Gestão Documental: Gestão de Processos de Aposentação usando a Plataforma IBM FileNet na Direcção Geral de Administração Pública

Ainda, nos nossos dias, o papel como sendo base de suporte das informações, é o maior problema operacional na maioria das empresas, órgãos governamentais e instituições. A administração pública cabo-verdiana lida anualmente com um grande volume de documentos e, a dificuldade de se lidar cada vez mais com os documentos produzidos é crescente. Daí, a necessidade de estabelecer princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo de produção, utilização, conservação e destinação dos documentos de arquivo - a Gestão Documental. Com a evolução das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) é contínua, igualmente a gestão da informação precisa adaptar-se a cada nova onda de mudança. A utilização de sistemas de gestão de conteúdos e de processos constituem ferramentas indispensáveis para o desenvolvimento de modernos sistemas de informação, agilizando assim os processos críticos nas instituições, de forma a optimizar o binómio produtividade - qualidade. Este trabalho faz referência à utilização da IBM FileNet, para modelação do processo de pedido de aposentação na Administração Pública. Ficou comprovado que o sistema de gestão de Workflow - Bussiness Process Management (BPM) da IBM, é capaz de automatizar o procedimento dos processos, gerir a sequência de actividades de trabalho e chamar (ou invocar) os recursos humanos e electrónicos apropriados, associados aos vários passos de actividades numa instituição. As evidências da plataforma FileNet como solução de Gestão de Conteúdos, e Gestão de Processos na nossa Administração Pública, demonstram vantagens consideráveis em todos os níveis. Para além de dinamizar e automatizar os processos críticos, o FileNet BPM pode permitir a optimização das operações e melhorar a capacidade de tomar decisões rápidas e acertadas, capacitando a instituição, para tomar decisões atempadas, baseadas na mais rigorosa informação disponível.

Sistema de gestão documental da Escola Salesiana de Artes e Ofícios

Diariamente na Escola, vão surgindo inúmeros processos que estão associados a múltiplos documentos (Legislação, Contratos, Relatórios, Actas, Avisos, Recibos, respostas a Questões Frequentes, …) que devem estar disponíveis de forma controlada para alunos, directores, órgãos de gestão, professores, pessoal operacional, etc. Este projecto tem como objectivo principal o desenvolvimento e implementação de um sistema de gestão documental. O Sistema visa não só organizar os arquivos da Escola Salesiana de Artes e Ofícios mas, também direccionar suas acções para a manutenção de uma rotina documental elaborada, com critérios de criação, guarda e destinação de documentos, através de instrumentos como a selecção de um método de arquivamento apropriado. Para o desenvolvimento do sistema foi escolhido o Sistema de Gestão de Conteúdos (CMS) Joomla, solução gratuita e de código aberto, juntamente com o Componente DOCMAN que permite obedecer às exigências da gestão documental. Foram necessárias quatro fases para o desenvolvimento do Sistema. Na primeira fase, foram feitas pesquisas, estudos e análises de forma a poder encontrar soluções possíveis para implementação do sistema. A segunda fase consistiu na análise dos processos, bem como os conteúdos e actividades que estão associados, com o objectivo de identificar os requisitos do sistema. Na terceira fase foi feita a escolha do Sistema de Gestão de Conteúdos (CMS) Joomla para o desenvolvimento do trabalho. Na quarta e última fase, foi definida a arquitectura da solução, implementado e testado o protótipo do Sistema de Gestão de Documentos da Escola Salesiana de Artes e Ofícios.