Outsourcing Operations in Project Management Offices: The Reality of Brazilian Companies

The purpose of this study is to explore the mechanisms that influence decisions regarding outsourcing competencies in the operation of project management offices (PMOs). The exploratory research described here involves the use of a web-based survey for enterprises in Brazil. In 78 of the survey's valid cases, the PMO is operated using the organization's internal resources. A possible conclusion is that the PMO is unlikely to positively relate to the culture of external services used by the organization and to use outsourcing to operate the PMO.

Assisting national governments in governance, risk, and compliance:implementation of project management offices

Currently, there are many instances where public sector organizations and government entities collapse and are unable to provide the required services to the public. Such organizations do not have effective mechanisms of control or any specific department which manages projects occurring in the organization. However, this study suggests the incorporation of the Project Management Office (PMO) in public sector organizations for the purpose of managing project management. There are other relevant roles of the PMO discussed in this study. The study is contextualized with respect to Corporate Governance, Risk Management, and Compliance (GRC) and the study shows how PMO can benefit or compliment GRC and provide overall better standards of practice for public sector organizations. The study uses a mixed methodology for data collection and the findings contribute to the body of knowledge regarding PMO's and GRC.

Draft Project Management Update to the Iowa DOT Project Development Manual, 2016

This work supported drafting project management guidance for the Iowa Department of Transportation (DOT). The goal is to incorporate a greater focus on project management in their project development process. A technical advisory committee (TAC) was assembled to accomplish this effort. The TAC took into consideration the current status of project management with the Iowa DOT, their experience during the demonstration workshop held in Iowa as part of the implementation assistance they received, the project management peer exchange hosted by the Iowa DOT, and additional examples of project management that were presented. With this basis, the TAC participated in a number of discussions to develop draft guidance for the foundation of a Project Management Office (PMO) within the Iowa DOT. The final report describes the process that was used in establishing this guidance. The report details the decisions and decision process that the TAC employed in this endeavor and provides additional thoughts and insight into the draft guidance. Appendix A includes the draft guidance in the form of PMO function details and detailed lists of project management roles and responsibilities. Appendix B includes a starter list of project management resources for the PMO.

Definition of an it project portfolio management methodology for a pharmaceutical company

Con la creciente popularidad de las soluciones de IT como factor clave para aumentar la competitividad y la creación de valor para las empresas, la necesidad de invertir en proyectos de IT se incrementa considerablemente. La limitación de los recursos como un obstáculo para invertir ha obligado a las empresas a buscar metodologías para seleccionar y priorizar proyectos, asegurándose de que las decisiones que se toman son aquellas que van alineadas con las estrategias corporativas para asegurar la creación de valor y la maximización de los beneficios. Esta tesis proporciona los fundamentos para la implementación del Portafolio de dirección de Proyectos de IT (IT PPM) como una metodología eficaz para la gestión de proyectos basados en IT, y una herramienta para proporcionar criterios claros para los directores ejecutivos para la toma de decisiones. El documento proporciona la información acerca de cómo implementar el IT PPM en siete pasos, el análisis de los procesos y las funciones necesarias para su ejecución exitosa. Además, proporciona diferentes métodos y criterios para la selección y priorización de proyectos. Después de la parte teórica donde se describe el IT PPM, la tesis aporta un análisis del estudio de caso de una empresa farmacéutica. La empresa ya cuenta con un departamento de gestión de proyectos, pero se encontró la necesidad de implementar el IT PPM debido a su amplia cobertura de procesos End-to-End en Proyectos de IT, y la manera de asegurar la maximización de los beneficios. Con la investigación teórica y el análisis del estudio de caso, la tesis concluye con una definición práctica de un modelo aproximado IT PPM como una recomendación para su implementación en el Departamento de Gestión de Proyectos.

Business process reengineering e project management: La creazione del sistema di gestione dei progetti in ICS Italia - Aspiag Service S.R.L.

L’obiettivo dell’elaborato è mostrare come, partendo da una robusta base teorica nelle discipline del Project Management e del Business Process Reengineering, sia possibile ridefinire un sistema di gestione dei progetti (a livello singolo e di aggregato) e sviluppare, presso il personale coinvolto, le competenze necessarie a sostenere autonomamente ed a migliorare il sistema così creato. La reingegnerizzazione della progettazione nell’azienda in esame si è sviluppata nell’arco di un quadriennio: nel 2010 è stata concretizzata la prima release dei processi di gestione del progetto singolo e dell’aggregato, nel 2011 è maturata la seconda release, mentre nel biennio 2012-2013 si sono “congelati” i risultati ottenuti e si è sviluppata l’autonomia dei Project Manager interni e del Project Management Office. Dall’analisi è emersa l’importanza di un solido approccio metodologico negli interventi di innovazione organizzativa.

