suhteen ylläpitämiseksi.

Partnership-hankintasuhteen solmiminen sekä operatiivisen ostotoiminnan kehittäminen pumppualan yrityksessä.

Työn tavoitteena oli luoda hankintalogistiikan kehittämisen toimintamalli, sekä testata sitä yhden raaka-ainetoimittajan kanssa. Nykytilan kartoituksella havaittiin selkeästi nykyisen ostostrategian sekä operatiivisten ostotoimenpiteiden kehittämisen tarve. Erityisen selvä heikkous on nykyisten toimittajien suuri lukumäärä. Jatkossa tulisi keskittyä ostovoiman lisäämiseen ja pyrkiä entistä pidempiin yhteistyösopimuksiin. Työssä suunniteltiin valitun toimittajan ja yrityksen tarpeet sekä vaatimukset huomioiva hankintamalli. Kyseisen hankintamallin parametrien laskemiseksi sekä toimitusten valvomiseksi tehtiin Microsoft Excel -ohjelmalla pilottityökalu operatiiviselle hankintatoiminnalle. Yrityksen hankintatoiminnan kehittämiseksi tulisi keskittyä toimittajien lukumäärän sekä ostorutiinien vähentämiseen, tuotteiden ja nimikkeiden tehokkaaseen luokittelemiseen, tieto- ja tietoliikennetekniikan hyödyntämiseen hankintatoiminnan ja tuotannonohjauksen työkaluna sekä toimittajien toiminnan tehostamiseen yhteistyötä lisäämällä.

Teollisuusyrityksen ekstranet –ratkaisut asiakaspalvelutoiminnan kehittämiseksi

Työssä tarkastellaan sähköisen liiketoiminnan ja asiakaspalvelutoiminnan työvälineenä käytettävän ekstranet–verkon sovellus- ja hyötypotentiaalia teollisuusyrityksissä. Lisäksi selvityksen kohteena ovat ekstranet –palvelu-kanavien strateginen suunnittelu ja kehitys yrityksissä sekä niiden liike-toiminnalliset vaikutukset. Tarkastelun kohteena on esimerkkiyrityksen ekstranet–palvelujärjestelmä ja siinä toimivat sovellukset toiminta-ominaisuuksineen. Lähitarkastelussa on yrityksen yhden ekstranet –moduulin konseptin kehittäminen, joka liittyy uuden sovelluksen pilottikehitys-hankkeeseen, jossa asiakkaalle on tarkoitus tarjota teknistä tukea ns. etädiagnostiikan avulla. Etäseurannan kohteena tässä moduulissa ovat asiakkaan liimausprosessin parametrit, jotka kuvaavat toimittajan liima-aineiden käyttäytymistä asiakkaan prosessissa. Parametritietojen siirtämisen relevanttiutta sekä asiakkaan prosessin problematiikkaa on selvitetty haastattelemalla yrityksen tuotekehityksen ja teknisen asiakaspalvelun avainhenkilöitä. Välittämällä asiakkaan prosessia koskevia tietoja ekstranetiin ja hyväksikäyttämällä niitä päästään merkittäviin molemminpuolisiin tehokkuus- ja kilpailuetuihin sekä kasvavaan asiakasuskollisuuteen. Työn tuloksena on esitetty kehitettävän sovelluksen konsepti, joka voi määritellä ennakkotiedot sitä rakentavalle ASP-toimittajalle sekä toimia vakiomallina sovelluksen käyttökohteita laajennettaessa.

Key Account Management in Paper and Board Industry- Identification of Key Accounts for Stora Enso Graphical Boards

