Puolustusvoimien projektiohje

Puolustusvoimiin laadittiin yhteinen projektiohjeistus vuonna 1997 kokoamalla 1990- luvun parhaat projektikäytännöt yksiin kansiin. Projektiohje yhtenäisti toimintatavat määrittämällä yhteiset käsitteet ja kuvaamalla suositeltavat menettelyt projektien suunnittelemiseen, käynnistämiseen, ohjaamiseen, johtamiseen ja päättämiseen. Puolustusvoimien hanketoiminnan ohjeistuksen valmistumisen jälkeen projektiohjetta päivitettiin 2000-luvun alussa täydentämällä ja tarkentamalla joitakin yksityiskohtia. Puolustusvoimien suorituskyvyn elinjaksonhallinnan normiohjauksen ja sitä tukevien oppi- ja ohjekirjojen valmistumisen myötä myös puolustusvoimien projektiohjeeseen kohdistui edellistä päivityskierrosta suurempia tarkistuspaineita. Tämän kokonaan uudistetun projektiohjeen laatimisen tavoitteena oli 1) saattaa puolustusvoimien projektitoiminta yhteensopivaksi kansainvälisen standardin ISO-21500 Guidance on project management kanssa, 2) yksinkertaistaa projektin käynnistämiseen johtavaa prosessia, 3) selkeyttää 15 vuotta vanhan ohjeen rakennetta ja 4) karsia vuosien saatossa tarpeettomaksi koettuja kohtia ja täydentää tarpeellisiksi todettuja ohjeistusta vaativia asioita. Tähän uuteen ohjeessa on huomioitu ISO-21500-standardin lisäksi eri tahojen parhaita käytäntöjä, kuten ISO-15288-standardiin pohjautuva puolustusvoimien suorituskyvyn elinjakson hallinnan toimintajärjestelmä ja amerikkalainen projektinhallinnan ANSI-standardi The PMBOK® Guide - 5th Edition. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että puolustusvoimien projektitoiminta noudattaa ISO-21500-standardissa kuvattuja menettelyitä ja että puolustusvoimien kokonaistoimintajärjestelmä kattaa kaikki ISO-standardin kuvaamat alueet. Näistä osa on kuvattu vaatimustenhallinnan, suorituskyvyn elinjaksonhallinnan ja hankintatoiminnan ohjeistuksessa. Halusin tehdä puolustusvoimien projektiohjeesta niin lyhyen ja yksinkertaisen, että jokaisen projekteja suunnittelevan, ohjaavan ja johtavan henkilön voi edellyttää sen lukevan. Arvokasta tukea tämän ohjeen laatimiseen ovat antaneet erityisesti DI Jouko Vaskimo, DI Timo Kainulainen, DI Aleksi Päiväläinen ja Ins Sakari Oksa.

Toimintajärjestelmän kehittäminen kiinteistö- ja toimitilajohdon palveluita tarjoavalle yritykselle

Diplomityö tehtiin kiinteistö- ja toimitilajohdon palveluita tarjoavalle suomalaiselle rakennusalan yrityksen liiketoimintalinjalle. Työn lähtökohtana oli kehittää kyseiselle liiketoimintalinjalle toimintaa ohjaava ja yhtenäistävä toimintajärjestelmä. Työ koostuu johdannosta, teoriaosuudesta, empiriaosuudesta sekä johtopäätöksistä. Johdannossa esitellään työssä käytettävät menetelmät sekä kohdeyritys. Teoriaosuudessa puolestaan esitellään myöhemmin työn empiriaosuudessa hyödynnettävät teoriakokonaisuudet. Teoriaosuus koostuu kiinteistötoimialan esittelystä, laatuajattelusta sekä prosessijohtamisen läpikäynnistä. Empiriaosuus sisältää selvityksen kohdeyrityksen lähtötilasta ja suoritetusta kehitystyöstä. Kehitystyö sisältää sanallisen ja kuvallisen selvityksen rakennetun toimintajärjestelmän eri vaiheista. Työn tuloksena syntyi kiinteistö- ja toimitilajohdon palveluille käyttökelpoinen, toimintaa tukeva ja toiminnan johtamista helpottava työkalu. Toimintajärjestelmä kehitettiin yhdessä yksikön avainhenkilöiden kanssa, jolloin sen rakentamisessa saatiin huomioitua tulevien käyttäjien toiveita. Toimintajärjestelmässä on keskitetysti muun muassa toiminnan edellyttämät tiedot ja dokumentit.