Analisi e riprogettazione del processo di ict risk management: un caso applicativo in Telecom Italia

Questo lavoro di tesi muove da tematiche relative alla sicurezza IT e risulta dagli otto mesi di lavoro all’interno della funzione Technical Security di Telecom Italia Information Technology. Il compito primario di questa unità di business è ridurre il rischio informatico dei sistemi di Telecom Italia per mezzo dell’attuazione del processo di ICT Risk Management, che coinvolge l’intera organizzazione ed è stato oggetto di una riprogettazione nel corso del 2012. Per estendere tale processo a tutti i sistemi informatici, nello specifico a quelli caratterizzati da non conformità, all’inizio del 2013 è stato avviato il Programma Strutturato di Sicurezza, un aggregato di quattro progetti dalla durata triennale particolarmente articolato e complesso. La pianificazione di tale Programma ha visto coinvolto, tra gli altri, il team di cui ho fatto parte, che ha collaborato con Telecom Italia assolvendo alcune delle funzioni di supporto tipiche dei Project Management Office (PMO).

La PMO, fuerza impulsora en la dirección estratégica en las empresas de TI

El objetivo de este trabajo es dar una visión de cuál es el potencial y beneficio que una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es capaz de aportar a una organización. Cómo contribuye y garantiza que la estrategia de la compañía se está ejecutando. Para ello se realiza un estudio comparativo de tres empresas internacionales que pertenecen al ámbito TI. Se han seleccionado parámetros de medida clave para la obtención de datos. El análisis de los datos ha proporcionado la información necesaria para contestar cómo la PMO puede contribuir a ayudar a una organización a tener un progreso mensurable hacia el logro de la estrategia. ---ABSTRACT---The objective of this thesis is to highlight the potential benefits that a Project Management Office (PMO) is capable of providing to companies and businesses. The use of PMO greatly helps businesses succeed in strategic planning. In order to prove its effectiveness, I have provided a comparative study between three different international IT companies. These companies were selected for key parameters in obtaining data. The information gathered from the analysis of these companies has provided the necessary information to conclude that the implementation of PMO helps organizations make measurable progress in the area of strategic planning.

INFORMATION TECHNOLOGY PROJECTS IN NONPROFIT UNIVERSITY: A PROJECT GOVERNANCE PERSPECTIVE

The universities rely on the Information Technology (IT) projects to support and enhance their core strategic objectives of teaching, research, and administration. The researcher’s literature review found that the level of IT funding and resources in the universities is not adequate to meet the IT demands. The universities received more IT project requests than they could execute. As such, universities must selectively fund the IT projects. The objectives of the IT projects in the universities vary. An IT project which benefits the teaching functions may not benefit the administrative functions. As such, the selection of an IT project is challenging in the universities. To aid with the IT decision making, many universities in the United States of America (USA) have formed the IT Governance (ITG) processes. ITG is an IT decision making and accountability framework whose purpose is to align the IT efforts in an organization with its strategic objectives, realize the value of the IT investments, meet the expected performance criteria, and manage the risks and the resources (Weil & Ross, 2004). ITG in the universities is relatively new, and it is not well known how the ITG processes are aiding the nonprofit universities in selecting the right IT projects, and managing the performance of these IT projects. This research adds to the body of knowledge regarding the IT project selection under the governance structure, the maturity of the IT projects, and the IT project performance in the nonprofit universities. The case study research methodology was chosen for this exploratory research. The convenience sampling was done to choose the cases from two large, research universities with decentralized colleges, and two small, centralized universities. The data were collected on nine IT projects from these four universities using the interviews and the university documents. The multi-case analysis was complemented by the Qualitative Comparative Analysis (QCA) to systematically analyze how the IT conditions lead to an outcome. This research found that the IT projects were selected in the centralized universities in a more informed manner. ITG was more authoritative in the small centralized universities; the ITG committees were formed by including the key decision makers, the decision-making roles, and responsibilities were better defined, and the frequency of ITG communication was higher. In the centralized universities, the business units and colleges brought the IT requests to ITG committees; which in turn prioritized the IT requests and allocated the funds and the resources to the IT projects. ITG committee members in the centralized universities had a higher awareness of the university-wide IT needs, and the IT projects tended to align with the strategic objectives. On the other hand, the decentralized colleges and business units in the large universities were influential and often bypassed the ITG processes. The decentralized units often chose the “pet” IT projects, and executed them within a silo, without bringing them to the attention of the ITG committees. While these IT projects met the departmental objectives, they did not always align with the university’s strategic objectives. This research found that the IT project maturity in the university could be increased by following the project management methodologies. The IT project management maturity was found higher in the IT projects executed by the centralized university, where a full-time project manager was assigned to manage the project, and the project manager had a higher expertise in the project management. The IT project executed under the guidance of the Project Management Office (PMO) has exhibited a higher project management maturity, as the PMO set the standards and controls for the project. The IT projects managed by the decentralized colleges by a part-time project manager with lower project management expertise have exhibited a lower project management maturity. The IT projects in the decentralized colleges were often managed by the business, or technical leads, who often lacked the project management expertise. This research found that higher the IT project management maturity, the better is the project performance. The IT projects with a higher maturity had a lower project delay, lower number of missed requirements, and lower number of IT system errors. This research found that the quality of IT decision in the university could be improved by centralizing the IT decision-making processes. The IT project management maturity could be improved by following the project management methodologies. The stakeholder management and communication were found critical for the success of the IT projects in the university. It is hoped that the findings from this research would help the university leaders make the strategic IT decisions, and the university’s IT project managers make the IT project decisions.