Tutkimuksen tarkoituksena oli tunnistaa nykyiset sekä potentiaaliset avainasiakkaat case yritykselle. Avainasiakkaat tunnistettiin Chevertonin tunnistamis- ja valintamatriisin avulla, jossa asiakkaan sijoittumista matriisiin arvioidaan asiakkaan houkuttelevuuden sekä toimittajan suhteellisten vahvuuksien avulla. Kriteereiksi avainasiakkaiden tunnistamiseen valittiin asiakkaan vuotuinen ostovolyymi, asiakkaan business-potentiaali sekä case-yrityksen toimittajaosuus. Asiakkaat luokiteltiin avainasiakkaisiin, kehitettäviin avainasiakkaisiin, ylläpidettäviin asiakkaisiin sekä satunnaisiin asiakkaisiin. Tutkimus tarjosi lähtökohdan case-yrityksen uusille avainasiakaspäälliköille sekä osoitti suunnan tulevaisuuden tutkimustarpeille. Aktiivisen tiedonvaihdannan kautta eri myyntikonttoreiden johtohenkilöstön sekä myös yrityksen eri funktionaalisten divisioonien välillä voidaan saavuttaa kilpailuetua kun lähestytään asiakasta toimintojaan järkiperäisesti koordinoineena toimittajana samalla kun asiakkaat keskittävät ostojaan. Jotta yrityksen tavoitteet, markkinamahdollisuudet sekä resurssit olisivat hyvin tasapainossa, tulisi myös asiakaskannattavuutta sekä asiakkaiden strategista merkittävyyttä arvioida ja mitata säännöllisesti tässä tutkimuksessa käytettyjen tunnistuskriteereiden lisäksi.

Consignment Stock Concept for Corporation’s Inbound Logistics

Kaupintavaraston käyttäminen yrityksen hankintalogistiikassa vapauttaa varastoihin sitoutuneita pääomia, parantaa palveluastetta ja syventää asiakkaan ja toimittajan välistä yhteistyötä. Tulevaisuudessa menetelmää tullaan käyttämään laajenevassa määrin keinona logistisen kilpailukyvyn ja kustannustehokkuuden parantamisessa.Tämän työn tavoitteena oli selvittää yrityksen hankintalogistiikkaan soveltuvan kaupintavarastontoiminnan vaatimukset ja kehittää konsernin eri toimialoille yhtenäinen konsepti. Selvitys aloitettiin tutkimalla kirjallisuutta ja yrityksen asiakkaalla käytössä olevaa kaupintavarastoratkaisua, jonka jälkeen käytännön ongelmia kartoitettiin pilottiprojektin avulla.Tuloksena saatiin konsepti, jossa on käsitelty kaupintavaraston käyttöönottoa varten tarvittavat erityispiirteet kansainvälisessä kaupankäynnissä. Toimittajien ja toimitusketjujen erilaisista rakenteista johtuen yksityiskohdat on mietittävä jokaisen toimittajan kanssa erikseen.

Strategisen tuotteen materiaalitoimittajan valintaprosessi

Työn tavoitteena on esittää strategisen tuotteen toimittajan valintaprosessi. Tavoitteena on esittää valintaprosessin eri vaiheet ja niissä huomioitavat asiat sekä eri vaiheisiin sovellettavia menetelmiä ja työkaluja.Valintaprosessi alkaa tarpeen määrittämisellä, joka käsittää sekä tuotteen ominaisuuksien että toimittajasuhteen kuvaamisen. Strategisten tuotteiden kohdalla tavoitteena on useimmiten pitkäaikainen yhteistyömuoto valitun toimittajan kanssa. Tarpeen määrittämisen jälkeen etsitään eri lähteistä, kuten erilaisista kaupallisista hakemistoista, internetistä, ammattijulkaisuista sekä henkilökohtaisten kontaktien avulla, potentiaalisia toimittajia, joista luodaan ehdokaslista. Seuraavana on vuorossa sovellettavien valintakriteerien määrittäminen. Tyypillisesti tarkastellaan ainakin toimittajan taloudellista tilannetta, laatua, tuotantoa, kuljetusta, palvelua ja raportointia ja tiedonvälitystä. Tämän jälkeen suoritetaan ensimmäinen seulonta, jossa karsitaan epäsopivimmat ehdokkaat pois prosessin jatkovaiheista. Tarvittavia tietoja voidaan hankkia kirjallisten kyselyiden sekä puhelin- ja henkilöhaastatteluiden avulla. Yksityiskohtaisessa arvioinnissa suoritetaan perusteellinen toimittajien vertailu aikaisemmin valittujen valintakriteerien mukaan. Toimittajan yksityiskohtaiseen arviointiin on tarjolla erilaisia menetelmiä, kuten luokiteltu arviointi, painotettu pistearviointi ja kustannussuhdearviointi. Neuvotteluihin valitaan tyypillisesti muutama sopivin toimittaja ja neuvotteluiden jälkeen on pystyttävä valitsemaan sopivin toimittaja tai vaihtoehtoisesti pari toimittajaa, joiden kesken sopimus jaetaan.