Tiedonhallinnan kehittäminen prosessikuvausten ja sähköisen dokumentoinnin avulla

Tämän diplomityön tavoitteena on selkeyttää apteekin ydinprosesseja mallintamalla prosessit ja tehostaa apteekin tiedonhallintaa sähköisen toimintajärjestelmän avulla. Ydinprosessien mallintaminen lisää apteekin työntekijöiden tietoisuutta prosessien oikeasta suoritustavasta. Dokumenttien sijoittaminen yhteen paikkaan helpottaa niiden löytymistä ja käytettävyyttä. Tässä työssä tutkittiin yhtä yritystä, joten tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Työn keskeinen sisältö rakentuu tiedonhallinnan, prosessijohtamisen sekä sähköisen toimintajärjestelmän teorioiden pohjalta. Teoriaa hyödynnetään käytännön tutkimuksessa, jossa kartoitetaan apteekin dokumentit ja kehitetään niiden organisointia. Työssä tunnistetaan ja mallinnetaan apteekin ydinprosessit sekä kerätään tietoa niiden ongelmakohdista. Apteekin ydinprosesseiksi tunnistettiin reseptiasiakkaan palvelu ja neuvonta, itsehoitoasiakkaan palvelu ja neuvonta, kotisairaanhoidon ja hoivakotien palvelu sekä tavaranhallinta. Apteekissa luodut dokumentit luokiteltiin toimintaohjeiksi, työohjeiksi, lomakkeiksi ja rekisteriselosteiksi. Työn tuloksena apteekin tiedonhallinta tehostui dokumenttien sähköistämisellä ja organisoinnilla toimintajärjestelmään. Ydinprosessien mallintaminen selkeytti apteekin ydinprosesseja sekä lisäsi työntekijöiden tietoisuutta prosessien oikeasta toimintatavasta.

Hankinnan toimintamallin kehittäminen

Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (POP ELY) käynnisti alkuvuodesta 2010 hankintatoimen kehittämisprojek-tin. Projektin tavoitteena oli kartoittaa hankintatoimen nykytila elinkeino-, liikenne- ja ympäristövastuualueilla, määritellä POP ELYn yhtei-nen hankintatoimen tahtotila vuodelle 2015 sekä laatia tahtotilaan etenemisen toimenpidesuunnitelma vuosille 2011–2015. Kehittämis-työn taustalla on kesällä 2007 käynnistetty aluehallinnon uudistamishanke (ALKU). Kehittämisprojektissa kuvattiin POP ELYn hankintatehtävien nykytila, yhteisen tahtotilan määritelmä vuodelle 2015 sekä toimenpide-suunnitelma. Nykytilakartoituksessa selvitettiin vastuualueiden käyttämät hankintamallit, -tavat ja -laajuudet, hankintoihin käytettävät resurssit, vastuualueiden ulkoa hankkimat, itse tuotetut ja keskitetyt palvelut sekä sähköisen hankinnan laajuus. Hankintatoimen tahtoti-lan määrityksessä esiteltiin tahtotilaan etenemisen ja erilaisten näkökulmien kautta minkälainen on Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, lii-kenne- ja ympäristökeskus vuonna 2015. Projektissa kuvattiin myös toimenpidesuunnitelma vuosille 2011–2015, joista tarkemmin tarkas-teltiin vuoden 2011 aikana toteutettavaksi aiottavien asioiden toimenpidesuunnitelmaa. Projektin yhteydessä tehtiin riskinarviointi, jonka tavoitteena oli tunnistaa tahtotilaan etenemisen ja toimenpidesuunnitelman toteuttamisen riskejä. Laajemmassa työpajassa tunnistetuista riskeistä neljälle merkittävimmälle riskille annettiin toimenpiteet niiden ehkäisemiseksi. Työn tuloksena saatiin kattava kuvaus POP ELYn nykytilasta. Nykytilakuvauksen pohjalta määritellyn hankintatoimen tahtotilan mukaan POP ELYllä on vuonna 2015 yhtenäinen hankintatoimi, jossa ovat avainasemassa yhteinen toimintajärjestelmä, viranomaistoiminnan kehittäminen ja työntekijöiden jaksamisesta ja motivaatiosta huolehtiminen. Toimenpidesuunnitelmaan liitettiin 12 toimenpidettä pienryh-mineen, jotka vastaavat toimenpiteiden toteutumisesta. POP ELYn hankintatoimen kehittäminen kytkeytyy valtakunnalliseen hankintatoimen kehittämistyöhön, jonka on määrä valmistua touko-kuussa 2011. Valtakunnallisen työn jalkauttamisesta johtuen POP ELYn hankintatoimen kehittämistyön tahtotilan viimeistely ja lopullinen toimenpidesuunnitelma valmistuvat loppuvuodesta 2011.