Escritórios de projetos na área de tecnologia de informação: um modelo discriminante do contexto para a sua criação

Escritórios de Projetos (EP) são entidades organizacionais a quem são atribuídas diversas responsabilidades relacionadas ao gerenciamento de projetos da organização. Em virtude da aceleração dos investimentos em tecnologia de informação (TI) e do aumento da importância estratégica destes investimentos, a criação destas entidades começou a se intensificar na década de 90 fora do contexto das empresas orientadas a projetos. Muito embora grandes empresas tenham criado um EP em sua área de TI (EP-TI), outras optaram por não fazer isso, o que sugere a seguinte questão de pesquisa: quais são as condições organizacionais que justificam e que não justificam a criação de EP-TI ? O método de pesquisa usado para abordar esta questão consistiu em desenvolver e testar um modelo conceitual dos direcionadores da decisão de criação de EP-TI. O modelo foi desenvolvido indutivamente a partir dos motivadores para criar ou não criar EP relatados na literatura e encontrados em quatro estudos de casos de grandes empresas brasileiras, privadas, não orientadas a projetos. Este modelo foi então testado empiricamente aplicando-se análise discriminante a dados coletados em 40 grandes empresas brasileiras. Constatou-se que apenas dois dos quatro direcionadores previstos no modelo inicial são estatisticamente significantes, a saber, a satisfação com o controle do portfolio de projetos de TI e a opinião favorável da direção da empresa sobre EP em geral. O modelo reduzido, representado pela função discriminante, resultou estatisticamente significante, com uma taxa de acerto na classificação de novas observações bastante satisfatória. Este estudo contribui para o desenvolvimento da teoria de gerenciamento de projetos através do aumento da compreensão do contexto que leva as empresas o tomar a decisão de criar ou não criar um EP-TI. Para a prática, a regra derivada da função discriminante pode ser um elemento muito útil para executivos que estão considerando se devem ou não criar um EP-TI em suas empresas, ajudando-os a tomar decisões mais eficazes.

Fatores críticos de sucesso na operação de escritórios de gerenciamento de projeto (PMOs): uma abordagem Delphi

Projetos são precursores de novos produtos, serviços e processos organizacionais. Sendo assim, a gestão de projetos aparece como uma grande oportunidade para organizações nos diversos ramos de atividade. O aumento da complexidade do mundo dos negócios e a crescente competitividade fazem com que as empresas tenham que responder cada vez mais rápida e eficientemente aos estímulos externos. Neste contexto, as falhas na execução dos projetos muitas vezes têm resultados desastrosos. Esta dissertação tem por objetivo identificar e analisar os fatores críticos de sucesso para a operação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos (Project Management Office – PMO) nas organizações. O PMO permite às empresas usufruir dos benefícios da integração de processos, assim como informar a alta administração sobre o andamento do seu portfólio de projetos, buscando competitividade no mercado com o sucesso de seus projetos. A pesquisa qualitativa (espontânea) teve participação de especialistas brasileiros e estrangeiros, reconhecidos pelo PMI como pessoas destacadas (consultores especializados) em gerenciamento de projetos. Na pesquisa Delphi, quarenta e três especialistas de vários países foram submetidos a um questionário de vinte e cinco perguntas minuciosamente preparadas, a fim de extrair o máximo possível de informações consideradas críticas nas atividades atuais e tendências de PMOs nas empresas. A pesquisa Delphi foi realizada em duas rodadas e concluída com recomendações efetivas, validadas internacionalmente. Como resultado do trabalho, foi desenvolvido um estudo que poderá ser utilizado como referência para a operação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos (PMO) nas empresas sem distinção de segmento.