Partikkelikokoanalyysimenetelmän kehittäminen

Päällystettyä paperia valmistettaessa syntyy päällystettyä hylkyä, joka kierrätetään takaisin prosessiin raaka-aineen tehokkaaksi hyödyntämiseksi. Hylyn mukana takaisin paperikoneen lyhyeen kiertoon päätyy myös pigmenttiaines levymäisinä partikkeleina. Nämä partikkelit rejektoituvat lyhyen kierron pyörrepuhdistimilla. Raaka-aineen hävikin pienentämiseksi käytetään lyhyessä kierrossa täyteaineen talteenottojärjestelmää, jonka tehtävänä on hienontaa päällystysainepartikkelit tasakokoisiksi, jotta ne voitaisiin palauttaa prosessiin. Talteenottolaitteistojen toiminnan tarkkailun kannalta on keskeistä tietää pyörrepuhdistuslaitoksen eri jakeiden partikkelikokojakaumat juuri pigmenttipartikkelien osalta. Tätä määritystä häiritsee näytteissä oleva kuitu. Tässä työssä pyrittiin löytämään partikkelikokoanalyysimenetelmä, jolla pigmenttien partikkelikokojakauma saataisiin selvitettyä kuidusta huolimatta. Aiemmin käytetty näytteen tuhkaus esikäsittelynä ennen partikkelikokoanalyysiä laserdiffraktiometrillä on osoittautunut toimimattomaksi. Kokeiden pääpaino keskittyi näytteen esikäsittelyyn fraktioinnilla ennen laserdiffraktioanalyysiä ja virtaussytometriamittauksiin. Fraktiointiin käytettiin DDJ-laitetta (dynamic drainage jar), joka oli varustettu metalliviiralla. Kumpikaan menetelmistä ei ollut täysin toimiva partikkelikokoanalyysiin, fraktioinnilla saadaan vähennettyä kuidun partikkelikokojakaumaan aiheuttamaa virhettä, mutta sen toimivuus riippuu paljolti näytteestä. Virtaussytometrialla väriainetta SYTO13 käyttämällä saadaan pigmenttipartikkelit tunnistettua ja näin rajattua kuidut pois mittauksista, mutta pigmenttiä ei saada erotettua puuperäisestä hienoaineesta, mikä vääristää mittaustulosta.

Työturvallisuus- ja työterveysriskien arviointi Vianor Oy:ssä

Tämän diplomityön tavoitteena oli kehittää Vianor Oy:lle soveltuva työterveys- ja työturvallisuusriskien arviointimalli ja sen jälkeen tehdä se viidessä toimipaikassa. Tämän lisäksi selvitettiin kaikki käytössä olevat kemikaalit sekä arvioitiin niiden käytön terveys-, turvallisuus-, ja ympäristövaikutuksia käyttöturvallisuustiedotteiden tietojen perusteella. Aluksi tutustuttiin rengasalaan liittyviin vaaroihin kirjallisuuden ja aikaisemmin sattuneiden tapaturmien avulla. Tämän jälkeen tutustuttiin työterveys- ja työturvallisuusriskien arvioinnin periaatteisiin sekä jo olemassa oleviin menetelmiin. Näiden perusteella laadittiin Vianor Oy:lle soveltuva riskien arviointimalli. Kemikaalien osalta tutustuttiin kemikaalien terveys-, turvallisuus- ja ympäristövaaroihin. Tämän jälkeen tehtiin malli, jonka avulla kemikaalit voidaan luokitella vaarallisuuden mukaan käyttöturvallisuustiedotteiden tietojen avulla. Toimipaikkoja pyydettiin selvittämään kaikki käytössä olevat kemikaalit. Toimipaikkojen käytössä olevien kemikaalien valikoimaa yhtenäistettiin ja kemikaalien käyttöturvallisuustiedotteet siirrettiin sisäiseen intranettiin. Lopuksi laadittiin joidenkin työterveys- ja työturvallisuusriskien hallitsemiseksi menettelytapoja ja mietittiin toimenpiteitä työturvallisuuden jatkuvalle parantamiselle. Työterveys- ja työturvallisuusriskien arviointi päätettiin käyttää yhtenä työturvallisuuden kehittämisen välineen ja tehdä se jokaisessa Vianor Oy:n toimipaikassa. Joidenkin kemikaalien osalta suoritetaan tarkempi vaaranarviointi.