ICT-varautumisen analyysi ja kehittäminen julkisen sektorin virastossa

Lainsäädäntö velvoittaa valtionhallintoa huolehtimaan riittävästä ICT-varautumisesta, jotta yhteiskunnan kriittiset toiminnot ovat turvattu normaaliolojen lisäksi normaaliolojen häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. ICT-varautumisen vaatimukset on määrätty VAHTI ICT-varautumisen vaatimukset - ohjeessa. ICT-varautuminen on riskienhallintaan perustuvaa toimintaa, joka liittyy keskeisesti organisaation kokonaisturvallisuuteen, tietohallintoon ja yleiseen varautumiseen. Tutkielman teoriakatsauksessa perehdytään riskienhallintaan ja kokonaisturvallisuuteen painottaen ICT-varautumisen kannalta tärkeitä osa-alueita tietoturvallisuutta ja IT-riskienhallintaa. Kohdeorganisaation ICT-varautumisen toimintajärjestelmää varten kartoitetaan ICT-varautumisen viitekehys. Empiirisessä osiossa toteutetaan tapaustutkimuksena kohdeorganisaation ICT-varautumisen nykytilan suppea analyysi ja laaditaan kehittämisehdotelmana toimintamalli ICT-varautumisen organisoimiseksi ja käyttöönottamiseksi. Tutkielman tuotoksena kohdeorganisaatiolla on systemaattinen organisaation eri tasot huomioiva toimintamalli ICT-varautumisen toteuttamiseksi.

Ympäristö- ja turvallisuustoiminnan kehittäminen kemikaaleja käyttävissä konepajoissa

Tämä diplomityö tehtiin Sampo-Rosenlewin Porin tehtaan toimeksiannosta. Työn tavoitteena oli kehittää ympäristö- ja turvallisuustoimintaa tehtaalla. Ympäristö- ja turvallisuustoimintaa kehitettiin luomalla toimintajärjestelmä sekä valitsemalla riskienhallintamenetelmä POA. Uusien työkalujen tuonti mukaan toimintakulttuuriin todettiin haastavaksi, sillä turvallisuus- ja ympäristökulttuuri on vielä matalalla tasolla. Ympäristö- ja turvallisuustoiminnan tasoa ja hallintakeinoja tutkittiin benchmarkkaamalla kolmea saman kokoluokan teollisuusyritystä ja keräämällä hyväksi todettuja metodeja toimintajärjestelmään. Sampo-Rosenlew on Porissa sijaitseva konepaja, joka valmistaa leikkuupuimureita ja metsäkoneita. Sampo-Rosenlew käyttää konepajana paljon kemikaaleja johtuen kolmesta maalaamostaan. Työn tavoitteena oli parantaa Sampo-Rosenlewin ympäristö- ja turvallisuusasioiden nykyistä tilaa erilaisten työkalujen avulla, joita yritykselle luotiin. Työssä kehitettiin Sampo-Rosenlewille toimintajärjestelmä ISO 14001 ympäristöjärjestelmästandardia ja OHSAS 18001 TTT- järjestelmästandardia mukaillen. Luotu toimintajärjestelmä on tulevaisuudessa tavoitteena sertifioida. Valittua riskianalyysimenetelmä POA:aa tullaan pilottivaiheessa testaamaan aluksi yrityksen maalaamoissa. Toimintajärjestelmä ja riskienhallintamenetelmä pyrittiin luomaan mahdollisimman yksinkertaiseksi, selkeäksi ja helpoksi kehittää. Näiden menetelmien käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat nykyinen toimintakulttuuri ja ylimmän johdon sitoutuminen asiaan. Järjestelmän käyttöönoton myötä on tavoitteena Sampo-Rosenlewin dokumentoinnin tason parantaminen ja kilpailukyvyn tehostaminen.