O impacto da implantação de escritório de gerenciamento de projetos (EGP) nas organizações públicas: o caso da Polícia Federal

Este estudo teve por objetivo investigar os efeitos positivos e negativos percebidos pelos gerentes de projetos, membros dos escritórios de gerenciamento de projetos e patrocinadores após implantação do EGP na Polícia Federal do Brasil. Argumenta que a implantação de EGP tem se evidenciado como um fator crítico para o sucesso para as organizações públicas, pois os projetos são mudanças estruturantes que visam inovações organizacionais. Metodologicamente, trata-se de uma pesquisa de natureza qualitativa onde foram aplicadas entrevistas semi-estruturadas com os membros dos EGP’s, gerentes de projetos e patrocinadores dos EGP´s do Órgão central da Polícia Federal e das Superintendências da Polícia Federal do Estado do Rio de Janeiro, São Paulo e Minas Gerais, totalizando quatros estudos de caso. Os resultados indicam o tipo de influência que o EGP exerce na organização. As descobertas apontam os impactos positivos, negativos, dificuldades e desafios dos EGP´s, além dos serviços básicos e tradicionais executados pelos EGP´s como desenvolvimento de metodologias, capacitação e treinamento e distribuição de relatórios para alta administração.

Modelo de evaluación de pequeños proyectos en OCENSA

En la actualidad existen innumerables y diferentes metodologías para la evaluación de proyectos pequeños; sin embargo, la valoración y la selección de los mismos es compleja si se consideran sus propias necesidades y las de la empresa -- Por ello, en este estudio se pretende establecer una metodología estandarizada de evaluación de proyectos pequeños (menores de un millón de dólares americanos) que agrupe, desde el punto de vista estratégico, los intereses de la compañía Oleoducto Central S. A. (OCENSA) y las buenas prácticas de la industria petrolera -- Este formato incluye la información necesaria y relevante para que los diferentes niveles de la organización que generan y gestionan dichos proyectos puedan determinar su implementación de manera ágil y sencilla -- El objetivo de esta nueva metodología es garantizar la optimización de decisiones por el equipo directivo respecto a factores tales como su valor agregado a la compañía y su alineación con los objetivos y metas estratégicas de OCENSA, para que, además, le permitan a la empresa materializar su misión y su visión -- En otras palabras, este trabajo busca dotar a OCENSA de una herramienta que le permita mejorar su toma de decisiones de inversión para pequeños proyectos que no sean manejados a través de la Project Management Office (PMO) y de conformidad con la utilización del modelo de maduración de proyectos de OCENSA -- De acuerdo con los resultados obtenidos durante la puesta en marcha de dicha metodología, se encontró que durante la evaluación es necesario puntualizar en los objetivos y la planeación de pequeños proyectos y en la forma en que dichos objetivos se enmarcan en los objetivos estratégicos y requerimientos reales de OCENSA -- También es necesario detallar cómo evaluar parámetros estratégicos para la compañía, como la protección y la integridad de las personas, el cuidado del medio ambiente, el impacto y la inclusión de los intereses de las comunidades y los diferentes grupos de interés

Resource-allocation capabilities of commercial project management software. An experimental analysis

When project managers determine schedules for resource-constrained projects, they commonly use commercial project management software packages. Which resource-allocation methods are implemented in these packages is proprietary information. The resource-allocation problem is in general computationally difficult to solve to optimality. Hence, the question arises if and how various project management software packages differ in quality with respect to their resource-allocation capabilities. None of the few existing papers on this subject uses a sizeable data set and recent versions of common software packages. We experimentally analyze the resource-allocation capabilities of Acos Plus.1, AdeptTracker Professional, CS Project Professional, Microsoft Office Project 2007, Primavera P6, Sciforma PS8, and Turbo Project Professional. Our analysis is based on 1560 instances of the precedence- and resource-constrained project scheduling problem RCPSP. The experiment shows that using the resource-allocation feature of these packages may lead to a project duration increase of almost 115% above the best known feasible schedule. The increase gets larger with increasing resource scarcity and with increasing number of activities. We investigate the impact of different complexity scenarios and priority rules on the project duration obtained by the software packages. We provide a decision table to support managers in selecting a software package and a priority rule.

Project management in NASA; the system and the men,

Bibliography: p. 123-127

And then came Complex Project Management

The subject of management is renowned for its addiction to fads and fashions. Project Management is no exception. The issue of interest for this paper is the establishment of the 'College of Complex Project Managers' and their 'competency standard for complex project managers.' Both have generated significant interest in the Project Management community, and like any other human endeavour they should be subject to critical evaluation. The results of this evaluation show significant flaws in the definition of complex in this case, the process by which the College and its standard have emerged, and the content of the standard. However, there is a significant case for a portfolio of research that extends the existing bodies of knowledge into large-scale complicated (or major) projects that would be owned by the relevant practitioner communities, rather than focused on one organization. Research questions are proposed that would commence this stream of activity towards an intelligent synthesis of what is required to manage in both complicated and truly complex environments.